高校办公室管理现状及改善措施

李靖

（西安电子科技大学通信工程学院，陕西西安 710000）

近年来，随着高校教育体制改革的不断推进，高等院校不断大规模扩招，高校办学规模不断增大，高等教育也从精英化教育转向大众化教育新局面，在此背景下高校教学和日常管理环节相较于传统高等教育管理都发生了很大的变化。高校办公室作为高校管理中的核心组成机构，在保证高校改革创新和稳定发展过程中扮演着至关重要的角色，高校办公室管理作为管理学的重点实践内容，特别是在当前教育体制改革背景下，完善和创新高校办公室管理对于高校教学工作顺利开展具有非常重要的实践意义[1]。

一、高校办公室管理在高校管理中的地位和作用

高校办公室的管理是高校办公室工作人员协助校领导班子处理教学、科研、日常事务，协调上、下级关系等事务的决策、执行、控制、反馈的活动过程。与传统办公室管理相比，高校办公室管理一方面具备传统办公室管理过程中存在的诸多共同点和问题点，另一方面，结合高校教育事务特点，高校办公室管理还具备其本身的特性。

高校作为人才培养的重要基地，是国家改革发展过程中重点关注的对象，顺应国家改革发展的号召，培养符合社会和时代发展需要的高质量高素质人才，是高校教育和管理的核心目标。高校管理事务繁杂，包含了高校教学、科研、教师学生日常事务、教师学生定期培训等方方面面，此外，高校管理还需要实时关注国家教育改革发展规划和要求，及时完善和创新改革发展路线。总体来说，高校办公室的工作任务较为复杂，具体来说有以下几个方面：第一，高校办公室作为高校各项事务的办公窗口，是传达上级教育工作管理精神、处理高校政策制度文件、管理高校教育教学事务的重要窗口，通过日常上情下达和下情上传相关工作任务，实现联系学校部门与高校师生的重要桥梁，因此，管理服务是办公室工作的重要组成部分。第二，高校作为一个重要的教育教学机构，其内部部门组成复杂，当前高校体制改革强化对高校各项事务的监督和管理，实现高等院校教育教学的科学管理，在此过程中，高校办公室要围绕学校工作重心，通过对学校研政工作进行督办、督促和督察，进而做到重点工作任务和决策的贯彻落实和保质保量，实现高校管理过程的客观全面和高效，因此，行政监管职能是高校办公室管理工作的重点之一。第三、高校办公室作为联系高校领导、学校各个职能部门和广大师生群体的桥梁与纽带，需要全面思考、筹划和处理高校改革发展大局和高校日常教育教学中存在诸多问题和矛盾，作为高校管理中的重要参谋，对高校发展中遇到的难点问题，能够及时掌握和发现，紧跟时事，通过敏锐的政治观察力和思想觉悟，对高校管理过程中遇到的各种问题提出对策性建议和方法，此外，具备预见性和超前性，通过深入分析高校管理中存在的现象，分析其内部的漏洞，主动介入，防患于未然，解决高校管理中存在的倾向性问题，对实现高校教育教学事务协调稳定起到至关重要的作用[2]。

二、高校办公室管理现状及问题

高校办公室作为高校科研教学和高校管理的重要枢纽，其职能应用非常复杂，特别是在当前教育体制改革日渐深入的背景下，高校的改革发展和教育教学改革事业对高校办公室管理的依赖越来越多，对高校办公室管理水平的要求越来越高，进而使得许多高校办公室管理过程中出现的问题不断浮出水面，成为高校发展的绊脚石。

（一）管理制度缺失，工作机制不够细化

管理制度是行政管理关键组成部分，俗话说“无规矩不成方圆”，规范制度是维护高校办公室管理任务开展和提高高校办公室管理效率的基本保障。管理制度的不完善将会对办公室日常管理工作带来诸多不便，特别是在职责划分、任务分工、绩效考核等方面，管理制度的缺失将导致部门职责划分模糊，任务分工和绩效考核混乱，进而在处理高校办公事务过程中，部门间或人员间会存在相互推诿拖沓的问题，不利于高校教育管理任务及指示的实施，进而影响到高校管理的正常运行。当前，高校办公室管理制度缺失的问题主要表现在：高校办公室职能划分粗糙，办公室部门人员角色定位混乱，在实际工作中，高校办公室工作往往处于被动状态，突出表现在工作“四靠”，即靠会议、靠文件、靠上级下达任务、靠行政命令指导工作和处理问题，工作的计划性和针对性不强，“忙乱”现象十分突出，在具体工作中办公室管理不到位的现象时有发生，甚至偶尔出现工作失误。

（二）管理观念陈旧，办公室管理模式固化

管理观念作为行政管理的处事模式，是高校办公室管理的灵魂。特别是在高等教育体制改革不断深化的背景下，各个高等院校办学层次不断丰富、教育宗旨不断深化、科研管理不断创新优化，对高校办公室管理工作带来了诸多挑战，这就需要高校办公室及时更新管理观念和思路，以适应高校教育体制改革的需求。但是当前在高校办公室管理过程中，经验为主、上者为大、老者为尊的现象依然存在，高校办公室部门组成具有明显官僚气息，在处理高校管理事务时，往往以经验为重，缺乏对具体问题的实地调研和全方面综合考量，在具体的管理工作任务中管理观念陈旧，管理思维还是保持在原有的思维模式上，进而使得高校办公室管理在高校教育体制改革浪潮中举步维艰。

（三）专业水平低下，管理服务质量不佳

专业管理能力作为高校办公室管理的基础，高水平的管理水平是高校高水平管理的基本保证，但是当前高校办公室管理专业水平低下，管理服务质量不佳的现状依然存在。随着计算机信息技术的发展，基于信息技术的OA办公自动化系统在各行各业中得以广泛地应用，对提升办公自动化水平和效率具有积极的作用[3]。近年来，高校也积极引进先进的OA办公自动化系统来提升高校办公室的自动化水平，但是当前高校办公室管理系统自动化程度低的情况依然存在，进而导致高校办公管理整体效率的低下，主要表现在以下两个方面：一方面近年来虽然高校已经实行了OA办公自动化系统，但是整个系统的模块组成不足，特别是教育体制改革日新月异，办公室管理任务和方向越来越多，系统很难及时更新导入，因此许多职能和任务仍需要采取传统的办公管理方式；另一方面，许多办公管理系统虽然应用多年，但是许多任课老师，特别是年纪较大的老师，对信息技术的接纳程度不足，对办公自动化系统的使用熟练度不足，进而影响了OA办公自动化系统自动化程度的发挥。

（四）高校办公室管理人员水平欠佳，人才队伍建设落后

当前新形势下高校办公职能发生着从“交办服务型”向“参谋服务型”的转变，高校办公室作为学校的中枢部门，在高校管理的决策参谋、高校教学的监督管理、科研工作的辅助调研等工作中扮演着越来越重要的角色，因此对人才的需求越来越急迫，但是当前高校办公室人才短缺的现象仍然十分明显，导致许多重要职能缺失。一方面来说，高校办公室管理人员整体素质良莠不齐的现象依然存在，许多高校办公室工作人员是从机关干部、辅导员、教师、教辅队伍选调，或者留用本校毕业生，多数半路出家，缺乏专业训练，基础条件的先天不足经常被忽视，他们专业化水平低、管理意识缺乏、管理质量低下，缺乏对自身管理工作的认识，管理服务观念不强，在思想、业务各方面与高校管理的需要还有很大的距离。另一方面，高校办公室管理在人才储备方面也存在一定问题，受制于办公室管理任务繁重、薪资待遇差等问题，许多高校在办公室管理人才引进中遇到诸多问题，导致人才储备不足，进而导致办公室管理思想和观念较为落后，很难赶上新时代发展需求。

三、改善高校办公室管理的措施

（一）完善管理制度，细化工作机制

健全的管理制度是高校办公室管理的基本理论支持和保障，对制约管理人员行为，提升办公室管理标准和高校管理水平有着非常重要的作用。首先，完善高校办公室管理制度，需要制度管理人员对高校管理详细工作流程进行列举，对工作流程中各个环节的职能需求和要求进行细化分析，对办公室工作要按性质合理分工，各司其职，责任到人，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队，进而对高校办公室管理人员的职能进行明确分工，保证任务分工的公平合理；其次，完善高校办公室管理制度，还需要对高校办公室管理人员的量化考核进行精细化管理，对不同职能工作人员的工作任务进行量化，并针对不同的环节内容进行细化，制定不同的考核目标，强化管理人员的责任意识；最后，完善高校办公室管理制度，还需要对办公室管理人员的服务质量评级进行规范化，高校师生可通过高校办公信息系统定期对管理人员的服务质量进行评价，针对出现的服务态度恶劣、服务质量不佳等情况，高校办公室应积极接纳整改，对相关人员进行教育培训，针对服务质量优秀的人员应给予奖励和支持，进而全面提高办公室管理整体服务水平[4]。

（二）创新管理理念，优化管理模式

优化管理模式、创新管理观念是当前高等教育体制深化改革的基本需求。首先，高校办公室管理部门应该强化政治思想观念，及时了解教育改革时事，深入学习和贯彻国家教育方针政策，将国家教育体制改革精神融入到高校教育生活中，结合高校自身特色和教育特点，制定合理的教育改革规划；其次，创新管理模式还应该强化高校办公室部门的全局意识，在处理教育教学和科研工作中存在的问题时，能够顾全大局，全面缓解和解决遇到的问题，在深化教育体制改革精神时，能够积极听取高校各组织部门和参与者的意见和建议，制定出最合理最优化的方针政策。此外高校改革管理是一个复杂的系统，这就需要高校办公室具备全局意识，能够结合高校教育教学现状和高校定位，通过与兄弟院校进行积极调研，提出全面、具体、公平的方案措施，进而推动高校教育改革进展。最后，在办公室管理过程中，应摒弃传统经验主义思想，积极接纳创新型思维方法，审时度势，对管理模式进行优化创新[5]。高校办公室还应该强化创新意识，结合高校教育体制改革方针政策，不断完善和升级高校OA办公自动化系统，全面推进高校管理线上管理工作，还需要针对特殊人群开展教育培训工作，从根本出发，积极推动OA办公自动化系统在全校全员的推广和应用，提升高校办公室管理自动化水平。

（三）强化专业水准，提升管理质量

强化专业水准是提升高校办公室管理质量的基本保证，强化人才建设，积极推进高校管理人才储备，对于保持高校办公室管理高效动力有着非常重要的作用。首先，高校办公室管理人员应该树立以人为本的管理思想，摒弃传统居高临下的官僚气息，热情耐心办事，全心全意为师生服务，而且还要加强思想道德素质建设，不搞人情世故，不拉帮结派，求真务实，爱岗敬业，提升高校管理专业化能力和水平，在高校管理中树立良好的校园形象；其次，在当前知识爆炸的背景下，每个办公室管理者都应该培养终身学习的观念，不仅要强化整理理论素质，通过不断强化基础理论知识的学习，对教育体制改革方针政策有着更为深刻和全面的理解，而且要提高学历层次，全面广泛学习文化基础，丰富高层次、多方位的知识储备，对高校管理本职工作进行深入理解，对高校发展方向和教育教学情况有着深入探究，在遇到问题时能够有的放矢，提升自身整体素质，对提升高校管理意义重大；在高校办公室管理过程中，管理者也应该积极学习和引进先进的技术手段和方法，不断丰富和完善自动化办公系统，通过对特定人员开设具有针对性的教学培训，提高办公室自动化系统在全校的普及和应用，对实现智慧型校园意义重大；最后，高校办公室管理部门也应该通过改善管理办公环境，提高管理者薪资待遇和生活水平，制定多种人才引进政策，广纳人才，吸引年轻管理者的参与，不断优化和创新高校办公室管理层次[6]。

四、结论

高校办公室作为高校中联系高校领导、学校各个职能部门和广大师生群体的桥梁与纽带，对实现高校教育教学事务协调稳定至关重要。在当前深化高等教育体制改革背景下，提升高校办公室管理水平对提升高校整体管理水平至关重要。为此，高校办公室需要对管理制度进行细化和完善，对管理观念进行优化和创新，对专业技能进行强化和监督，进而提高高校办公室管理水平。