现代人力资源管理理念下的人事档案管理解析

侯 杰

（自然资源部第二大地测量队［黑龙江第一测绘工程院］，哈尔滨 150025）

引 言

在传统人事管理背景下，现代人力资源管理逐渐发展了起来。在过去的半个多世纪里，人力资源管理从以往高度模糊的管理模式逐渐转变为精确化管理模式，而人事档案管理是其重要组成部分之一。对于现代人力资源管理来说，加强人事档案规范化管理工作、加大人事档案工作支持保障力度、加强软硬件设施建设、深化制度建设、全面提升人事档案信息服务水平至关重要。最近几年，各事业单位对现代人力资源管理理论给予了高度重视，并在实践中执行。作为人力资源管理重要工作之一的人事档案管理也应随着时代的发展而不断发展、前进。

一、人事档案管理工作新的发展趋势

随着人类社会的不断发展，经济水平的不断提高，事业单位人力资源管理工作呈现出了新的发展趋势，对人事档案管理工作的要求也更为严格，其内容主要体现在以下三个方面。

（1）形成核心价值观。核心价值观是事业单位在运营过程中坚持不懈、努力使全体员工都信奉的信条，为事业单位的生存与持续发展创造了重要的精神支撑，可以挖掘各种潜能，有助于事业单位快速实现既定发展目标。

（2）建立有层次的价值评价体系。

（3）将职业化定作评价人力资源管理水平的重要依据。职业化包含职业化素养、职业化行为规范、职业要求和职业技能等，人力资源管理人员需具备精湛的专业技能，精通本职工作，熟练掌握与本职工作相关的业务知识，精通业务规程。

二、现代人力资源管理和人事档案管理的关系

人力资源管理是管理学中非常重要的领域，其研究的内容主要是如何有效利用并开发人力资源，以及如何合理配置人力资源。事业单位为了达成既定目标，应科学运用人类学、管理学等相关知识，对人力资源管理实行岗位规划、人才选拔录用、入职培训、业绩考核工作计划等制度。20世纪60年代到现在的西方管理理论提出，人力资源管理工作的核心内容是对人的管理，人不仅仅是管理的主体，更是管理的客体。当今社会，日趋激烈的人才竞争逐渐成为常态化，人才流动性大和人才流失成了普遍存在的问题，大部分事业单位已经将人力资源当作事业单位持续发展的重要资源，毫不夸张地说，人力资源对事业单位未来发展的高度起到了决定性作用。人事档案是储存个人信息的重要载体，能够有效帮助事业单位对员工进行全面考查、了解和录用，成了事业单位高效开展人力资源管理工作的首要依据。人事档案是事业单位档案中的重要组成部分，能够充分发挥人力资源管理的各项作用。不断深化与完善人事档案管理对事业单位开发人力资源具有重大意义，具体表现在以下三个方面。

（1）能够全面发挥人力资源的内在效力。

（2）能够有效提高人力资源的科学配置。

（3）能够对人力资源进行科学预测。

总体而言，人力资源管理和人事档案管理属于一个统一的整体，二者缺一不可，共同发展。人事档案所提供的信息为事业单位顺利开展人力资源工作提供了极大的便利，同时，人事档案管理工作的成效也对人力资源管理工作具有一定的影响。

三、现代人力资源管理理念下的人事档案管理工作存在的问题

（一）人事档案管理手段有待提升

进入大数据时代，人事档案部门面临着各种变革。然而尽管身处大数据时代背景下，人事档案管理现代化却依然没有实现。很久以来，由于受不同因素的影响，大部分人事档案管理工作还在沿用传统的手工管理模式，表现形式以文字材料为主，将员工的信息、人事资料等相关资料、档案装入纸质档案袋中，储存在档案室，在需要使用档案时，人工查找档案，人工翻阅与审核档案内容。但大部分档案室内的环境较为潮湿，随着时间的推移，极有可能发生虫蛀、霉变等现象，会导致档案受到一定程度的损坏，此外，也会出现人为因素导致档案遗失的情况，在人事档案完整性和安全性的管理方面存在诸多问题。

（二）人事档案管理人员专业素质和思想观念有待提高

档案信息化是指在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和利用。在人事档案信息管理中，有效应用计算机技术的关键在于领导者思想意识的提高，知识型领导主管业务工作成了重要发展趋势，有助于实现档案管理现代化。利用相关软件管理系统能够使档案管理工作更具规范性，进而可以保证人事档案管理的安全性与高效性。另外，尤其需要提高人事档案管理从业人员的综合素质。很多人事档案管理人员都是身兼数职，缺乏一定的档案知识储备，人事档案管理工作队伍“新兵”多，业务水平参差不齐，业务培训工作不到位，导致知识结构与现代化人事档案管理的实际发展要求不相符。所以，在实际工作中，人事档案管理人员应积极参加各项培训活动，在原有认知结构的基础上加入新内容，只有这样，才能有效实现人事档案管理工作信息化。

（三）人事档案管理工作缺乏规范性

很多事业单位在人事档案管理工作中缺乏规范管理，管理工作缺乏规划和整体构思，工作随意性较大，且缺乏工作的主动性，对人事档案管理人员配置没有给予高度重视，对档案软件、硬件的投入力度不足。此外，人事档案管理现存信息不具备实用性的问题也比较普遍。人事档案管理应客观、准确地反映和评价事业单位员工的真实活动，但在实际应用中，经常会存在一些偏差，夸大员工在工作岗位上取得的成绩，不能客观指出工作中出现的失误。

（四）人事档案利用率不高，范围不广泛

人事档案的重要作用就是要让事业单位中大量优质人才可以得到充分的利用、流转及合理的调配。但根据事业单位实际任用情况来看，人事档案的作用没有得到真正发挥。以我国人事工作的形式来说，诸多事业单位对人事档案持严格的保密态度，导致人事档案的利用率不高，不能真正发挥出人事档案的重要作用。此外，一些优秀人才与事业单位人事档案之间的联系越来越少，“人档分离”逐渐成了普遍现象。形成这种情况的原因有很多，如人员就业结构或状况的变更。由于很多事业单位对人才的档案没有形成较为严格的要求，增加了“人档分离”“弃档”的普遍性，再加上信息电子化缺乏完善，人事档案管理部门只能按照既定要求完成人事档案保管工作，并没有充分发挥对人才共享的作用。因此，在今后的发展中，我们应根据社会发展的实际情况，在现代人力资源管理理念下对人事档案管理工作进行重新审视，不断改进与创新人事档案管理工作。

四、现代人力资源管理理念下人事档案管理工作的改进与创新

在知识经济时代背景下，人事档案管理应满足新时代的发展要求，积极探索，勇于创新，不断深化，具体内容如下。

（一）加强制度建设，完善管理体制

在开展人事档案管理工作过程中，面对与当前新形势、新任务相背离的旧制度，应对其进行改革，构建能够与新形势相适应，并且更具有规范化的人事档案管理体制，使人事档案管理工作逐步向规范化迈进。档案管理人员在收集与整理人事档案时应确保档案的完整性和及时性；在人事档案鉴别过程中，档案的存、毁应有据有度，切实提高档案鉴别工作质量；对归档档案进行整理时，要有高度负责的精神，做到认真、严谨、细致；借阅档案时，应根据实际情况妥善处理；人力资源管理部门应和其他部门进行区别，确保人力资源管理部门能够深入了解事业单位内部所有员工的综合素质、培训奖惩等相关情况，在现代人力资源管理中全面发挥人事档案的重要作用。除此之外，还应对人事档案的保密工作予以高度重视，及时补充、更新人事档案内容，使其具备真实性、完整性和严肃性。

（二）构建规范的档案分类系统，充实人事档案内容

现代人力资源管理工作与以往传统的人事管理有着不同之处，现代人力资源管理工作要求人事档案内容更加详尽，以便事业单位管理者能够充分了解、掌握员工的各方面情况。在人事档案内容收集方面，其内容应尽量翔实，将定性信息和定量信息与之相结合。在保留现有信息的基础上，对人事档案内容进行适当的补充与更新，删除没有任何意义的多余信息，增添一些具有实际意义的新内容。对人事档案内容不断更新，能够充分体现出员工的思想政治态度，综合反映业务水平、工作能力，呈现出员工所获得的荣誉称号、突出业绩等。

（三）逐步推动人事档案管理现代化、科学化进程

人事档案管理工作中最大的特点就是每个员工的档案内容是在不断充实、丰富中的。在员工实践活动持续增加的基础上，每个员工每年都会形成大量新的材料。随着事业单位的不断壮大与改革的持续推进，事业单位的工作结构也出现了多样化的特征，传统的人事档案管理模式存在各种弊端，在资料检索、档案查阅时仍采用的手工处理方式，造成了极大的不便，出错情况得不到有效缓解，并且极容易发生贻误时机的情况，所以，提高人事档案管理效率和推动人事档案管理现代化、科学化成了重要任务。管理理念现代化和管理方式现代化是人事档案工作现代化的主要内容。

（四）强化队伍建设，提高人员综合素质

随着经济全球化的进程不断加快，人才流动性逐渐增加，未来人才高流动性将成为常态。基于此，大部分先进的事业单位已经将人力资源管理当作事业单位稳定发展的重要核心，人事档案管理也得到了广泛关注。负责人事档案管理工作的相关人员在工作中应不断学习，踏实工作，努力提升个人素质和综合能力，采取积极有效的方法，在新时代的浪潮中紧跟新时代新改革的步伐，提高人事档案管理水平，促进事业单位的可持续性发展。首先，在培养高素质人才、强化队伍建设的同时，应加大高层次人才的引进力度。其次，在引进和保留人才的同时，要重视并加强人事档案管理工作者个人专业技能的再培训工作，进而提升人事档案管理工作者的职业道德与职业素养，使其具备良好的合作意识和服务意识，使人事档案管理工作者能够适应当前形势下人事档案管理工作的所有要求。

（五）对人事档案工作的重要作用形成正确的认识

坚决不能出现使用档案时慌乱查找、核查档案时不得要领、存储档案时漫不经心的现象，应从思想上确认人事档案管理对事业单位发展所起到的巨大作用，充分挖掘思想根源，改变人事档案管理当前的状况，科学运用现代化信息化手段，更新人事档案管理的管理理念，用现代化的管理思想和方法来开展人事档案管理工作，例如，有一定条件的单位可以开发人事档案软件技术，编写程序，实行档案计算机管理，引用计算机技术，将文件档案存在计算机中，方便查找和翻阅，为相关人员提供更加准确的信息，构建一套完整的档案自动归档系统。将传统管理模式与现代化管理相结合，能够使人事档案管理工作充分发挥重要作用。

（六）明确人事档案信息的实用性和适用性

为了使人事档案现存信息更具实用性，可以将人事档案现存信息纳入事业单位年度考核中，将其作为事业单位年度考核的重要内容，使人事档案现存信息数据的整理更加精细化，实现实时信息数据储存，将人事档案管理工作提升到一个新的高度。同时，利用信息化工作手段开展档案业务指导，建立人事档案管理工作微信群，大幅提高人事档案日常管理效率，达到互相借鉴经验的目的，不断扩大人事档案管理工作的实用性。

结 语

在现代人力资源管理理念的指引下，人事档案管理工作将得以顺利开展，人事档案管理工作相关从业者在工作中应积极改进工作方法，不断创新工作理念，将人力资源管理与先进的信息技术相融合，通过采取不同的方式提高人事档案管理水平。本文主要对现代人力资源管理理念下的人事档案管理做出了深入分析，希望能给相关工作人员提供一些参考。