教学秘书岗位服务与管理的现状及应对策略——以高校为例

许瀛元

沈阳音乐学院，辽宁 沈阳 110818

随着高校学生的日益增加和专业学科的不断开展，增加了高校教学管理工作的压力，我国的高校教学目标是为社会的发展和经济建设的不断发展输送更高素养、高技能水平的复合型人才。为了更高效地对高校的教育教学进行管理，提高高校的教学水平，高校领导班子必须对传统的高校管理的制度进行创新和改革，尤其是对教育秘书岗位的工作管理内容的调整［1］。

一、高校教学秘书岗位的定位标准

作为高校教育管理体系中的重要组成部分，在全校所有教职工的地位仅次于高校校长的地位，因此可见教学秘书这个岗位在高校教学管理体系中的重要性，教学秘书岗位是辅助高校领导班子对高校的管理工作进行规划和统筹安排，细算起来教育秘书的工作既冗长又繁琐。教学秘书始终在教育教学的最前线，不仅与自身高校的教职员工的教学团体之间沟通交流，同时还要和其他高校之间的教学团体保持教学上的往来。教学秘书的工作内容也是非常广泛的，同时也是非常繁杂的，比如各专业学科老师的教学档案的归档，学生各学科上课的顺序，教师之间或者学生对专业教师的教学质量和效果的评价等都是教学秘书的工作范畴。除此之外教学秘书还是连接学校、教职员工和学生之间的纽带和桥梁，学校的一些教学方针、观念、政策、制度等都需要教学秘书对教职员工和学生进行传达，而教职员工和学生的一些生活、学习的需求也需要通过教学秘书对学校领导班子进行反馈，从而促进高校形成和谐的校园环境。教学秘书的另一项和学生息息相关的工作内容就是根据不同专业学习的特点和侧重点不同合理安排学生的课程表，在学期末的学科成绩考核时，安排学生参与考核的学科的顺序和时间。这些都仅仅是高校繁杂秘书工作的一小部分的体现。教学秘书是作为高校管理系统中不可或缺的重要组成部分，还要参与到学校管理制度和行为规范条例的制定中，并在管理制度和条例的实际运用中，能够对高校教职员工和学生进行有效的管理，及时地发现教师教学过程中或者学生生活学习中遇到的问题，并通过上报或者实地解决的方式进行处理［2］。

二、高校教学秘书岗位服务与管理存在的问题

高校秘书的岗位做的都是关于学校管理方面非常平凡的事情，但高校管理中，一旦缺少了教学秘书的作用，就会导致高校教学管理水平和教学水平直线下降，因此可以看出高校的教学秘书对高校的发展影响是非常大的。高校教学秘书工作的主要方向就是服务师生、领导和对高校日常的管理监督，总结起来就是高校秘书的工作能力直接影响到高校的管理水平和教学水平。但目前高校的管理中秘书岗位的服务与管理工作模式还存在着一些问题：

（一）高校不够关注教学秘书工作

高校教学目标是培养社会所需综合型人才及其强化教学质量的重要前提，同时对学生的学习也十分重要。大部分高校都觉得，提升教学质量其实就是提升专业课老师本身的教学质量，而忽视了教学秘书的管理及其服务。教学秘书本身的管理及其服务工作在提升教学质量当中发挥着重大的作用。教学秘书所要负责的事务较为繁杂，同时也是落实教学活动的基础之一，大多数高校并没有对教学秘书这个工作予以过高的关注，从而造成教学秘书没有太多的机会跟学校汇报本岗位在职务及其服务管理当中所存有的问题，学校领导缺少对于教学秘书这个工作的认知，同时把教学秘书这个工作看作是理所当然［3］。

（二）高校教学秘书的服务质量有待加强

为高校学生的日常学习生活、教师的教学活动服务是高校教学秘书工作的主要内容，协调好这两方面的关系才能保证高校顺利进行的教育教学的有序性。然而在高校范围内对教学秘书的工作重视程度不够，学校并未赋予教学秘书更多的权限，因此导致教学秘书在对学生和教职员工的学习、教学方面所展现的服务内容和深度有限，无法全方位地满足学生教职员工的需求，从而没有较高效率的服务水平。因此高校领导班子要增强学校管理层对教学秘书岗位工作性能的关注意识，同时在学校范围内扩大教学秘书的影响力，促使学生和教职员工对教学秘书工作的支持和配合。对从事教学秘书工作的相关人员加强职业技能和职业素养的培养，并根据教学秘书的特殊性，扩大教学秘书的工作深度，有助于提高教学秘书为学生和教职员工服务的质量。

（三）高校教学秘书对高校日常管理意识不强

随着高校教育事业的不断发展，大部分高校对教学秘书工作的重视也越来越高，为了彰显教学秘书的地位和重要性，高校不惜下重金聘请硕士、博士，甚至是更高学历的人来担任教育秘书一职，虽然他们在自身所学的专业领域的建树很大，但在对刚刚接触的高校教学秘书岗位的工作中，没有对高校日常管理工作的管理意识和协调教育体系之间的协作意识，尤其是对高校教学管理，没有丰富的管理经验和较高水平的管理能力，只能处在被动的姿态下。也由于这些高学历的教学秘书没有意识到教学秘书在高校管理中的重要性，对自己教学秘书职位的工作内容和工作性质没有深刻的认识和了解，对专项管理能力和管理经验及管理知识的极度缺乏，导致教学秘书无法在高校的管理中发挥作用，从而降低教学秘书管理工作的有效性［4］。

（四）教学秘书考核制度不够明确

教学秘书在服务管理当中，其工作的性质在某种程度上造成考核制度难以做好量化分析，不管教学秘书这个工作是否取得好的成果，都无法及时予合理的评价，教学秘书这个工作的质量同其薪酬待遇并无太大的关系，仅是将工作是不是存在失职当作是考核的重要指标，并未创建规范的制度来评价教学秘书这个工作的质量，部分教学秘书就是在工作当中表现得十分优秀，但是并不可以获得奖励，这就会造成教学秘书对工作的热情难以得到激发，时间一长，更多的教学秘书在工作的时候通常就是草草了事，以至于可能会产生一定的职业疲惫感，进而影响到工作的效率。

三、高校教学秘书岗位服务与管理模式的策略

高校教学秘书与高校的教学和管理有着极为紧密的关系，教学秘书的工作能力和管理质量的高低与高校的教学和管理水平成正比。因此要想提高高校秘书岗位的工作质量和工作效率，就必须针对教学秘书岗位职责的特殊性进行改进。

（一）加强对教学秘书队伍的建设

高校的教学秘书是高效管理体系中的重要一员，是学校管理工作最直接的执行者，同时也是高校管理中的服务者和学生、教职员工需求的反馈者，因此教学秘书的队伍建设直接反映了高校管理的整体管理水平，高校要想提高学校各方面的管理质量水平，就必须要建造一支高素养、高科技、服务和管理意识都非常强的拥有现代化信息技术的教学秘书团队，从而能够提高高校教育教学和其他方面的管理水平。首先作为学校的领导和决策者，要提高自身的教学秘书队伍建设的意识，并加大对教学秘书队伍建设的支持，对即将成为教学秘书的人员进行严格高要求的选拔和招聘工作，同时也要加强学校内部相关教学秘书岗位人员进行专业的职能和工作内容进行培训，提高学校内部工作人员的职业技能和管理水平。要建立完善的教学秘书的管理制度，明确高校教学秘书的管理工作的内容和管理职责，能够在日常高校的各方面管理工作中发挥教学秘书的最大优势，提高高校管理的质量水平，同时将对教学秘书的绩效考核与资金制度进行有机结合，对表现突出的教学秘书要提供丰富的物质奖励，有利于激发教学秘书岗位工作人员的工作热情，能够在学校的管理工作中做出自己最大的努力，能够最大限度地发挥作为教学秘书的优势［5］。加强高校中多个专业院系与高校的教务管理处的信息交流，专业院系与各专业教师之间的信息交流，学生与所选专业的教师之间的交流和沟通，打造温馨和谐的校园学习环境，在为教职员工和学生提供高质量的服务效率的同时，也能够保证学校各方面的管理工作的顺利进行。高校教学秘书是教师教学活动和学生的学习活动和学生之间的交流进行监督和管理，及时地发现问题并进行上报和及时的解决，利用现代化的网络信息技术为教师和学生建立多样性的信息交流平台，根据学生的意愿和高校教学内容进度的实际情况，对教学计划进行科学规划和合理安排，能够为各专业院系和教师提供更多的专业的教学研究参考，从而有利于提高学校的教学水平。

（二）提高教学秘书的服务意识和管理意识

高校教学秘书对外是高校管理水平的体现，对内是辅助学校教学管理的基石，基于教学秘书的重要性，学校要加强教学秘书队伍的建设工作，同时也要提高教学秘书的服务和管理意识，有利于教学秘书在日常高校的管理过程中能够为广大师生提供更高质量的服务，推动学校全方位地开展管理工作。在日常管理工作中，教学秘书要创新管理工作的理念，根据学校的教学实际的要求和广大师生不断增加的现代化教育模式的新需要，运用科学的现代化管理技术对学校实行全方位的信息化管理模式。随着网络化信息技术的不断发展，高校教学秘书可以运用好现代化的信息技术建立网上办公管理系统，并设置相应的管理板块便于管理，比如针对高校教学活动的教学版块，校外交流的活动策划管理版块，以及其他关于高效管理的板块等，并利用现代化互联网的信息技术建立互动交流平台，拓展广大师生交流的形式，还可以促进各个高校之间的专业学术线上交流会等。高校教学秘书在对高校管理工作中融入现代化的科学技术手段，使高校管理的速度和效率都得到了有效的提高，也使高校管理工作向现代化技术迈进。

（三）完善教学秘书工作对应的机制与设施

首先，高校需要给高校秘书这个工作创建对应的鼓励及其竞争体制。高校如果想要提升秘书的工作热情就需要创建对应的奖惩机制，对于工作积极、业务能力强及其业绩突出的从事者需要予以奖励，同时在职位升迁当中优先考虑这部分职工。针对在工作当中推诿责任，且并未负到对应责任、管理水平提升较慢，甚至是没有提高的从事者需要进行一定程度的惩罚，进而激发出职工的工作热情。

其次，高校应该对教书秘书这个工作设施做进一步的优化与更新，进而给教学秘书提升服务品质予以有效的硬件支持。一方面，对于部分管理设施较为滞后的情况，高校需要带领专业人员来对管理软件及其计算机展开升级与更新，进而确保管理设备能够更为科学，且更加予以操作，保障高校秘书能够更为方便地借助校内或者是校外的资源。另一方面，高校应提升服务的统计途径，并对这个途径加以优化，设计对应的服务评分系统，使得有关的监督机构能够快速了解教学秘书的服务质量［6］。

（四）建立良性竞争制度，对高校教学秘书进行定期的专业培训和互相交流

高校教学秘书的专业能力和工作效率直接关系着高校整体管理质量水平，因此高校致力于打造精兵强将的教学秘书队伍。为了更有效地促进高校教学秘书的专业能力和管理水平，高校管理层要建立完善的教学秘书管理制度，对于教学秘书工作效率不高的因素进行分析，在教学秘书队伍内部建立良性的竞争制度，通过鼓励和奖励的方式，提高教学秘书的工作热情，激发教学秘书对高校管理工作的责任心。对于管理成效斐然的、管理效率高的、服务性好的教学秘书中的优秀工作者，要给予及时的奖励和鼓励。使教学秘书岗位的工作人员可以在良性竞争的环境下，努力提高自身的工作效率。高校还有对教学秘书岗位的工作人员进行定期的培训，开展多个高校联合的高校秘书交流会，就相关的管理经验和管理方法进行探讨和交流，有助于提高高校秘书在今后的高校管理工作中的工作效率。同时教学秘书还要通过网络平台等先进的信息技术拓展自身的高效管理的知识和技能，提高自身的职业素养，学习各种先进的管理经验和方法，从而更好地推动高效管理水平的提升。

四、结束语

在高校的管理工作中教学秘书发挥着很大的管理和服务作用。本文阐述了教学秘书岗位的服务性和管理性存在的问题，以此为出发点结合高校管理的实际需求，不断地提升教学秘书的管理能力和各方面的管理水平，以期能够更好地为高校师生服务，从而提高高校管理的整体管理质量。