档案管理与档案信息化建设的探索研究

刘想想

(黑龙江省林业设计研究院，哈尔滨 150080)

档案工作是在保存历史文化记忆、传承经济社会发展成果过程中不可或缺的基础性、支撑性工作，是一项记载历史、传承文明、造福社会、服务人民的伟大事业；同时也是一个时代政治经济发展水平和社会文明程度的重要标志。

从宏观角度出发，要自觉坚定文化自信，增强全社会的档案意识、扩大档案工作的影响力，明确档案工作对党史、国史、民族史发展的重要意义。从档案的具体工作角度出发，一方面，积极发挥档案资源优势和专业技术优势的基础上，更要清晰地认识到当前档案管理工作的现状以及所面临的种种问题，努力提高档案工作服务能力和水平，把服务党和国家事业发展需要包括服务群众生产生活作为档案工作发挥作用的主渠道；另一方面还要看到新时代浪潮带来新的机遇与挑战，带来新的发展与创新；档案工作作为维护党和国家历史真实面貌、服务和保障人民群众根本利益的重要事业，同样也处于重要的战略机遇期。因此，要积极转变传统档案管理理念，在充分释放档案资源巨大潜能的基础上，进一步推进和深化档案管理信息化建设，为社会主义现代化建设贡献出档案工作者的智慧与力量。本文将结合具体工作实践和体会，就档案管理工作与档案信息化建设谈几点看法。

1 档案管理工作现状及面临的现实问题

1.1 档案管理工作尚缺乏相应的科学性和专业性

一个单位能够有序开展档案管理工作，应当根据国家档案管理办法及实施细则，结合实际制定相对规范完善的规章制度和工作流程。但是目前国内部分单位的档案管理体系却仍亟须加快完善与提高，一些档案管理模式缺乏相应的科学性和专业性，没有积极有效地将信息化技术与档案工作结合起来。其中不少档案管理部门仍以易受损的纸质信息资料作为档案工作的主要载体，仍在继续沿用着“信袋式”的管理模式；同时落后、单一的检索使用方法，更难以快捷高效地发挥档案的资源潜能；此外，目前还有部分单位调用其他岗位的员工兼职，或者聘用临时工作人员承担管理档案工作，有些管理人员甚至身兼数职，致使大量细节繁杂的档案工作极易出现疏忽和纰漏，其结果很容易导致档案管理工作错误频出和混乱不堪；还有少数单位的档案管理工作，将档案资料分散在各个科室，没有安排专业人员进行统一地收集、保存和管理,进而也无法行之有效地保护和利用档案。这些缺乏科学和规范的档案管理方式最终极易影响档案信息材料的安全性与完整性，使信息提取难度增大，无法高效实现档案使用价值的最大化。

1.2 信息化技术在档案工作中的应用程度仍然较低

新一代信息技术在日常生活工作中的广泛应用无疑加速了档案工作环境、对象和内容的变化，这就迫切要求档案管理者加快转变工作的理念、方法和模式。但比较遗憾的是传统的档案管理者对档案信息化管理目前仍存在一定的认知误区，对档案管理信息化技术的专业性和重要性缺乏足够认识，没有在相应岗位配备专业的技术管理人员，仍普遍地将收集、整理和保存纸质资料作为工作重点，对信息化技术在档案管理工作中的应用存在一定的畏难甚至抵触情绪；而其落后的管理模式，由于缺乏对档案资源共享的前瞻性，因而也对档案的信息化建设造成一定的阻碍。这里必须指出的是相较于传统的档案管理模式，信息化档案管理将更便于提高档案管理者的工作效率，其经济环保性强、存储范围广和节约占用空间等优势，也将能更高效地整理和分析信息资料，进一步促进档案资源全流程的征集、提取、更新、传输和共享，最终成功实现档案资源利用率的最大化。

1.3 档案专业信息化复合型人才队伍仍有较大发展空间

当前档案事业在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，全系统的人才队伍建设在“十三五”期间取得了新的进展，从事档案工作的高学历技术人才比例正逐年增高，全国档案专职人员的队伍规模也在不断壮大，档案工作已经站到了新的历史起点上。

新时代对档案人才队伍建设必然提出新要求，《“十四五”全国档案事业发展规划》(以下简称《规划》)，已对“十四五”时期档案人才培养建设工作做出更全面的规划和部署。为了使档案管理进一步走向规范化、网络化、数字化和社会化，加速档案工作全面应用现代信息技术，当前档案的管理模式正在从档案实体保管和提供服务等重心逐步转向档案信息资源方面的数字化管理和利用。这就要求当下的档案信息化建设，不仅需要懂档案业务的技术型人才，同时也需要熟悉信息技术的复合型人才。通过了解不难发现，目前在基层基础档案工作中仍不同程度地存在着观念陈旧、制度缺陷、技术瓶颈、人才短板，以及地区及行业间发展不平衡等诸多问题。而人才作为最宝贵的资源，上述这些问题无疑都会成为阻碍档案管理信息化建设的负面因素之一，因此当前的档案系统人才队伍建设仍面临严峻挑战和巨大发展空间。

2 积极推动档案管理信息化建设，加快档案事业高质量发展

随着我国经济社会发展进入转型升级阶段，为适应国家治理体系和治理能力的现代化要求，《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案管理现代化提出了进一步明确要求，以信息化为核心已作为档案事业转型升级的重点目标。这就要求加快档案资源数字化转型和智能升级，协助配合国家档案数字资源规划管理工作取得实质性进展，将档案信息化建设进一步融入数字中国的建设中。

“以信息化为核心”至少包含两层意思：一是相当比例的管理对象以信息化的方式产生；二是档案管理普遍地采用了信息化手段。已经看到，近年来纸质的档案管理对象正越来越多地向电子档案转变，管理内容也越来越多地从实体管理向内容管理转变，同时管理方式也越来越多地从传统的手工管理向信息化管理转变；特别是利用方式也从实地查阅向网络共享模式转变。这些都标志着档案工作正在逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化的转型升级。因此，广大档案工作者首先要及时适应国家信息化发展需要，努力研究、适应和参与上述转变并深入研究和解决当前档案信息化所面临的各种现实困难或问题，积极推动档案管理向电子化和网络化转变，争取尽早实现档案工作的全面转型升级。

2.1 应用信息化技术，提高档案管理质量和效率

传统的档案管理对象大都是纸质信息材料，这就需要消耗大量时间和人力，导致工作流程十分繁琐和低效。而当科学灵活地将数字化、云共享等一系列信息化技术应用到文本档案的管理工作中，重新赋予“死资料”以生命力并成为“活信息”，就可以使档案资源内容更加丰富、形式更加多样、覆盖更加广泛、结构更加优化；进而从根本上有效落实档案“应归尽归、应收尽收”，并且还能系统便捷地提高档案服务水平，协助服务单位的各项管理向更加规范和高效迈进[1-3]。

2.2 加快推进单位信息化建设整体进程

结合当前各单位的发展趋势来看，档案管理作为日常管理工作的重要组成部分，只有不断加强和提高电子文档归档、数字化档案管理、档案信息系统安全保护等信息化核心技术水平才能更加有效支撑和促进单位信息资源共享平台的建设与协作，进而帮助相关用户更为便捷和准确地获取所需资料，从整体上将信息化与各项工作深度融合，不断优化各有关单位工作的管理效率、全面提升档案信息化综合实力[4-6]。

2.3 积极推进档案专业人才队伍建设

档案信息化是将档案管理模式的重心从实体向信息化转变的一个过程，在这个长期发展的过程中要不断地运用现代信息技术来提高档案管理和利用的现代化水平。迫切地需要为推动档案事业高质量发展提供更为坚实的智力支撑——专业人才队伍建设。下面就档案管理信息化人才队伍建设需求，结合笔者学习和工作实践谈几点看法。

2.3.1 积极推进档案人才线上培训平台建设

众所周知，线上网络平台是课程资源共享的重要传播手段之一。现如今的档案工作者可以借助各种线上教育网站或微信公众号等渠道搜索全国档案专业相关信息，及时获取和解读国家有关档案领域的政策法规、规章制度和地方规范性文件；网络平台上还有讲授档案工作重点、分析业务技术难点以及演示实际操作技能等为主要内容的数字课程和视频资源，其内容丰富、形式多样，可供全国档案工作者学习与参考。档案系统工作者通过这些线上教学共享平台能够更快速和专业地熟知和掌握档案数字化管理方面的信息技术，从根本上提高档案现代化管理水平，从而使档案管理更为规范化、网络化和数字化；与此同时，其还有助于档案工作者尽快成为可以全面应用现代信息技术的档案专业复合型人才[7-9]。

2.3.2 积极推进档案人才线下定向培训活动

基于此，为更好地贯彻落实国家档案局所颁布的档案法律、法规和标准规范，帮助从事档案业务的工作人员能够及时掌握档案专业的新理论、新知识、新技术和新方法等，各省级地方档案系统每年都会定期开展档案专业人员继续教育培训工作，即对其应当掌握的公需科目和专业科目进行线上与线下相结合的培训方式。线下培训会特邀各级档案系统的专家、高校教授以及其他社会培训机构，系统地开展学术会议、学术讲座和学术访问等活动。比如，由黑龙江省档案技术服务中心举办的全省档案岗位培训活动，内容是以档案学研究的前沿技术成果和国内外档案事业发展的最新进展为基础，对目前实施的《归档文件整理规则实施细则》和《档案法》进行系统性解读，利用更为直观的电子影像技术，传授档案信息化理论与实践、档案信息化背景下的基建工程项目等档案管理信息化课程[10-12]。为了满足档案培训教育工作的需要，举办方还为学员提供由专业师资团队编著的档案岗位培训教程，内容涵盖档案学的基本理论、基本概念和发展方向等，极大方便了广大档案工作者查阅、丰富、巩固和提高档案相关知识，极富成效地满足了参训学员的实际工作需要。简言之，这种多方整合优质师资进而以点带面的培训方式能够充分发挥档案专家的引领示范作用，有助于学员们更加熟练和快速地掌握档案工作的基础理论、操作技能和未来努力方向，进而从整体加速提升档案专业中青年骨干的理论水平、专业能力和实践本领，多方位推动实施中表年骨干的培养计划，为促进档案强国目标提供一份坚实的智力支撑。

3 结语

随着社会各方面对档案信息、档案文化日益突显的服务需求，以及社会公众档案意识的不断增强和广泛普及，作为档案工作者，首先就是本着为党管档、为国守史、为民服务的职责目标，不忘初心，扎实工作，以踏踏实实的实际工作记录历史前进步伐，以一丝不苟的工作成效传承伟大的时代精神，为推动祖国档案事业高质量发展贡献自己的一份力量。