新形势下医院档案管理工作的新思路探讨

邹夏南

（南阳市中心医院，河南南阳 473000）

随着信息技术的不断完善，信息技术在日常生活中得到了广泛应用，对人们的工作与生活方式有一定影响[1]。传统的医院档案管理工作模式，已经不能满足新时期下的工作需要，导致档案管理效率以及质量得不到有效提升。这是因为医院档案管理工作的科学化水平不高，同时工作模式也没有与大环境背景下的发展相契合[2]。基于此，医院档案管理工作的新思路探讨十分必要。档案管理作为日常工作的一个基本环节，但国内的管理水平相对较低，因此，医院应该对档案管理工作引起重视，加强对档案管理工作的创新，提升档案管理科学化水平，以此来促进管理工作的效率以及质量。

1.医院档案管理工作中新思路的探讨价值

第一，医院档案信息在新形势下开始激增种，各类档案信息具有一定的潜在价值，既可以作为医院发展决策的制定依据，还能为日后各阶段的创新发展作出相关指导，最终提升医院档案管理科学化水平。在一定程度上说，对我国各大医院软实力在档案管理的创新下获得一定的提升，充分发挥了档案管理的自身价值以及积极作用。第二，各个领域在信息化时代的影响下，都面临了新的机遇以及挑战。从当前社会实践入手进行档案管理的工作思路的探讨，可以根据时代发展作出相应调整以及创新，从源头上将管理渠道拓宽[3]。另外，利用现代信息计划技术手段进行信息收集以及信息共享，为医院档案管理工作创新带来推动。第三，要想提升医院档案管理工作的实效性，提高档案管理科技化水平是重要手段之一，当下我国的档案管理科技化水平还不够成熟，相应的管理理念也没有足够的创新，需要改变原有思维模式以及管理模式，来推动档案管理水平的提升。可见，对新形势下医院档案管理工作新思路的探讨十分必要，具有一定现实意义。

2.档案管理工作现状

首先，医院档案管理的相关制度还不够完善。在新形势下，我国医院的档案管理工作缺少完善的管理制度，使得档案管理工作中出现各种类型的问题，特别是医院档案管理工作也未能达到一定标准，导致整体工作质量得不到有效提升。由于医院管理人员自身对工作的不重视，导致制定的标准体系不严谨，管理工作效率和质量较低，而且由于分工职责模糊，奖惩机制的不完善等原因，让工作人员对档案管理的积极性以及自主创新意识大大降低[4]。另外，由于医院档案数据庞大，档案内容以及范围都比较广泛，导致医院管理工作难度加大。管理制度的不健全，让管理人员在工作过程中难以顺利完成任务，出现数据丢失的严重情况。在信息时代下，医院档案管理工作已与信息技术深度结合，由于技术不够成熟，导致医院档案管理中存在较大安全隐患，比如信息泄露、数据丢失或篡改等安全问题，给档案管理工作造成了巨大影响。

其次，医院档案管理的模式以及理念相对落后。大部分医院档案管理工作人员在进行档案管理工作时，往往认为档案管理工作只是将资料保存，对档案管理工作的本质意义没有完全理解，对工作的要求没有做到深入落实。管理人员的错误思维让工作效率大大降低，产生消极怠工的思想，这种思想对档案管理工作开展十分不利，不能跟上社会发展的脚步，也不利于提升档案管理工作的实效性。除此之外，医院管理人员对档案管理工作的忽视也是档案管理事业不能得到良好发展的重要原因，导致档案管理工作不能发挥出其自身的优势，大大降低管理工作的效果。医院各个部门与档案管理人员的沟通较少，也让管理工作的进程受到限制。

最后，医院档案管理工作人员的专业水平偏低。在全民信息化时代的视域下，传统档案管理工作对管理人员的要求已经不能满足现在的工作需求。精细化档案管理工作的开展，对档案管理人员的专业水平有着越来越高的要求。就目前档案管理工作发展来看，与专业标准的档案管理水平相对来说还是差别很大。由于医院档案管理人员的专业水平较低，综合素质方面达不到标准，致使其工作的效率以及质量差强人意。另外，医院档案管理人员的思维方式没有达到要求，对数据的敏感度不够，对自身本职工作的意义没有全面了解，缺乏工作积极性，导致工作不能顺利开展[5]。

3.新形势下医院档案管理工作的新思路分析

3.1 建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度是提升医院档案管理科学化水平的重要方式之一[6]，要求医院管理人员对档案管理制度的健全做到重视，制定针对性的措施，以此来提升管理水平。医院管理人员首先要合理规划档案管理工作，转变管理人员保守思想，加强对档案管理的重视，建立相应的保管制度和档案利用制度，同时明确档案保管期，使得管理模式具有一定的规范性。其次，对各项管理制度做到全面性落实，结合医院实际情况做出针对性的改革，设立奖惩机制，根据实际情况将档案管理工作纳入业绩考核，以此来提升管理人员工作积极性，更好地增强档案管理工作的效率以及质量。最后，医院管理人员在制定管理制度的同时必须对结合医院各阶段发展需要，分析市场变化趋势与行业竞争情况等因素，完善与健全新形势下的医院档案管理制度。例如，医院可以选择有档案管理经验的专业人员组成一个小组，依托技术人员的协作完成档案管理技术指导，对各科室的意见及工作新思路进行收集，凭借小组成员自身管理经验与专业能力对医院档案管理制度做到不断完善，保证制定出的管理规定具有一定的可行性与合理性，使得传统档案管理工作走入规范化与数字化。在此基础上，医院档案管理走出以往无章可循的困局，逐渐走入依章办事的新局面，实现精细化与规范化的档案管理，提升档案资料的应用价值，也在相应程度上保证医院档案资料的完整性与系统性。

3.2 转变档案管理工作模式以及理念

作为一名医院档案管理人员，需要在工作过程中不断提升自身的专业水平，并根据时代的变化转变观念，才能真正落实档案管理策略，结合时代发展特点与自身工作实际情况，改变原有工作态度以及方式，对传统模式的局限性有清晰的认知，对提升档案管理科学化的重要性有深刻的理解，才能拓展医院档案管理工作的新思路。具体而言，一是医院管理部门需要鼓励全员树立合理正确的工作思想，对自主创新意进行不断提升，从基础环节上提升档案管理创新意识。二是，针对以往的管理模式，医院管理人员要做出适当的调整与合理的创新，将新方案真正运用到档案管理工作过程中，结合工作的具体内容，将责任明确划分，让管理工作最大化得到落实。三是，在档案管理工作过程中，加大对档案管理的成本，硬件以及软件设备的引入，为档案管理工作带来便利。除此之外，从本质上理解，监管机制可以更有效地保证工作实效性，再辅助奖惩机制，对管理人员的工作积极性进行较大提升，进一步促进档案管理工作的科学发展。四是，医院档案管理人员考虑到档案存储方式具有多样化，而以往的医院档案往往是采用纸质方式进行相应的存储，所有存储所需的空间较大，而且在后续进行查找时也将会耗费过多的时间，导致档案资料的使用率得不到有效提升。因此，医院档案管理人员应结合新存储方式的特点，运用先进设备与配套技术将纸质文本内容全部转换为数字化文件，也可以将服务患者的过程及重要信息对视听档案的方式进行存储，延长整体的存储时间，更是将档案资料所具有的共享性有效增强。五是医院档案管理人员需要对数字化存储方式的不足进行分析，保证新工作思路得以全面实施，管理人员也会意识到新技术并不能完全取代传统档案的保存方式，应将二者进行有效结合。在具体工作中，医院档案管理人员会根据档案存储需要与档案类型来选择采用何种方式进行相应存储，提高医院档案管理工作的灵活性与针对性。

3.3 提升管理人员素养

医院档案管理工作的内容随着社会经济的不断发展不断改变，所涉及的领域与信息越来越多，对医院档案管理人员的专业要求也越来越严谨。基于此，医院档案管理人员首先要带着自觉性对自身的专业水平以及综合素质做到不断完善和进步。例如，借助信息技术收集与档案管理工作相关的理论知识，解决自身理论知识不足的问题，实现档案管理的理论知识的及时更新，并将获得的新的理论在实践中得到及时应用。其次，医院档案管理部门必须带着前瞻性思维，重视管理人员素养的全面提升，将集体培训与个人学习进行有效结合，将医院档案管理人员素质不高的问题做到针对性解决。因此，医院管理层组织业务方面的培训，涵盖业务能力提升和先进技术学习等多个内容，力求实现复合型人才的全面培养。在专业培训中，医院还考虑使用继续教育方式将管理人员知识水平提升到一个新高度。再次，医院管理层结合档案管理具体工作的开展需要，及时发现档案管理工作中的问题并及时解决，对档案管理人员自我的约束能力以及无私奉献的精神要得到加强。最后，建立完善的专业团队，加强与各个部门之间的沟通和交流，在档案管理工作中最大化落实档案管理工作科学化。医院管理层还应将档案管理工作的创新纳入考核与晋升环节，采用多元化方式，提升管理人员的专业水平以及综合素质。医院领导可以考虑通过突击检查方式提高全院对新形势下的医院档案管理工作的重视程度，规范各阶段档案收集及管理工作，强化全员管理意识，保证档案具有一定的安全性与完整性。对于档案管理工作的开展，还应强化医院档案管理人员所具有的法制观念，让医院档案管理工作走入制度化与现代化，成为一项高标准系统工程。

3.4 建立电子管理网络

基于科技飞速发展，医院档案管理工作的开展需要与先进技术深度融合，才能使得医院档案工作新思路得以实现。由于传统的医院档案管理工作往往会受到管理人员主观意识的直接影响，不利于档案管理工作的创新与不断优化。在新形势下，医院为了将自身竞争力做到有效增强，同时提升医疗服务整体水平，必须重视档案管理新思路的拓展，建立起电子管理网络，走出传统管理困局，为医院在新形势下的稳步发展带来有力推动。医院可以从档案的网络化管理入手，一是保证人事档案具有网络化，二是实现病历档案的数字化，三是保证文书管理也呈现出信息化。在档案管理工作的开展中，为了发挥出电子管理网络的应用作用，首先要解决各部门档案不协调的问题，运用数字化手段完成档案信息的收集与存储。其次，各科室需要加强沟通，打破封闭式的办公环境才能推动档案管理信息化，提高档案管理工作整体效率。最后，重视档案安全，运用安全措施避免网络黑客入侵，也能够在先进软件的使用下减少病毒给档案带来的威胁，保证新形势下的医院档案信息的安全性。

4.结语

我国档案管理工作中存在很多缺陷，由于信息技术不断发展使得档案管理工作面临着严峻挑战，也迎来新的机遇。单位领导要将档案管理工作重视起来，建立完善的管理制度，加强对管理人员的专业水平和综合素质，转变对档案管理工作的陈旧观念，结合单位实际情况做出合理调整，在原有模式上进行创新和改革，充分结合新时代特点加快档案管理工作科学化的全面发展，为社会进步作出贡献。