试论商务合同管理

2022-11-23何皓中核核电运行管理有限公司

品牌研究 2022年13期

文/何皓（中核核电运行管理有限公司）

合同的签订已成为市场参与者在商务合作过程中的一个基本环节，也成为双方保护合法权益的重要手段。虽然商业合同已经成为市场活动中非常常见的行为，但市场参与者在制定、签署和执行一系列合同管理过程中，由于各种因素，仍然会面临一些风险，这不仅影响到他们的合法权益，但甚至可能对市场组织产生负面影响。

因此，有必要准确捕捉商业合同管理中的风险，并积极寻找防范措施。而且由于这几年以来的“一带一路”政策的发展，促进我国与其他国家的商务交流，也便诞生了越来越多的海外商务合同，实行规范有序的合同管理，不仅可以有效地约束双方的行为，而且可以从法律上保护双方的合法权益。

因此，在合同的起草、签署、管理和修改过程中，要加强规范管理，兼顾双方利益，明确双方的义务和权利，确保合同条款的有效执行，促进项目高效运行，规避风险，避免经济损失。

一、商务合同的概念

随着商业活动越来越活跃，社会对于商务合同方面的质量要求越来越高。《中华人民共和国合同法》第二条规定：“合同是自然人、法人和其他主体相同的组织之间建立、变更和终止民事权利义务关系的协议。”商务合同是指为确定某一特定商业合作中各方的权利和义务而必须正式订立、公证和合法遵守的合同条件。商业合同是一般合同。只要国际贸易方不对合同货物提出特殊要求，他们原则上接受商务合同的内容和形式。

二、商务合同分类

合同可按交易方式的类型和内容进行分类：

（一）销售或购货合同

这种合同通常被称为销售合同。主要表现就是生产国直接进行出口而消费国直接进行进口，这种单一方便贸易模式称为逐笔交易销售。在进行这种交易方式时，原则上需要签订书面合同，明确规定不同的条件。

（二）技术转让合同

为了能够引进相应的技术专利，像一些技术类和保密类的商业贸易的商务合同，应该包含技术转让、技术咨询服务和许可贸易协议等内容，这种合同对于专业性要求较高，而且覆盖的范围较广，因此使用的有效期也就更长。

（三）合资或合营合同

投资者可以按照合资、共同管理、合作开发、共同损益、共同风险的具体法律法规，设立合资、合作、合作开发自然资源。本交易模式的合同内容复杂，包括各种法律法规，如合资企业法律法规，以及涉及土地、资源、产业、设施、税收、外汇、技术引进、专利转让、许可、劳动等方面的法律法规。

（四）补偿贸易合同

在国际贸易的过程中，当一方从另一方进口设备、技术或原材料时，一般不支付现金交换，而是在约定的期限内用进口设备制造的产品或公司的优势进行补偿，这种行为称为补偿贸易。适用于这类贸易的合同包括交换，两国之间无货币的货物交换，其特点是进出口相结合，汇率总额相同，无须支付外汇，补偿贸易协定在现代国际贸易中很少使用。

（五）国际工程承包合同

原则上，一般会按照事先制定的规则和条件将公开竞争委员会和贸易程序的过程被称为公开竞争贸易。此类交易中使用的合同包括投标合同和商品交易所交易合同。中标后，将签订一份国际合同。由于此类合同的国际性质，并且其包含的内容非常复杂，极具技术性和风险性。承包商和业主必须遵守不同国家的法律、法规和指南，并在操作过程中必须非常小心。随着近年来建筑业的发展，海外工程市场逐渐发展，为国内工程公司创造了新的利润点，提高了企业的综合实力。由于外国公司的合同和付款条件不同，外国公司的合同和付款文化不同，很难进行有效的项目管理。这不仅会阻碍海外项目的顺利进行，还会影响公司的收入，甚至造成一定的经济损失。因此，有必要加强对外工程项目商务合同的优化管理，提高合同管理质量，有效规避合同风险，加强合同内容的落实。

（六）代理协议

在国际贸易中，中介机构被用来收集信息、做广告、寻找客户、获取订单、推销产品、开发市场或提供售后服务。适用于这种贸易形式的合同包括分销、装运、代理等。法律上的代理是指授权他人代理的人与人之间的关系。前者称为委托人，后者称为代理人。双方签署的代理协议应明确各自的法律权利和义务。在国际贸易中商务合同的签订会有很多的问题。

（七）来料加工合同

合同贸易是指来料加工、来件装配、来样装配，也称加工贸易。适用于此类合同贸易的合同包括供应材料的装配合同和供应材料的加工合同。

（八）多种贸易方式相结合的合同

除此之外，一些涉外的合同包括国际运输合同、雇佣合同、保险合同等。

信息技术与知识经济发展形成的产物就是经济全球化。随着经济全球化和跨国贸易公司的逐渐发展，国际资本方面的流动也有了很大的规模，同时也促进了全球化的进程，大部分国际合作项目与传统贸易二者之间的方式已经无法满足现价段的需要。因此，大量使用各种各样的贸易形式是目前需要解决的一个非常紧迫的问题。例如，利用国际投资、贷款和租赁引进技术、进口设备或进口组装、产品转售、偿还贷款和其他形式的经济合作。结合这些交易方式的合同应包括：外国信贷协议、国际BOT投资协议和国际租赁协议。此外，外国合同包括国际运输合同、雇佣合同、保险合同。

三、商务合同管理中的常见风险

（一）合同签订主体层面的风险

一般需要签署商务合同的签字人，其必须要具备一定的资格，能够代替公司为合同所签的内容负责任。然而，目前中国法律对合同签署人的资格要求还是相对较低。这对于公司而言，依据现行法律规定，一般的公司只要具有正式的商业资格，就可以签署合同，但这只是一项一般性规定。对于某些行业，如制药、金融和建筑业，还有一些额外的规定。它不仅要具有正式的经营资格，还必须具有资格证书或官方批准，合同中规定的经营活动仅限于公司的经营范围。只有这样，签订的合同才具有法律效力。与不具备相应专业资格的公司签订合同时，如果不正确理解这一点，其合法权益很有可能会因此受到损害。

（二）合同签订过程中的风险

根据我国现行法律，某些类型的贸易协议规定其必须按照相关规定执行，否则将直接影响贸易协议的法律效力。如果当事人要提出对外融资的，应当需要找报政府机关的相关部门进行批准。所以，当商业合同涉及这些具体类型时，如果不按照相关规定执行，将直接影响当事人的正常商业活动。

（三）合同内容中的风险

作为商业合作双方合作行为和利益分享的重要依据，商业合同内容中的每一个要素都非常重要。商务合同通常包括原始合同和附件。正本应包含完整的要素，包括但不限于双方的基本信息、交易内容、交易形式、货物或服务需求、支付期限、方式和违约责任，附件应能够完成并支持原文的内容。只有条约中的这些内容明确和完整，条约才能真正发挥作用。如果内容不明确、表述不明确或不一致，合同的效力很容易受到损害。

（四）合同履行过程中的风险

合同履行风险是商业合同管理中最重要的风险之一，合同履行风险主要来源于合同当事人的行为。由于客观或主观因素，一些缔约方会无视具有约束力的合同条款，擅自履行合同义务，这将对商业合作的另一方产生重大不利影响。当然还有在合同履行过程中的风险就是合同主体，一般情况下，许多企业在签订合同的过程中，会忽略合同主体问题，交易的对方是否具备符合合同主体的资格，在实践的过程中，如果发生合同纠纷问题，这时在考虑合同的效力时，就会出现因为合同主体不合适而导致合同无效或者效力待定的情况，所以企业在履行合同的过程中不确定主体位置，直接交易就会给企业带来一定的经济损失。

（五）海外商务合同的风险

1.外部环境影响

由于不同的商务环境，在沟通一些合同和法律法规方面存在重大困难，这导致双方在合同环境的信息交流存在一定困难。一旦处理不当，将影响工程进度，也可能引发合同纠纷。因此，在开展商业工程项目时，有必要全面了解相应的商务环境等。要转变思维方式和沟通方式，与业主保持良好的沟通关系，相互包容，促进项目顺利推进。有一部分地区对于商务合同相关法律法规非常严格。当公司不了解相关法律时，他们会因为小错误而造成巨大损失。因此，详细了解不同地区的市场环境是合理设计公司合同的关键一步。

2.税率影响

通常，外国项目以当地货币或美元支付，而中国的大多数外国合同项目都是在发展中国家开展的。这些国家的汇率波动很大。在交易过程中一旦汇率波动，很容易带来巨大的经济损失，缩短项目利润率，甚至导致承包商的经济损失。阿根廷、津巴布韦等国货币波动较大，总体而言，海外工程项目建设时间长、结算金额大。要结合具体情况，适当确定不同货币支付的比例，并将收到的项目资金转换为稳定的货币。防止汇率下跌造成的经济损失。

3.支付风险

在国外开展工程项目时，必须充分考虑业主和分包商的付款，确保结合特殊情况设定适当的付款条件，避免给承包商造成经济损失。因此，在实际工程支付中，必须结合业主的具体情况确定分包商的支付节点，结合工期、工程质量、施工安全等因素科学确定支付条件，以确保能够满足业主和承包商的要求。

四、商务合同管理中风险防范的对策

切实加强商务合同管理过程中的风险防范。在开展业务合作之前，公司和个人应通过各种渠道了解与业务合同有关的一些法律法规，充分了解签订和执行业务合同可能涉及的风险。一些有资质的公司还可以设立特殊的合同管理职位，通过更专业、更制度化的合同管理模式，改进公司的合同管理体系，有效避免与商业合同相关的风险。在实际行动中，应从以下三个方面加强治理：

（一）加强事前管理

在签订商务合同前，合作伙伴应首先仔细阅读和分析商务合同的内容，尤其要注意遗漏的内容、表述不清的内容和矛盾，及时发现和修改，确保合同内容与适用法律法规之间不存在矛盾。其次，当面临“合并”业务活动时，您通常会同时签署多个相关合同。在这种情况下，您需要仔细比较几个相关的合同，以确保逻辑和表达没有冲突。最后，为了提高合同的效力，还可以考虑引入第三方作为公证人，为缔约国的银行提供额外的担保。

（二）加强事中风险管理

一旦合同签署，履行程序完成，双方将加强对此事的监督。最重要的是，它涉及加强对另一方在合作过程中的一些行为的理解，尤其是那些影响重大利益的行为。我们应密切关注和监控合作过程中合同内容与合同条款是否存在矛盾。如果是这样，我们应该及时干预。因为当我们在交易的最后阶段评估合同绩效时，很难发现过程中的一些问题。

（三）事后风险管理

第一，事后风险管理主要是指合作结束后，双方为应对合同履行过程中的风险而采取的措施。因此，双方应首先在适用的合同法中了解合同索赔的相关内容，并在一方违约的情况下，积极、适当地行使法律赋予的索赔权。第二，在宣布合作后，双方应妥善维护原合同及其附件，并将其作为解决后续争议的有效依据。第三，双方应认真梳理和总结合作过程，找出不足之处，并在下一次业务合作过程中不断完善。

商务合同已经成为市场参与者之间商务合作过程中不可或缺的要素，但在商务合同管理过程中仍然存在一些漏洞和风险。本文分析了一些常见的风险，并提供了一些相对合理化的建议。

（四）海外商务合同风险管理

1.合同签订管理

实现合同风险控制，确保合同管理最优化。海外项目建设涉及政治、技术、经济、法律等要素，合同管理相对复杂。因此，在签订海外项目合同之前，有必要安排专业人员和熟悉海外情况的人员对合同语言和数据进行全面审查，以评估合同质量、合同期限等风险因素，提前预防和控制进度和成本，并提前进行管理。避免合同执行过程中出现问题造成的损失。

2.合同保障管理

在合同执行过程中应进行动态跟踪、控制和监控，以避免影响外部因素。在合同建设过程中，经常会出现很多波动，要求合同管理人员注意发现异常问题，采取有效地适应措施，确保合同管理目标的实现。在土木工程管理中，控制工程质量、安全、进度、成本等因素，为工程项目的实施提供保障。在合同执行过程中，由于各种因素的影响，往往会偏离预期目标，因此有必要对执行的合同进行实时动态跟踪和调整。

合同保障管理是商务活动的重要组成部分，这其中关系着商务活动的开展，影响着各个方面的工作。为了能够促进商务合同管理工作的落实，还需要改善加强合同管理工作与提高防范能力，最终形成一个良好的氛围。商务合同的管理优化有利于提高工作效率与保障双方的质量及利益。

3.合同变更索赔管理

境外工程项目发生合同变更时，要合理处理，及时向有关合同当事人提交，并取得批准文件，避免合同纠纷。由于各种因素的影响，存在对施工时间和费用的索赔。在此基础上，有必要澄清合同条款和条件中容易引起投诉的条款和标准，并在条款和条件中包括双方协商的要约文件、要约请求和承诺书。一旦索赔成立，将根据合同要求严格分析索赔的公平性和合理性。双方将采取辩证和适当的态度来维护索赔的公平性和公正性。同时，我们应该注意索赔的有效时间，以避免超过有效期难以提出充分索赔的现象。如果工程索赔是由外部因素引起的，应结合合同要求全面收集和整理索赔数据，并与业主沟通，提出合理的索赔。

五、总结

总之，随着社会的不断进步，商业合同在国际政治、经济和法律方面也有很大的差异，因此，合同管理需要包含许多合同内容和框架。也就是需要结合具体情况，妥善管理各类商务合同，优化合同内容的创建，确保合同内容的完整性和详细性，使合同能够实现程序化、规范化与制度化，在合同的签订及合同法律观念上要不断增强，做好相关的人员培训，避免合同执行过程中的合同纠纷和隐患，为项目顺利开展奠定基础。