机构改革过程中的档案管理工作

肖静

湖南省核地质调查所

机关档案是我国的机关事业单位留存文档的一种记录方式，将机关主要职能活动的历史沿革生动呈现出来。正是因为它的真实记录，所以我们在具体研究时才有了可靠的历史依据，因而，必须要对其引起高度的重视和进行密切的关注。当进行机构改革时，撤销以及合并单位的档案管理是一项必须要严肃对待的工作。文章从作者所在单位机构改革期间的档案管理工作出发，探讨机构改革过程中加强档案管理工作的重要意义，这一期间档案管理应当包含的主要工作、存在的问题及原因，机构改革期间的档案管理工作应该坚守的几个原则，进而提出改进的建议。

一、机构改革过程中加强档案管理工作的重要意义

1.是确保档案完整安全的现实需求。机构改革过程中，往往牵涉到数个单位的撤并、重组和人员的调整，涉及单位多，涉及面广。在这个过程中，往往因各项工作千头万绪，而忽视了档案工作。如果不加强档案管理，那很有可能造成该归档的文件资料没有归档，以及产生档案流失和失泄密的风险。因此，在这种承上启下、新旧交替的关键时期，加强档案管理工作是维护档案完整和安全的必然要求。

2.是实现档案规范管理的必然要求。对于机关撤并后的档案管理工作，《机关档案工作条例》第二十六条作出了明确规定：机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真整理，妥善保管，不得分散。国家以及各省市档案管理部门也就加强机构改革期间的档案管理工作下发了通知，提出了要求。机构改革期间的档案管理工作必须以这些规则和要求作为依据和准绳，以实现档案的规范管理。

3.是推动事业稳定发展的重要保障。档案工作是各项事业发展一项重要的基础性、支撑性工作，一个单位的事业发展必须有完整、准确、系统的档案为依据。每一个单位的档案部门都可以本单位获得一些较为重要的资产和一些价值较大的信息资源。这是生产、经营和管理的真实记录。

二、机构改革期间的档案管理工作的主要内容

（一）档案收集

档案收集一方面是档案工作的出发点和落脚点，另一方面可以在其他环节中提供一些物质基础，使得其他业务正常有序进行。虽然档案收集工作从来没有停歇，但是档案收集不及时、不规范的问题也长期存在。机构改革期间，由于单位撤并和人员调整，如果不及时开展档案收集工作，那么，很可能在单位撤并和部门、人员调整以及办公场所搬迁过程中，造成许多应当归档的文件和资料遗失。

（二）档案整理

档案整理就是实现档案资料管理有序化的过程。机构改革期间，各部门在查漏补缺或在清理物品和资料过程中，移交过来的档案资料或实物，很多都是以前的工作开展而留存的，但未及时归档，与以往归档的档案资料不成体系。这就需要对后面归档的这些档案资料进行整理、分类，并建立与之前归档的文件的有机联系，使整个档案资料更成体系。

（三）档案清点

开展馆藏档案资料清点和质量情况检查，是规范档案管理、确保档案实体安全的一项重要措施。在机构改革的特殊时期，开展档案清点工作，准确摸清家底，对于后期的档案管理工作十分重要且必要。在清点中摸清档案资料的具体数量、保存期限、密级情况等基础数据，以及全面了解档案资料的质量情况，有利于更好地规划库房的规模，为日后开展档案资料修复、数字化等工作以及提供利用服务提供依据和支撑。

（四）档案鉴定

机构改革期间，撤并单位的档案资料按照要求，必须向档案馆移交或交由新组建的机关统一管理。因此，无论是移交到档案馆，还是交由新组件的机关统一管理，为了避免造成人力物力财力等资源的浪费，也是从便于档案管理和利用的角度而言，都应当对库房的现有档案的保存价值通过严格的程序和方法进行一次鉴定，要非常细心地吸纳具有重要价值的档案，还要处理那些本来就没有保存价值的档案。

（五）档案搬迁

按照《机关档案工作条例》要求，除移交有关档案馆的档案资料外，其余未移交的档案资料，应移交给合并后的机关代管。因此，在机构改革过程中，不少单位都将面临档案搬迁的问题。档案搬迁工作是个系统的工程，包括整理、打包、出库、入库、上架等一系列环节，必须制定科学的方案，确保档案搬迁工作的安全有序。

（六）建章立制

为避免新组建单位的档案工作处于无序状态，新组建的单位必须及时开展档案管理相关基础工作，这样才能为后续的档案工作持续健康发展，带来较为充足的组织保障以及制度保障。同时，既要在实践中明确档案的分管领导，也需要在实践中直接找到档案管理人员。通过优化完善对应工作制度后，对于本单位的一些材料进行科学实际归档范围和保管期限表的编制，同时将相关情况汇报给上级领导部门。

三、机构改革期间档案管理工作存在的问题

1.档案工作开展不够主动。以作者所在的单位而言，新组建的单位由五家单位重组而成，从筹建到现在已有将近一年时间。但到目前为止，档案工作尚未步入正轨，在单位办公场所规划中，也没有规划档案库房，重组后的各成员单位的档案暂时无法集中统一管理。档案工作的推进是由于各成员单位在实际工作开展中发现了问题、遇到了困难，或者是由于上级的要求而被动推进，缺少主动超前的谋划。

2.档案工作开展不够规范。改革过程中虽然对加强档案管理工作下发了有关文件，提出了相关要求，但是对档案移交与处置要求不够细化和规范。比如，在档案收集的过程中，依赖于各部门兼职档案员的专业素质和责任感，缺乏检查与指导。有些拿不准需不需要归档的，没有认真地进行甄别，因此导致有些应当归档的没有归档，有些不该归档的却被归档。

3.档案工作开展不够精细。机构改革期间，工作比较繁杂，档案工作开展往往图简单省事,只要按时完成工作就算了事，没有从有利于长远档案管理的角度出发考虑问题。以作者参与的档案搬迁工作而言，仅以实现档案保管场所变更为目的，简单地把原库房的东西原封不动搬到新库房，不可避免地造成了一定程度上的资源浪费。例如，一些“先进处室”的奖牌，上面只有荣誉名称，以及授予单位和时间，但并没有显示获奖部门。作者认为，这样的奖牌并不能看出是哪个部门的荣誉，而且是本系统内获得的荣誉，并非上级荣誉。因此，只要保存相关的表彰文件即可，这样的奖牌即使作为实物档案保存也没有意义。再比如，有些几十年前的档案，当时定的保管期限为短期，这样的档案资料不在少数，也并未在搬迁之前组织开展鉴定按照程序处置，而是简单地就搬迁而搬迁。

四、机构改革期间档案管理工作存在以上问题的原因

1.顶层设计缺乏。由于档案工作长期以来在单位各项工作中处于边缘和弱化的状态，虽然近年来档案工作的地位有所提高，但未得到根本改变，档案工作仍然处在“用的时候重要，不用的时候不重要”的尴尬地位。加之机构改革过程中各种工作千头万绪，各种关系有待理顺，无论是单位领导还是各部门工作人员都十分繁忙。决策者们考虑得更多是单位融合、业务整合、人心聚合的“大事要事”，往往没有把档案工作列入整体工作规划中，档案工作一直处在被遗忘的角落。

2.专业部门缺位。主要体现在两个方面：一是档案管理部门（一般为档案室或小型档案馆）在机构改革期间对其他部门的档案工作指导、监督作用发挥不够，缺乏深入的指导，缺乏必要的监督；二是对领导的建言献策做得不够。单位的决策者一般都是非档案专业出身，而且也大多没有档案岗位工作和管理经验，因此，对于机构改革期间的档案工作如何未雨绸缪，超前规划，如何加强过程管理，如何实现长远发展，这都需要档案管理专业部门及时建言献策，并且对档案工作未引起重视的时候，要一而再，再而三地鼓与呼。

3.初心使命缺失。档案工作者的使命和责任是：自己所保管的档案其实是为党所保管的档案；自己守住的历史其实是为国家守住的历史；同时这份职责是神圣且伟大的，因而唯有实现高质量发展才能彰显出自身的使命承担和责任履行。许多档案工作者觉得只要完成基本的工作任务就可以了，而没有从作为一名档案工作者，带着对档案工作的责任和感情，带着初心和使命，从有利于档案工作长远发展和高质量发展的角度出发来做好机构改革期间的档案管理工作。

五、机构改革期间的档案管理工作应该坚持的几个原则

1.主动性。机构改革期间的档案工作，必须坚持主动性的原则，做到自觉主动地思考、谋划、推动档案工作开展，加强前瞻性思考、全局性谋划、战略性布局、整体性推进，而不是被动、滞后地开展工作。

2.完整性。档案管理工作必须要以维护单位历史的真实性和完整性为原则。机构改革期间的档案管理工作必须本着对历史负责的工作态度，确保原单位应归档档案的齐全、完整，已归档文件资料要做到整理规范、目录齐全，便于日后档案利用。

3.安全性。安全是档案的生命线。机构改革过程中，各单位、本部门忙于人员转隶、资产移交、工作交接等，档案非常容易出现散失或者丢失，如果有一丝一毫的麻痹大意就有可能无法弥补。想要实现档案保管的更加安全，那么要设置专门的机构和配备专业的人员，仔仔细细对照有关规定，做好档案的整理以及移交等工作。同时妥善办理好交接手续，任何人不得以任意的方式进行档案私自带走或者销毁的等。在档案的搬迁过程中，要严格做好保密工作，所有参与搬迁工作人员需签订保密承诺书，并确保运输途中和交接过程中档案资料出现损坏和丢失、失泄密现象。

4.长远性。考虑任何问题都应当具备长远的眼光，发展的眼光，而在机构改革过程当中的档案管理工作，也有着异曲同工之妙。如果只从机构改革当前的工作出发，仅以完成当前的工作任务为目标，就难以实现档案工作的高质量发展。例如档案搬迁工作，看似是一件由于机构改革而不得不完成的短期任务，但是，如果能以此为契机，对档案资料开展一次全面鉴定，对于机构改革后新的档案管理部门开展档案管理工作将具有十分深远的意义。

六、加强机构改革期间档案管理工作的对策

1.提高站位，转变观念，真正从思想上、行动上重视档案工作。想要在机构改革过程当中实现档案管理工作的提早谋划和率先安排，要知晓这不是一时之功，而是需要在平常的工作中树立“档案工作十分重要”的理念，使得每一个档案工作人员都能对这一理念引起高度重视，单位的领导干部要起到率先垂范的作用。不能将档案工作看作是走过场或者是做样子就可以了，而是要全身心扑到档案工作中，统筹协调人员配备以及经费投入等相关问题，将发现的问题采取及时有效的措施加以解决，使得档案工作实现持续健康发展。机构改革的前期，就应当自觉主动把档案工作纳入机构改革的工作整体规划，纳入单位重要议事日程，列为撤并单位的一项重要工作内容，使得档案处置和机构改革能够在一条水平线上同时部署和安排，并且对其实施严格的监督和有效的检查，而不是在机构改革过程中，匆忙被动地推动档案工作开展。这不仅需要领导干部思想的自觉转变，同时也需要我们的档案工作人员，在日常的工作中，不仅要干好档案工作，同时要大力传播与档案相关的故事，使得更大的范围知晓档案工作的重要性，让社会公众对档案工作人员留下好印象。

2.建章立制，确保机构改革期间档案管理工作有章可循。健全完善档案工作机制，既要制定档案管理方案，也要制定档案处理工作方案。同时，要建立专门的档案工作负责机构，配备专业人员进行档案管理。要全面监督档案收集以及整理等多个步骤和环节，而像实物等特种载体类档案更是要小心细致[1]。

3.压实责任，强化考核问责。机构改革期间，需要通过安排专人方式将本单位的文件材料划定具体的归档范围，从宏观上系统清点历年归档文件材料，从微观上全面检查现阶段档案整理情况。接着，针对留存部门或个人的应归档文件资料，要进行仔仔细细的收集以及鉴定等各项工作，严防档案流失和失泄密。必须进一步发挥绩效考核的“风向标”“指挥棒”作用，深入细致开展责任考核，并在部门目标考核中积极吸纳档案工作相关内容，如果发现没有按照具体时间和相关要求进行归档，那么要扣取相应的分数。此外，要让每个部门的兼职管理员都知晓自身的职责和任务，在检查时发现没有认真细致完成工作的，直接取消年度内评先评优的资格。

4.切实发挥档案专业部门的指导监督作用。档案部门要切实发挥作用，积极介入，加强对机构改革期间对于档案管理工作的悉心指导和有效监督。既需要悉心指导和有效监督在机构改革档案之前的工作，也需要悉心指导和有效监督机构改革档案过程中和过程后。同时，在紧密结合实际情况之后，再制定有针对性的计划；要十分明确整体的工作内容；对于具体的监督和指导要一直秉持严之又严、实之又实的原则；对于发现的问题，要及时提出整改时限和整改措施，并且实时跟踪其整改效果，从而做到及时反馈。此外，要将具体情况告知部门档案工作，从而起到典型树立和榜样引领作用。

5.加强档案工作人员职业素养培养。做好一切工作，关键在人。做好机构改革期间的档案管理工作，十分具有挑战性，关键在于有一支能力素质强的档案工作人员队伍，这就需要加强对档案工作人员的职业素养培养。一方面，要加强专业能力素质的培养。没有过硬的专业能力素质，就不能很好地处理在机构改革期间档案工作出现的复杂的问题，就不能很好地组织实施这一过渡期的档案工作，确保工作实现安全稳定交接。另一方面，要加强培养档案工作人员的职业道德。要想方设法提高档案工作人员的获得感、荣誉感、成就感、幸福感，弘扬正能量，倡导档案工作人员带着感情、带着责任、带着使命投入档案工作中去。