企业制度建设中常见问题与对策及其对企业文化的意义

2022-11-23唐丑末中交天航东北建设工程有限公司

品牌研究 2022年13期

文/唐丑末（中交天航东北建设工程有限公司）

为了满足新时期、新趋势、新发展的管理要求，公司需要坚持和拓展制度管理体系，以公司的企业文化为基础，进一步强化管理体系基础和管理能力建设，通过深刻分析规章制度管理体系执行中出现的问题，紧密联系公司发展方向和经营实践，进一步健全规章制度管理体系，推动公司管理的不断完善，推动企业文化不断发展，在新形势下立于不败之地。制度建设是公司管理的难点。目前大多数公司都在进行改革管理，所以企业加强自身的制度建设就显得至关重要。

一、公司规章制度系统建立的重要性

（一）科学完善的制度管理体系，是公司实现高质量发展的重要基础

党的十九大报告提出：“中国经济社会已由高速增长阶段转入优质发展期，正处在变革经济发展办法、优化企业经营组织架构、转化成长动能的攻关期。”在这一重要阶段，持续完善制度体系建设是企业优质快速健康发展的内在条件。在“双循环”的重要背景之下，一方面，企业面临着国际形势、国际贸易规律的迅速改变所造成的巨大不确定性风险；另一方面，企业还要面临国内外公司间日益白热化的激烈竞争。在国外方面，技术、资金、生产管理等领域的寡头企业，对境内合资公司的合规管理水平要求也愈来愈高，甚至境内有些公司还跟不上新发展阶段的需要；国内方面，中小企业的竞争已经由以前的拼资本、拼人员、拼规模，开始逐步向拼管理实力、拼经营能力的综合竞争过渡。而制度管理体系建设水平是我国中小企业综合竞争能力的重要基石，制度建设管理水平的好坏直接决定着我国中小企业在未来竞争跑道上“长跑”的成败[1]。

（二）配套衔接的制度管理体系是公司实现高效运作的关键保证

综观世界，经济发展水平世界领先的诸家企业都对内部规章制度系统的配套衔接有着几近严苛的规定。例如，日本丰田公司为提升公司的汽车生产效益，专门制定了“零库存”的计划。计划执行的过程中，公司内部健全的规章制度对车辆生产中整个流程的标准化都发挥着关键性的作用，从而实现了丰田公司在库存原材料很少的状况下，仍然维持着相当高水平的车辆生产率，源源不断地创造财富。而借助内部规章制度完善的相关衔接，公司还可以使内部作业过程更加规范化，从而减少了管理流程中的“磨损”现象，控制了公司内部运营的风险，进而达到了公司高效运营。

二、企业可能存在的规章制度问题分析

（一）规章制度管理系统建立的意识不强

部分企业在对制度建设过程中的认识存在以下三方面问题：一是公司管理人员对规章制度体系建设工作关注程度不足。有些公司的管理人员总是把大部分精力放到了市场开发、扩大公司规模等活动上，对效率凸显较快、能形成直接经济效益的公司经济活动也相当关注，而不关注公司制度体系的整体水平如何，公司管理主要靠“惯性”或者“惯常做法”工作。二是管理部门内部对规章制度体系建设工作的认识还不够深刻。有些公司管理部门内部对本部门服务领域的制度学习工作重视程度不足，对制度规范也不够了解，无法充分发挥公司制度的管理功能。三是基层单位对公司规章制度体系建设工作的支持程度不足。基层业务管理单位是公司具体落实制度的主体，而制度中许多操作性的工作都是由基层业务管理单位完成。但有些公司的基层单位却不能完全把制度系统视为公司内部管理活动中运行的“指示牌”“安全带”，相反认为一些严格规定约束着公司基层单位的具体管理工作，给工作带来了诸多不便[2]。

（二）规章制度实际制定方面的问题

1.对规章制度设计没有充分的重视

制度是公司管理的关键因素，但就目前的状况而言，很多企业制度的编写很少有单位主管参加，均由具体的从业人员进行操作。由于制度编写者的企业管理水平、认识能力有限，且对公司实际信息、状况了解并不充分，所以，新制度的设定，往往无法从堵住漏洞、预防风险、完善内部管理角度考虑，而这也在制度建立初期就留下了隐患。

2.规章制度内容的逻辑性不强

部分企业目前的主要问题在于，公司一些旧制度经过不断实践证明，其制度之间缺少了联系产生了漏洞，各条规章制度之间并不能完全闭合，而这也为规章制度的执行增加了困难。

3.监督考核条款约束性不强

一项很严格的制度，要明确具体的操作项目，不但要指出怎样操作，也要说明一些可能出现的情况。同时，还要规定处罚机制，在发生严令禁止的情况时，就一定要承受相应的损失。但是，由于很多企业在规章制度中虽然有监督考核规定，但处罚规定却又是欲言又止没写出明确的后果，条款中关于后果的叙述多以“否则后果自负”“要追究相关的负责”等描述，根本就是形同虚设。因为既不清楚怎样追责问责，也没有清晰的惩罚规定，所以惩罚很难在实际操作中起到作用。

（三）对规章制度管理体系建立的责任落实不到位

企业在规章制度管理体系中容易出现责任落实不到位的现象，原因有三点：一是部分企业的规章制度管理体系，在领导责任制度上的落实不彻底。企业的规章制度管理体系建立主要是基于“一把手”，因此企业的最高管理层往往也担负着管理体制建立的领导责任。由于管理体制建立本身的复杂性，企业的领导在推动管理体制建立完善的过程中，较难精准把握自身的职能定位，就容易产生自身权利与“管理职能错位”的问题，导致职能的履行不彻底。二是对于规章制度的管理体系建立组织方面的责任落实不彻底。有的企业在管理过程中没有设置关于规章制度的归口管理部门，导致在各个业务领域的管理规章制度“分而治之”。还有的公司中尽管设置了一定的归口管理部门，但这些归口管理的部门却只是起到了对员工的行为记录、存档的功能，并未实际履行归口管理的职能。三是部分企业的规章制度管理体系建立的具体负责制度履行不到位。各个生产领域的主管部门都是该规章制度体系的主责机关，但是主责机关在拟定自身管理规章制度过程中，存在了对行业领域总体要求掌握得不精确，对现行的规章制度系统钻研得不深，所拟定的规章制度系统不适应行业特点等问题[3]。

（四）规章制度管理体系建设推进不落实

部分企业的规章制度管理体系建设推进不落实原因如下：一是由于公司的归口管理部门、规章制度主管部门等在拟定公司规章制度修改计划时，对业务实际工作情况和企业现实的需要调研分析还不够深入，有些部门对亟待出台的规章制度还不够重视，而有些部门将并不急需的规章制度匆忙制定出来。二是公司规章制度的宣传贯彻与人员培训水平较弱。公司规章制度培训工作是企业充分发挥公司规章制度管理效能的重要前提，是提高公司人员执行能力的重要一环，但这一环却经常被企业忽视。在没有进行良好培训的情况下，企业行政管理人员往往不了解公司具体需要怎样实施规章制度，对管理制度中所规定的权责并不清晰，由此形成了执行的阻碍，使得规章制度的执行受到制约。严重影响公司的正常有效运行。

（五）制度体系实施情况监管不严格

部分企业制度主责部门虽然履行了说明制度情况和监督制度实施效果的职能，但在实际工作中，受限于管理能力和技术力量，制度主责部门往往很难实现对制度实施状况的全面监控，尤其是很难做到对制度实施状况的全过程监控和实时监管。监管机关对重要行业领域规定落实情况监管不严格。审计、纪委等监管机关对重要业务领域的法规实施状况承担监管责任[4]。

三、对企业规章制度管理体系存在问题的完善与强化措施

（一）完善规章制度管理体系的总体要求，增强整体意识

要完善企业制度建设，需要做到以下两点：一是加强规章制度管理体系建设的顶层部署，进一步健全顶层体系。要建设健全领导组织机构，从顶层、源头上对有关制度的管理、制定修改、实施、监督管理等环节进行明确规定。二是完善制度贯彻部署，提升整体意识。要深入宣传、全面动员，让公司职工认识到规章制度系统建立的重要性，号召全员以实际行动支持并积极参与规章制度建立、实施与监管全过程。助力企业更有效、顺利地推动规章制度体系建立。

（二）在履行规章制度系统中明确各方的主体责任，并保证其落实

确保企业的规章制度落到实处要做到以下两点：一是以方案为具体管理工作抓手，稳步推动规章制度体系建立，保障权责落到实处。要继续加强落实工作，根据实施方案制订具体详细的任务分解表，明确每项管理工作任务的主要内容、具体负责部门、协助部门及其工作任务履行时间节点，继续加强管理工作流程控制，推动落实责任。二是以执行效果为主要检验依据，继续加强对各项工作落实情况的监督检验。要建立对规章制度体系建设项目实施状况的汇报制度，定期举行规章制度体系建设项目管理工作推进会，认真盘点计划的执行状况，提出完善意见，并形成事项纪要；对实施不力的，要根据相关制度规定进行问责，以维护规章制度体系构建管理工作的严肃性和权威性[5]。

（三）多措并举推动企业规章制度系统建立

企业可以通过以下四方面措施，推动规章制度的建立：一是完善制度的管理体系，增强制度修改工作的科学性、系统性，在制订制度前，要采取一线调查、部门调研等多种形式，全面了解公司运营的演变过程、企业文化特征与要求，抓住公司经营中面临的重要问题，有针对性地提出制度修改方案。二是在建立新制度时，首先要对国家的有关制度、上级制度和规定以及现存制度等做好全面的学习调研，吃透上级文件精神，并搞好新制度与现行制度之间的有效衔接；此外，还要把规章制度的具体内容和现实业务流程紧密联系在一起，并通过部门研讨、集中评议等方法，对规章制度的完善、应用、规范性等做好把关工作。三是做好公司制度的宣传贯彻培训工作，要改变部分企业传统的宣贯形式，结合现代管理信息系统、用线上培训与考核体系等较先进的管理手段进行宣传贯彻，并通过线上答疑、网上讨论、定期考核等方法，指导公司相关人员主动开展制度的宣传贯彻与人员培训，以提高培训成效。四是加强机制落实。针对指导性较强而操作性不足的管理制度，应适时组织出台具体的管理细则，在细则中明确业务的基本运行过程、关键环节，在必要时还要进行大数据的统一管理，以实现“做事按依据、做事有依据”[6]。

（四）强化规章制度落实情况的督促检验，突出闭环管理

企业要加强对规章制度落实的检查情况：一是要加强对规章制度实施管理部门自身的监管。要形成常态化的自检制度，归口管理部门定期对各部门开展规章制度实施状况自检和评估，并及时总结规章制度执行过程中出现的不协调、不适应等问题，以促进规章制度系统的正常高效运转和继续完善。二是要强化对规章制度主责部门的内部执行监管。要形成并完善规章制度主责部门对制度实施状况的定期督导检查，并使督促检查的内容逐步明晰化、表格化，以保证督促检查工作的实效性。三是要强化对规章制度归口主管管理部门的内部重点监管。组织有关业务部门结合业务发展进行测试或其他情况下的监督抽查，以了解有关规章制度的实际执行情况，从整体方面对有关规章制度的有效执行情况作出评估，以促进规章制度的质量迭代提高。

（五）进一步加强规章制度的宣传工作

针对公司刚颁布的规章制度，公司应该加强宣传推广力度，可利用各种渠道开展对规章制度的普及传播，比如通过公司门户网站发布、企业公示栏张贴、公司员工使用手册、专业的制度培训会、企业制度专业知识考试等，这将有利于有关人员更加熟悉公司的规章制度，并进一步理解制度所承载的企业文化。

四、制度建设对企业文化的意义

（一）企业制度与企业文化的关系

所谓制度，就是“要求成员共同遵守的、按一定程度办事的规程”。企业制度也是如此，企业的制度是约束企业中全体员工行为的一种制度，是从企业的根本性需求出发草拟、制定、审核、发布的，与企业的发展目标相联系，是支撑企业发展的骨架。当企业制度制定出来时，如果其所规定的内容未取得员工的心理认同，那么企业制度只是管理者与制定者独有的“企业文化”，员工仅仅是受其约束，而当制度的内涵被员工接受，获得其理解与认同，员工并不仅仅是僵化地遵守时，那么这时的制度就是一种文化，是企业文化的具体体现。此时企业所执行的制度是一个载体，承载着企业的目标，员工的认同与凝聚力，反映出企业文化。

（二）加强企业制度建设对企业文化产生的意义

制度的建立使企业管理由经验管理迈入了科学管理，而制度柔性化建设则使企业管理由科学管理走向了文化管理[7]。企业文化是企业在适应时代与社会发展中缓慢变化的，而企业制度建设则是为了适应国家政策、法规、市场与经济变化不断调整的。这种不断完善的企业制度建设，是规范着企业行为的硬性标准，约束着员工的行为，避免其行差踏错，保证着企业的利益。而在这种不断完善的体系建设中，制度所能体现的不仅是一种硬性的规定，更能反映出企业核心价值观，是一种价值导向。在这种价值导向的影响下，公司员工对企业文化将会有更深一步的理解，实现了从制度建设向企业文化的转变。在这一进程中，二者相互影响，制度建设是企业文化的一部分，是企业文化的支撑，通过不断完善企业制度建设，更好地规范约束员工的行为，更加深了员工对企业核心价值观的理解，形成具有特色的企业文化。由此可见企业的制度建设对企业文化发展有积极的促进作用。

五、结语

结合以上研究可以发现，企业的规章制度体系建立是一项“永远在路上”的过程，并且贯穿了计划、组织、实施、检查、提升的各个环节，并在不断进行循环往复，因此制度体系的建设没有“最好”，只有“更好”。所以，唯有持续推进企业制度管理体系建设的全面提升，促进制度的高效实施，保证制度的各项规定真正落到实处，研究制度与公司运营的内在关系与运作规则，不断完善制度建设，方可达到公司管理标准化水准不断提高的目的，员工对企业文化理解不断加深，进而促进公司高质量发展。