建立煤炭企业多层次供应商管理体制的思考

2022-11-14王飞燕

经营者 2022年7期

王飞燕

（铁法煤业〔集团〕有限责任公司，辽宁铁岭 112700）

一、引言

过去煤炭企业对供应商采用的管理策略，难以满足现代煤炭行业市场发展需求，无法为煤炭企业经营效益的提高提供更多的助力。通过建立多层次供应商管理体制，能够构建合理的供应商管理关系，监督把控供应商与煤炭企业所有的合作活动，节约煤炭企业生产成本，为企业未来效益的增长与长效发展目标的实现奠定基础，因此对其进行研究具有现实意义。

二、传统煤炭企业供应商管理体制的运行效果

（一）供应商选择体制的运行

煤炭企业在生产经营期间，物资需求量非常大，而且基本采取统一采购物资的方式，物资采购由单独的部门负责，而采购完成之后，物资的使用不由采购部门负责。物资采购之前，需要相应物资的部门会将需求上报给采购部门，进行统一采购。在多年的改革发展中，煤炭企业对供应商管理的重视度逐渐提升，对管理体制的运行进行了很多的调整规范。在供应商选择方面，采购部门主要是根据物资需求情况选择供应商购买物资。传统的供应商选择体制运行期间，不够重视对供应商的前期调查，对供应商的实际特征和市场价值缺乏了解，对资源市场的实际运行情况也没有进行深入的市场调查，导致选择期间的方案优化参考信息不足，供应商选择的标准条件门槛比较低。同时，采购部门主要通过招标竞争方式来对比供应商的条件，并确定合作的供应商，而其在对比条件方面更重视价格高低，往往倾向于选择价格相对较低的供应商，在质量保障方面存在明显的不足，这是传统供应商选择体制的弊端。建议煤炭企业与有信誉且质量有保障的供应商合作，以提高企业的经济效益。

（二）供应商合作体制的运行

煤炭企业每年的物资采购量都非常大，在物资购买方面支出的资金量庞大。在供应商市场中，煤炭企业作为买方的情况比较多，在与供应商之间的关系定位方面，大多都与供应商建立的是竞争关系，而实际上供应商与煤炭企业后期是合作关系，前期市场中建立的单纯竞争关系会对后期合作产生较大的影响。这会导致煤炭企业与供应商之间难以保持长久的合作关系，且不利于实现煤炭企业与供应商合作共赢的目标。出现这一现象主要是因为煤炭企业在对自身与供应商之间关系的定位上缺乏战略合作意识。

煤炭企业所需物资的供应时间比较长，与供应商建立合作之后会签订订单合同，基本上合同的时间年限都是一整年，根据合同的内容和生产物资需求，煤炭企业会定期在供应商处采购。在合同履行过程中，煤炭企业在供应商处下订单时，通常没有严格按照合同规定进行，没有应用订单文本，而是通过网络或电话沟通的形式下订单，导致订单实施过程不严谨，不受法律保护，供应商在订单内容方面有可能并没有遵循标准，这会使订单完成过程中出现很多不规范的问题。

此外，企业对合同内容履行情况的监督力度不足，没有实时跟踪合同履行行为，导致对物资交付时间和质量把控不足，这会导致煤炭企业对供应商提供的物资质量难以实现全面把控，物资成本控制效果不佳。物资质量检验部门与物资使用部门之间没有建立沟通机制，合同管理部门无法监管合同各项内容的履行情况，这些都是供应商合作体制运行中存在的不足。

（三）供应商评估体制的运行

煤炭企业在经营发展期间，会与很多供应商合作，其通过总结多年的实践经验，逐渐完善供应商评估体制，能够更加综合地评估供应商，不再由采购部门单独进行，而是由物资应用部门、物资质量检验部门以及监督部门共同进行，评估结构的科学性和综合性明显增强。在传统供应商评估体制实践运行过程中，对评估的最终结果缺乏后续的处理措施，对评估结果不良的供应商通常会直接淘汰或者终止合作，对评估结果优良的供应商则没有对应的措施，这对煤炭企业与供应商保持合作关系和优化合作关系没有帮助。而且供应商评估结果也没有与供应商对接，导致供应商并不明白自身与煤炭企业在合作中存在的问题，对合作改善的方向与内容不清晰，难以充分发挥供应商评估的价值和作用。

三、煤炭企业多层次供应商管理体制建立重点

（一）多层次供应商管理理念的更新

在新时期煤炭企业的发展中，对供应商管理工作的优化改良，是促进供应商合作水平提升、物资质量提升以及节约物资采购成本的基础。采购部门是负责物资采购与流通的主要职责部门，物资的采购准入、内部流通与使用安全的保障都由采购部门负责，通过建立完善供应商多层次管理体制，提高物资流通水平，为煤炭企业经营生产效益的提升提供更多的助力。煤炭企业需要更新供应商管理理念，应用多层次、多角度的供应商管理理念，根据实际情况建立多层次的供应商管理体制结构，实现对物资采购成本的控制和节约。此外，要具备多层次供应商管理理念更新意识，这也是推进体制建立的基础和关键。

（二）多层次供应商管理体系的完善

目前，我国的市场经济水平全面提升，市场竞争越来越激烈，煤炭企业在供应商选择方面，可以对比挑选的供应商数量非常多，再加上现代网络非常发达，电子商城的建立也可以为多层次供应商管理体系构建良好、广阔的平台，煤炭企业可以自主建立矿用物资的网络商务平台，使更多的供应商能够通过网络与企业建立合作关系，提升物资采购的便捷性。煤炭企业要科学地设定和严格地审核供应商的准入标准，对供应商开展全面深入的前期调查，保证后期合作顺畅，避免出现不规范行为。同时要根据供应商的情况实施分类管理，根据供应商的特征建立合理的合作关系，比如战略关系、核心供应商、短期合作等关系，以此来实施针对性的管理。另外，在建立多层次供应商管理体系时，组建专业素养高的人才团队也非常重要，这是提升多层次供应商管理水平的重要环节。

（三）供应商管理多层次结构的清晰规划

煤炭企业需要清晰地规划供应商管理的多层次结构，主体结构可以分为供应商选择管理层次、供应商分类管理层次、供应商合作跟踪层次以及供应商评价激励层次。煤炭企业可通过对供应商的多层次管理，优化供应商选择，对供应商进行科学的定位，实时跟踪建立合作关系后供应商的合同履行行为，并根据合作的实际成效和结果采取合理的激励措施，促进煤炭企业与供应商之间持续合作，节约企业生产经营物资成本，形成完整的供应商管理结构。

在建立多层次供应商管理体制期间，煤炭企业要保持灵活性与开放性，强化与供应商关系建立的合理性与完整性，通过对供应商的针对性管理，发挥供应商管理的作用。开展各项管理工作需要遵循精细化管理原则，将物资市场情况和企业物资需求作为制定供应商管理策略的参考基础，全面收集和掌握管理相关的信息，建立供应商信息数据管理库，保证管理的全面性和完整性。

以某煤炭企业为例，该企业为了加强对供应商的管理，结合供应商的实际情况，对其进行了层次结构的清晰规划，并通过多层次管理的方式选择出最合适的供应商，企业效益随之提高。

四、煤炭企业多层次供应商管理体制建立方法

（一）建立供应商选择管理体制

选择供应商是管理的第一步，在选好供应商之后才能与之建立合作关系，故在选择供应商时，要明确设定供应商准入条件标准。采购部门需要要求供应商提供公司自身的所有信息，采购部门要全面、详细地了解供应商信息，并结合企业对物资产品的需求，合理设定供应商准入条件，作为供应商选择的最低标准，避免后期供应商物资质量出现问题。

首先，在供应商选择管理期间，要保证供应商能够保持物资的长期稳定供应。一般而言，煤炭企业的物资需求不会出现较大的变化，在物资需求相对不变的状态下，要在现有的供应商中进行综合性的选择，选择与资质水平优良的供应商合作，选择多次合作并且合作效果理想的供应商，建立长期的合作关系，保持物资供应稳定。

其次，在煤炭企业的物资需求发生变化时，生产需求也变得更加多样化，采购部门在获取物资时，就需要根据需求灵活选择供应商。供应商的物资经营都有相应的范围，当现有的供应商物资经营范围不足以满足要求时，就需要寻找新的供应商，以满足企业的物资需求，保证物资供应充足。

最后，物资产品均有各自的市场发展环境，而产品市场之间存在明显差异，在选择供应商时需要综合考量产品与其市场发展的实际情况。不同物资的科技含量不同，在采购科技含量高的物资时，重点考量供应商的质量、服务与价格是否合理；采购科技含量一般的物资时，要在质量水平基本一致的供应商中，将价格作为考量的重点。对产品市场的考量，重点在于平衡供应与需求之间的关系，在供应量大于需求量时，要对比多家供应商，选择质量好、价格低的供应商；在供应与需求相对平衡时，要重点考虑质量；而若是供不应求，则要选择质量达标的供应商，并且需提前采购，保证供应充足。

（二）建立物资部门与供应商差别化合作管理体制

根据供应商特征的不同，要对供应商进行差异化管理，建立科学的合作管理体制，与供应商建立合理的合作关系，比如与有过合作的供应商之间，若供应商提供的物资比较重要，就需要与其建立战略关系；如果物资不太重要，就需要建立非关键关系。

1.与供应商的战略关系

能够建立战略关系的供应商，通常与企业有过多次合作，并且提供的物资对企业非常重要，对企业的生产经营有直接的影响。面对满足这些条件的供应商，煤炭企业需要与之建立战略关系，构建战略盟友关联，组建稳定、完整的物资供应链，并且要控制供应商的物资提供量的占比，不能超过20%，防止形成过于依赖的关系。

2.与供应商的潜在战略关系

对能够提供比较重要物资的供应商，无论是被动还是主动建立的合作关系，都需要将其规划到潜在战略关系范畴，这类供应商与企业的合作时间通常不会很长，依然存在合作风险，需要在合作中持续考量。

3.与供应商的重点关系

如果供应商与企业有过多次合作，提供的物资也比较重要，但对企业生产不会产生太大的影响，则要将其作为建立重点关系的对象，合作期间多采取批量采购方式，降低物资采购成本。

4.与供应商的良好关系

面对主动与企业合作、提供的物资不太重要的供应商，煤炭企业要与之建立良好关系。这种供应商基本会出现在招标活动中，竞争力较强。对能够入门合作的供应商，煤炭企业可以与其建立长期的合作关系。

5.与供应商的非关键关系

面对与企业有过多次物资合作、物资重要性中等的供应商，煤炭企业可以与之建立非关键关系，也就是其提供的物资属于企业需要但影响力不强的种类。与供应商非关键关系的建立要规划纳入短期范畴。

6.与供应商的竞争关系

煤炭企业需要的常规物资重要性中等，这种物资的供应商通常会主动寻求合作，且此类供应商比较多，煤炭企业要重点对供应商的物资质量和服务水准进行考核，并且在合作期间要实时追踪，杜绝合作过程中的不规范行为。

（三）建立供应商跟踪管理体制

与供应商建立合作关系之后，要跟踪管理合同各项内容的履行情况，跟踪管理部门需要登记供应商针对每次物资供应提供的详细信息，并建立供应商跟踪信息管理系统，集中登记各项物资提供活动信息，实现信息共享管理，跟踪管理内容包括生产流程、订单执行以及服务评价。

（四）建立供应商激励管理体制

对合作质量优良的供应商采取激励管理措施具有必要性，激励管理可以促进企业与供应商之间保持稳定持续的合作。必须对所有合作的供应商进行综合评价，根据评价结果明确供应商的优势和需要改善的内容，以此采取适宜的激励措施。比如，战略关系供应商的合作评价结果优良时，可以适当调整支付方式，缩短支付时长，以拉近合作双方的距离，提高供应商合作的积极性。而对评价结果较差的合作供应商，要制定违约惩罚措施，促使供应商提升自身能力。