事业单位人事档案管理水平提高策略探讨

修 锐

长春市南关区园林管理中心，吉林 长春 130000

一、人事档案的重要性

档案是记载一个人从出生到死亡所有重要事件的统一汇总。对于个人而言，人事档案中存有个人的工作履历鉴定表，政治表现、入团入党的相关时间和证据，以及其他相应的奖励处分和工资方面的文件材料。是员工成长的重要证据，是对个人总体情况的反应。事业单位在对个人进行工资评定职务晋升时，人事档案是重要的证据之一。因此人事档案也区别于其他的个人档案［1］。

人事档案有其现实性的特点。是事业单位评定员工个人工资档次的重要依据。事业单位有完善而系统的工资、职称晋升标准。如果出现职称或工资等级的变动，往往依赖于人事档案内容的变动。人事档案的真实性特点决定了人事档案内容完整真实且材料具体客观，人事档案中的大部分材料均有相关领导人的签字证明，也有其他人的签字佐证，因此从某种意义上来说人事档案是相对真实可靠的，对单位选拔人才、工资晋升等多方面有重要作用。

人事档案的流动性和动态性，可以帮助事业单位确立后期的招聘计划。人事档案数量的不足，往往意味着本单位本地区人才不足，需要启动后备招聘计划。但是由于地区之间人事借调情况相对比较频繁，很难对具体人数和岗位有明确的认知。因此人事档案就显得尤为重要。

二、人事档案管理制度中存在的问题

（一）缺乏人事档案管理制度

事业单位有一整套完整的晋升体制，对于单位员工相应的履历资料应该每年进行更新和整理。如每年年末进行的年度考核表、职称变动表以及其他的相应表格。此类表格的填写与增减一般是在每年年末进行，但是受到实际情况的影响，事业单位有大量的工作，需要在年尾和年头完成工作总结和安排部署工作。工作量大、工作内容复杂，对于此类重要但很少涉及的工作内容，领导干部往往不重视。对于人事档案管理部门，大部分时间的工作是检查档案的完整性，需要对人事档案进行集中统一整理的时间节点，往往是本单位事情最多的节点，在这个时候需要增添和删减的档案也在不断增加，也有部分档案会因人员流动而需要从本单位流出，因此人事档案不能够及时地进行更新［2］。

人事档案管理制度是保证人事档案管理能够顺利有效进行的重要前提。事业单位有完善的体制机制，但缺乏相对应的保管制度。制度的缺乏也就意味着管理方式的缺失，档案的完整安全难以保障。人事档案是个人一生中最重要的材料之一，人事档案的缺失往往会引发连锁反应。人事档案制度不仅仅只是简单的材料归档，还包括相应的检查核对制度和传递制度，以及最重要的保卫保密制度。这些制度都是保证人事档案能够长期保存并能真正对个人发展起到作用的重要前提。制度的不完善往往会导致档案的缺失、遗漏，对个人和单位的发展都有巨大的打击。

（二）人事档案重视不足

不同的事业单位有其主要负责的内容。以某某区园林管理中心为例，单位是属于住建局下面的事业单位，与工商部门、执法部门共同对城市园林绿化进行管理，因此本单位的工作重心放在城市园林绿化规划管理监督之上。本单位的工作中心和人事档案工作管理没有太直接的联系，本年工作和人事档案挂钩的时间也相对较少，除人员招聘或留出以及职称变动时，其余时间基本不会涉及人事档案管理的相关工作。因此单位本身就不重视人事档案，从干部到其他工作人员对人事档案没有深刻的认知。对人事档案的管理也普遍存在一些误区。把人事档案的管理工作简单地理解为“补材料”，上级部门需要什么材料就下发通知要求补什么材料，材料的重要性不做任何的补充说明。领导干部对人事档案中需要的材料的重要性和真实性往往审核不到位，基本的模式是单位人员写材料，领导干部签字确定，在这个过程中往往缺少审核的过程。实际上还是事业单位本身对人事档案的理解认知不足，没有把人事档案当做是一件重要的事情来完成［3］。

（三）管理松软散

领导干部对人事档案重视不到位，就会直接导致人事档案管理存在巨大的漏洞。人事档案管理一般要求有专职人员进行，但实际上档案管理工作往往是由其他科室人员兼职完成，一般由办公室负责材料的收集整理归档工作，但办公室人员往往身兼数职，且主要工作不是档案整理工作。管理人员对档案管理工作不了解，缺乏专业的档案知识，对档案管理工作的相关法律条文认知不足，不了解档案管理工作包括的内容。对档案工作管理的具体要求认知不足，对档案存放条件和环境认知不足，对档案的收入发出了解不足。不具备专业的档案管理员资格，也就很难保证人事档案工作的有序进行。

人事档案管理制度的缺失也直接导致了管理人员的缺位，事业单位的档案管理员应该是专职的人员，人事档案管理人员采用兼职的制度，会直接导致人事档案的缺失和损坏。管理人员没有可以依照的相应规章制度，在管理上难免会出现松软散的情况。人事档案对个人而言是保密文件，管理人员是兼职的情况下，很容易导致保密文件外泄，同时也很难保证人事档案的齐全。加之管理人员缺乏相应的专业知识，对档案的收集管理工作认识不到位，人事档案管理工作只是兼职工作，对人事档案的管理只是单纯地停留在把材料放入档案盒中，没有进行有效的整理和排列，管理工作只有管没有理，因此也常常会出现材料重复的情况。

三、建立健全人事档案管理制度

（一）完善相应的规章制度

制度是保证人事档案工作能够有序进行的重要保证。把人事档案管理中涉及的各个方面，以制度的形式规范和确立，是保证人事档案工作有序推进的重要前提。人事档案管理工作应该依照国家档案法的相关内容，依照本单位实际情况依法进行。为了促使人事档案管理向规范化标准化方向前进，依照《事业单位登记管理档案管理办法》《国家档案》的相关内容，结合工作实际，请教专业人士，制定本单位相应的人事档案管理的规章制度，把制度明确化、透明化、公开化，才能保证人事档案管理工作有章可循，最大程度理清档案管理工作的程序和步骤，保证本单位人事档案资料完整无误。

人事档案管理制度的确定，可以将其单位的人事档案管理工作和其他工作相隔离。也可以最大程度上保证由专人专职负责人事档案工作，人事档案不需要经手多个兼职人员，档案的完整性得到保障。

人事档案的规章制度要符合本单位的实际情况。档案管理工作应当符合本单位的实际情况，不能生搬硬套其他单位的管理模式和工作方法，不能为了片面追求完成人事档案工作，而忽略了本单位的实际情况。人事档案的规章制度要符合本单位的工作实际，满足工作所需。本单位的规章制度应该是简明实用的，任何制度的设立都是为了能更高效地完成工作，适当工作制度应当是简明实用，最大程度保证了制度的可操作性，才能在落地阶段对人事档案管理工作进行有效的管理。人事管理的制度要是能够严格执行的，档案管理制度由本单位执行，也应该由本单位进行监督和管理，在档案管理的过程中要做到赏罚分明，相应的奖惩措施是保证人事档案规章能够顺利推行的重要保障，不能因犯错人员的身份地位高低就免于相应的处罚，制度应该适用于本单位的任何一个人，只有这样制度才能顺利地推行。

（二）确定人事档案保管场所

人事档案管理分为文字、图表、音像等形式。由于人事档案工作一般由办公室的工作人员兼任，因此人事档案往往也存放在办公室内。人事档案作为一份需要长期保存的文档，一般的办公环境往往难以满足人事档案保管的要求，硬件设施不过关是导致人事档案损毁的主要原因之一。没有专业的人事档案管理室，极易引发人事材料的霉变重做等问题，人事档案的总结和完整难以保障。兼用的办公室往往需要存放其他的材料，事业单位所准备的材料外观大多十分相似，混用共用档案保管时必然会导致档案误拿漏拿。因此事业单位需要设立专门的人事档案保管室，才能保证保持室内相应的湿度和温度，不会因为人员频繁进出而导致室内温度湿度的变化，人事档案的使用年限往往长达几十年，环境是人事档案长期保存的重要因素，部分人员调动范围广、次数多，保管环境难以保证，那么档案的质量也难以保证。固定的人事档案保管场所，有利于开展多项人事档案的防护工作，如开展防水防火、防虫防鼠等防护工作，最大程度上保证人事档案不受非人为因素的影响和破坏。确立人事档案保管场所，对人事档案进行统一有效的管理，最大程度上保证人事档案不遗失、不混杂，是保证人事档案安全的有力措施，场所固定也能起到很好的防护作用［4］。

（三）确立人事档案人员管理制度和晋升制度

档案管理人员需要有较强的档案管理素质。管理人员要是专职的管理人员，在人才选拔上一般有两个途径，一是本单位推荐人选，固定工作岗位，因此就需要对档案管理人员进行培训，不仅仅是对档案管理工作要求和内容的培训，也有对思想政治责任心的培训。档案管理人员应该有较高的专业素养，可采取外出培训的方式，让工作人员能够熟悉档案管理工作的基本要求和工作流程，培养出本单位的专职人事档案管理人员。也可以利用社会招聘，选拔专职的档案管理人员，在适当的情况下，可放松对学历的要求，把档案的管理能力作为选拔的重要标准，同时积极向其他事业单位学习，尤其是向人事档案管理工作取得巨大成就的单位学习，加强不同单位之间的沟通交往，最大程度上完善本单位人事档案管理工作的内容。

专职的档案管理人员才能最大程度上改进和完善档案管理室的功能和作用。专职人员对档案内容的重点和次重点有明确的认知，对本单位补全材料会有指导性的作用。档案管理工作人员要加强工作意识，端正工作态度，真正把人事档案工作放在心上，才能更好地发挥工作人员的主观能动性，才能更好地为本单位的人事档案工作服务。

在保证管理人员专业性的同时，也要保证管理人员的晋升制度。公平有序的晋升制度是保证人事档案管理专职人员稳定的重要措施。大部分单位的工作内容都和人事档案无关，本单位相应的晋升机制和奖励机制都只针对本单位的本职工作，因此要保证好管理人员的晋升机制和奖励机制，才是留住人才的唯一方法。档案管理人员工作的特殊性也决定了无法参与本单位正常的晋升和奖励，因此单位在设立人事档案管理制度的同时也要考虑到管理人员的薪资结构和晋升方向，才能在最大程度上稳定管理人员的情绪。

（四）与时俱进

档案管理工作随着时间的推移不断有所增加，从趋势上来看，档案管理工作的内容只会多不会少。因此档案管理工作要有与时俱进的开拓精神，单位应该采用信息化的管理方式，对档案内容进行统一编号集中管理，引入条码和计算机管理的概念，把纸质档案当做电子档案的方式进行管理和编号，事业单位可以采用对人事档案进行编码，由系统自动生成纸质二维码，并对档案中相对应的材料进行集中录入和编码，每增加一次材料都进行计算机录入，最大程度上实现人事档案的现代化管理。这样的管理方式可以在不打开人事档案的前提条件下知道该材料已有的内容和缺少的内容，对档案的流入流出更加清晰准确。同时也可以对档案的位置进行计算机定位，每一个人事档案有固定的电子定位，以方便后期的查找和整理。

与时俱进的不仅仅是管理手段，还有管理思想。人事档案管理的方法可以多和其他单位沟通学习，充分借鉴其他单位好的工作经验，结合本单位实际情况，吸收其他单位适合本单位的做法，让管理更加人性化，更加科学高效。同时也定期召开会议，倾听不同层级对人事档案管理工作的意见和看法，了解到本单位人员认为的档案工作中的不足之处，不断简化工作流程，规范审批程序，避免反复准备材料减少本单位人员准备材料的压力，更好地服务本单位人员。

四、结语

完善事业单位人事档案管理制度，有助于提高本单位的管理水平。档案管理制度关系到单位内每一名成员今后的发展和晋升，做好人事档案管理工作是稳定人员流动的最佳途径，也是减轻本单位工作压力的最佳途径。针对人事档案管理工作中存在的问题提出相对应的解决方法，可以进一步促进档案管理工作的发展。本单位在规章制度、人员管理、设施建设等方面下功夫，才能做好做细人才档案管理工作。把工作落到实处，做到细处。才能更进一步促进事业单位的发展［5］。