大数据时代行政事业单位优化内控管理的思考

仲晓琳

（山东省农业技术推广中心，山东 济南 250014）

如今，大数据技术在社会各领域得到广泛应用，大数据改变了人们的生活和工作方式，给经济社会发展带来重大变革。在大数据时代背景下，经济社会得到快速发展，这对行政事业单位的管理与履职能力提出了新的要求，行政事业单位必须适应社会经济形势的变化，以市场为导向，尽可能满足社会需求，根据市场形势提供更加完善的服务。为此，行政事业单位必须转变管理理念，重视服务意识的培育，引入现代内控体系，规范内控管理，对行政事业单位的履职行为加以约束，保证单位规范运行。在精简机构、节约行政成本的同时，不断优化内控流程，提升内部运营效率，提高综合服务水平，充分发挥行政事业单位的职能作用，保障经济社会稳健运行。

一、相关理论概述

（一）内控管理的内涵与目标

内控管理是企业为保证经营管理活动规范运行，对财务、人力资源、资产及业务流程采取系列监管活动的总称。

内控管理目标是保证组织资产、财务信息的准确性，有效管控员工、业务流程，对组织经营活动加强监督。

（二）内控管理的步骤与方式

内控工作分预测、控制与监督三部分。预测是指活动之前，为业务提前制定对应的解决方案。控制是按计划进行控制，保障活动顺利开展。监督重点是管控财务与人力资源，保证预期目标实现。

内控管理方式很多，主要涉及职责分工，如职能与岗位设置、授权管理、审批管理、预算管理、财产管理等。

（三）行政事业单位实施内控管理的作用

行政事业单位实施内控管理，目的是保障单位各项业务稳定运转。通过完善内控制度，优化内控流程，防范内部风险，促进运行效率提升，维护行政事业单位形象。内控管理的作用如下：一是保障单位的资产安全和合法使用；二是依法开展经济业务；三是加强财务管理；四是预防舞弊情况发生；五是提升公共服务水平，增强服务效能。

二、大数据时代行政事业单位优化内控管理的重要意义

内部控制作为一种十分有效的管控方式，是确保行政事业单位各项业务稳定运行的一项重要保障措施。大数据时代，行政事业单位面临的市场环境更加复杂，社会各界对行政事业单位的履职能力有着更高期盼，希望行政事业单位能够以更少的成本提供更好的社会管理服务，为经济社会建设提供更大助力。这就需要行政事业单位更好地优化内控管理，加强内部运营风险防范，不断提高内控管理水平，在经济社会发展中更好地发挥作用［1］。在大数据时代，行政事业单位内控管理的重要性通过以下几个方面体现出来。

（一）有利于规范内部管理，保障各项法规政策的落实

行政事业单位大多承担一定的行政管理与社会服务职能，履职依据是国家法规政策。在大数据时代，面对复杂的经济社会形势，行政事业单位要更好地履行职能，必须加强内控制度建设，完善内控措施，强化内控管理，保障各项业务良性推进，达到落实法规政策的目的，更好地实现加强行政管理与提供社会服务的目标。因此，行政事业单位必须根据法律法规和政策的要求，优化内部流程，规范内部管理，加强内部约束与业务监督，做好风险防控，保证各项法律法规、政策在实践中得到全面落实。

（二）有利于增强财政资金使用的安全性，确保各项业务活动稳定运行

行政事业单位履职活动需要一定的经费保障，资金来源以财政拨款为主，部分经费来自一定的创收。大数据时代，地方政府财力有限，对行政事业单位的经济活动管控更严，行政事业单位要想更好地履行职责，必须统筹安排经济活动，严格按规定的收支渠道做好经济管理，通盘考虑财政拨款、自有收入，科学安排各项支出，合理安排财政资金，确保其使用安全，防止经济活动中出现违法违规行为，不断加强资金管理，促进各类资金使用效率提升，从而确保各项业务稳定运行［2］。

（三）有利于各类资源得到优化配置，促进行政效能提升

大数据时代，社会各界希望行政事业单位转换职能，根据群众需求做好行政管理与提供服务，要求行政事业单位加快转型步伐，优化配置资源，提升行政效能。为此，行政事业单位应当以内控制度建设为突破口，按经济、高效原则配置各类资源，不断改进和优化内部工作流程，精简工作程序，减少审批环节，强化服务意识，促进服务效率与质量全面提升，为经济社会快速发展提供支撑。

三、大数据时代行政事业单位内控管理中的问题

如今，随着各项改革的不断推进，行政事业单位内控管理意识不断增强，已经形成了独立的内控管理体系，这为行政事业单位各项业务稳定运行提供了重要保障。然而，面对大数据时代复杂的市场形势，行政事业单位在内控管理实践中还存在不少问题，与大数据时代的要求不相适应，对行政事业单位效能的提升造成较大的制约，影响了行政事业单位的改革发展。

（一）内控管理未引起重视

与市场经营主体不同，行政事业单位的职能是做好社会管理、提供公共服务，因而，经济效益并非行政事业单位管理重点，由此导致部分行政事业单位对内控问题与效益问题并不重视，与市场经营主体相比，对内控管理的认识不全面，内控环境相对较差，在内控管理上有所松懈，存在内控管理效率不高的问题。

（二）内控制度尚需完善

大数据时代为行政事业单位内控管理提供了便利条件，行政事业单位可以利用大数据技术做好内控制度建设、优化内控工作、防范内部风险、提高内控运行效率。而在实践中，部分行政事业单位对大数据技术应用不深，在内控制度建设上没有认真研究，没有借鉴相关经验，在完善单位内控管理工作体系上没有下功夫，对工作流程是否合理没有进行严格的评估，有的流程没有改进，与市场实际不相适应。如在职位配置中，由于人员有限，一人身兼多职，不相容职位没有完全分离，内部牵制难以落实，存在运营风险［3］。

（三）内控执行与监管缺位

内控工作能否落实与实际执行有很大关系。从行政事业单位内控管理执行情况看，行政事业单位虽然建立了内控制度，但内控执行是一个薄弱环节。一方面，没有设立专门的内控执行机构，内控工作由各部实施，没有内部检查、督办，核心岗位权限过大，缺乏制约；另一方面，相关制度在实践中未严格执行，如岗位轮换制度，部分单位的核心岗位长期固定，岗位风险较大。同时，内部监督体系不完善，内审职能弱化，相互牵制流于形式，内控作用难以有效发挥。

（四）内控管理信息化程度不高

在大数据时代，大数据技术对经济社会发展起着重要的推进作用，对行政事业单位加强内控管理提供了极大助力。行政事业单位应当充分利用大数据的优势，通过大数据技术加强内控管理，促进内控管理效率提升。然而，从内控管理实践看，行政事业单位大数据技术利用较多，但较少用于内部控制方面，数据信息未实现共享，内控沟通困难，潜在风险较大。以财务系统管理为例，财务系统仅在财务部内部运行，其他部门并不清楚财务状况。在系统操作方面，为了操作便利，操作密码设置简单，密码没有进行保密，内部人员都很清楚，有时相互代替操作，风险隐患较大。

四、大数据时代行政事业单位优化内控管理的措施

（一）树立内控观念，增强内控意识

随着各项改革的不断深入，行政事业单位肩负的责任更大。行政事业单位必须牢记职责与使命，保证各项法规政策在实践中得到全面落实。为此，必须树立内控管理观念，增强内控管理意识，强化内控工作责任，打造和谐的内控环境。

1.行政事业单位的领导必须转变管理观念，对内控工作高度重视

内控工作是否落实、落实程度如何，与单位主要领导的态度有很大关系，单位主要领导必须带头遵守内控制度，严守内控流程，提升内部操作规范程度，在内控执行中作出表率。为此，单位主要领导必须加强学习，扎实掌握内控业务知识，准确定位内控作用，运用内控制度加强内部管理，推进单位管理制度化、规范化。

2.做好内部培训工作

行政事业单位要做好内控管理，必须拥有一批熟悉内控政策、制度的专业人员，能够有效执行内控制度。行政事业单位必须结合内部管理的需要，在单位内部组织相关人员开展培训，向管理层、核心人员传授内控相关知识，不断提高相关部门、管理人员的内控业务水平，促进内部工作效率提升。

3.加强内部宣传教育工作

要让全体员工充分认识到内控管理的重要性，明确各个部门、相关岗位的内控责任，让全体员工转变内控观念，增强内部意识，严守内控流程，规范内部操作，构建良好的内控执行环境，确保内控制度得到有效实施。

（二）重视内控制度建设，完善内控管理体系

内控制度建设是内控工作实施的首要环节，建设科学规范的内控制度是内控工作有序推进的重要保证。在大数据时代背景下，行政事业单位应当结合自身职能与市场需要，做好部门职能分工，科学划分相关岗位职责，恰当评估岗位风险点，构建完善的内控制度。行政事业单位还应结合市场的不断发展变化，不断优化、完善内控制度，使之与政策法规相适应。同时，行政事业单位要结合内部管理现状，梳理内控体系，分析业务运行特点，特别是要评估新业务中的风险点，排查旧业务中的风险，对与业务有关的经济活动实施风险管理，落实业务管理责任，全面分析、评估相关经济活动的风险因素和制定风险管控措施，进行系统控制。

一方面，制度建设与管理要覆盖全部业务、所有经济活动，不留“真空”，如建立财务预算制度、落实财务收支审批权限、强化资产管理责任等，确保内控管理目标明确；另一方面，要抓关键，评估重要岗位的履职能力，落实岗位轮换制度，定期轮换一般性岗位，重点监督特殊岗位，不定期调整，加强岗位风险防范，降低岗位风险发生的概率［4］。

（三）完善内控监管体系，加大内控执行力度

行政事业单位应当对内控执行情况开展经常性检查，通过查漏补缺、完善管理，促进行政效能提升。为此，行政事业单位要重视内控监督体系建设，根据自身管理需要，设置内控部、内审部等监督检查机构，实现内控监督常态化，不断提高内控执行力。

一方面，行政事业单位可成立内控检查小组，由单位主要领导亲自挂帅，定期开展专项督查，检查各部门内控执行情况，出具检查报告，进行内部评估，检验内控执行成效；另一方面，可由内审部开展常态化的监督检查，重点评估制度的实效性、制度执行的科学性、经济活动的合法合规性等，根据检查结果不断调整、优化内控制度与内控执行体系，使之更加完善，契合管理实际，为行政事业单位各项业务的稳定运行设置一道安全防护网。

（四）引入大数据技术，提升内控管理效率

大数据技术在行政事业单位内控管理中的作用日益突出，行政事业单位应当以大数据技术为依托，全面提升内控效率。行政事业单位要引入大数据技术，加强内控建设，强化内控管理。如通过引入大数据技术，实现部门资源的有效衔接、信息共享，促进工作效率提升。大数据技术使行政事业单位的控制环境发生了很大变化。引入大数据技术，整合各部门职能，如重组行政、业务等部门职能，进一步协调业务与财务间的内控关系，构建一套完善的内控制衡模式［5］。引入大数据技术进行风险评估，可以提高风险评估的精准度，如进行风险预测与防控、查找岗位风险点等，以降低管理与决策的风险性。

大数据技术还可以整合各类平台，再造业务流程与管理流程，促进管理与服务标准化，加强业务管理与经济活动控制。大数据技术可有效衔接业务平台与财务系统、行政办公系统，通过网络整合单位资源，对经济活动加强管控，促进经济运行安全。同时，通过网络系统实时对接，提升内部沟通效率，降低运营成本，提高运营效率，使行政事业单位的职能得到更好的发挥。

五、结语

在大数据时代背景下，行政事业单位的业务运行环境与行政管理模式发生了很大变化，这对行政事业单位的内控管理提出了更高要求。为此，行政事业单位必须根据政策发展变化的新趋势，充分运用大数据技术，与市场全面对接，不断优化内控管理，提升管理效能。