干部人事档案专项审核工作思考

2022-11-24田卓鑫

现代企业文化 2022年22期

田卓鑫

湖南省吉首市州肿瘤医院

干部人事档案是各级单位人事部门在干部人事管理、党的组织建设、人才服务等工作中形成的反映干部个人学习工作经历、家庭状况、社会关系、思想认识、道德品行、专业素养、工作实绩、遵纪守法、廉洁自律等情况的历史记录材料。干部人事档案在干部的培养教育、选拔任用、监督管理方面发挥了重要的基础性作用[1]。

一、干部人事档案专项审核工作的必然性和重点性

干部人事档案是干部管理、使用、提拔的重要信息来源，是干部学习、工作、和组织培养的历史记录的重要材料。通过专项审核工作，可以清查人事档案管理中存在的种种问题[2]。

干部人事档案是党员干部以往学习、工作经历书面材料的整理，是在人事工作日程当中最具有基础性的一项工作[3]。只有把这项最基础性的工作做到位了，才能保证干部人事档案的准确和完整，才能精准反映干部实际的自身工作能力，也才会更好地为国家和社会挑选出更多的优秀人才。

二、干部人事档案专项审核工作的特点

1.专项审核工作体现了党管干部，为党管档的高度统一。干部人事档案专项审核工作是一项重要的政治性任务，是打造良好政治生态的必然要求[4]。干部人事档案专项审核工作的成效直接影响着党组织的公信力及严肃性。通过干部人事档案专项审核工作可从一定程度上认定党员是否对党忠诚、是否讲诚信、守纪律，讲规矩，是否经得起组织考验。整个审核工作要严格遵守《党政领导干部选拔任用工作条例》《关于加强干部选拔任用工作条例》《关于加强干部选拔任用工作监督条例》[5]。

2.保密性，干部人事档案内容的保密性决定了档案专项审核工作的保密性。档案专项审核工作审核范围广、审核内容丰富、审核敏感性高，涉及干部职工的个人隐私信息，这些信息是不便公开的。因此保密性是最基准的，在人事档案整理过程中信息外泄，严重的会威胁单位的安全，造成信息安全事故。

3.真实性，干部人事档案的工作基准底线就是要真实性。专项审核的首要原则即是去伪存真。目前，相关档案材料篡改、造假现象频繁出现，这种风气严重影响了单位的组织管理。

4.完整性，其中在入档档案最普通的问题是不完整性。针对这种情况中，应遵循以相关规定为基准的原则，对符合要求的相关材料“应收尽收，除了常规普遍性材料外，还应树立大数据的档案管理理念，拓宽档案原始材料的收集。”

三、干部人事档案专项审核中的主要问题

1.内容不完整，材料缺失，前后时间记载不一致。干部人事档案中主要有十余项材料需归档，“不全”“不齐”这两方面问题比较普遍。干部的“三龄两历一身份”工作认定是专项审核的重点内容。“三龄”指“年龄、工龄”“党龄”，即出生日期、参加工作时间、入党团时间，“两历”是指学习经历和工作经历。“一身份”是干部身份。有些是干部在填写原始档案时随意、马虎，造成信息前后记载不一致[6]。或是个人记忆不清楚，如填写出生时间时，阴阳历不分。以某单位为例，此次共审核人事档案202份，发现105份干部人事档案存在“三龄”信息与组织掌握信息不一致。出生日期的认定要根据最早最先原则，以最早形成的材料认定研判为出生日期。参加工作的时间认定要根据应届毕业生的如大中专毕业生转正定级表、工人身份的如招工表来认定。入党时间以党组织批准的上级党组织批准入党的时间，成为预备党员的时间开始起算。

人事档案中需要归档的材料包括：履历材料、自传材料、考核鉴定材料、学历职称材料、政审材料、党团材料、奖惩材料、工资任免材料、其他材料等十余种材料。以下几种材料是经常发生缺失的材料以及后续如何补齐的措施：

①干部履历表和干部自传。作为重要的档案组成部分之一，涵盖了干部个人最基本的信息。如个人履历、家庭成员、主要学习和工作经历等等。在此次专项审核工作中，发现很多档案都缺乏这两个重要材料。原因是单位未及时将《干部履历表》和《干部自传》及时归档。还有的干部家庭成员信息变更后未及时更新和向档案管理部门报告，造成信息滞后。有的家庭成员信息不准确或缺乏考证。如缺少工作经历资料可以寻找与单位签订的合同，查找社保缴费证明。

②干部人事档案中最主要的组成部分就是学籍档案，如报名登记表、学习成绩单、在校奖惩材料、毕业登记表、毕业证书及授予学位材料等等。最早形成的如高中学籍材料，因为年代比较久远，很多学校已经更名、合并或撤销，存在查找困难。可以去原教育局等机构复印学籍档案表和录取简明表。还有一些干部取得新学历、学位后本人自己保管，没有及时向档案部门移交。可直接联系本人提供新的学历、学位证书复印件补齐。还有取得新的职业资格证，重要发明创造和科研成果等等，也可联系本人，完善档案资料。

③入党团资料。还有早期的如入团材料，缺少《入团志愿书》等手写材料。这些材料都属于早期个人材料，年代久远，重新寻找、开具证明难度都很大。党员材料在党组织培养成熟后，由党组织移交给档案部门。一些手写重要材料《入党申请书》《转正申请书》，政审材料，入党积极分子培养考察表，发展对象考察登记表，预备党员考察表，没有及时归档、造成遗失或缺损。党员身份无法核实的，可以去原党支部查找其入党时，相关花名册等佐证资料。

④专技人员的职称材料。缺少职称晋升的报名材料、单位聘用材料及新职称取得后的任免材料。如果缺失，可联系以往的职称审批部门补齐。

⑤年度考核表及奖励审批表、处分材料。年度考核表存在每年的工作总结千篇一律，不能全方位展示干部的情况和业绩。

⑥工资异动表。工资的变动时间必须连续。见习期、试用期、工资转正定级、工资晋级、职称变动等等重要材料必须有连贯性不能缺失。

2.档案移交、转递、借阅手续不齐全，报送不及时，交接手续不完整。责任不清晰。该放入档案的材料根本不移交，该交送归档的没有归档[7]。许多单位在办完进人事、工资手续时，没有及时将需要归档的文件移交到档案室，时间一长，造成应归档文件的丢失。对已经收集进来的材料，不但要妥善保管，严格分类装订，严格遵守查阅、转递等等环节的规章制度。移交档案时，要确保有两个工作人员在场，填写移交档案材料表，并签字盖章。以下的情况应考虑不予转递：没有调档函的，个人携带档案的、接收单位不明的。

3.档案存在涂改。真实性是档案的价值和生命力所在。每一份档案必须真实、完整、准确。涂改的现象老、新档案都存在，主要是数字、日期或个别汉字的涂改。在专项审核中发现涂改后，应首先调查核实，找出涂改原因，并做出相应的鉴定。应意识到档案里并非所有涂改都是有意造假，大部分都属于笔误。要区分这两点进行综合研判。

4.档案伪造现象。有些干部职工为了个人利益，提升学历或入伍、提干伪造、涂改，更改年龄，故意把年龄改大或改小。伪造学历证书甚至伪造职务任免、职称评定、受奖立功等材料。把个人设打造得更完美。档案造假，破坏了档案的真实性，使其失去了原有的凭证价值。社会危害性和负面影响都很大。造假在提拔干部中对其他真实性档案的干部造成了不公平。

5.档案材料不规范。由于年代久远，档案出现字迹模糊、纸张破损。书写不规范，比如有关的档案信息没有按照特定的要求来写，个人信息的填写不规范，用铅笔或者圆珠笔填写材料，一些材料没有公章，或者出现没有效力的公章。一些材料缺少重要的签字或者审批程序。一些考察材料没有落款，或者需要本人签字的地方没有签字，也没有领导意见和生成时间等等。某些材料表述缺乏内在逻辑性。

四、加强档案专项审核工作开展的对策

1.加强干部人事档案科学管理。相关条例已经使用了30年，相关规章制度无法更好地与时俱进，因此会导致跟不上干部管理的需要[8]。建立完善的收集、鉴定、整理、归档等相关的管理制度，如档案登记制度、借阅制度、转递制度、归档制度。使档案专项审核工作有制度可依，同时明确分工、责任到人。有效推进干部人事档案审核工作的进度和质量。档案管理无小事，要确保档案管理的“铁门”万无一失。

2.提高干部个人档案意识。人事档案的信息来源于干部本人。由于个人档案思想的薄弱，造成了档案的不规范和不完整不准确。档案部门要加强宣传，提高其相关干部人员对自己职工档案的自我保存概念。使其意识到个人在填写档案材料时，必须认真仔细、科学考证、真实可靠、及时移交，积极配合档案工作，从源头上保证了档案的质量。

3.以预防为主，严把档案“入口关”。根据相关条例，规范档案相关的环节及相关的入档的流程，从严审核，如实登记，及时甄别将入库档案信息真实性。如果存在重要时间节点前后不一致的情况，要经过综合研判，审核和定论。专项审核工作完成后，填写《干部人事档案专项审核认定表》《干部专项审核审批表》。档案中缺少各种材料的及时联系本人补齐。专项审核工作完成后直接与相关本人面对面地进行核实，核查没有任何问题及错误之后，方可联系相关当事人签字确认重要信息后归档。完善档案信息内容，确保入档材料的准确性。

4.加强干部人事档案法规宣传教育。各单位要高度重视专项审核方面内容。增强干部法纪观念、规矩意识，让依法归档观念深入人心，从严查处干部档案造假问题，从严追究干部违法者责任。肃清干部队伍，创建良好的政治生态环境。确保干部人事档案质量，养成“不想造假、不能造假、不敢造假”的风气。

5.培养一批政治素养过硬、业务能力强、责任心强、工作细致、作风正派的档案专项审核人员。档案专项审核工作业务性强、工作量大，档案材料时间跨度大，每个人情况千差万别。专项审核工作一方面要求对档案工作十分熟悉，还要接受专门的技术培训，具备极大地耐心、责任心、细心[9]。审核人员要一页一页仔细审核，绝对避免出现审核疏漏。增强责任意识“谁管理、谁把关、谁审核、谁负责。”如果档案出现前后不一致等现象，要有根据相应政策进行综合研判的能力。档案人要明确自身使命，增强工作本领，强化专业技能，学会运用现代管理意识和手段。重视人才引进，档案部门可以每年从大中专毕业生中招考优秀档案专业人才充实到档案岗位，为工作补充新鲜血液。

6.加强档案信息化平台建设。现在专项审核工作仍然采取传统手工方式，依靠档案管理者到档案室一本一本翻看厚重的纸质档案。工作效率不高，还没有统一的档案人事管理软件，把纸质档案进行系统化组织。干部人事档案实现数字化存储后，能实现大幅度提升干部人事档案的查阅工作，既高效率又具体精准性。引进信息化技术，在干部人事档案的信息智能化检测及分类整合应用方面给予优化。建立健全可统一使用的电子档案归档、编目、存储、服务和接收体系。建立干部人事档案数字化，信息库同步审核、更新维护机制。建立信息化人事档案信息库，提高信息利用率。