公立医院合同管理标准化建设的研究与实践——以Z市人民医院为例

田家丰 蒋鑫 梁彦 方梓城 李慧

（中山市人民医院）

一、Z市人民医院背景

Z市人民医院创建于1950年3月，1995年成为全国首批三级甲等综合医院，现已发展成为集医疗、教学、科研、预防保健为一体的现代化医院，是国家级住院医师规范化培训基地、中山大学附属中山医院、中山大学中山医学院临床研究生教学基地和广东医学院的临床学院。

目前，医院工作人员约3300人，其中高级职称706人；博士学历98人，硕士554人。享受国务院政府特殊津贴专家5人，中国医师奖获得者1人，全国五一劳动奖章获得者1人。医院编制床位2000张，开放床位2041张，开设61个临床医疗科室，16个医技科室，78个专科门诊，拥有广东省临床重点专科11个。2021年总诊疗人次283.84万人，出院人次8.78万人，住院手术及操作人次8.37万。

医院拥有大批现代化医疗配套设施，如PET-CT1台、256层螺旋CT1台、MRI3台、直线加速器3台、数字减影血管造影系统（DSA）5台、共焦激光眼底造影系统、自动化药房系统、复合手术室等。2003年经国家人事部批准独立设立博士后科研工作站，成为全国第一家设立博士后科研工作站的地级市医院。作为第一批国家级住院医师规范化培训基地，拥有27个专业培训基地。2018年通过国家级胸痛中心认证。医院坚持科技兴医的发展战略，ECMO技术全国领先。2001年我院成立了器官移植中心，现已获得所有大器官移植资质。

二、公立医院合同管理存在的主要问题

合同管理包括合同发起、合同审核、合同签订、合同执行、合同归档等环节，其是否规范、合法，直接关系着医院管理目标的实现程度[1]。随着医院业务量的增加，合同的数量与种类增多，合同管理的难度也越来越大。

（一）合同管理无章可循

“长期以来，公立医院 ‘重经营、轻管理’的观念，导致医院管理层对经济业务合同的管理模式较为粗放，管理松散，流于形式”[2]。目前，许多医院仍未意识到合同管理的重要性，没有建立健全合同管理制度，导致实际工作中合同管理无章可循[3]。

缺乏规范制度指引，会导致科室权责不明确、合同程序执行紊乱、合同执行不到位等现象，不利于医院的经济管理，给医院带来极大风险。例如，相同的项目合同被两个科室重复发起，业务科室私下签订合同，一些采购金额较小的业务未签订书面合同、事后补签合同、到期合同未及时续签等现象屡见不鲜。

（二）合同管理组织架构不完整

医院合同管理涉及的部门包括业务部门、合同管理部门、审计部门、财务部门等，人员涉及合同经办人、部门负责人、相关管理人员、医院领导等。合同管理组织架构不完整，使得部分权责难以落实到位，管理工作缺少统一规划和监督，甚至可能引发科室矛盾，出现违规行为。

（三）合同管理人员缺乏专业培训

公立医院对外业务、合作单位较多。一般来说，合同经办人以及科室负责人的专业往往不涉及合同管理，部分人员甚至是临床或医护人员转岗担任，这类人员缺乏合同管理相关培训，法律和管理意识相对薄弱，使得他们在进行合同管理工作时，执行合同程序不够严谨到位，甚至出现缺位或越位现象。例如，签订合同前，未对合作方资质进行审查；合同审核时，难以发现合同条款存在的不合法问题。

（四）医院合同质量普遍不高

合同是贯穿医院经济管理的重要内容，是医院与合作方达成一致意见后签订的确立双方权责的重要法律文件。相对于企业，医院业务类型涉及较广，合同种类复杂，涵盖药品采购、耗材采购、服务采购、工程建设、设备购买、维修保养、技术开发、人力资源外包、房屋租赁、科研合作等方面。

在2021年12月以前，Z市人民医院与合作方签订合同时，经常使用合作方提供的合同文本，这种方式致使合同管理存在很多问题及风险。2016年医院开始建立了合同前置审计制度，通过前置审计发现，一些合同中存在有条款不完整、不合法、表述含糊不清以及合作方过分强调自身利益而忽视医院权益等问题，严重的甚至会暗藏不平等或损害医院权益的条款。这些合同一经签订，医院随时可能面临不可预知的风险及损失。

三、标准化对公立医院合同管理的意义

（一）落实国家标准化任务

《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》（国办发[2021]18号）中提到，“公立医院发展方式从规模扩张转向提质增效，运行模式从粗放管理转向精细化管理”。合同管理标准化，是合同管理在模式及方法上的优化创新，是公立医院实现精细化管理的有效办法。

（二）标准化对合同管理的意义

2019年、2020年，Z市 人民医院连续对合同前置审计效果进行了专项审计，审计发现，前置审计指出的合同错误和纰漏，在同一类型合同中反复出现；部分科室对审计意见视而不见；合同超时签订、倒签，甚至重复签订；合同未按规定提交医院集中管理。

Z市人民医院合同管理中存在的诸多问题让我们思考：Z市人民医院虽然有合同管理制度及前置审计制度，但难以落实到位，应该如何解决这个问题？

实际管理工作中，制度无法直接规范每一个具体行为，需要依靠标准，对制度进行细化和支撑[4]。

因此，要消除合同存在的问题，除了建立合同管理制度，还需要建立合同标准，并以此逐步构建完善的合同管理标准化体系。

Z市人民医院对合同管理标准化建设进行了探索研究和实践。

四、Z市人民医院合同管理标准化建设的实践

Z市人民医院分别从建立完善制度，搭建信息系统以及制订标准三个层次进行标准化的研究实践。

（一）制定完善医院合同管理制度

切实可行的合同管理制度是医院合同管理制度化、规范化的基础和保障[5]。Z市人民医院根据《中华人民共和国民法典》《公立医院内部控制管理办法》（国卫财务发[2020]31号）等相关法律法规，并结合医院架构与实际情况，制订层次清晰、程序规范、职责明确的医院合同管理制度，其包括了制度适用范围、合同管理职责及权限、合同流程规定、合同纠纷协调处理机制、合同档案管理五个方面。

（二）搭建合同管理信息系统

《关于加强公立医院运营管理的指导意见》（国卫财务发[2020]27号）中指出，公立医院要重点搭建合同管理信息系统。

建立合同管理信息系统主要是通过信息化手段，将管理制度、合同流程、操作办法等管理要素整合，通过计算机实现对合同管理与控制，减少人为操作的影响，从而提高数据安全性，实现对合同全过程的有效监管，有效控制合同的各种风险问题。

Z市人民医院通过信息化手段对合同发起、合同审核、合同签订、合同变更、合同归档等流程实行闭环式管理，严控风险点，保证数据同源。通过信息系统，使合同管理制度运行有效，提高数据的关联性和有效信息的获取效率，实现系统的动态管理，高效办公。

合同管理信息系统也是保证标准化施行的必要手段。

（三）合同管理标准化建设

Z市人民医院的合同管理标准化建设，按照标准学理论原理，建立医院标准合同集及合同标准化管理及使用办法。

1.建立医院标准合同集

（1）标准合同集和标准合同范本的概念

标准合同集是对医院标准合同范本汇总分类后的总称。标准合同范本，是按照Z市人民医院合同标准建立的，符合国家法律法规，适配Z市人民医院合同管理体系，适用于各项经济活动的合同范本。

（2）标准合同集的建设

建立标准合同集，首先要对医院合同有充分的了解。Z市人民医院对医院近几年签订的全部合同进行汇总、整理、分析，对各类型合同的要素组成、关键条款、常犯的合同错误等关键点进行深入研究。

其次，标准合同集必须充分适应其使用环境。Z市人民医院根据《中华人民共和国民法典》等合同相关法律法规以及政府指导文件，结合医院制度以及科室的实际使用，针对医院常用的类型合同，设计格式一致、要素齐全的标准合同范本。

图1 标准合同集的具体使用流程

第三，确定标准合同集成为医院法定文件的地位，使其具有强制性。标准合同集在经过医院院长办公会批准后，成为医院的法定合同范本。医院规定，合同科室发起合同时，只能使用医院标准合同集内的合同范本。

目前，Z市人民医院共设计标准合同范本36个，为确保合同范本使用的合法性，Z市人民医院委托了专业律师事务所对标准合同范本进行了审查并出具法律意见书。

标准合同范本分为采购类、服务类、工程类以及其他四个基本类型。采购类合同，如医疗设备采购、医用耗材采购、通用耗材采购、制剂用原料药（辅料）采购等；服务类型合同，如保修、一次性维修、技术开发、系统维保等；工程类合同，如测绘、监理、设计、施工、结算审核等；其他类合同有捐赠协议和定点服务合作协议等。

2.制定医院合同标准化管理及使用办法

Z市人民医院根据统一原理以及协调原理[6]，在国家法规及医院制度的框架下，制定了医院合同标准化管理及使用办法，包括医院标准合同的使用和管理办法、合同要素标准以及合同书面格式标准。

（1）医院标准合同集使用办法

Z市人民医院把标准合同集通过医院合同管理信息系统固化下来，使用系统流程严格规范标准合同范本的使用，降低风险。

合同科室根据业务类型，在合同管理系统中提取对应类型标准合同范本。标准合同范本的条款内容基本固定，合同发起人仅需在范本中留空的位置填空，如合同名称、合同金额、质保时间、违约金比例等，之后系统即可自动生成完整合同，进入下一审批环节。

使用办法中也规定了当标准合同范本不能满足需要时以及合同集中没有对应类型范本时的处理办法。

（2）医院标准合同集管理办法

医院标准合同集管理办法主要是建立标准合同集的动态优化机制，即定期对标准合同集的使用情况和完成质量进行抽查、分析、评审，不断优化标准合同集。同时，使用科室可把未收录于标准合同集的新类型合同向医院提出入集申请，在定期开展合同标准化研讨评审后，提交院长办公会批准，形成新版的标准合同集。

（3）合同要素标准

合同要素是指构成合同主体的条款属性。合同要素包括甲乙双方的名称或者姓名和住所、地址、履行地点和方式、验收方法、双方权利和义务、违约责任、合同变更和解除、解决争议的方法、不可抗力等。

（4）合同书面格式标准

合同书面格式标准是指对合同封面、正文以及附件的页面版式、字体字号等书面格式作出的规范，确保合同格式统一，排版规整有度。

五、医院合同标准化建设的体会

第一，合同使用科室根据业务需要选取适用的标准合同范本后，只需填入基本资料即可完成合同发起流程，十分便利。医院合同管理人员普遍反映，使用标准合同集后，工作质量与效率都得到提升，流程上可以节约2-3天的时间。

第二，可以避免科室开展业务无合同可用的尴尬处境。同时，科室开展新业务时，标准合同范本也可以提供一定的参考。

第三，标准合同范本是医院的法定合同，可以充分保障合同的公平性、完整性和安全性。

第四，解决了合同使用科室合同起草难的问题和借用合作方来提供合同文本的问题。

六、合同管理标准化的展望

合同管理标准化建设是一个不断完善，持续改进的过程，未来，Z市人民医院合同标准化建设将在以下方面进行重点研究：

（1）合同管理监督标准化建设。合同管理监督标准化是指医院有专门的部门对合同履约情况行使监督检查，对医院合同管理科室是否履行合同管理责任进行监督，对合同合作方是否履行合同责任义务进行检查，保证合同的执行效果。

（2）建立合同管理信息系统与其他运营管理系统的联系，如对接医院招投标管理系统，实现数据互通，建立医院合作方基本情况数据库；对接医院财务系统，实现合同付款情况动态管理。

（3）建立合同移动审核标准，打造移动办公系统，使合同审核批准不受时空限制，科室负责人、医院领导可以随时随地完成合同审批工作，提高工作效率。

公立医院合同管理标准化建设研究与实践的探索，对其他公立医院的标准化、精细化管理和建设也具有积极的意义和借鉴作用。