科研单位经费报销管理实践研究——以中国热带农业科学院本级为例

黄 莺

目前，中国热带农业科学院本级（以下简称院本级）的培训包括两类：一类是以院为责任主体主办的培训，主要是指单位内部职工举办的干部教育以及职业技能培训；二类是以院为责任主体承办的横向委托培训，主要是指承接政府部门、企业和社会团体等委托的各类人才、专业技能的培训。培训费报销参照的制度依据为《中央和国家机关培训费管理办法》（财行[2016]540号），其中第二类培训中的援外培训经费管理遵照《举办援外培训班费用开支标准和财务管理办法》（财行[2008]2号）、《在华举办援外培训经费管理办法》（财行[2021]16号）执行。

一、培训费报销的运作现状

院本级培训费的报销主要通过线上和线下两部分来完成。完整的报销过程是线上和线下交叉进行的，具体如下：经办人填写报销单—单据签批—纸质单据审核—财务稽核—凭证生成—财务复核—出纳支付。

（一）线上部分

线上部分是指在网上报销系统中完成的部分，包含报销单填制、单据签批流程的自动流转、财务审核、凭证生成、费用控制与查询等内容。院本级的网上报销系统在2017年正式上线使用，2018年配合政府会计制度施行进行升级改造，新系统从2019年1月1日开始沿用至今。

1.报销单填制。

经办人应在系统报销单中选择《组织培训费用报销单》填写相关信息。此报销单包括报销单、计划情况和筹备情况三大块，其中计划情况和筹备情况为非必填部分，经办人可以根据业务需要选择填写，后面不再详细赘述。报销单包括基本信息、报销明细和支付信息三部分。基本信息包括指标类型、经费开支渠道、报销事由、召开依据、培训名称、培训地点、酒店名称、培训类型、培训日期、参训人数等内容。报销明细包括明细额度、经费类型、费用类型、预算科目、发票金额等内容。支付信息包括业务类型、结算方式、公务卡相关信息、个人银行卡信息、收款单位信息等内容。整个报销单的填报信息基本涵盖了培训费报销的所有内容。

2.单据签批。

报销单据填写完成提交之后，单据签批流程开始流转。按照指标类型，签批流程分为两类。一是非课题指标，签批流程如下：点击“提交”，指派证明人，在证明人审核之后，部门负责人审批；二是课题指标，签批流程如下：点击“提交”，自动结转到部门负责人审批，最后是项目负责人审批。以上是两万元以下（含两万元）或者经办人为非部门负责人的报销单的签批流程，如果是两万元以上或者经办人为部门负责人的报销单，除上述流程外，最后还会自动流转到部门分管院领导审批。经办人可以通过联查功能查看报销单审批状况，实时掌握签批进度。此外，报销单填制页面有附件上传接口，可以上传电子资料，方便领导调阅审批。

3.财务审核。

线上的财务审核是在线下纸质单据审核无误之后进行的，会计根据纸质报销单上财务核定的金额和内容在系统中作相应修改或补充。经会计审核通过后，经办人可看到财务最终的核定金额。

4.凭证生成。

线上财务审核完成后，点击制单，即可自动生成记账凭证。报销单记载的部门、人员、经费开支渠道等信息，通过系统转化成与记账凭证相应的财务辅助核算内容，以此避免重复输入以及手工操作可能带来的差错，提升记账水平和准确性。

5.费用控制与查询。

研究样本(n=2550)中,男生占50.86%,女生占49.14%,总体上男女数量基本持平;本科生占88.47%,研究生和博士生共占11.53%,年龄多集中在18～26之间,符合实际情况,样本比较理想。各个学校的研究样本具体比例见表1。

费用控制包括事前控制和事中控制。事前控制主要是指经办人在填制单据时，若填报的金额超过根据培训天数、参加培训和工作人员的总人数、三类培训标准算出来的金额，会出现提示窗口，并无法保存。事中控制主要是指会计在线上审核时，若当前报销金额超出该课题或部门预算，会有预算校验提示窗口，须及时与报销人沟通了解情况。

费用查询主要是指预算执行分析功能，该功能主要面向不同人员查询不同的课题或项目在某一时间段内预算执行进度的分析查询，及时向有关领导提供决策支持。

（二）线下部分

线下部分是指由财务人员人工完成的部分，包含纸质单据的审核和出纳支付等内容。

1.纸质单据的审核。

线上签批流程完成之后，系统首页消息中心的待办事项处会出现消息提醒，此时报销人可以在系统中把报销单和支付明细单打印出来，加盖部门公章后和原始凭证一起报送财务部门进行审核。

培训费的审核主要包括以下五个方面：（1）有无计划外办班。根据单位当年相关培训计划审批文件进行审核，如果是临时增加开办的培训班，需要提供相应的审批文件等材料。（2）有无超预算办班。培训班的天数、人数、所需经费不能超过当年培训计划审批文件上的预算数，报销人须提供加盖部门公章的培训预算表、培训决算表、培训班计划执行对照表作为附件材料。（3）有无超范围开支费用。培训班的支出范围包括师资费、住宿费、伙食费、培训场地费、培训资料费、交通费以及其他费用，不得列支与培训班无关的费用。另外，援外培训班的支出范围包括培训费、接待费、国际旅费、毕业证书制作费、管理费和税费，以及经批准的其他费用，由于援外培训的特殊性质，此处不再详细展开。（4）讲课费有无超标、有无合并扣税。专家讲课费的发放须严格按照规定执行，报销人须提供加盖部门公章的课程表、劳务费发放审批表、劳务费发放表，其中劳务费发放审批表上须有分管院领导审批签字，劳务费发放表上须有专家本人签字确认。因个税管理的要求，讲课费存在合并扣税的问题，还需对专家讲课费进行个税审核，并要求报销人提供合并扣税明细表。（5）原始凭证的真实性、合理性、完整性审核。真实性审核包括：一是所列的经济业务事项是否与实际情况相符，有无弄虚作假情况，所有原始单据都须报销人签字确认；二是发票的真实性，报销人通过全国增值税发票查验平台或税务机关官网查询并打印出相关发票的验真结果。合理性审核是指所发生的经济业务是否符合厉行节约、反对浪费、有利于提高经济效益的原则，是否违反中央“八项规定”。审核的主要内容包括费用开支额度是否合理、费用支付是否符合行业一般标准、成本费用开支范围是否在控制范围以内、支出是否能够产生最大经济效益。完整性审核包括基本内容是否填写完整、附件资料是否齐全、有关人员签章是否齐全、审批流程是否完整。

2.出纳支付。

出纳人员接到会计复核签字的记账凭证后，登录网上银行系统，按照凭证上的支付信息录入收款人/单位户名、账号、金额等相关内容，确认无误后提交，提交的数据经会计和主管会计双重复核之后完成支付。

二、培训费报销存在的问题及难点

受技术、资金、硬件设施等多方面因素的影响，网上报销系统无法完全发挥其功能优势，整个报销过程中依然存在各种弊端和漏洞。

（一）报销系统日常维护管理效率低

网上报销系统是以计算机为载体利用网络进行内部财务数据的收集、处理和分析，如果网络环境遭受破坏或计算机运行出现故障，都会直接影响系统正常运行。为保障系统运转，院本级委托系统开发商负责系统的日常运维管理。该公司相关技术人员因为异地的关系，只能远程进行系统的日常管理与维护、日常故障排除等操作。由于地域、时间和空间的限制，问题的反馈相对比较滞后，沟通不太顺畅，特别是对一些专业性比较强的问题，往往双方难以正确了解对方的想法，导致问题出现后处理时间较长、甚至数据处理错误的情况，降低了工作效率。

（二）纸质原始凭证审核方式落后

在现有的软件和硬件条件下，纸质原始凭证还无法实现电子化财务审核，再加上培训班业务所取得的各种原始票据种类繁多、内容复杂、金额偏大，人工审核原始单据是一件非常费时费力的事。人工审核的结果和效率完全依赖审核会计的业务能力及熟练程度，通过人工去判断经济事项总会出现遗漏，存在无法管控的风险。

（三）某些系统功能不太适应培训费管理需求

这个问题主要体现在两个方面：一是培训费用总额的控制，根据最新的培训费管理办法，师资费已不包含在培训费的分类综合定额标准范围以内，但是报销单的审核规则还是按照原有标准设置的，导致报销人在填制一些师资费比较多的培训费报销单时无法保存，给报销人带来了不少困扰。二是由于在系统前期建设阶段考虑不够周全，导致缺少培训费的计划、筹备和实际报销情况的智能监控对比管理功能而言，已不能满足培训业务管理不断发展和变化的速度。

（四）业务系统与财务系统连接渠道未开通

在报销过程中，一部分业务还需要通过第三方系统来完成数据的录入和统计，比如发票验真须通过增值税发票查验平台、个税税金的计算和缴纳须通过电子税务系统、出纳支付和公务卡还款须通过银行网银系统等。现行的财务系统只能实现单位内部信息共享，还无法与外部经济业务关联系统对接，信息整合效率低下，存在信息重复录入的情况，无形之中增加了管理成本，造成资源浪费。

三、提升培训费报销管理的建议

（一）重视提高运维管理效率

随着业务量增加，数据不断累积，维持系统运作的压力会越来越大，如何加强系统运维管理成为一个不容忽视的问题。委托第三方专业团队进行日常运维管理不失为一种可行的办法，但是信息技术人员大多对财务知识知之甚少，同时财务人员也并不太精通计算机方面知识，因此，财务人员和技术人员之间就会存在信息对接缺口。正所谓求人不如求己，我们可以发挥主观能动性，从以下两个方面培养自己的财务信息人才。一是对现有的财务人员加强信息技术方面培训，提高信息技术及业务操作水平；二是从社会或高校引进财务信息人员，促其精通财务知识和现代网络与计算机知识，迅速打造一支复合型的管理人才队伍。

（二）继续推进纸质单据数字化智能审核进程

数字化财务管理是大势所趋。我们可以根据单位的条件、特点和要求，制定适合实际需要的单据审核信息化管理程序。通过技术手段智能识别票据信息，获取结构化数据，系统根据设置好的审核规则和会计准则，自动判断单据是否符合规则，并及时生成审核结果反馈给报销人。如果能实现智能审核，就可以进一步将财务人员从繁琐的审核工作中解放出来，降低人工成本，提高办事效率，让财务人员有更多时间和精力去提炼财务信息的含金量，为科研事业和单位发展提供更好、更高质量的服务。

（三）进一步改进完善财务信息系统

财务信息化建设和完善是一项系统性、长期性工程，需要在系统实施过程中，不断查缺补漏、优化功能。按照最新的财务管理要求，重新梳理单位管理制度，清理那些已经不符合或明显落后不实用的功能，对其进行升级改造。财务系统作为一种管理工具，也需要与时俱进、不断创新，最终达成系统整体的完善提升，这样才能充分发挥其应有的作用。

（四）构建业财一体化信息交换平台

利用计算机互联网技术，打破系统屏障，在两个系统之间创建一个信息共享交换平台或接口，实现内部与外部信息对接。业务与财务信息的有效融通，能让信息使用者快速找到所需要的信息，也使各类数据信息能在系统之间精准快捷地转换，所有原始数据只需一次录入就可以重复利用，减少了数据输入工作量和人为错误，提高整体的财务管理能力和水平。

四、结语

随着科学技术突飞猛进、社会时代蓬勃发展，财务信息化的普及运用不可阻挡。信息技术最终会覆盖财务的所有领域，基础繁琐的财务工作将逐步被人工智能所取代，会计领域也会迎来大数据时代，开始新一轮的信息化革命。如何在信息化改革浪潮中站稳脚跟、乘风破浪，完成从财务会计到管理会计的华丽转身，依然是财务人员面临的重要挑战。

资助项目： 中国热带农业科学院基本科研业务费专项资金“农业科研院所内部控制体系建设研究”（1630012021003）。