新时期企业档案管理优化策略

杨 哲

（中国葛洲坝集团股份有限公司，武汉 430030）

一、提升档案管理水平的必要性分析

档案管理工作，也称档案工作。该工作的主要内容是围绕档案实体和相关档案信息展开的各类型服务，对于我国各工作领域、个人信息等方面的规划起着非常关键的作用。具体到我国社会历史发展进程来看，档案工作的开展能够对我国社会主义制度的内容进行巩固。档案工作的复杂性主要体现在管理个体的多样化信息方面，还有不同的工作类型，以及社会、文化等各种发展层面。科学地提高档案工作的管理水平和质量，能够在很大程度上促使该部门的服务水平得到提升，并达到社会服务相应的规范标准水平，也能够在服务过程中使人们充分感受到由社会管理带来的便利。在管理过程中，档案工作人员需对自身的管理理念进行更新，不断学习该专业的相关知识，并按照科学的管理模式开展档案管理工作，使档案部门的发展能够处在一个通往现代化水平的趋势当中。科学管理档案，能够促使档案管理相关工作达到相应的规范标准，并具有更高的信息化水平，有针对性地提高档案管理工作的效率和质量，为社会进步奠定坚实的发展基础，并提供技术支持。

二、企业档案综合管理优化的优点

（一）有利于企业档案信息的综合开发和利用

在对企业档案管理过程中，通过对其进行综合化的管理，可以有效提高企业档案利用和开发的效率。在企业中，有很多的档案资料，并且档案资料涉及企业的多个方面，如果不对档案进行及时整理，那么就为将来查阅档案的工作人员造成很大的困难。通过对企业进行综合化管理，建立起综合性的档案管理室，对企业档案进行整体上的信息整理与排序，从而提高企业档案的科学化管理水平，有助于企业节约资源，提高资源利用效率。

（二）为企业档案管理打下坚实基础

在企业发展过程中，保障管理是企业档案管理的一种基本的方式。在企业档案管理过程中，通过实施综合化的管理，可以帮助企业形成统一的档案管理制度，建立集中统一的档案管理方法，同时还可以使企业的档案室室藏得到不断的补充与完善，使企业档案管理向着标准化、规范化、现代化的方向发展，同时还能够推动整个档案管理事业的可持续发展。

三、企业档案管理中存在的问题

（一）领导对档案的重视程度低

现阶段，很多企业领导者漠视档案工作。他们认为，对于公司来讲，经济效益和经济利益至关重要，而档案的管理是可有可无的，因为它并不能够给企业带来真实的效益，只需保证档案保存完整、不发生丢失泄密问题即可。事实上，这样的想法是非常错误的，这体现了企业对档案管理工作缺乏足够的认知，进而导致企业的员工对档案的价值认识不足。

除此之外，很多企业没有设置专职的档案管理员，大部分档案管理员是兼职的状态，这就对档案的管理造成了一定的影响。这种缺乏长远考虑、没有战略思维的企业档案意识是亟须改进的。

（二）档案管理手段相对落后

随着经济全球化和互联网的不断发展，信息化管理成为企业管理的重要组成部分。但是，很多企业对于档案的管理仅停留在文书档案管理的阶段，并没有实施电子信息化。这在一定程度上使企业的档案管理处于落后的状态，不仅在编纂档案的过程当中会花费大量的时间，而且造成了企业档案查询方式的烦琐、效率低下。这种缺乏与时俱进的档案管理技术势必会对企业的核心竞争力造成影响。除此之外，文书档案的载体是纸张，随着时间流逝，其会出现字迹不清等问题，这也会给企业档案的永久留存带来一定的影响。

（三）没有建立专项档案室

很多企业并没有单独设立档案库房，大部分采用日常文件与企业档案混合保存的方式，这样会对企业档案造成很多不良影响。据调查显示，部分企业虽然建设了档案库房，但是并没有注意温湿度、粉尘等外界因素对文书档案的影响，造成了很多档案纸张老化、字迹模糊的问题，影响了企业档案的真实性和完整性。

（四）档案管理人员素质不高

现阶段，企业档案管理员在思想观念、文化程度、专业水平等方面都有很大差异，他们对档案管理的意识并不强。据调查，很多企业并没有对档案管理员进行专业性的系统培训，导致他们对前沿的档案管理技术并不了解，甚至对档案的收集、整理、归档、装订等基础工作也不熟悉，从侧面导致了企业的档案管理工作处于滞后的状态。除此之外，部分企业的档案管理员身兼数职，除负责档案工作外，还要负责办公室、内勤、助理等多种职务，很大程度上导致了他们无法用心来对企业档案进行管理，进而使企业档案工作的管理水平低下。对于企业来讲，这样的做法虽然能够节约人力资源，但是间接地为企业的经济和发展带来影响。

四、优化企业档案管理体制改革的方法

（一）完善档案管理相关制度

企业应完善档案管理相关制度，将档案管理工作的各个环节进行有效落实，制定科学、合理的制度进行支撑，提出统一的标准化管理，约束工作人员的行为规范，提高档案管理的整体效率。

当前，许多企业缺乏档案管理的相关制度，这是由于企业领导层不重视档案管理的相关工作，对于档案管理的知识和法律不了解，这就需要企业领导积极学习档案管理的相关理论和法律，提高对档案管理的认知，进而积极组织优秀的档案管理人员来共同构建档案管理机构。另外，档案管理工作需要进行细分，明确档案管理的流程和细节，明确档案管理的注意事项和标准，最大限度地发挥档案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的档案管理制度是非常必要的，可以真正起到约束工作人员的目的。

（二）完善档案管理功能

档案价值是巨大的，可以帮助企业和相关部门更好地发展。因此，为了发挥档案管理的价值，企业要更好地完善档案管理的功能。同时，企业要根据相关法律法规，积极引进先进的信息技术对档案进行管理，从而保证档案收集信息的全面性、客观性、完整性，提高档案管理工作的效率。

（三）提升档案管理团队的整体素质

当前，众多企业中缺少专业的档案管理工作人员，人员配置的失衡也是影响档案管理的重要因素。档案管理人员的专业能力、素质、经验、技能都在一定程度上影响档案管理的效率。企业要根据自身的实际情况选择档案管理人员，要考察上岗人员的工作能力，也要考察上岗人员对档案管理工作的态度，是否认真对待此项工作，是否具有专业的知识支撑。另外，针对不同的工作人员，要采取不同的培训内容，根据工作人员的实际情况，制定不同的培训内容，提高档案管理人员的质量。与此同时，还要培养档案管理人员的团队精神和敬业精神，只有心往一处想、劲往一处使，才能从根本上提升团队的综合能力和水平，为企业构建优秀的档案管理人才队伍，为企业的发展添砖加瓦。

（四）实现信息化档案管理

近年来，随着互联网的飞速发展，信息化管理模式已经成为档案管理的必然趋势。为了更好地促进企业档案管理获得平稳的发展，就必须在企业的档案管理中融入信息化管理方式，促进企业档案管理工作的创新。同时，在企业档案管理过程中，档案管理工作部门必须建立档案管理制度，使企业档案管理工作朝着规范化和制度化的方向发展。在企业档案管理工作出现差错时，要及时追究档案管理人员的责任。档案管理工作制度务必要从分层责任制度的角度出发，将工作进行细化处理，实现档案管理责任落实到每一个岗位，规避档案管理的风险，严禁出现信息泄露等一系列的风险问题。同时，企业档案管理人员还必须定期接受档案培训教育，增强自身的道德素质、职业素质，提升信息化档案管理水平。

（五）完善网络建设

近年来，市场竞争越来越激烈，互联网技术对于企业的发展愈发重要。在互联网条件下，通过构建完善企业档案管理体系，可以有效减少企业档案管理人员的工作压力。在企业档案管理信息化的过程中，必须不断完善基础设施建设，强化企业档案信息网络建设。企业在实现档案管理优化的过程中，必须做好相应的设备引入工作，同时还要招聘一些高质量、专业化的工作人员。

在信息化时代，企业档案管理工作势必会向着信息化的方向发展，通过企业档案信息化管理可以帮助企业减少资源的浪费。企业还可以借助不同部门之间的相互配合，来提高企业档案管理的信息化水平，挖掘企业信息化档案管理的服务价值与加工价值，最终提高终端档案管理的信息化水平。

（六）更新档案管理模式

为提高企业的档案管理水平与科学化程度，档案工作部门的相关技术人员需要对现有的管理方式予以不断的摸索和创新。只有这样，才能发现原有档案管理模式中的缺陷或管理漏洞。然后，管理人员应通过新型的管理方式逐步提高管理质量和水平，促使整个部门的管理方式能够向着现代化、智能化发展。任何行业、部门的发展都离不开科学技术的参与，科学技术也是促使人们工作效率提升的关键部分。基于此，相关管理人员在提高自身工作水平与业务能力的基础上，需要将原有的管理方式进行更新，促使档案主体的管理范围能够进一步扩大。当形成一定规模后，管理技术会进一步升级和完善，并形成有机闭环，这是提升档案管理工作水平的必要条件，一定要保障科学技术及其智能装置的置入率。

随着我国人口数量的不断增长，纸质档案已不适合当前的时代发展需求，会造成大量的资源浪费。并且，纸质档案的保存效果并不理想，一旦发生火灾等事故，其经济损失和后果是不可估量的。电子档案的应用能够在很大程度上缓解纸质档案的保存问题。在智能系统的辅助下，电子档案相关的各类服务，如查询、修改、更新等服务也更加体现了多样化趋势，网络化服务管理使得传统档案能够达到更加专业的管理水平。不难看出，档案管理工作的信息化管理模式的高效性非常重要。

基于此，档案工作部门及其相关的管理人员应对信息化管理方式的开展进程予以高度重视，逐步保障档案管理系统的完整性，以及各类服务和功能模块的作用可以被真正地开发和应用。充分结合电子信息化管理模式的重要性，将档案管理工作模式及管理系统适当升级并更新，使管理效率能够进一步提高。

首先，结合具体的企业情况建立完善的数据库，在数据库中可进行精准分类和规划，可以通过计算机系统和扫描仪等装置对纸质档案资料进行扫描和上传，将档案信息录入系统数据库内，以这种方式进行保存不仅能够保障档案的安全性，也能极大地提高检索的效率和质量，为人们节省更多的时间成本。其次，完善计算机系统针对档案信息检索模块的功能。档案部门需设置专门的智能设备，以便为人们提供更优质的查询服务，同时结合查询模块，也应增设关于该区域所在市、县级相关的文化档案模块，丰富查询人员的知识库和视觉体验。这种方式能够使人们感受到充足的人文关怀和文化气息，完美呈现了社会档案工作的另一层文化意义。

结 语

总的来看，档案管理工作的实际效率与工作水平的提高，与管理模式的更新程度，以及电子信息化装置、设备的应用范围有着非常密切的关系。对于档案管理工作而言，其工作内容具有一定的系统性，并且在管理效果方面需要通过长时间的累积才能逐步显现。所以，在管理周期较长的前提下，管理模式的科学性在很大程度上能够影响档案部门的管理效率。因此，档案管理部门应将现有的管理理念予以更新，并完善管理内容和相关的制度条例，有针对性地提高档案管理工作的专业性和科学性。