浅谈信息化背景下事业单位人事档案管理优化策略

丁 华

（山东教育社，济南 250002）

引 言

人事档案管理作为事业单位人事工作的重点部分，负责对整个单位的人事资料进行管理，对事业单位的发展来说有着不可或缺的重要作用。在如今这个信息化时代，事业单位的人事档案管理工作更应当利用信息化技术不断优化工作流程。事业单位的人事档案管理工作要立足于自身的实际情况，科学地运用信息化技术，不断提高自身的管理水平。本文通过对当前事业单位人事档案管理的现状与信息化技术的运用进行分析，得出一些对应的优化策略，希望对事业单位人事档案管理工作的开展有所帮助。

一、事业单位人事档案管理的特点

事业单位是我国各类人才的主要集中地，是增强我国综合国力的重要领域，是实施科教兴国战略的重要阵地。而事业单位要想更好地发挥其职能，就必须做好人事管理工作。事业单位的人事档案管理主要是对单位的工作人员或者相关服务人员进行信息的收集和整理工作，是人事管理工作的重要组成部分。人事档案管理能够对相关的信息进行整理并检查，构建一个相对完整的信息资料库，对人才的管理与资源整合分配起到辅助作用。人事档案管理工作作为档案工作的重要部分之一，对于记录档案的载体也有很高的要求，所以如今的事业单位人事档案管理必须把握信息化发展的趋势，积极引入信息化的相关技术，确保档案管理工作的平稳发展。事业单位人事档案管理工作对于信息的传递与收集有很高的要求，对于提高事业单位管理工作的质量有很大的影响。

二、信息化背景下，将大数据技术应用到事业单位人事管理工作中的重要意义

（一）提升事业单位人事档案管理的工作效率

信息化技术对于人事档案管理工作质量的提升有很大的帮助。得益于信息化技术更加科学高效的工作技术与方法，工作人员能够更加快速、便捷地进行档案的收集整理等相关工作。采用信息化手段大大提高了人事档案管理的工作效率。比如，对于单位内各部门工作人员信息的收集整理工作，传统的档案管理工作是工作人员采用人工的方式发放表格，或者对相关人员进行访问，之后把收集好的信息统一送到档案管理部门，然后进行仔细的核对与整理，这样的方法耗时耗力，且效率不高。信息化的人事档案管理工作就比较科学和便捷了，只需要利用网络技术，把电子版的信息收集表格发送到每个员工的手机或者电脑上，再利用大数据技术对每个员工所填写的电子表格进行收集和整理，大大缩短了所需要的人力与时间。

（二）使事业单位人事档案管理工作更加准确

信息化技术能够保证及时更新事业单位人事档案的数据。相较于以往的更新速度，信息化技术对于档案管理更新速度的提升是十分明显的，并且数据的及时更新也保证了事业单位人事档案信息的准确性。在过去传统的人事档案管理工作中，若是某个部门的工作人员的信息发生了变动，工作人员是很难及时对该人员的相关人事信息进行更新或调整的，必须手动地搜索对应的资料，再根据对相关人员的调查进行对应信息的改动，工作效率低下，且耗费的时间成本过高。但如今，在人事档案管理工作中利用信息化手段，能够更快地利用网络技术及时地搜索并调取相关人员的信息，并能够对相关信息进行及时的修改，不再需要耗费大量的人力和时间成本进行档案的搜索工作，大大提高了档案管理工作的效率。

（三）有利于事业单位进行人才挖掘

将信息化技术手段应用到事业单位的人事档案管理工作中，是非常有意义的。利用网络与大数据技术，能够对事业单位内各个部门的工作人员进行及时、准确的评估。工作人员的档案是其工作能力最直观的体现，领导干部能够根据这些人事档案更加快速地掌握单位工作人员的状况与工作人员的工作能力。而且，利用信息技术，工作人员能够更加准确地发现自己所擅长的工作领域，这对相关工作人员以后的工作和发展提供了巨大的帮助。

三、目前我国事业单位人事管理的现状

（一）信息化管理意识不足

就目前的情况而言，仍然有部分地区的事业单位并没有真正地在日常的人事档案管理工作中应用信息化技术。部分单位的相关人员对于信息化技术对管理工作的巨大帮助没有准确的认识，使得一些工作人员不能在人事档案管理工作中很好地运用信息化手段，无法发挥其真正的作用。信息技术能够有效地提高人事档案管理工作的工作效率，并很好地减少工作中的失误，也有利于培养新型技术人才，提高工作人员的管理能力。但就目前的状况来看，大部分事业单位仍然使用传统的人事档案管理模式，这种旧有的工作模式已经不太适合现在的档案管理需要了，并且工作效率也远远不如信息化的工作方法。事业单位在人事档案管理工作方面的意识不足主要表现为以下几点。

（1）在通常情况下，事业单位的人事档案管理工作相对来说工作量较少，工作专业性不高，而且内容较为简单，这就使得工作人员的责任意识不强，在工作时不能尽心尽责，并且不会主动地提高自身的专业技能，工作创新意识十分薄弱。

（2）一些人事档案管理人员没有强烈的责任意识，对于自身所负责的档案管理工作的重要性没有正确的认识，忽视了人事工作对于事业单位正常运行与发展的重要性。

（3）部分事业单位并没有建立科学的人事档案管理工作模式，并没有对档案管理工作进行有效的监督，工作人员往往只是应付差事，致使档案管理工作效率低下。

传统的人事档案管理理念认为，要想认真做好档案管理工作，只需要做好档案的更新、管理工作即可，为了提高档案的保存效率，甚至会减少档案的使用次数，使得工作人员很少对档案进行进一步的研究，无法发挥档案的真正作用，只重视了保密的原则，而忽视了对档案所包含的信息的研究，这就使得人事档案很难对单位的人事管理做出帮助。随着我国行政管理体制改革的不断推进，事业单位自身也在不断地调整，人事制度也伴随着行政管理体制改革在不断地变化，这就使得人事档案也在逐渐复杂化，信息含量逐步增加。再加上目前实行的事业单位档案公开政策，也进一步加大了人事档案管理工作的难度。人事档案信息管理作为判断一个事业单位工作质量的重要标准之一，对于事业单位的人事管理工作有至关重要的作用。所以，事业单位的人事档案管理人员必须紧跟时代发展的步伐，改变自身落后的思想观念，及时地利用信息化的思想去调整自己的工作，强化自身的信息化知识与相关技能，同时还要加强自身的责任意识，提高自身的工作效率。

（二）管理模式落后，影响工作效率

由于受到旧有传统管理思想的限制，目前部分事业单位的人事档案管理工作仍然采用人工作业的工作方式，这就大大限制了资料管理工作的工作效率，不利于人事档案管理工作的创新。另外，有些地区的事业单位虽然在人事档案管理工作中利用了相关的信息化技术，但由于工作人员的思维比较陈旧，因此很难发挥出信息化技术的优势。虽然有些管理人员认识到了信息化技术对于档案管理工作的巨大帮助，但由于年龄、习惯等诸多因素的影响，在实际操作中仍然会遇到许多困难，不利于工作效率的提高。并且，由于多数地区的事业单位仍然采用纸质材料作为档案管理的主要工具，虽然使用起来较为便捷，而且方法简单，但因为在存储方面存在一定的限制，导致资料损坏，甚至遗失的可能性较大。但是，很多事业单位忽视了这个问题，在档案管理方面仍然没有较为科学和完善的工作安排。

目前，仍然有一些单位的人事档案管理工作比较封闭，管理模式过于落后，这些单位的人事档案仅仅只起到了保存事业单位员工资料的功能，只能供相关人员进行档案的查阅，或应对上级的检查。人事档案的管理制度不够健全，工作人员的工作质量不够高，常常只是被动地进行工作，人事档案内所蕴含的信息很少被管理人员所研究和挖掘，这些资料很难发挥除保存信息之外的其他作用。并且由于信息公开政策的要求，事业单位必须把除保密档案外的其他文件进行公开，而传统的管理模式过于注重保密性，这使得档案在进行公开的过程中存在诸多问题，不利于人事档案管理工作效率的提高。

（三）信息化档案管理硬件设备落后

把信息化技术融入事业单位的人事档案管理工作中，实际操作起来仍然存在许多的问题，相关人员需要进行一定的资金与技术投入，这对于部分事业单位来说仍然有一定的困难。国家设立事业单位的目的是为广大人民群众提供更为优质的公共服务，并维持社会生活的平稳运行，所以部分事业单位在资金方面比较困难，缺乏对于信息化技术设备更新与人员培训的资金支持，无法快速地构建信息化的工作系统与办公环境，工作人员也不能快速地学会信息化的工作方法，不利于信息化技术在人事档案管理工作中的发挥。

虽然已经有很多部门采用了计算机办公方式，大部分的档案管理工作也都使用了信息化技术，但是多数部门配备的办公计算机比较落后，无论是办公设备还是办公软件都过于陈旧，无法适应当下办公的需要，无法有效地提高人事档案管理的工作效率。并且由于信息公开制度的要求，事业单位对于人事档案管理工作的要求也越来越高，档案管理工作的重要性也在不断地提高，对于人事档案来说，其本身也有了更多的开发要求，这就使得工作人员必须利用各种手段对人事档案进行研究，利用信息化技术提高人事档案管理工作的工作质量。

（四）档案管理人员专业素质不足，专业技能影响了服务水平

无论是什么样的工作，都需要一定专业技术人才的支持，事业单位的人事档案管理工作也是如此。但是，多数单位的人事档案管理人员的专业技能往往达不到要求，很多工作人员往往忽视了对自身职业技能的锻炼，只是根据以往的经验进行工作，有些人员甚至抱着“混日子”的态度，这大大降低了档案管理的工作质量。有些单位甚至只让一些临时工或者其他部门的员工以兼职的方式进行人事档案管理工作，严重影响了人事档案管理工作的工作效率。

随着事业单位的发展，单位内的员工与干部对人事档案的制定与管理提出了更高的要求，以往的管理经验已经无法满足如今的档案管理工作需求，所以事业单位必须加强对档案管理工作人员专业技能的培训力度，提高他们的相关知识水平与工作能力，培养一些工作能力强且专业知识水平足够的工作人员。

四、如何有效地对事业单位人事档案管理模式进行优化

（一）提高事业单位对人事档案管理信息化的重视程度

信息技术虽然已经融入社会生活的方方面面，但由于事业单位对于把信息化技术融入人事档案管理工作中的认识程度仍然不足，所以信息化技术并没有很好地提升档案管理的工作效率，人们对于人事档案管理中的信息化技术应用的重视程度仍然不足。所以，领导干部必须优先学习一些信息技术方面的知识，充分认识到信息化应用给单位人事档案管理工作的巨大帮助，从而带动其他工作人员进行信息化知识的学习，增强其对信息化应用的重视程度。事业单位人事档案管理的信息化应用必须构建完整的数据库，从而方便对于工作人员的评价与调整。事业单位还要加大对内部工作人员的宣传力度，加大对信息技术优点的宣传与投入力度，可以通过开展相关会议与宣讲会等宣传方式大力进行信息化人事档案管理的宣传工作。

（二）改善管理模式

事业单位应当及时对自身的管理模式进行更新和调整，要紧跟时代的步伐。在如今这个科技时代，要积极利用信息化技术对人事档案管理工作进行更新升级，抛弃过去旧有的、落后的管理模式与工作方法，制定更加科学的符合实际需要的管理方案。必须不断地对人事档案管理模式进行更新换代，这样才能够保证信息化技术能够真正地被融入人事档案管理工作中去，进而保证事业单位的平稳运行发展。

要选用适当的信息化技术，保证档案管理工作的及时与准确，大力进行档案管理系统与档案数据库的建立，积极培养工作人员的信息技术应用技能，并进行安保系统的建设。要想真正利用信息化技术提高人事档案管理工作的效率与质量，必须建立完整的档案管理系统与方案，并要大力培养相关人员的技能水平。

（三）加大对事业单位人事档案管理信息化的投资力度

由于事业单位的资金来源相对有限，信息化技术在人事档案管理工作中的应用往往受到许多方面的制约。档案管理所需要的硬件设备准备不足，对于工作人员对应的技能培训力度也不够，这些都大大降低了信息化技术对人事档案管理工作的提升效果。所以，事业单位的领导干部必须重视对人事档案信息化的投入，加大对相关工作的资金投入力度，保证有足够的条件对档案管理工作进行优化升级，加大对相关工作人员的培训力度，增强其技术水平与工作效率，从而真正地把信息化技术融入人事档案管理工作中去。

结 语

为了适应社会生活的发展，事业单位必须把信息化技术融入人事档案管理工作中去，这样才能提高档案管理工作的工作质量，保证事业单位人事信息的及时更新，方便领导干部对工作人员进行评价，方便事业单位的人才选拔。事业单位工作人员也要强化自身的信息化意识，不断学习先进的科学知识，充分理解信息化对于人事档案管理的重要性，加大对信息化技术的投资力度，加大对工作人员的技能培训力度，让信息化技术真正地融入事业单位人事档案管理工作中去。