公立医院科研项目管理内部控制研究

杜洁 首都医科大学附属北京安定医院

一、绪论

当前，科研经费的使用规模逐渐增大，款项来源十分丰富，各类科研经费（纵向、横向）的报销规定，以及使用范畴和审批流程都有着很大不同，以至于科研经费管理越来越繁杂。科研经费的高效使用是保证公立医院科研项目能够顺利开展的基本条件。而对于公立医院来说，科研水平也是考核医院的重要指标之一。如果医院在科研经费管理方面规范不到位，就会造成科研资金被浪费的情况，也会导致国有资产的大量流失。这些年，与科研经费有关的恶性事件频频爆发，政府对于公立医院在科研经费方面的规范管理要求越来越高，也越来越重视，围绕科研经费展开的专项审计内容愈发增多。所以，对于公立医院而言，必须在内部控制制度当中，增加相应的科研经费管理制度。

二、医院科研经费管理中存在的问题

（一）各部门职责分工不明确

提高医院科研经费管理质量的关键之一是明确各科室的角色和职责。现阶段的具体情况是医院的责任部门和科研人员职责不明确，财务没有实现精细化管理。尤其是有的人自己的工作和义务做得不好，并且没有恪守好自己的本分，没有全面辅助科研人员在经费管理方面做得更好。因此，医院整体科研经费管理难以实现提质增效。此外，绝大多数科研人员对于科研经费的争取和申请非常注重，而对于经费支出的管理却较为忽略。除此之外，科技部财务部等有关部门之间没有高效衔接，导致数据信息滞后或不对等，如此一来，对于科研经费的高效管理造成了很大阻碍。

（二）经费预算缺乏规范性

现阶段，虽然有许多医院已经正常实施并落实了科研经费预算管理工作，然而却在管理上存在着一定的局限性，缺乏系统性和全面性，各种问题屡见不鲜。从其中一个角度来说，在科研经费预算管理层面，许多医院的重视程度不够，管理意识也不强，管理途径和策略过于单一化。而从另外一个角度来说，在科研经费预算管理层面，许多医院又沿用旧的管理思路和方法，在具体的管理活动中自然会出现空白状态。当科研经费预算管理的完整性相对较低时，容易发生很多科研经费预算管理的实际问题，如强调预算管理体系建设、忽视预算执行、强调预算执行等，忽视经费的使用和分配。而且，当科研经费预算管理方法的选择更加机械化时，这种机械化管理方式很容易转变为全面管理的局限性。

（三）存在虚假报账的现象

列支与课题不相关的支出，是科研经费管理中经常发生的现象，由于科研专业性强，支出是否必要且相关，对于财务人员很难判断。比如，差旅费、材料费、测试化验加工费等支出在预算不详的情况下，通过此来为个人赚得私利，虚假报账，将会为医院和个人的发展带来不良影响。近年来，科研经费违规报账的案例层出不穷，主要是利用虚假发票以伪造事项从科研经费中报销，报销的名目有劳务费、专利费、培训费、差旅费、印刷装订费和软件开发费等。更有甚者，提供伪造受试者的名单、利用亲戚朋友证件信息冒领受试费、提供虚假行程单、违规私刻公章造假等，用套取的科研经费为培养的亲信分好处费。负责人及经办人法律意识淡薄，钻管理的漏洞，各个岗位的人员没有按照实际项目情况予以合理的费用使用，科技部和财务部也没有对经费开展精细化管理，为财务核算的真实性带来极高的风险。

（四）科研设备的购置及管理不严谨

就医院的科研项目来说，很多时候最主要的经费使用范畴是在设备购置方面，而国家对于医院在进行设备购置时有着明确规定：其一，在进行设备采购时，必须由医院进行统一采购。其二，科研项目当中，科研设备是其开展工作中必备的专业设备。其三，科研设备统一由医院进行管理。

然而在实际管理过程中，项目管理人员并没有按照规定进行严格管理，达到规定金额的设备和服务采购，存在未按照规定履行招投标以及院内遴选程序的现象，自行采购的现象屡屡发生。科研设备管理混乱，多家单位联合申报的项目中，设备存放和出借未履行登记转移手续，这造成固定资产盘点中出现见实物而不在账的设备，而科研人员流动性较强，大多对盘盈资产解释不清。设备管理部门通常对盘亏资产进行细致的追问核查，探究原因，而对盘盈的资产置之不理，在盘点记录表上登记为账实相符，对于用科研经费购置已经达到报废年限的设备，经常被设备使用部门忽视，致使设备越积越多，与医院设备合并使用，产权越发不明晰。实际工作中，还存在并不属于医院的资产购置大量耗材的情况，而使本院新购置设备处于闲置状态，大幅度拉低医院资产使用效能。还有一些负责人职务和社会声望颇高，自行寻找理由，非法占用设备，资产管理部门盘点时只备注在某专家团队，而多年未曾见到实物，最终造成国有资产流失。

（五）经费监督管理并未到位

目前，关于我国科研经费的监管文件，大多在科研课题管理模式和使用经费的建议方面，缺乏强制执行的准则和必要的惩罚措施。这就造成了对违规行为的认定和种类缺乏依据。当前各大医院在科研经费管理方面的质量普遍较低，在实际管理当中，由于监督管理不到位，各监督人员没有尽好自己的职责，对于一些非法挪用经费的行为没有进行及时制止，或者予以纠正，以至于最终的监督管理效用不强，存在很多问题。有的课题未按照任务书约定的序时进度执行，国家款项到位了，而项目迟迟未能开展；有的科研早已结题，但结余经费仍在列支与课题无关的差旅费；还有的课题管理部门对结余经费不做要求，剩余资金转入医院账面，缺乏后续监管，造成科研经费使用随意性强。

目前科研经费审计未纳入内部审计人员日常必然开展的项目，各医院开展科研专项审计的范围和力度参差不齐。医院科研经费管理质量不高，在具体管理过程中，资金监管不及时，所有人员无法履行自己的监管职责，纠正不符合科研资金财务管理的行为。此外，各医院内部控制审计师的专业深度有所不同，这也会影响监督管理。

三、医院科研经费管理内部控制建议

（一）合理划分部门岗位职责

强化医院所有人员对于经费管理的重要性认知程度，并且让每一个在岗人员清晰了解自己的职责，提高每个工作者的工作热情，带动所有工作人员要积极地加入科研经费管理当中去，唯有这样，才可让科研经费的使用管理全面达到精细化。

对于医院科研集中的职能部门，比如科技处或重点实验室，可以配备专职科研会计，系统负责科研预算申报，支部报销等相关事宜，参与到科研经费管理的全环节当中。科研会计要对于科研经费使用管理的全环节展开严格管理。财务管理人员要对科研经费使用的编制以及审核等展开严格管理和监督，提醒项目主要对科研经费的使用用途做好严格把关。另外，科研会计还要辅助项目组做好对于项目的最终验收和审计。科技部应参与项目的全过程管理，从科研立项的审批、合同的签订、预算的调整、结题经费的使用，建立完整的台账和档案归集。

（二）加强科研项目的预算编制管理

科研经费预算编制在科研项目经费管理当中起着至关重要的作用。这同时也是科研项目执行以及课题结题审计过程中的最主要依据。公立医院的科研管理部门以及财务部门，十分必要加强相关工作人员的预算编制工作能力，从根本上提升科研项目经费预算管理工作的专业性和高效性。

对于科研项目经费来说，通常都是以年度预算为标准进行拨款，课题组会按照具体的项目任务指标，进行合理的预算编制，然后把编制报告汇报给财务部门，在此期间财务部门也会参与对科研经费的合理化分配和使用研究，充分发挥其监督职责，确保经费能够应用到实处。除此之外项目负责人也会参与预算编制，在三方合力的情况下，能够让最终的预算更符合项目实际情况，又符合经费预算要求。财务部门会制定项目预算执行对照表，并把最终的对照结果及时反馈给课题组，课题组根据实际用款进度进行合理调整，保证科研项目经费能够在合理预算范围内合规使用。

（三）加强经费支付审批管理

在进行经费报销审批时，科研管理部门必须对经费使用的真实性等作出严格审查和判断，财务部门也要对经费预算的真实性以及合法性作出正确的审核与评估，对于没有进行审批的项目，财务部门不得给予处理和批准。而对于审批合格的科研使用经费，财务部门须按照经费使用范围和类别，做好具体的费用核算，保证专款专用，方便科研费用归集。对于科研预算调整，要严格按照医院科研经费管理办法执行，按照金额大小逐级审批，涉及重大调整事项，须经院长办公会通过后方可施行，对于不予调整的项目一律予以退回，不得办理。对于劳务费的支出要严格管理，用于聘用研究人员的需要签订临时劳务合同，约定服务时间、内容和费用，上限须按照主管部门批复的额度。

项目经费预算调整应注意：首先，在保证整体经费支出目标不变的前提下，项目/课题负责人可根据工作任务的实际执行情况，对具体明细内容及金额进行调整。项目经费预算调整由项目负责人负责，填写科研经费变更申请单，涉及技术路线调整需要经过院学术委员会及伦理委员会。并根据项目主管单位的具体要求上报。在项目总预算不变的情况下，项目间接费用预算不得调剂，项目直接费用的调整按经费调整流程办理。其次，项目经费预算调整审批应由项目经办人填写院《科研变更申请单》，由财务部门派驻科研会计注明项目出处及预算明细，审核经费是否超预算额度、是否按项目数规定执行，并提出经费支出合理化建议；经由项目负责人审批，审核经费事项可行性；再由科技部、财务部审批，审核经费事项是否符合现行科研及财务政策；项目经费调整额度应制定审批额度及权限。

（四）加强固定资产及耗材的使用管理

在进行科研设备购买之前，必须提供合理可行的论证材料，经科研管理部门审核以及财务管理部门审核以后，才可进行采购。采购时必须将所有的采购和验收手续储备好，以便后期科研管理部门进行设备清查和验收。避免出现设备购置重复的情况。项目完成以后，科研管理部门还会对设备以及资产进行变更，只有这样才可确保科研经费使用的高效性。

当课题组提出采购申请以后，医院资产管理部门会对内部设备及资产情况作出判断，会根据实际情况予以统一采购，按照规定办理出入库。在项目完成以后，资产管理部门会对项目中采用的设备及耗材进行回收，最终由医院统一进行管理和使用调配。根据上级文件要求，用各类科研经费购买的材料，包括低值易耗品、各类试剂等，由采购中心统一购买，到货后由课题经办人和采购中心人员共同验货，并办理出入库手续，最后分课题按程序办理报销手续。具体规定为：在任务书中已确定供应商和采购内容的，严格按照任务书执行。任务书中无确定供应商和采购内容的，按照医院采购流程执行。如确需调整则按照科研管理变更流程进行。在项目结束以后，课题组采购的设备在原则上应由承担该项目的科室继续用于医院的研发工作。

（五）加强科研经费监督管理

造成医院科研经费财务管理水准不高的因素有很多，其中最突显的因素是欠缺经费预算监督管理。因此，为了更好地管理科研经费，医院还应提升经费预算管理和监督，健全相应的科研经费制度，要求各个部门人员严格遵循资金制度条文。同时，监督管理还能够管束科学研究人员的行为，使他们恪尽职守，各司其职，有效降低科研经费使用中不规范行为的产生。在内部控制管理当中，科研经费是最主要的管理内容。每个医院领导都必须对这部分管理做好重视，增强管理监督工作。另外，要多引进一些较为优秀的会计师，只有会计知识整体业务水平有所提高以后，才可提高科研经费管理的整体水平。因此，有必要丰富财务审计人员，提升培训，以满足科研经费管理的具体需要。

由于科研经费管理的丰富性，管理过程中经常会出现虚报费用报销。因此，为了全面解决这一问题，医院要在科研经费审计方面作出严格把关，因为财务审计对最终的管理效率有着最为紧密的影响，所以医院在内部控制方面要予以严格要求，必须加强这方面的重视和管理。第一，对于财务审计人员的综合水平要予以全面提高，通过不断培训和不断引进新的人才，来持续扩大医院的财务审计队伍。加强人员培训，不仅可以提升财务审计人员的综合工作水平，也可以确保科研经费的财务管理效能更高更便捷。另外，要对科研项目进行动态监控，把每一个部门和人员联动起来，强化管理的时间落地。第二，提高科研经费管理的合理性与公平性，推动财务管理更加有序稳定的发展。比如，对于一些重要项目，要加强监督管理力度，保证资金能够最大化最有效的被使用。

四、结论

综上所述，科研经费管理是公立医院行业发展中的重要组成部分，它的管理水平高低与医院未来的持久稳定发展息息相关，也关系着医院的经济效益和社会影响力，所以必须采取措施来规范科研经费的管理，不断完善内部控制，做好资金管理工作，合理区分部门岗位职责，提升科学研究信息系统建设，提升财务审计监督管理，不断完善科学研究绩效考评体系，进一步提高医院科研经费管理质量。