浅谈企业人员优化过程中如何做好用工风险管理

2022-11-24宋丽华家利物业管理重庆有限公司成都分公司和记黄埔地产成都温江有限公司

品牌研究 2022年30期

文/宋丽华（家利物业管理（重庆）有限公司成都分公司；和记黄埔地产（成都）温江有限公司）

企业为应对经济危机，提高市场竞争力，通过人员裁减人员，优化企业人力资源结构，但是在人员优化过程中，由于人员变动，企业容易出现用工风险，一旦出现用工问题，不仅对企业生产经营产生影响，也会增加企业压力。近些年，我国对企业用工提出了更高标准，企业在进行人员优化过程中更需要做好人员管理，减少人员裁减、调动产生的用工风险损失，保护好劳动者权益，强化企业法律义务。

一、背景

当前，企业、员工、政府、社会等方面需要提前做好用工风险管理，具体体现在以下几方面：

（一）企业层面

近些年，在全球经济影响下，各国经济受到影响，整体呈现下行态势，发展趋势不好。企业经营面临巨大的压力和冲击力，盈利能力减弱，经营困难，为实现自保，各大企业纷纷采取精简组织机构和优化人员的措施，以求降低运营成本，保持企业可持续发展。而作为社会个体的员工，生存压力加大，更力求最大化地利用法律、舆论维护自身经济利益。在此背景下，劳资矛盾加大，劳动纠纷增多，企业因劳动用工纠纷产生的用工风险成本呈指数增长。同时群体性劳资纠纷的发生，带来企业负面社会舆论，使企业社会形象受损，品牌效应下降，导致部分客户群体流失，在严峻的经济形势下，对维持企业获利能力无疑是雪上加霜。所以从企业层面看，迫切需要提前做好用工风险管理[1]。

（二）员工层面

作为员工，虽然以弱势群体的角色，获得更多法律支持和斜倾，但大多数企业将有过仲裁案例发生的员工定为风险候选人，在作出是否录用选择的评估决定时，此项因素往往加入减分项，这类员工在职场求职难度加大，时间和机会成本同时增加。因此，提前做好用工风险管理，降低劳资纠纷发生率，也有利于降低员工求职难度。从员工层面看，也需要提前做好用工风险管理。

（三）政府层面

从政府层面看，仲裁案件急剧增加，导致政府各级仲裁部门工作人员工作不堪重负，造成社会资源的浪费，做好用工风险预控，有利于减轻政府工作人员仲裁庭审压力。

（四）社会层面

劳资纠纷审判中，企业往往作为强势方，获得法律支持少，加大了企业政商环境压力，降低了企业投资意向，一定程度上也会影响社会经济良性发展。

综上分析，在当前阶段提前做好人员优化过程中用工风险管理，有非常重要的意义。

二、人员优化的形式

根据《劳动法》《劳动合同法》等相关法律、法规规定，当前企业常用人员优化形式有以下几种：

（一）协商一致解除

根据《劳动合同法》第36条规定，用人单位需要与劳动者协商一致解除劳动关系，只要企业与员工能够自愿达成一致即可解除合同。解除时，需要明确法律依据，保证程序合法，在此过程中，企业HR需要明确表示协商处理，就员工补偿等方面作出商讨，做好成本预算[2]。企业与员工达成一致后安排人员做好工作交接，之后结算支付薪资，并予以适当经济补偿，最后解除劳动合同，办理档案和社保关系转移工作，备案合同文本和电子档案。

（二）劳动合同到期企业不续约

根据《劳动合同法》第44条第1项规定，劳动合同期满，劳动合同终止。用人单位若是在劳动合同到期不续签则需要予以经济补偿，单位维持或提高劳动合同约定条件续订劳动合同而员工不续签则不予经济补偿，但是若单位降低劳动条件而员工不续签则单位需要予以经济补偿。

（三）员工不胜任解除

根据《劳动合同法》规定，企业根据规章制度、员工考核结果和员工工作表现等支持认定员工是否能够胜任岗位工作，若是无法获得支持则认定劳动者不能胜任岗位工作，在培训、调整后仍无法胜任则用人单位可以提前30日书面通知劳动者解除劳动合同，或是额外支付劳动者一个月工资后解除劳动合同。当前用人单位以劳动者不胜任工作而解除劳动合同的现象比较多，企业在人员优化中采取这种形式需要做好处理工作，保证双方各自合法权益，避免劳动纠纷。

（四）劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化致使劳动合同无法履行

《劳动合同法》第40条第3项规定，劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经用人单位与劳动者协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的用人单位提前30日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同。

这也是当前经济情况下企业用得比较多的一种人员优化形式。实践中“客观情况发生重大变化”很不好把握，很多企业因法条标准把握不当，在以此条为依据优化人员后发生仲裁、法院诉讼案件败诉，付出高昂的双倍赔偿金。所以实践中我们一定要特别留意，重点把握是否“客观”“劳动合同是否能够履行”以及企业是否存有恶意等因素。

（五）经济性裁员

根据《劳动合同法》第41条规定，企业实行经济性裁员，需要裁减20人以上或不足20人但占企业员工总数10%以上的，需要提前30天向工会或全体员工说明情况，听取工会或全体员工意见后，裁减人员方案报劳动行政部门备案。裁减方案包括裁员原因、裁员名单，明确时间、流程以及补偿方式等内容。[3]。

以上形式人员优化，都需要企业按《劳动合同法》第47条、第97条规定支付经济补偿金。

三、企业人力资源部门可以做哪些工作

（一）熟悉法规，准确掌握法律依据

作为人员优化工作的执行部门，人力资源部门工作人员需要具备非常专业的劳动法律法规知识，精通《劳动合同法》《劳动法》等相关法规，便于在人员优化沟通中熟稔运用法律支持。

（二）提前与仲裁、法院、劳动行政部门沟通，获得支持

企业人力资源部门应积极参与政府仲裁、法院、劳动行政部门组织的各种法律学习与培训，适时学习其裁案依据，检讨修订企业内部员工管理制度，同时借此契机，与政府部门建立良好关系，以获得员工优化过程中专业部门专业指导，使人员优化工作获得法律权威支持，执行过程中也更容易被员工接受和理解。

（三）与业务部门沟通，取得一致支持

在此过程中，需要做好两方面的工作，一方面是持客观公正、专业的态度，准确审核判断业务部门所提出的优化岗位及优化人员是否是企业当前发展阶段确需裁减的部门、岗位及人员，保留企业后续发展的核心部门和核心人才，防止业务部门利用此机会拉帮结派，结造贪污受贿或损害企业利益的人员网络，为企业造成更大的经济损失[4]。另一方面，与业务部门沟通，掌握拟优化员工当前情绪状态，工作绩效实际情况，为后续沟通准备令员工可接受的理由。

（四）准备书面证据，包括员工信息、解除文件、补偿文件、离职结算文件

掌握充足全面的书面文件，沟通过程中更能应付自如，增强在与员工沟通过程中的主动权，降低沟通难度。同时，也便于与员工快速地签署相关法律协议文件，缩短员工犹豫期。

（五）提前做好公司资料信息安全管理，包括电脑文件备份、邮箱锁定准备等

此项工作主要为防止员工情绪失控，删除影响公司核心业务的电子文件、数据，或利用公司邮箱向社会公众发布负面信息，或在公司内部造成负面舆论效应，为公司造成重大经济、名誉损失，或为管理者造成精神、身体伤害。

（六）确定面谈地点、场地、面谈参与人员、面谈思路及冲突应对方案

面谈地点一般为独立于办公区域的会议室，面谈场地有录音监控、场地为封闭的小型会议室，会议室以木质圆桌、皮椅为佳，备有一次性纸巾、纸杯或小瓶塑料瓶装水，灯光柔和。

面谈参与人员通常为业务部门负责人、员工直接上级，人力资源负责人或人力资源工作人员。面谈人员在事前要对面谈内容作沟通和分工，确定一位沟通主持人员，探讨员工可能的疑问，预先做好准备，对员工可能出现的情绪和过激行为做好应对方案。沟通主持人员必须为参与整体方案准备人员，熟悉法律法规，接受过员工沟通技巧专门培训。

（七）面谈

面谈过程是面谈人员专业知识、法律知识、心理学知识、谈判知识、沟通技巧等综合技能充分展现和博弈的过程，直接决定着人员优化工作的最终成果，也是人员优化工作中最难圆满完成的一个环节。也正因如此，行业内有很多对此过程专门研究的方法和专业书籍，例如采用柔性沟通方式，面谈时需要避免被干扰，选择咖啡厅等良好面谈环境，避免发生冲突，影响其他员工，根据面谈时间长短和深入程度调整谈判技巧，积极倾听员工意见，并咨询不清楚情况，适当保持沉默让员工自助思考。在了解员工情况的基础上注意离职员工性格特征，从小细节之处把控对象心理，预期反应，选择面谈切入方式，并避免过程冷场、激化等。为提升面谈成功率，作为人力资源工作者可参与学习和训练，在此不做过多阐述[4]。

（八）离职手续办理

优化员工离职手续办理，包括失业保险待遇领取指引等，需指定专门人员陪同，快速办理，尽可能缩短优化员工在公司滞留的时间，如果可以，可为优化员工作新工作的引荐。

四、案例分享

（一）案例一

2015年，某地产公司因工程项目逐渐竣工交付，需优化现场工程师10人。公司以“劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化致使劳动合同无法履行”与员工协商解除劳动合同。

2015年政府已开始对房地产市场启动调控，该公司已减少地产行业的投入，在当地无新项目，原有工程项目陆续完工。人力资源部与管理层和工程部仔细沟通后达成共识，优化工程人员已为该公司此阶段组织发展必须开展的工作。接下来，人力资源部与工程部负责人，就每一位工程人员的工作内容、在组织架构的贡献及个人综合技能进行分析，以保留核心员工和最合适员工的原则，拟定了优化员工名单，并就优化的法律依据和补偿方案与政府仲裁部门讨论，制定最终补偿方案获公司管理层批准。在部门主管会上，向各位主管公开透明地阐述公司工程进度及公司在当地市场的发展计划，要求各主管向员工传达，必使每位员工清晰地了解公司发展状况。以上准备完成后，确定于2015年6月最后一周的周五与员工面谈。

面谈前一天，人力资源部完成所有文件准备，包括协商解除合同通知书、解除合同通知书、补偿金、员工个人信息表、待岗文件等。周五上午9时，人力资源部和工程部主管经理携所有文件前往预订的办公室准备面谈，由工程部秘书按人力资源部要求逐一通知优化人员到场。面谈过程中，人力资源经理及时将面谈情况传递给下属，根据面谈情况决定是否通知IT关闭电脑系统。因准备充分，员工都可获得法律规定的补偿，整体人员优化面谈均比较顺利，唯有一位员工不接受协商方案，要求2倍补偿方案。经反复沟通，该员工均不接受，人力资源部和工程部两位主管经理立即启动备选方案，告知员工因生产经营变化，无法提供合适的岗位，员工只有回家待岗，领取待岗工资。后该员工经过周末两天的考虑，于接下来的周一签署了协商一致解除合同的协议，并接受公司补偿方案。此案例实践提示我们，做好充分准备，合法、有理、有序是保障人员优化顺利达成目标、降低用工风险成本的关键。

（二）案例二

2022年，某物业公司因项目丢失，经营成本持续增加，公司各项目亏损，启动人员优化项目，负责人向总经理提出，为减少亏损，建议以公司丢盘为契机，优化人员，并提出了优化名单。

人力资源部接到总经理和项目的意见后，未做仔细思考，便接受项目建议，优化人员以维修、秩序维护监管人员为主，甚至提到了专业负责经理。当人力资源部按法规给予第一批优化人员补偿离开后，发现公司从上至下，以维修、秩序维护管理员工为主，纷纷申请被优化，未达成要求便消极工作，项目服务品质持续下降，业主意见越来越大，各项目亏损持续加大，负面信息愈传愈多，丢盘风险越来越大。

面对以上现象，人力资源部开始仔细检讨。经仔细分析了解，发现人员确实有优化空间，但优化员工工作已变成了某些人排除异己、脱离公司监管的手段。人力资源部及时止住优化工作，向总经理提出了改善管理的措施，将人员优化调整为加强员工的考核、监督和管理，召开员工会议，阐明公司当前工作目标，提升员工工作效率，并组织供应商会议，要求供应商配合提升服务品质。经过一系列的强势推进，现场服务品质明显改善，业主满意度亦获得提升，公司也止住了支付大额补偿成本的风险。

以上案例实践提示我们，作为人力资源管理者，要想做好人员优化，必须要以全面、客观、公正、专业的角度审视优化方案的利弊，错误的人员优化可能给企业带来更大的用工风险损失。