OA协同办公系统在档案管理中的应用

文/菏泽市广播电视台 单芳

对于电视台而言，以前是双轨运行：OA协同办公系统与档案管理系统，所以即使实现了企业内部的信息化管理和无纸化办公，但是对于电视台档案管理人员来说，并没有在工作效率上进行有效提高。因此需要有效利用OA协同办公系统中的档案管理作用，让OA协同办公系统与档案管理进行有机融合，从而使其他部门在OA协同办公系统中的电子资料可以自动归档到档案系统中，真正发挥出OA协同办公系统的作用。

一、OA协同办公系统的概念界定

OA协同办公系统指的是通过各种先进的信息技术，让部分办公业务能够具象化为各种电子软件中的功能，从而利用电子软件实现企业内部的人际交流的信息系统。应用OA协同办公软件在档案管理中后，能够让电子档案替代原本低效率的纸质档案，让无纸化办公和计算机的网络功能进行结合，实现档案管理的信息共享、自动归档、流程审批等等工作。大大降低了人工成本、档案保管成本，增加企业的节能效果，提高企业工作效率以及信息化水平。

二、电视台档案管理的具体现状

（一）存在对电子档案认识不足的问题。现在正值由纸质档案管理转变为电子档案管理，所以对于电视台的档案管理人员来说，电子档案是一种新兴的事物。部分管理人员对于电子档案管理的操作方式、具体功能还不够了解，特别是年龄较大的档案管理人员，他们十分熟悉且习惯于进行纸质档案的操作，所以无法及时转变自己对于电子档案管理的观念，也难以适应利用OA系统办公系统来进行操作。总是会把工作的重点放在纸质档案上，反而疏忽了电子档案文件的收集。那么在档案管理人员不了解电子档案和OA协同办公系统的情况下，十分有可能造成部分需保存的重要电子档案收集不完全，保管不规范，或者是重复保管的问题，造成保管资源的浪费、收集成本增加、单位经济受损失。

（二）存在档案管理人员专业素质问题。考虑到电子档案的管理和操作，需要一定的信息化技术，因此对于管理人员的综合素质和职业技能提出了更高的要求。如果档案管理人员不去学习更多的档案管理技能，将无法掌握电子档案管理软件电子档案、数据库录入等等操作。这对于电子档案的归档以及后续利用OA协同办公系统进行档案管理工作都会产生很大的影响。所以如何提升档案管理人员的个人工作素质，是电视台档案管理需要着重解决的问题。

（三）存在档案管理制度不够全面问题。我国信息技术的高速发展时间是从21世纪之后才开始的，而且档案的电子化提出时间也不长，所以在过去很长一段时间中，档案管理的形式都是以纸质为主。因此针对纸质档案管理，从收集到归档早就已经发展出一套完整的流程。但是对于电子档案管理而言，由于出现时间较短，而且其特殊的载体决定了它与纸质档案管理存在本质上的不同，无法适用纸质档案管理的制度。再加上需要与OA办公系统进行有机结合，不断提升对于电视台档案管理的效率，那么电视台的档案管理部门，则需要考虑到电视台的实际情况，提出更有针对性更加周密的电子档案管理流程，完善当下存在的档案管理问题。

三、OA协同办公系统在电视台档案管理中的优势

（一）简化了原有档案管理工作。当使用了OA协同办公系统进行电视台的档案管理后，可以让原本较为繁杂的档案管理工作变得更加轻松，因为相对于面对面的口头交流，以信息化平台进行消息传播速度会更快，所以在进行档案管理审批的时候，能够节约较长的时间，大大缩短了档案管理人员在档案管理工作上的时间成本。在OA协同办公系统中，大部分文件和工作资料都能够自主在各部门流通，所以在进行档案管理归档的时候，可以很方便地获取需要归档的资料。同时对于其他部门而言，也能够轻松地获取需要使用的各项资料，明白自己目前已完成和未完成的工作内容，以合理安排工作时间。另外，在以前主要以纸质档案管理为主的时候，其他部门的人员想要借取相关档案资料进行查阅时，往往需要由档案管理人员依次翻找相关资料。但是将OA协同办公系统应用在档案管理工作后，档案管理人员不再需要去翻找资料，不仅减少了管理人员的工作量，还大大提升了工作效率。

（二）档案管理工作灵活性提升。当OA协同办公系统与电视台档案管理进行有机融合之后，不仅可以促使档案管理人员的工作内容变得更加简单，也更方便档案使用者进行资料的查阅和筛选。对于档案管理人员来说，在OA协同办公系统的帮助下，自己已经不再需要耗费大量的时间去整理各种档案资料，而是可以选择增加与其他部门、与档案使用者之间的沟通交流，所以相对而言，档案管理工作的灵活性得到有效提升。

（三）提高了档案管理工作规范。OA协同办公系统所具有的功能不只是档案管理工作方面的功能，还有其他部门功能，如人事管理、行政管理、任务管理等等。因此，在OA协同办公系统内部本身就有一套按照相应程序进行的权利划分与职责的规定，这种规定设置了不同人员在档案管理工作中的权限。比如档案管理部门的负责人拥有档案管理的所有权限；档案管理部门的人员拥有自己所在岗位相关的权限；非档案管理部门的人员仅拥有查阅档案资料的权限。所以在OA协同办公系统下的档案管理工作，能够有效避免越权操作，使得档案管理工作更加规范，工作效率也因此得到提升。

（四）增强电子档案的管理安全。OA协同办公系统有专门的登录方式和管理方式，所以对于电视台的各项档案资料来说，增加了一道安全防护。另外，在OA协同办公系统中，档案管理人员也可以针对档案资料的保密要求进行专门设置，使得档案管理工作在保密方面更加完善，提高电子档案的安全性。

四、如何应用OA协同办公系统进行档案管理

（一）注意防范网络安全问题。虽然OA协同办公系统与电视台原有的档案管理进行有机融合之后，能够增强对电子档案的安全管理。但是OA协同办公系统，在实际应用的过程当中，经常会出现系统不兼容或者其他各方面的问题。这些问题使得电子档案处于不安全的状态中，极有可能造成档案受损、档案泄露等情况。因此在应用OA协同办公系统进行档案管理的时候，一定要着重注意各软件、硬件设施的状态，并且有必要对行业标准进行进一步的统一，从而实现对OA协同办公系统的有效升级，保证OA协同办公系统在管理档案时拥有高效稳定的工作状态。

（二）完善档案管理规章制度。不管是纸质档案还是电子档案，想要让档案管理工作的效率得到提升，就需要去完善相关的规章制度，使得档案管理流程更加规范。而对于电视台来说，将OA协同办公系统与电子档案管理进行融合之后，需要结合电子档案自身特点制定与电子档案相符的规章制度，以降低电子档案以及OA协同办公系统的管理风险系数。同时，考虑到电子档案的各方面操作都是在计算机上面进行的，因此需要将相关的操作技术进行进一步的完善，使操作可以规范化、流程化。另外，各个部门都有可能会去查阅相关档案资料，因此需要对每个部门都提出一致的档案管理要求，包括如何保管、如何使用、如何收集等等，对档案管理制定统一的标准，防止实际工作中除档案管理部门以外，因其他部门发生意外，造成档案管理出现纰漏。

（三）提高档案人员专业素质。电视台在进行档案管理的过程中，虽然能够利用OA协同办公系统使得档案管理发挥高效作用，但是不管在档案管理还是在OA协同办公系统的使用时，都需要有专业的工作人员进行操作，因此提高档案管理人员的专业素质是非常重要的一个环节。对此，电视台在组建档案管理部门的时候，可以专门去招聘这方面的优秀人才，使得电视台档案管理部门的团队能力十分出色。也可以安排已有的档案管理人员进行技术培训，提高他们的综合素养，以实现档案管理与OA协同办公系统得到有效衔接。除此以外，对于档案管理人员自身来说，需要合理安排自己的时间，留有一定的空余时间，不断提高自身的专业职业素养，让自己能够在档案管理当中发挥出更重要的作用。

五、结语

总的来说，随着OA协同办公系统与电子档案管理的有机融合，可以加快电视台的无纸化办公进程，使档案管理工作的效率得到提升，灵活性得到提高，工作内容变得更加轻松，减少档案管理人员的工作量，加强档案管理工作的保密程度等等。未来，随着其他办公软件的相继出现，档案管理工作将会得到大幅简化，档案管理工作将更加有意义，更加有价值。