慈善工作档案管理创新研究

文/山东省海阳市社会救助综合服务中心 李宏伟

我国有大量的慈善组织，这些慈善组织是我国整个慈善事业的重要组成部分。在慈善组织的日常工作中，会不断产生各种档案资料。档案管理水平的高低，也会对慈善组织的工作水平产生十分重要的影响。在新的历史发展时期，为进一步推动慈善事业的高质量发展，提升慈善组织软实力，需要高度重视慈善工作档案管理相关问题，并积极探索慈善工作档案管理的新途径。

一、慈善工作档案管理特点

慈善工作内容十分复杂，涉及多方面的内容，在日常工作中，会形成大量的文字或者图片等不同形式的资料和记录。慈善工作档案即为慈善组织在开展各种慈善活动过程中所形成的各种原始记录，可以按照一定的方式划分为多种不同的类型，包括会计档案、声像档案、业务档案以及电子档案等等。在本中心的日常工作中，慈善工作档案主要涉及两种类型：文书档案和业务档案。其中，文书档案按照单位的不同性质分慈善总会、慈善总会办公室两组进行管理，然后按文书档案管理有关规定分纸质和电子两类进行归档管理。业务档案主要包含了资金募集档案和慈善救助档案以及志愿服务档案等内容，本文研究中涉及的档案主要为上述业务档案。慈善工作档案中记录的内容十分广泛，种类繁多，与各种慈善活动的开展效果以及慈善组织的发展之间存在十分紧密的联系，具有较高的保存价值和应用价值。因此，对于这些档案资料，需要进行妥善的管理。考虑到慈善工作相关档案的广泛性和多样性以及连续性和完整性等特点，在进行相关档案管理的过程中，也需要立足各类慈善档案的特点，制定科学的管理方案，并展开针对性的管理。

二、慈善工作档案管理现状与问题

（一）管理意识不强，缺乏完善制度。在慈善组织的日常工作中，伴随着各项工作的开展，产生、积累了大量的档案资料。通过对这些档案资料的妥善整理和管理、应用，可以帮助不同的慈善组织及时掌握自身工作情况，并为今后各项工作的开展提供重要的参考依据。目前，很多慈善组织积极开展各种慈善活动，并形成大量的文字、图片、视频等方面的资料和记录。在活动结束之后，却没有及时地进行汇总、整理及归档。一些慈善组织的管理者认为，这些文件资料或者图片等并没有太大的利用价值，更没有保存的价值。因此，针对这些资料，大多在相关工作或者活动结束之后进行简单地整理，堆放在办公室中。久而久之，极易导致各种原始记录和相关资料的丢失，这对慈善组织的长期发展是十分不利的。而分析其中的原因，与慈善组织在档案管理方面的管理意识不强、缺少针对性的管理制度等因素相关。在一些慈善组织中，管理人员没有充分认识到对各种资料进行及时归档和妥善管理的重要性。在组织日常工作中，也缺少专门针对档案管理的规章和制度。对于现有的各种档案资料，也不注意进行定期的整理，对档案的开发和利用无从谈起。

（二）基础设施落后，信息化水平偏低。目前，受到网络以及各种信息技术快速发展与普及等因素的影响，档案管理正向着智能化和网络化的方向发展。在很多领域，都在积极加速数字化转型、加快推进档案信息化建设、实现档案管理现代化。对于慈善事业而言，也应注意积极地提升自身的档案管理和共享服务能力，优化档案数字资源利用效率，加快信息化建设，提升档案管理信息化水平。但是，当前很多慈善组织在相应的基础设施建设方面较为薄弱，工作人员日常使用的仪器和设备等较为陈旧，无法满足档案管理数字化和信息化的需求。在进行档案管理的时候，采用的仍然是较为传统的人力管理方式。在资料查询和整理、分类等方面，采用的大多是人工操作的方式。对于一些新型的档案管理手段，例如档案管理数据库的应用以及档案的在线查询等方面，都较为欠缺。因此，总体来看，慈善档案管理工作的信息化水平较低，工作效率不高，严重影响到各种慈善档案的管理和应用水平。

（三）档案管理人员综合水平有待提高。慈善工作档案种类繁多，内容复杂，在进行管理的过程中，还需要工作人员掌握扎实的档案管理相关理论和技能。同时，随着时代的发展，档案管理工作得到了快速的发展，在管理模式和管理方法等方面，都呈现出快速发展变化的趋势。尤其是随着网络和各种新型技术手段的不断出现，档案管理工作也呈现出信息化和数字化发展的趋势。这一趋势也对慈善工作档案管理人员的工作能力和相关技能掌握情况提出了新的更高的要求。在进行慈善档案管理的时候，还需要相关工作人员积极主动地适应档案管理工作发展的新形势、新要求，尽快了解、掌握档案数字化转型的新技术、新方法，熟练运用档案数字化、电子公文在线归档、档案数据在线移交等数字档案室建设所必备的实操技能、专业技术。但是，目前在很多慈善组织中，负责进行档案管理的工作人员综合水平相对偏低，管理知识较为陈旧，对于各种新型技术的掌握不足，在工作中沿用的仍然是以往一些传统的文档整理和分类等方法。

（四）档案信息开放与披露渠道不畅通。与其他一些企业或者社会团体不同，慈善组织在其日常活动和各项工作的开展方面具有一定的特殊性。在发展过程中，经常需要接收一定的捐赠物资或者捐款。对于这些物资和资金的日常管理和使用情况，公众有着一定的知悉需求。尤其是针对一些备受社会各界关注的社会热点慈善事件，关于各种资金的使用情况，公众有着较高的知情需求。因此，在慈善组织的工作中，对相关的档案信息进行必要的披露和公布是十分必要的。但是，就目前的实际情况来看，虽然大多数慈善组织都在认真地从事相关的慈善活动，并对各种资金进行科学管理和使用，也形成了一定的档案资料，但对于具体档案信息的开发与披露，相关工作还不够到位。在向公众公布各种慈善物资的接收情况、使用情况、慈善资金的流向等信息的时候，往往会出现相关档案信息不完整、内容混乱、不清晰等情况，一些比较重要的档案资料甚至会出现遗漏或者丢失的情况。为此也导致各种慈善物资或者资金的接收情况和具体使用情况等无法被全面、细致地披露出来，公众无法了解其中的真实情况。一些公众因此会怀疑慈善组织的工作水平，甚至对各种物资和资金的流向产生质疑，严重影响到慈善组织的公信力。

三、慈善工作档案管理的创新对策

（一）强化组织领导，加强制度建设。对于广大慈善组织而言，在日常工作中，不但需要重视对各种活动的组织和开展，以及对各种物资和资金的管理和应用，也需要重视对各种记录的整理，以及相应的档案管理。

通过分析发现，在以往的档案管理工作中，一些慈善组织存在档案管理意识不强的情况，对于各种慈善工作档案管理的意义和价值缺乏明晰的认识。在具体的管理过程中，也缺乏完善的制度。为解决上述问题，需要慈善组织相关管理人员积极转变工作思想。在慈善组织进行人员安排和工作计划制定的时候，需要积极地强化相应的组织领导，结合本组织各种慈善工作的开展情况，做好制度方面的建设工作。相关制度的建设应充分结合慈善工作的特点以及日常开展情况、档案管理现状等。同时，针对档案管理工作的需求，制定出针对性的管理制度，并全面覆盖到档案管理的不同方面，例如档案的保管和统计，以及档案的开发和利用等等。另外，注意从整体管理角度出发，针对档案管理人员业务能力不足等实际情况，着眼于档案工作数字化转型需要，制定详细的档案管理人员培训方案。

（二）重视基础建设，发展信息化管理。对于广大慈善组织而言，应注意提高对自身档案管理工作的重视水平。同时，注意结合当前档案信息化管理的大背景，将慈善工作档案管理信息化建设纳入整个组织的工作规划之中。客观分析当前组织在档案管理方面的工作现状，积极推进信息化建设，完善基础建设，及时为档案管理部门配备相关的设备。利用一定的信息技术手段，建设完善的档案数据库，实现档案管理电子化。对于以往积累的各种档案资料进行电子化归档与管理。同时要做好安全保密工作，防止各种电子档案信息的篡改、丢失、外泄等。随着信息化管理模式的应用，各种慈善工作方案也可以得到更好地执行实施。

（三）强化人员培训，定期开展考核。在慈善工作档案管理过程中，工作人员的综合水平会对具体的档案管理效果产生十分重要的影响。通过上文的分析可以看出，在慈善工作档案管理过程中，还存在着十分突出的档案管理人员综合水平有待提高的问题。为此，在之后的工作中，对于广大慈善组织而言，还应注意强化人员管理，注重对相关工作人员的业务培训，以提高其工作水平。在日常工作中，可以定期组织档案管理相关人员参与各种慈善组织档案管理相关的业务培训工作，强化对其档案管理基本技能的培训。同时，鼓励工作人员积极参与到各种慈善组织档案展示、业务交流与研讨活动之中，通过交流与学习，不断提升自身的综合工作水平。尤其是针对当前档案信息化管理的大趋势，还应注意对工作人员进行档案管理相关数字化技术的培训，督促其不断学习各种新型的档案管理技术，掌握各种数字化设备和系统的应用方法等等。另外，制定科学的考核制度，定期对工作人员进行绩效考核。通过考核，了解本阶段的工作情况、各种技能的掌握水平等等，并及时发现其在工作中存在的问题，督促其积极改正和完善。

（四）完善信息披露，提高组织公信力。在慈善组织的日常工作中，应重视档案管理工作，尤其是对各种档案信息的披露工作，以保障公众的知情权，提高整个慈善组织的公信力。例如，慈善组织开展救助帮困活动、实施慈善公益项目时必须有资金作后盾。在慈善工作中，资金募集是一项十分重要的工作内容。对于善款的使用，以及对于相关档案的管理和公开，是提升慈善组织公信力的重中之重。对于这些资金来源与使用等相关的信息，慈善组织应注意及时进行汇总和登记，制作相应的档案。并结合实际需要，对其中的档案信息进行汇总和整理，通过慈善组织官方网站等进行公布，为社会各界提供自行查询、浏览的途径。在满足公众知情权的同时，也接受来自公众的监督。另外，随着时代的发展，公众在档案信息方面的需求越来越多。对于慈善工作中的各种档案资料，很多公众都有着一定的查询需求。为此，对于广大慈善组织而言，应注意强化对各种档案的管理。并注意通过现场公开查阅、网上公示等途径，将各种捐赠账目、捐赠款物接收原始记录、慈善救助原始审批材料、救助项目实施情况总结报告、年度审计报告等材料予以全面公开，邀请各单位、企业和市民、慈善义工等进行查阅。只有不断提高慈善工作档案管理的水平，完善相关的信息披露，确保各种档案资料的公开透明，才能不断提升慈善组织的社会公信力。

四、结语

综上所述，在慈善工作的开展过程中，对于各种随之产生的记录，还需要进行系统的档案管理。慈善工作内容复杂，档案信息繁多，档案管理还存在管理方法较为传统、信息化管理程度不高等问题。针对存在的问题，需要慈善组织予以高度重视，从制度建设、档案信息公开、信息化管理等方面着手加强管理，以更好地提升自身的档案管理水平。