事业单位档案管理工作效率的提升策略

孙桂梅

（朔州市朔城区人力资源市场，山西 朔州 036000）

档案是人们在社会活动中，形成的具有保存价值的、各种形式的原始记录。事业单位的档案是开展工作计划的依据和载体，不仅见证了单位的发展历程，也记录了人事变动信息。新形势下，事业单位的档案数量增加，面对庞大的工作量，传统管理模式因效率低下，无法满足管理需求，要求单位必须从理念、方法、技术、人力等方面进行变革创新。尤其是在信息技术的支持下，实现档案管理的信息化，已成为事业单位档案管理工作的必然发展方向。

一、事业单位档案管理的重要性

（一）档案是经济活动的依据

经济活动是事业单位实施工作计划的重要一方面，档案记录了经济活动开展的全过程，是进行管理的参考资料。做好档案管理工作，能保证经济活动有序开展，提高规范化、合理性，更好地实现预期目标。以会计档案为例，是总结经验、分析判断事故原因、处理经济纠纷的依据，有助于单位预测经济前景，作出科学的经营决策。

（二）档案是单位考察的凭据

档案对事业单位的发展轨迹进行了全面记录，能反映出公务活动和人事变动，因此是单位管理工作的辅助性工具。档案资料是对单位进行考察的凭据，能客观全面地评价其实践成效。以人事档案为例，记录了人员个体的主要精力、政治面貌和品德作风，在转正定级、申报职称、办理社保等方面均有应用。做好档案管理工作，能对人员的能力和贡献进行评价，是优化配置人力的重要凭证。

（三）档案是科研工作的基础

档案中，还记录了各项研究成果，档案中的数据具有真实性、可靠性，是其他资料不能代替的，因此是科研工作的基础。做好档案管理工作，人们就能结合前人的经验开展工作，可以提高工作效率和质量。以科研档案为例，对科研项目全过程进行记录，包括准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、应用转化五个阶段，是推动科研单位不断发展前进的重要动力。

（四）档案是宣传教育的素材

在事业单位内，档案类型丰富、数量庞大，涉及政治、经济、文化等领域，是单位展示社会形象的另一个窗口。对档案合理开发利用，可以作为宣传教育素材，基于准确数据内容的宣传教育，具有较强的说服力、感染力。例如，事业单位利用档案开展宣传教育活动，能让员工清楚了解单位的发展历程，增强对单位的认同感和归属感，实现健康发展的目标。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

事业单位档案工作，随着新理念、新技术的出现和应用，整体上已取得良好的管理成效。但在部分基层单位，档案管理依然存在一些共性问题，总结如下。

（一）思想认识问题

档案管理由档案部门负责，但具体工作需要其他部门、所有人员的支持和配合。要想做好档案管理工作，必须有正确的思想认识，引导所有人员参与到档案工作中。然而现实情况是一些单位内部存在思想认识问题，主要表现在两个方面：一是领导重视不足。领导将工作重点放在日常运营上，人力、物力、财力的配置倾向于运营活动，忽视了档案管理工作，没有发挥出积极的引导作用。二是员工认识不足。各层级工作人员，将重心和精力放在本职工作上，对档案工作的配合不到位，档案在收集、整理、上报等环节存在疏漏，影响档案的真实性和全面性，为档案管理带来困扰。

（二）制度体系问题

完善可行的管理制度体系，是档案管理工作的依据和保障。受到事业单位自身建设发展的影响，档案工作的复杂性更加突出，对管理工作提出新的要求。然而，现有的管理制度没有及时更新，管理方法和实际需求之间存在一定差异，导致管理工作不规范、效率低，影响最终的工作成果。例如，不同事业单位的社会职能不同，运营活动不同，生成的档案资料有明显差异。如果照搬其他单位的档案管理制度，这些制度措施可能不适应本单位的实际情况，无法保证工作效率。

（三）技术方法问题

以互联网、大数据为代表的信息技术，目前在档案管理领域应用广泛，实现了管理手段上的创新。但在部分基层单位内，尤其是偏远地区、经济水平落后地区，因资金投入不足，档案管理的信息化建设滞后。一是软硬件设施配置不全，档案管理依然采用人工作业模式，不仅降低了查询和使用效率，而且容易出现人为差错。二是档案信息化管理徒有其表，工作人员并未树立信息化管理意识，系统功能开发不到位，没有定期进行升级。再加上安全防护缺失，无法保障档案信息的安全性，容易出现信息泄露、丢失、非法删改等情况。

（四）开发利用问题

档案的价值是在开发利用过程中体现出来的，开发利用是档案管理的终极目标。事业单位档案开发利用存在的问题有：一是馆藏不够丰富。档案收集时宏观领域的档案多，微观领域少；政治方面的档案多，经济方面少；文书档案多，科研档案少。因档案本身的资源单一，馆藏数量少，制约了开发利用。二是开发利用滞后。《档案法》中，对于档案向社会开放有明确的规定，但档案基本为本单位服务，并不满足公共服务需求，易出现档案室不接待外来人员利用档案、市县级档案馆收藏出现断层等情况，削弱了需求者利用档案的积极性。

（五）业务素质问题

档案管理工作的开展，专职管理人员是经手人，他们的业务素质高低影响管理效率和质量。在业务素质方面存在的主要问题有：一是部分员工的认识不足，没有看到档案的重要价值，工作开展具有随意性，很容易出现人为失误。二是综合素质不足，在档案管理队伍中，老员工经验丰富，但思想陈旧、方法落后；新员工富有激情和创新精神，但工作方法和技能不足。三是岗位薪酬制度不合理，缺少有效的奖惩激励措施，没有激发管理人员的主观能动性，档案管理时存在应付心理，造成管理效率不高。

三、事业单位档案管理工作效率的提升策略

针对以上问题，结合事业单位档案管理需求，从思想、制度、方法、人员等方面提出解决对策，来提升管理工作效率。

（一）提高管理意识

提高档案管理意识，应该通过宣传工作，转变各级人员的思想观念，在单位内形成良好的档案管理氛围。第一，针对领导层的宣传，应以档案管理的重要性为主，促使领导层认识到档案对单位发展的价值，积极参与到管理工作的优化中，发挥出自身的引导作用，产生上行下效的效果。第二，针对工作人员的宣传，以档案管理的内容和要求为主，促使工作人员认识到档案管理、人人有责，通过积极配合推动管理有序化、规范化开展，减小档案部门的工作阻力。第三，具体到宣传工作的开展，应将广播、宣传栏、工作例会、官网、微信公众号等新旧媒介相结合，扩大覆盖范围，打破时间、空间的限制，为档案管理工作扫清障碍。

（二）完善管理制度

档案管理，制度先行，应结合单位的实际情况和要求，建立健全档案管理制度体系，为工作开展提供依据和保障。第一，制定档案管理细则，根据不同档案资料的类型，明确管理内容、办法和要求，提高管理的精细化和规范化。在现行制度基础上，对不符合当前管理需求的内容予以剔除，对不合理内容进行修订，对空白内容及时添加。第二，从监督管理的角度入手，定期核查档案管理工作，核查项目包括真实性、完整性、规范化等，确保管理制度落实到位。对于发现的问题和不足，提出有效的建议和意见，充分发挥出监督的作用。第三，对档案管理成果进行评价，建设相应的评价标准体系，将定性评价、定量评价相结合，创新评价工具手段，及时反馈评价结果、利用好评价结果，提高管理水平和效率。

（三）创新技术方法

将互联网、大数据、云计算等新型技术应用在档案管理中，是当前档案工作的必然趋势，也是提高档案管理效率的有效途径。第一，加强资金投入，用于软件和硬件配置，通过功能模块的合理开发应用，逐步建成完善的档案信息化管理系统，实现数据资源共享。通过信息化管理，转变传统的人工作业模式，既能保证档案信息的真实性，避免出现人为差错；又能将工作人员从机械性、重复性的任务中解脱出来，将更多精力用在档案开发上。第二，单位内各部门，应以档案部门为核心，加强沟通交流和协作，打破部门壁垒、消除信息孤岛，形成互通互联的新型关系，积极配合档案管理工作实施。第三，应用信息技术时，还应做好安全防护，将防火墙、病毒查杀、数据加密等技术应用其中，配合系统升级、软件更新，提高管理系统的防御能力，保证档案信息的安全性。

（四）加强推广利用

在档案开发利用上，应加强推广宣传工作，为档案增添活力，提高档案资源的利用价值。第一，采用会议、展览等形式，向员工宣传档案管理的法律知识；通过目录和简报，对档案馆藏资源、检索方法、研究成果进行通报；利用真实案例，展示档案开发取得的经济效益和社会效益等。第二，针对档案使用者的不同需求，采用多样化的检索工具，将档案的整理、编撰作为单位的一项重要工作，有目的、分步骤地进行开发。第三，从档案服务工作入手，在信息技术的支持下开展统计分析工作，明确哪些档案的利用率高、哪些档案的利用率低，查询率、借阅率分别是多少，为后期的开发工作提供参考。

（五）提升人员素质

建立一支高素质的档案管理人员队伍，实现专业人做专业事的效果，是提高管理工作效率的必要条件。第一，做好优秀人才的选拔工作，一方面要优化招聘环节，适当提高准入门槛，优先选择有学历、有技术、有经验的人才。另一方面从单位内部入手，引导工作人员参与到档案管理中，创新工作模式和方法。第二，对现有管理人员，做好培训工作，制订长期培训计划，从知识、技能、素养等方面入手，采用多样化的培训形式，例如讲座、竞赛、进修等，提升人员的综合素质水平，为管理工作开展提供人力支持。

四、典型案例分析

（一）医院概况

某公立医院，是一所集医疗、急救、教学、科研、康复、预防于一体的大型三级甲等综合医院。医院始建于1950年，目前开放床位2 600张，设有80个临床医技科室，拥有5个省级重点学科，14个市级重点学科。现有专业技术人员3 200余人，重点院校毕业硕博研究生900余人；配备众多国际先进水平的医疗设备；年门急诊量达到260万余人次，开展各类手术7万余台次。近年来，随着医疗服务规模扩大，对档案管理工作提出了新要求，必须创新管理理念和方法，才能提高管理工作效率和质量。

（二）档案管理措施

1.更新管理观念。从宏观角度出发，转变医院职工的思想，强化档案管理意识，将档案管理纳入医院系统化工作体系。具体操作上，从医院领导层入手，使其认识到档案对医院发展的重要作用，投入一定时间和精力，带领档案部门和工作人员规范化展开管理。

2.强化管理监督。结合医院的发展现状和需求，建设医院档案管理制度，并对制度执行情况进行监督。具体操作上，构建医院综合管理目标，明确档案管理的地位，细化监督考核指标。定期开展检查，掌握档案管理现状，将档案收集、整理、开发纳入医务工作者的考核体系中。此外，对现行档案管理制度进行动态优化，向着标准化、规范化的方向不断迈进。

3.推行信息技术。加快档案信息化管理的步伐，建立科学、可靠、高效的信息管理模式，实现管理方法的创新。具体操作上，基于现有的医院信息管理平台，将档案管理工作融入其中，通过软硬件的合理配置，从人工作业转变为计算机处理，提高档案管理工作效率。在档案的开发利用方面，充分发挥出“互联网+”、大数据的技术优势，对各类档案资源进行排查整合，方便从中筛选出有价值的档案信息，应用到临床诊治、科研、发展决策上，推动医院健康发展。

4.建设管理队伍。档案管理具有较强的政策性、实践性，涉及多个学科的知识成果，对从业人员有较高的要求标准：掌握档案管理知识和法律法规、熟练使用网络信息技术、具有良好的职业素养等。基于此，人才培养策略是：遵循以人为本的理念，为从业人员制定长期发展规划，将知识学习、技能培养、思政教育应用在日常工作中，配合完善的激励机制，激发从业人员的积极性。

通过采取以上措施，医院档案管理工作取得了显著成就。一方面，提高工作效率和质量，满足现代化、规范化的管理需求；另一方面，合理开发档案资源，为临床科研工作提供了信息支持。

综上所述，档案管理是事业单位管理工作的重要组成部分。针对目前管理中的问题，本文从提高管理意识、完善管理制度、创新技术方法、加强推广利用、提升人员素质五个方面提出了解决对策。在未来，事业单位只有坚持创新，才能提高档案管工作效率，充分发挥出档案资源的价值。