企业应收账款内部控制管理的问题及建议

琚慧欣

（兰州财经大学，兰州 730030）

0 引言

在当前竞争不断加剧的市场经济环境中，企业为增加市场份额，除了提升自身产品品质，提供良好的售后服务外，还需要通过赊销方式减轻购买方付款资金压力以增加自身产品销量。赊销量的增加使企业应收账款数额越来越大，企业应收账款内部控制的设计无法有效应对赊销量的急剧变化，导致应收账款呆账和坏账逐年增加。赊销对企业来说具有两面性，即在促进企业销售增长的同时也给企业带来潜在风险。因此企业需要在日常生产经营活动中加强应收账款内部控制管理。

1 应收账款与内部控制概述

1.1 应收账款定义

应收账款是指企业在销售商品及提供劳务过程中形成的未及时收回的款项，其本质为企业的一种债权性资产。应收账款有其特定的范围，不包括应收的利息，仅指应收赊销客户的款项。应收账款与其他流动资产相比，具有以下特点：①它是公司间商业信用的一种形式，有利于企业存货得到周转。②回收周期具有不确定性，而且资金被占用，并不能为企业带来利息收入，企业资金利用率大大降低。另外，应收账款的催收回款也会增加企业的工作量；同时，企业为尽快收款而给予对方现金折扣，以及通过法律诉讼解决清款纠纷而带来的费用等，会使企业遭受不同程度的经济损失。

1.2 内部控制定义及目标

内部控制的定义：“内部控制是在特定的环境下，为了提高单位的工作效率、充分有效地获取使用各种资源，实现所既定的管理目标，而在单位内部实施的各种组织、规划、程序和约束的方法。”在《企业内部控制基本规范》中，内部控制的实施要素包括企业董事会、监事会、管理层和全体员工，目的是在整个过程中实现控制目标。内部控制有三个目标：一是合理保证财务报告的可靠性，这一目标与管理层履行财务报告编制责任密切相关；二是合理保证经营的效率效果，即经济有效地使用企业资源，以最优方式实现企业目标；三是在所有经营活动中遵守法律法规的要求，即在法律法规的框架下从事经营活动。

1.3 应收账款内部控制的意义

企业应收账款内部控制有三个阶段，包括事前的信用审批内部控制，事中的获取赊销企业动态信息，事后催收责任到人。良好的应收账款内部控制可以有效控制赊销带来的不确定性，可以减少自身流动资金被占用，提高资金使用效率，减少企业应收账款发生坏账的比例，增加自身流动资金存量，为企业的扩大再生产提供资金支持。

2 企业应收账款内部控制管理存在的问题

2.1 应收账款管理缺乏法律保护意识

科技发展，社会进步，促使市场竞争加剧，企业想要在竞争加剧的市场中生存下来，必经阶段就是增加自身产品的市场占有率，拓宽销售渠道，使企业的经营效益得到改善。而为了增加销售量，企业除了提升自身产品的质量及产品的售后服务以获取更多优势外，还会采用先提货后付款的赊销方式，利用企业间的信用做担保，促使更多的交易订单成交。企业在销售内部控制的设计与实施中，过度关注销售及销售额等指标的考核，而忽视了应收账款的回款难度及坏账准备等方面的影响。部分企业只重视销售合同中的销售条款而忽略销售款清收的条款。当债权到期无法收回时，由于合同中未明确规定销售款的付款期限、付款方式及违约条款，加之诉讼成本高、周期长及胜诉概率低等原因，企业无法有效利用法律手段维护自己的合法权益。这使得很多欠债企业经营状况良好、收款企业资金周转困难。在这样的经济环境下，很多企业开始效仿拖欠应收账款，导致结算资金相互侵占，企业间的信用失效，企业长期发展受阻。此外，大多数企业对应收账款的管理缺乏对赊销合同的重视，未设置赊销合同监管部门，没有制定高效的赊销合同监管制度和具体的赊销合同监管流程，无法对应收账款赊销合同进行实时监控与动态反馈。

2.2 应收账款内部控制清收职责分配不合理

多数企业组织结构较为简单，各部门权责边界模糊，各部门只负责本部门内部的工作，遇到边界模糊的工作，缺少沟通，相互推脱，工作完成度差。一方面，应收账款清收内部控制设计存在交叉工作做不到位的漏洞。销售部门的工作责任仅与销售有关，财务部门工作仅与应收账款的核算有联系，两部门都与应收账款的催收有关，但是，在管理中并未明确具体的管理部门负责催收应收账款，从而导致应收账款后续无人监管，无法在规定期限内收回，形成呆账、坏账，影响企业经营活动流动资金存量。由于权责不明确，企业无法追究工作不到位的责任。另一方面，由于销售业务人员的薪酬仅与销售额有关，销售额越高，销售业务员薪酬越高，销售业务人员为了提高销售额，往往会采用赊销的方式销售，从而形成企业应收账款。同时，销售业务人员对赊销理解不到位，认为只要完成销售指标，完成应收账款的登记，后续的工作就与业务人员没有关系了，没有对赊销款的催收进行后续的监督与管理。财务部门的工作仅仅是对经济业务进行确认、记录、计量，与业务环节没有联系，对应收账款客户了解相对较少，很难与客户面对面解决问题。由此可知，在应收账款的管理中既没有具体部门负责，又没有专门负责催收的责任人，说明企业应收账款清收内部控制权责分配不合理。

2.3 应收账款内部控制未设置专门的信用管理部门

由于企业对应收账款内部控制重视程度不足，在实际工作中企业并未设置专门的信用管理部门，许多企业都是由销售部门代为执行对客户的信用评价工作，而销售部门基于绩效与销售业绩相关联的激励考核制度，往往会忽略对客户信用状况的调查、评价与报告，只注重销售业务本身，忽略销售回款时间不确定等风险。此外，应收账款内部控制由于缺少专门的信用管理部门，造成一些基础工作不完善。第一，对应收账款基础资料不重视，没有根据客户特性建立分类客户档案，或客户档案内容不健全，以及未对客户享受信用政策等级进行科学评价，可能导致应收账款信用政策的盲目使用。第二，没有设计相应的事前内部控制，即应收账款内部控制缺少对销售部门销售计划的审批程序。没有部门对销售计划的真实性、可行性进行风险评价及审批，除此之外，也未对信用政策中的信用额度、适用范围、信用期限、现金折扣比例等进行明确规定，造成应收账款信用政策被滥用，致使企业蒙受巨大经济损失。

3 加强企业应收账款内部控制管理的建议

3.1 提高法律保护意识，加强人员素质培训

首先，企业需要根据销售部门提出的销售计划以及经营现金流的需求量，制定合理的销售回款条款，并在合同中明确约定，例如：提前汇款的奖励机制，如果在确认收货后15 日内付款，能够从发票面值中获得3%的现金折扣，15 日至30 日内付款，能够从发票面值中获得1.5%的现金折扣，30 日后付款，支付发票的全部金额没有折扣。对于逾期未收回的账款，合理运用法律手段维护自己的合法权益，避免资金出现恶性循环，让企业陷入债务链，阻碍企业长期发展。其次，要建立健全企业管理机构中的合同管理部门，制定规范的合同管理制度和具体的操作流程，对应收账款合同进行实时动态监控与管理。最后，管理层的专业素质对应收账款的监督与管理至关重要，可以对管理者进行定期培训，使其掌握应收账款内部控制的事前、事中及事后管理流程等方面的知识，同时，在企业内部营造全民学习的氛围，为普通员工提供培训学习的机会，培养应收账款内部控制管理人才。

3.2 建立科学合理的应收账款考核制度

由于应收账款内部控制在催收方面存在责任划分不清晰的漏洞，为防止应收账款在事后没有责任人监管，没有责任人跟进并反馈收款进度等问题的发生，企业应当建立科学合理的应收账款考核制度，可以将应收账款的催收与绩效进行关联。一方面，明确界定各部门的权力与责任，定期对应收账款进行汇总，根据汇总信息，对每个客户的应收账款，依据员工对客户的需求了解程度匹配合适的负责人，注重应收账款客户信息的实时获取与反馈，对责任人的绩效考核中加入对应收账款催收工作的考核指标。催收应收账款指标内容包括负责的款项规模、催收的回款数额及催收回款进度等。另一方面，明确坏账损失的原因。明确是自身监管不到位，还是对方客户缺乏信用或者是其他因素导致。根据调查结果，依据损失的严重程度及具体原因，对相关责任人进行处罚。

3.3 加强企业信用政策内部控制

首先，完善组织部门，建立应收账款内部控制管理与监督部门，设置独立的应收账款信用管理部门。该部门重点关注企业的赊销业务，负责对赊销客户的信用状况、还款能力进行调查，对赊销客户进行专业化的评估、管理和控制，通过信用管理部门构建起财务部门与销售部门之间的沟通渠道，完善赊销内部控制设计，各司其职，构建良好的内部控制环境。

其次，建立和完善客户档案，建立信用评价体系，实施动态管理。将客户相关资料转交到独立的信用管理部门，由信用管理部门利用客户历史信息进行分析画像，对客户进行分类，以优秀、良好、一般、及格为等级进行划分，不同等级适用不同信用额度和赊销期限的信用政策。关注客户经营环境的变化，及时更新客户资料，从而及时调整客户信用等级，增强信用管理部门信息可利用度。在赊销业务完成之前，收到销售部门未被批准的销售单时，根据客户档案的内容了解客户最新的经营状况、信用状况以及还款能力等信息，并根据了解到的信息做出判断，再次确认信用等级，确定可以批准的赊销额度，对销售单进行审批。

再次，明确销售部门、财务部门、信用管理部门各自的职权范围，对于交叉工作，各部门在明确各自职责的同时加强部门间的沟通与交流，各部门工作做好相互衔接，对应收账款的事前审批、事中监督、事后催收进行控制，通过加强内部控制，降低赊销给企业经营带来的不确定性，实现企业经营目标。

最后，明确赊销业务流程与审批权限，完善内控。规范赊销流程，区别于没有设置信用管理部门的流程，使信用管理部门成为赊销销售业务管理流程中必不可少的一环。从赊销业务发生至应收账款收回的流程，可以从以下4 个环节予以明确。①对于赊销业务，销售部门将收到的客户订单编制销售单交由信用部门审批，信用部门根据销售单的赊销额度核对信用系统对该客户设置的赊销额度是否足够，对于超过信用额度的赊销额度，信用管理部门可以不予审批或者转入特殊审批的流程。特殊审批通过的条件：一是客户信用较好，经营良好，有足够的还款能力；二是获得相关管理部门负责人同意。②仓储部门根据经过审批的销售单进行备货。③财务部门根据发运凭证和经过审批的销售单，开具发票，登记销售收入和应收账款明细账，并进行总分类核算。④每月末对应收账款的回收状况进行汇总，对于未回收的应收账款应通知信用部门，由信用部门通知专职人员负责催收，对于确实长期无法收回的款项，会计部门计提坏账准备，信用部门调整该客户的信用等级及赊销额度，销售部门对该客户进行相应标记。

4 结语

从以上分析可以看出，应收账款内部控制是企业管理的重要组成部分，为了应对赊销给企业经营带来的不确定性，企业需要加强合同管理意识，提高法律保护意识，加强人员素质培训，认识到信用政策不仅仅是信用部门独立发挥作用，还需要销售部门、财务部门等部门加强联系与沟通，共同构建良好的企业内部控制环境，确保流动资金链不断裂，促进企业持续健康发展。