关于企业登记档案信息化的思考

2022-11-14呼和浩特市市场监督管理局综合保障中心穆雷

办公室业务 2022年1期

文/呼和浩特市市场监督管理局综合保障中心穆雷

企业登记档案是企业从设立、存续到注（吊）销这一完整过程中形成的有保存价值的原始记录，是市场主体实施经济行为的重要依据，也是企业资信的重要组成部分，具有数量增长快、利用频次高、利用主体多样化、开放内容差别化等特点。因此，企业登记档案信息化建设应充分考虑企业本身的特点，真正做到符合档案管理和利用的规律，从而推动企业登记档案工作的发展。

一、企业登记档案信息化建设的重要性

（一）是改变管理方式的必要途径。企业登记档案是各地各级市场监管部门一个主要的业务档案门类，是公检法系统、国家党政机关调取证据和企业、律师、社会大众获取信息的重要来源，因此，企业登记档案管理部门承担着繁重的管理和查询利用工作。随着经济社会的发展和档案信息需求量的增长，传统的企业登记档案管理方式已经不能满足利用者的需求，迫切需要改变管理方式来提高企业登记档案管理和服务水平。随着科学技术的迅速发展，信息化建设将是改变企业登记档案管理方式的必要途径。企业登记档案信息化建设将改变以实体管理为主的传统方式，实现以档案信息资源管理为主、实体管理为辅的现代化方式；将改变传统的人工管理方式，实现依靠计算机和网络技术的智能化、自动化管理方式，从而为企业登记档案管理工作注入新的活力。

（二）使档案管理更加科学和规范。档案改革发展和档案信息化建设是相辅相成的。一方面，档案管理的改革发展为档案信息化建设提供了发展空间，而先进的技术手段能够进一步优化档案管理和档案信息资源的挖掘。因此，企业登记档案信息化建设顺应了档案工作改革发展的步伐，为企业登记档案管理工作提供了目标和方向；另一方面，企业登记档案信息化建设会带来一系列前所未有的问题，要解决这些问题，就需要通过更新管理理念，改变管理方式，提高工作人员知识水平等途径来实现，建立标准化工作体系，实现档案科学化、规范化管理成为必然要求。

（三）使档案利用更加高效和便捷。企业登记档案查询利用工作是行政审批和市场监管系统的重要窗口，是政务公开和为民服务的重要组成部分。在传统条件下，查询企业登记档案不但让利用者“跑断腿”，而且提供档案的全过程都需要工作人员手工操作，手续繁琐且费时费力，增加了双方的负担。档案信息化建设将改变这种原始的查询利用方式，档案工作人员面对的不再是库房里的一卷卷档案，而是通过操作档案管理系统界面，管理人员轻松完成“审批—提供利用”这一工作；利用者面对的不再是档案工作人员，而是档案管理系统的用户服务终端，通过直观的界面、强大的检索功能、简便的利用手续，利用者能够快速、精准获取所需要的档案信息。

二、企业登记档案信息化建设遇到的问题

（一）缺少统一规划。对于如何做好企业登记档案信息化建设，目前还没有形成一套科学系统的发展规划，导致在工作中缺少规范和目标。一方面，各地区信息化水平参差不齐，虽然有些地区已经率先完成企业登记纸质档案数字化和电子档案的全过程管理，但是大部分地区的信息化建设仍处于零基础的状态；另一方面，在企业登记档案信息化过程中，往往没有对经费投入、利用者需求、参建部门职责、信息资源整合等要素建立统一的标准，从而影响了具体工作的开展，例如，有些地区因机构改革、职能划转等原因，参建部门和人员划转到其他单位后，没有相关科室承接这一工作，导致企业登记档案项目的建设半途而废。因此，做好统一规划对全国各地企业登记档案信息化建设的顺利推行和取得良好效果是十分必要的。

（二）缺乏档案信息化建设意识。无论是企业登记档案的形成单位、保管单位还是档案工作人员对档案信息化建设都没有引起足够的重视，导致企业登记档案信息化建设缺少了重要的推动力。首先，在企业登记档案管理工作中“重业务轻档案”的思想一直存在。行政审批和政务服务局作为企业登记档案的形成单位，应积极推进各项业务系

统建设以达到便民利民的目的，但在企业登记档案管理方面却没有给予同样的力度，对于企业登记档案的前端控制和全过程管理没有在业务系统中体现，影响了后续电子档案的管理和利用。其次，多数市场监管部门接收企业登记档案后，单位领导和相关负责人没有全面考虑如何进行有效的管理和提供利用，加之信息化建设需要投入大量经费，如果继续沿用传统的人工管理方式，则使信息化建设停滞不前。最后，大部分企业登记档案工作人员的业务素质欠缺，专业化程度不高，不具备档案管理所需的理论知识和计算机能力，对档案信息化建设的认识有待提升。

（三）制度规范不够健全。关于企业登记档案的规范化管理（不包括各地制定的具体规定），笔者查询到的只有原国家工商行政管理局、国家档案局出台的《企业法人登记档案管理办法》（工商〔1990〕166号）和《企业登记档案资料查询办法》(工商企字〔1996〕第398号，工商企字〔2003〕第35号修订)，分别对企业法人登记档案的建立、管理和查询利用做出了指导性的规定，但是制度内容概括性太强，不够详细，对实际工作的指导性较差。此外，制度内容不够全面，例如，没有明确管理体制、缺少档案信息化建设等内容；制度修订也没有做到与时俱进，例如，机构改革使企业登记档案的形成单位和保管单位产生了变化，企业登记档案管理的职能职责和监管划分随之如何规定等等，这些问题都需要制定具体的制度规范予以指导，才能有利于企业登记档案管理工作的正常开展，从而为档案信息化建设打下良好的基础。

（四）档案数字资源不够充实。企业登记档案数字资源体系的建立是实现档案信息化的前提和基础。目前，企业登记档案数字资源的一个主要来源是全程电子化形成的企业登记文件，全程电子化工作于2017年才开始在全国范围内实施，因此形成的电子文件数量在全部企业登记档案中所占的比例较小，远远不能满足档案信息化建设的需要；而另一个主要来源是领导不够重视、经费安排不足、库存数量巨大、工作人员畏难等原因开展缓慢甚至没有开展，造成了企业登记档案数字资源的大部分缺失。此外，很多企业登记档案因企业注册地不同而分散在不同地区保管，由于政策的限制和档案信息化进程的不同，很难实现档案数字资源的集中管理，阻碍了企业登记档案信息化建设的开展。

（五）档案查询利用服务落后。提供高效、便捷的查询利用服务是检验档案信息化建设的重要指标，也是企业登记档案信息化建设的最终目的。但是，大部分地区的企业登记档案信息化还没有在查询利用工作中得到运用，查询利用服务十分落后。在查询企业登记纸质档案方面，以某市市场监管部门为例：需要利用者本人携带介绍信、公函、有效身份证明等材料提交至档案保管单位，经档案工作人员审核无误后才能进行利用登记，工作人员进入库房取出档案原件，通过复印的方式取得复印件。在一些特殊情况下，利用者虽然手续齐全，但是遇到档案借出的状态，依然不能顺利查询所需档案。这种传统的查询利用方式，其中任何一个环节出现纰漏，都不能顺利查询到所需档案，给利用者造成不便，甚至会引发双方的冲突。在查询企业登记机读档案方面，为了方便利用者查询，档案保管单位在服务大厅提供了自助终端服务，但是审批手续仍然需要人工审核，使企业登记档案信息化建设的便捷性受到影响，信息化建设在企业登记档案管理中的最大优势没有发挥出来。

三、企业登记档案信息化建设的建议

（一）做好企业登记档案信息化建设规划。企业登记档案信息化建设规划应从国家和省（自治区、直辖市）两个层面入手。国家层面应率先做好规划，市场监管部门应考察在企业登记档案信息化建设方面取得突出成绩的单位，并开展试点单位建设，总结经验，制定企业登记档案信息化建设总体规划，对工作目标、基本原则、工作内容、工作要求、报送机制等做出具体的说明，给各地区开展工作提供基本方向，从而有利于企业登记档案信息化建设在全国范围内推进。各省层面的规划是按照国家规划要求结合本地实际制定的具体的、可行的规划，应从思想工作、组织工作、财政支持、实施步骤、阶段目标、监督检查等方面做出详细的规定，从而有利于企业登记档案信息化建设的落地。

（二）强化企业登记档案信息化意识。管理意识是影响档案信息化建设的重要因素，应通过多种途径强调企业登记档案信息化建设的重要性，提高人们的认识。应定期开展宣传和培训工作，普及企业登记档案管理和档案信息化建设的重要性，提高人们在思想上的重视，尤其是主要领导和相关负责人的重视对信息化建设起着决定性的作用，需要他们深入理解企业登记档案信息化建设的意义，为深入参加信息化建设做好思想准备。此外，应将企业登记档案信息化建设纳入单位发展规划，纳入财政计划，纳入工作人员岗位责中，从制度上、经费上、人员上给予支持和保障。

（三）建立健全企业登记档案标准化制度体系。

建立档案标准化制度体系是企业登记档案信息化建设的基本保障，应集中力量率先完成企业登记档案标准化制度体系的建立和完善工作。考虑到目前企业登记档案管理制度的建设情况，首先要按照国家相关制度制定基础管理制度规范，包括但不限于：制定企业登记档案管理规定，对管理体制、工作体系及职责等做出规定，为档案管理工作确定原则和方向；制定日常工作规范，应涵盖收集整理、移交归档、鉴定保管、查询利用等各个方面；制定人才队伍建设规范，将人员学习、培训、考核等进行规范化管理。在此基础上，根据档案信息化相关政策，结合企业登记档案工作实际，制定企业登记档案相关技术规范，包括数字化工作、电子文件在线移交、电子档案安全管理等。企业登记档案制度规范应随着企业登记档案管理实际不断做出调整，切实做到有规可循，有据可依。

（四）充实企业登记档案信息资源。企业登记档案的资源建设应从传统纸质档案数字化加工、企业登记电子文件在线归档、建立“集中统一”的信息资源库三个方面考虑。第一，企业登记档案一般由各级各地市场监管部门管理，不向档案馆移交，一旦形成就要永久保管，不存在鉴定、销毁等工作环节。最早的企业登记档案形成于建国初期，尤其从80年代开始注册企业数量激增，截至目前，各地市场监管部门库存的企业登记档案数量庞大。因此，企业登记档案数字化工作要根据企业类别结合利用需求分阶段实施，逐步完成数字化工作。第二，企业登记电子文件在线归档。建立企业登记业务系统与档案管理系统链接，使在线形成的电子文件能够及时归档；考虑企业在线形成的电子文件与数字化档案合并管理，确保同一企业的档案完成线上的集中统一管理。第三，建立“集中统一”的信息资源库。企业登记档案信息资源应突破登记注册地的限制，在一定范围内实现资源共享，为档案利用提供了信息资源支持。例如，同一企业的档案分散保管在不同地区、不同级别的市场监管部门，利用者提交一次申请，则可以利用这一企业的全部登记档案。

（五）优化企业登记档案查询利用服务。一是践行“让数据多跑腿，让百姓少跑路”的服务理念，开展企业登记档案远程服务。建立企业登记档案网上服务窗口，设置用户登记注册、利用审批、在线查询、页面下载等功能模块，利用者使用手机、电脑等客户端进行相应操作，实现企业登记档案在线利用。二是完善企业登记档案在线服务功能。开展面向利用角色的查询服务，按照企业登记档案查询用户的身份设置查询级别、标准和程序，用户身份确认后即可查询相应的档案内容；提供目录、全文、关键词等多种检索方式，使用户快速准确的查找所需档案；利用档案管理系统分析总结利用规律和特点，开展企业登记档案编研业务，在线提供摘要、汇编等档案成果。