新时期企业文秘工作中的问题及措施

2022-11-14任奕

活力 2022年3期

任奕

（国网东北分部绿源水力发电公司太平湾发电厂，丹东 118000）

一、办公室秘书工作的职责和要求

办公室文秘人员的主要职责包括接收人员和材料、协调沟通、协助员工、撰写公文、文件管理、信息传递、组织会议、协助领导日常办公等。这些职责决定了办公室秘书必须具备扎实的写作能力、敏锐的思想政治头脑、勤奋的学习态度、良好的沟通能力、熟练的协调能力、良好的心理承受能力和较强的职业道德。

秘书工作往往涉及企业的一些重要决策，这就要求秘书具有一定的责任感，从而做好工作，树立保密意识和责任感，保证各项工作的顺利开展。在工作中，可以把国家和企业的有关政策方针与自己的工作有机地结合起来，形成自己对具体问题的看法和意见，提高审时度势、解决问题的水平。此外，还要熟悉企业的规章制度，增强责任感和使命感。在工作过程中，要主动出击，充分发挥主观能动性，创造性地开展工作，坚持原则、明辨是非，遇到问题要统筹兼顾，做好企业秘书工作。

二、新时期企业办公室秘书工作存在的问题

（一）服务水平不够深入

企业文秘人员的工作非常全面，既要做好监督协调工作，也要做好一些琐事。目前，在企业办公室的秘书工作中，大多数员工更加注重事务性工作，一些工作存在浮于表面和形式主义的问题，难以为企业领导提供更深层次的服务。在实际工作中，秘书人员不能对关键问题提出建议和意见，不能充分发挥其辅助作用。

（二）工作内容深度不够

企业办公室的秘书工作是一项综合性非常强的工作，除了需要做好上传下达、沟通协调，还需要处理企业各种琐碎的事务。目前，大部分文秘人员仍然只注重事务性工作的办理，如打印材料、整理文件、安排会议和行程等，而对更深层次的内容，如企业的运行状况、行业的发展趋势等漠不关心，这就导致了部分工作的表层化、形式化倾向，因而难以为领导提供更有价值和深度的建议。当领导需要做出决策时，文秘人员往往无法针对关键问题提出有建设性的意见和建议，以致难以发挥自身作用。

（三）随意性较大

企业文秘人员的主要工作是服务领导，协助完成领导安排的日常事项等。尽管如此，文秘人员的服务工作也不是盲从领导，而要以企业在行业中的发展为出发点和落脚点，对收集的信息进行有效整合，科学系统地处理问题，站在客观角度分析领导的决策，为领导提供最合理的意见和建议，使自己的工作为企业带来利益。而在现实情况中，许多文秘人员唯领导马首是瞻，甚至通过阿谀奉承讨好领导来博取信任，使得其工作内容和态度随意性较大，完全取决于领导的个人判断。

（四）文秘工作得不到重视

如前文所述，新时期文秘工作在企业中的作用越来越大，除了传统的上传下达和沟通协调，还要积极做好资料信息的收集分析工作，熟悉企业及行业的发展状况，为领导的决策提供有价值的建议。而在现实情况中，许多企业依旧秉持旧的思想观念，认为文秘工作就是处理一系列琐事，没有使其得到应有重视。一方面，领导对文秘人员不够信任，没有充分认识到新时期文秘工作的重要性，没有为其提供发挥能力的机会和空间，导致了人才资源的浪费；另一方面，文秘人员自身也没有实现思想转变，对自身工作价值的认可度较低。

三、做好企业文秘工作的几点思考

（一）加强理念创新教育

针对秘书工作缺乏深度、随意性和积极性的问题，应对文秘人员进行观念创新的教育和培训，实现观念的转变，实现自身工作的价值和重要性，帮助其树立大局意识和超前意识。作为秘书，在做好领导日常工作安排的同时，要从整个企业的利益出发，观察企业经营状况，了解行业的发展趋势，充分利用互联网、大数据等技术，形成自己独特的见解，为领导提供更丰富、更全面的参考资料，帮助领导做出最佳决策。在这个过程中，文秘人员自身的价值得到了更好的体现，这也更有利于企业的长远发展。

（二）完善人员招聘和退出机制

针对文秘人员素质参差不齐的情况，应加强工作监督和考核，完善招聘和退出机制。根据岗位要求招聘具有相关学历或工作经验的、能胜任岗位职责的人员，以便及时处理部门历史遗留问题。对在岗人员的工作完成情况，要进行定期评估：考核成绩优秀的给予相应奖励；考核不合格的给予警告、罚款，甚至开除。通过合理的奖惩机制提高秘书工作的积极性，促进人员流动。

（三）加强职业培训

秘书工作具有很强的专业性，而且新时代科学技术的飞速发展，对员工的要求越来越高。秘书人员应具备扎实的专业知识、较强的专业能力和学习能力，才能更好地胜任这项工作。因此，企业应加强对秘书人员的培训，使其专业技能得到及时更新和应用，提高工作效率，促进企业的发展。此外，为了适应时代发展的要求，还要对文秘人员进行相关法律法规的培训，使他们更好地把握本行业在国家发展中的地位，把企业发展融入国家经济建设的进程，从而更好地实现企业和自身的价值。

（四）实现一体化建设标准化

从文秘工作和文书档案管理的联系性出发，在探索文档一体化构建的阶段，要遵从标准化的要求。对于国家有关部门在倡导一体化建设过程中提出的法律和准则，应当严格遵守，在大背景下，应该符合时代的发展潮流。从内部结构观察，只有保证构建系统的规范性，才能有效提升文档一体化在应用阶段的适应能力。这种管理模式应该符合一体化的条件，在文书档案管理和文秘工作相互配合协调时，应在文档一体化的管理模式中发挥出最大效能。

在两者紧密衔接以后，这种独特的内在优势就会展现出来。如果能够将多种资源进行合理化利用，准确实现工作环节中的共享，就能够为提升工作效果创造机遇。在保持常态运营阶段，应当从文秘工作和文书档案管理的实际状况出发，尽量排除外界因素的影响，在构建统一化标准的前提下，让整个文档一体化应用的范围更加广阔。通常在执行期间，以企业的真实状态为基础，让文档一体化朝着通用性和实用性的方向迈进，呈现出合理利用资源的特征。

（五）完善一体化管理内容和制度

制度的建立对于工作的开展意义重大，为了保持文秘工作和文书档案管理的一体化建设顺利推进和落实，就应该借助完善的制度去统筹规划。对于涉及管理和监督的项目，应该及时对文书资料展开统计收集，在遵守具体的管理内容或者办法时，要确保其在工作期间的合理性。从工作特征观察并借助群体交流协商的背景充分聆听他人的建议，在发现不足或者缺陷的情况下，应安排专业化的人员进行弥补和修饰，让整个管理环节符合统一协调化运行。

在构建和完善文档一体化的相关管理制度时，应当结合更多人的意见，充分运用信息化技术和计算机技术。在不断促进一体化建设期间，严控质量标准和操作过程的规范性。明确的制度可以为责任分工制提供导向，按照分工明确的做法，执行人员应当树立较强的责任意识，所有的工作程序都要按照明确的制度来执行。在工作内容有序开展的基础上展现出一体化管理的理念和意义，真正实现勇于负责、互相协作的目标。

（六）充分利用，力求长效

在文秘工作中，要加强对档案信息的有效运用，通过正确认识档案的价值对档案中的信息资源进行科学分类，在需要调阅时能够高效地找出相关档案内容，以确保档案的运用能够得到保障。并且要加强企业的信息化建设，运用信息技术对档案进行全面管理，从而使档案管理工作能够更加高效地开展。

（七）建立健全考核制度

建立职业奖惩制度，对认真高效工作的文秘人员给予物质和精神上的奖励。如果秘书工作粗心大意，负责人应承担相应责任。招聘文秘人员时，相关人员需要根据其工作质量和现状设置相应的观察期，并进行有针对性的考核。企业人事部门需要对考核的实际结果进行综合评价，对考核结果优秀的员工进行提拔，对考核结果较差的秘书及时调整岗位或进行处罚。该考核体系的建立不仅能有效地激发秘书人员的工作积极性，促进工作效率的提高，而且能有效地避免秘书工作中的重大失误，对企业的进一步发展具有积极意义。

（八）积极促进文书立卷工作

公文归档是公文档案管理过程中的一个重要环节。结合档案、文件的管理理念确保组织清晰地形成系统的内部结构。结合实际工作流程，公文审核后专业操作人员应执行梳理流程。只有做好归档工程的文件归档工作，才能为档案管理工作的质量打好基础。从文秘工作和文件档案管理的职能出发，借助文件归档可以促进两者之间的联系，也充分体现了文件归档管理的意义。

文件集成的实施应促进两者的结合。文件归档的发展是双方合作的必要条件。在工作制定阶段应制订详细的计划，以确保在按照操作标准实施所有工作时，工作流程可以合理运行。在整个过程中，最重要的是确保文件和资料的真实性和准确性。只有从最初阶段整理和完善有价值的信息，满足内容的完整性和真实性才能有效保证后期工作的质量。

从广义上讲，文件归档属于秘书工作的最后阶段，也是文件档案管理的初级阶段。文件档案符合规范化、系统化的要求。从采取具体措施的角度看，相关人员应接受公文、档案、文件归档的专业培训，在思想上更加重视文件归档工作，理解工作的内涵和意义。在信息时代背景下，文件归档也开始具有智能化的特征，在对纸质档案进行有效整理和清点后，员工还应执行编号、排序和统一装订的流程。在运行过程中，应及时更新和完善电子档案的内容。

（九）加强电子政务信息化建设为档案管理现代化打下良好基础

为了彻底避免人为因素造成的工作失误，规范秘书工作和档案管理，实现两者的有机结合，必须依靠现代信息技术实现网上办公。有资质的单位应当尽快建立电子政务系统，在规划设计电子政务系统时按照国家有关规定、标准和要求建立电子政务系统，在办公自动化系统中建立合理的工作流程，并将文件工作和档案管理的要求嵌入管理系统中，使档案管理与电子政务系统有机地结合在一起。通过这种现代化的手段，在保证电子文件及时、高效、安全、保密运行的同时，可以一次性完成文件的整理和归档，避免了大量重复的工作，大大提高了工作效率。档案人员无须再次输入档案文件目录，可为档案信息资源的开发节省大量人力和时间。此外，档案管理部门还可以通过自动化系统随时掌握文件和业务部门的管理动态，及时给予指导，实现档案的先进性和预见性管理。

（十）为企业决策者提供参考数据和意见

企业领导在决定企业的发展方向和经营生产方向时，往往需要大量有效的资料，如调查报告、数据分析、各种可行方法的论证等。这些真实可靠的资料往往成为企业决策的重要依据。办公室文秘人员需要向决策者详细披露数据的收集过程和数据的真实性。为企业决策者提供数据细节的过程，实际上这就是办公室文秘人员参与企业内部决策的过程。这一过程也反映了文秘人员为企业发展提供意见的过程，以及文秘人员对企业的间接管理职能。同时，在企业决策过程中，办公室文秘人员应通过现代企业的服务管理系统为企业决策者提供决策参考。办公室文秘人员有责任和义务为企业决策者提供有价值的参考意见，但在提供决策意见的过程中，应根据决策者的要求完善相关数据和资料的收集，确保其完整性、真实性和准确性，在保证数据提供效率的同时进行更准确的研究。同时，由于市场的突然性和随机性，办公室文秘人员在提交数据报告时应密切关注市场的变化，以防止决策者因时差而产生误判。

（十一）处理企业内部的具体事务

为企业和公司领导服务是办公室文秘人员的主要工作目标。与秘书相比，办公室文秘人员的服务和职责更广泛地涉及公司自上而下的各个方面，包括公司内部工作和经营管理的各个环节。其工作职能具体表现为公司内外会议组织、外来人员接待与联系、公司档案的合理保管、办公环境设施管理、交通管理、机密文件管理、文件处理等。由于办公室文秘人员的工作职能比较广泛，要求其在工作中提高工作效率，在履行工作职能时首先要树立良好的效率意识，将工作效率与公司经营管理现状相结合，对需要处理的事情进行分类，并根据事情的重要性和需要处理的紧急情况进行排序。对于需要处理的问题，办公室文秘人员应果断、迅速、细致，确保妥善协调处理问题，同时注重处理事件的质量。在处理文件、档案等内部事务时，应充分利用现代科学设备，尽可能地对工作内容进行规划。对企业内通过办公设备软件即可简单处理的文件进行处理，以确保办公室文秘人员能够集中精力处理其他管理事务。