城建档案数字化归档方法研究
2022-11-15淮南市城乡建设档案馆宫剑
文｜淮南市城乡建设档案馆 宫剑
1.城建档案“双套制”归档
一般情况下，纸质档案在建设项目中仍占有很大份额。所以在日常的归档工作中，双套制归档仍然是主流的归档方式。
1.1 双套制归档概念
双套制归档，既纸质文件与电子文件同时归档的方式，通过著录、扫描、OCR识别等流程将纸质档案完成数字化转换工作，最终将纸质文件与电子文件同时进行归档保存。
1.2 双套制归档流程
“双套制”档案加工分为：前处理、数字化加工、档案验收、加工收尾四个大环节，通过前处理环节，将未形成案卷的纸质资料进行整理、检查等操作，此步骤是将纸质施工资料转化成城建档案的重要步骤。
1.2.1 前处理
参照《建设工程文件归档规范GB/T 50328-2019》，并结合各地城建档案的实际情况，制定符合当地归档要求的《城建档案归档移交目录》（以下简称移交目录）。根据《移交目录》的要求，将纸质资料与《移交目录》的条目一一对应，进行整理、组卷等前处理工作。
进行前处理工作时，需将多余文件进行筛选，保留有效文件，同时将文件中的铁钉、塑料件等进行剔除。操作过程中，需将图纸折叠成A4 大小，并对所有文件进行分卷、打码操作。
整理完成的档案，需要进行清点和检查，确定无误的案卷，移交到数字化加工环节。
1.2.2 数字化加工
数字化加工环节，是将纸质档案转换成电子扫描件的过程。通过档案信息著录、专业扫描设备进行纸质文件扫描，再通过图像处理、OCR 识别技术，提高扫描文件的质量，将纸质档案转换成可全文检索的双层PDF 文件。
（1）档案著录
档案著录是按照项目级、工程级、案卷级、文件级在档案管理系统中进行四级著录，完整填写著录单中的项目名称、工程名称、地址、建筑面积等各项有效信息。
城建档案“双套制”加工流程图
四级著录图
（2）档案扫描
档案扫描是按照纸质档案的规格和质量，选择使用高速扫描仪、平板扫描仪、大幅面扫描仪等专业设备进行图像采集工作。扫描完成后，需对图像的完整性，页码的顺序，图像质量进行检查，根据各文件条目的页码情况，对电子图像进行分条操作。完成扫描和分条后，提交至质检环节。
（3）档案质检
档案质检是将扫描完成的电子图像进行图像处理、质量检测的过程，在质检环节，按照加工标准的要求对图像资料进行纠偏、去污、裁剪、亮度及对比度调整等操作，旨在将电子图像的质量进行优化，提高图像清晰度、整洁性。
①总质检
总质检是对加工的所有流程进行全面检查的过程，主要检查是否存在电子文件关联错误，电子文件有无漏页、乱页，图像是否清晰，污渍是否去除干净等情况。另外，还需要对OCR 识别效果进行检查。
②档案验收
档案验收是对档案整理、数字化加工情况进行检查，确保档案加工符合标准要求。
A.纸质档案清点
纸质档案完成加工工作后，提交到档案管理科室进行清点工作，确保纸质档案不出现遗失、错乱的情况，保证纸质档案的完整性和档案整理工作的准确性。
B.电子文件验收
按照档案加工标准，对项目级、工程级、案卷级、文件级四级著录信息以及电子文件情况进行验收。
验收过程中，需根据“规划许可证”“施工许可证”“工程概况”等文件内的信息，对各级目录的著录项一一进行核对，确保各级目录的著录信息填写完整、正确。
对各文件下的电子文件，采取抽查的形式进行检查，对电子文件的扫描质量、图像处理质量、OCR 识别情况进行抽查，确保电子文件能够可靠利用。
③加工收尾
加工收尾主要是对检查无误的电子文件进行导出、上传、备份、刻盘、封面、目录、备考表打印、装盒、入库等操作。
A.导出、上传
完成数字化加工的电子档案，需导出“项目”“工程”“案卷”“文件”四级目录的完整数据包。最终将完整的四级目录数据包，上传到档案管理系统中，并检查上传目录的对应关系等准确无误。
B.备份、刻盘
加工无误的档案资料可进行刻盘备份的工作，通常情况下需备份2 套，一套作为馆藏备份，一套作为异地备份。备份时通过档案管理系统按照“项目”或“总登记号顺序”的形式导出，备份的数据需具备可导回档案管理系统的能力。
C.封面、目录、备考表打印
完成加工后，针对案卷的内容，按照标准要求，对每个案卷的封面、目录、备考表进行制做，并放入对应的案卷中。
D.装订、装盒
完成最终加工流程的案卷，可以进行装订操作，文字案卷采用“三点式”装订并装入档案盒中，确保档案资料的整齐，图纸案卷只需进行装盒，不进行装订操作。
E.档案入库
装订、装盒后的案卷，进行数量清点，确定无误后，可移交到库房管理科室，进行入库操作，并做好入库登记。
2.城建档案“单套制”归档
2.1 单套制归档概念
随着互联网的进步和大数据的推动，施工过程中形成的施工资料，也可以通过“表单编制”“电子签章”等措施，实现原生施工资料的收集。根据《建设工程文件归档规范GB/T 50328-2019》的说明，电子档案签署了具有法律效力的电子签章或电子签名的，可不移交相应纸质档案。推动了电子原生档案的“单套制归档”模式。
全程电子化图
2.2 单套制归档流程
针对签署了具有法律效力的电子签章和电子签名的档案资料，只需要进行电子文件单套制归档。
2.2.1 表单编制
通过各类表单编制软件，实现表单模板的制做和标准化，实现了施工资料从生成到归档的全程电子化，为施工资料的编制和归档提供很大的便利。
施工人员通过表单编制软件，将工程施工过程中产生的施工数据填写到对应的表单模板中，生成具有结构化数据的电子表单。通过导出PDF 和结构化数据的形式，实现电子表单的制做。
2.2.2 电子签章
导出的PDF 文件，可以通过签章系统，进行签章操作，针对不同的表单模板，设置好对应的签字人员，以系统推送的形式，将各份文件按照签章流程推送给各位签章人员，完成所有签章工作后，即可形成具有法律效力的原生电子文件，该文件即可通过归档系统进行归档操作。
2.2.3 在线流转
通过“表单编制”“电子签章”的原生电子文件，可以进行线上流转。各参建单位以及主管部门通过在线查看的方式，可以随时随地进行施工资料的查看，保障了对施工资料的过程监管和指导力度。
2.2.4 自动归档
实现全程电子化的单套制电子文件，可以根据各地的《城建档案归档移交目录》进行自动对应，完成签章和审核的原生电子档案，即可通过互联网，自动移交至对应到目录条目中，避免了人工归档所消耗的大量人力物力。
3.城建档案“混合制”归档
3.1 混合套制归档概念
“混合制”归档，顾名思义即“单套制”与“双套制”混合方式归档。因部分档案资料的特殊性或部分部门无法实现电子签章的操作，造成城建档案存在既有纸质档案也有原生档案的情况。针对这种情况，也可进行“混合制”归档模式。
3.2 混合制归档流程
混合式归档模式的过程中，纸质扫描件和原生电子文件同时存在。根据不同的目录条目，对原生电子文件和纸质档案进行区分。
3.2.1 纸质文件归档
根据《移交目录》的情况，无法实现原生电子文件的纸质档案，仍然通过“双套制”的归档形式进行移交归档，归档流程与“双套制”相同。
3.2.2 原生电子文件归档
根据《移交目录》中已经实现单套制的电子文件，通过表单编制、电子签章、在线流转、自动归档的形式，推送到对应条目中。
3.2.3 混合制组卷
完成纸质文件和原生电子文件归档的工程，因存在两种形式的文件，且原生件不存在纸质资料的概念。在混合制组卷时，可选择两种组卷方式，一种为混合组卷，一种为分开组卷。
（1）混合组卷
将纸质文件和原生电子文件根据移交目录的顺序，组卷到同个案卷中，纸质文件依次打码，原生电子文件不生成页码。并在案卷目录中进行原生件和纸质文件的区分，在原生件条目后标明原生件的标识。
（2）分开组卷
即将纸质文件与原生电子文件分开组卷，纸质文件按照传统模式组卷，电子文件形成电子卷，按照归档阶段、专业等区分，不同阶段、不同专业形成不同的电子卷。
4.结论
结合多样性的城建档案归档方式，简化了城建档案的归档难度，同时也为不同阶段、不同类型的建设项目提供了最适合的归档方式。
“双套制”归档，作为传统的归档方式，解决了城建档案数字化加工的问题，将纸质档案进行数字化转换，实现了城建档案的电子化存储和利用。
“单套制”归档，作为新兴的归档模式，大大降低了各建设项目施工资料编制的难度，并减少了城建档案收集过程中产生的大量费用，不再产生纸质档案也为节能减排、碳中和作出了贡献。
“混合制”归档，为“双套制”“单套制”归档的衔接提供了便利，为正在迈向“单套制”转变的建设项目，提供了切实有效的解决办法。
