优化管理、维护措施 保障网络远程会议系统正常运行

赵 然，陈海波，刘军志

（中国人民解放军75835 部队，广州 510500）

0 引言

随着计算机与互联网技术的发展和创新，多媒体技术在各应用领域取得了质的飞跃。受目前社会环境的影响，尤其是在疫情期间，举办会议受到限制，远程网络会议成为各行业在生产工作中重要的沟通手段。在网络远程会议系统应用越来越广泛和频繁的情况下，应当如何做好对网络远程会议系统的管理、维护工作成为一项重要课题，需要相关人员积极加强研究、探讨与实践，一方面要科学、准确地认识和理解网络远程会议系统，另一方面也要不断地优化网络远程会议系统的管理、维护措施，以保障其正常、高效、安全运行，为会议的开展创造便利条件。

1 网络远程会议系统概念

信息化技术的出现与普及，对社会的方方面面都产生了巨大的影响，为人们的生活、工作、生产等提供了便利。信息化技术的主要功能，是可以实现信息数据的及时性传输，并且具有强大的信息数据处理能力、多媒体能力，能够传输、显示各种表现形式的信息，保持信息传输连续、不中断。基于信息技术这样的功能与特性，先后出现了各种即时通信软件，帮助人们实现了及时通信，人们根据具体的会议开展需求，还设计、开发出了网络远程会议系统。通过该系统，会议的开展便可以不受空间、时间的限制，所有的与会人员都需要通过网络远程会议系统的终端设备，以视频、语音的方式进行会议交流，与“面对面”的现场会议交流几乎别无两样，而且视频会议过程当中的所有信息数据，都可以同步存储下来。这样一来，就解决了以往会议开展的各种难题，如在紧急和其他意外情况下，与会者不能聚集在一起，便可以借助网络远程会议系统开展会议。不过，网络远程会议系统的设备、技术复杂性较强，所以在应用中必须要做好相应的管理、维护工作，这样才能确保其得到正常、高效、安全的使用，发挥其价值。

2 网络远程会议系统管理、维护措施

2.1 网络远程会议系统日常设备管理、维护措施

如前文当中所谈到的，网络远程会议系统具有较为复杂的设备组成，这些设备的共同、正常运转，才能保证会议的正常进行。会议系统是通过通信网络技术进行信号传输，可以使视频、音频信号通过网络技术完成远程传递。当前的会议系统由核心控制系统、多点控制单元、视频会议终端、网络交换机、音频控制系统组成。因此，要对网络远程会议系统做好日常的管理、维护工作，保证其随时处于良好、可用的状态，防止在网络远程会议开始前或是会议中，出现设备故障，导致会议中断。如会议视频信号受干扰导致画面模糊，画面卡顿不流畅；音频信号有啸叫，有电流音等问题；黑客与病毒的出现对会议的安全性与稳定性带来一定的风险，给单位带来损失。具体应做好以下几个方面的管理、维护工作。

第一，防范病毒攻击。会议系统所连接的电脑、交换机受到病毒攻击，必定影响系统运行的安全性与稳定性，甚至会导致系统瘫痪，视频会议内容会被盗取。为此我们要做好防范工作。在会议开始之前，对系统软件、应用软件、交换机等设备进行安全防护加固。技术人员对系统进行查杀毒，最大限度地保障会议顺利安全稳定进行。同时要定期对系统进行升级，打补丁，降低出现系统漏洞的风险。此外还需要对所传输的文件进行安全检测，确保文件在安全的状态下进行传输。对此还需要加强技术人员关于系统安全防护的业务培训。

第二，确保通信线路畅通。网络远程会议系统最好是配置专门的网络通信线路，避免其他的信息数据传输影响到会议的开展。对于通信线路，要做好日常检测工作，随时确保通信线路畅通。尤其是在会议计划确定之后，要立即对通信线路进行测试，看其是否处在正常的运行状态，如果出现了通信线路不畅、信息数据传输慢的情况，一方面应对内部的网络情况进行全面的检查，看是否存在内部影响因素，修复可能存在的故障和问题。另一方面要与网络运营商取得联系，相互配合解决问题。

第三，网络设备的管理、维护。网络远程会议系统的运行，需要诸多的网络设备作为支撑，如路由器、光纤收发器、交换机、防火墙等，其中任何一个设备，都会影响到会议的开展，甚至可能会成为信息安全方面的隐患。所以要在日常的工作当中，定时管理、维护好这些设备，对这些设备做好状态检查、调试工作，尤其是要注意是否存在信息安全隐患，强化网络远程会议系统的信息安全保障。

第四，其他设备的管理、维护。在网络远程会议系统中，除了网络设备之外，还包括了其他各种类型的终端设备，如MCU 及其相关的各种设备，其主要的功能是视频和音频的形成和转化，同样对网络远程会议系统的正常运行起决定性的作用，如果这些设备存在故障的话，网络远程会议现场就可能出现视频、音频的各类问题，即使网络传输正常，会议也无法进行。供电设备的可靠性也关乎会议系统的正常运行，具备一套完善、可靠的电源系统是保障会议进行的必要条件。UPS，主备电源的互换、火灾的安全隐患等都要一一检查，做到对各设备系统状态了然于心。因此在日常的管理、维护中，技术人员根据设备维护操作规范对设备进行保养维护。在维护中利用大数据技术对遇到的问题进行原因分析，以满足后期维护需要。学习了解设备环境运行情况，线路连接情况，备品备件存放情况。要切实做好对这些设备的检查工作，对于可能存在的异常及时解决，保证设备可以随时投入使用。

第五，维护管理资料建立。为更好地保障会议系统正常运行，需整理好相关的维护资料或编写维修手册，供技术维护人员学习参考，以提高会议保障能力。比如，常见的设备故障解决方案，异常故障的排除方法，为维护工作中故障点的查找、排除提供参考，提升故障处理效率；设备的使用周期，使用操作规范，保证设备能定时保养维护，使会议系统随时处在最佳使用状态；对连接线材和备品备件进行合理有序的存放，做好存放记录。特别是一些线路的辅材要集中存放。在处理突发事件时能及时找到更换，避免由于存放管理不当，对故障不能快速处置，影响会议正常进行，对业务造成直接或间接的影响。在资料整理好之后，还需要对其进行及时更新，保证维护人员能掌握最新的一手资料。

2.2 网络远程会议系统运行中的管理、维护措施

网络远程会议开始后，网络远程会议系统就会处于全面运行状态，这个时候不能出现任何的故障，否则就会使会议中断，打乱正常的会议秩序，甚至可能扰乱与会者的思路，这样的情况一定要避免在会议中出现，因此做好网络远程会议系统运行中的管理、维护工作就显得更加重要。

第一，要在会议开始之前，做好相关准备工作。由于网络远程会议的所有与会者都并不在实际的会议现场，其影像需要通过摄像头、网络等设备传输，所以其对于灯光、背景的要求较为严格，否则就会影响到画面的质量。通常来说，为保持良好的会议效果，灯光主要还是以基础的三基色为主，色温最好能控制在一定的范围之内，而且使用热光源会影响到视频的画面清晰度，要尽量避免。对网络远程会议系统的各种线路连接情况进行检查、确认，不能出现低级的技术失误。话筒摆放好后依次进行试音检测，检查每个话筒有没有破音、杂音、啸叫、电流音出现。并且根据分场点各自的实际情况进行音量调节，达到最适宜的状态。还有专门针对拾音话筒的调节，包括话筒底座或支架是否已经放稳、会不会下滑、音频信号线是否按场地的环境铺放到位，保证声音的传播畅通无阻等多方面的调试工作。最关键的一点是对视频设备的检测，在检测的时候把会场的摄像头打开，看呈现出的图像是不是足够清晰，是不是位于正中间，话筒的摆放应按照一般的发言习惯，话筒的位置要放在发言人的左边。调整全部的摄像机位，保证发言人的位置极佳，并需要将现场布置好。最后是对于会议过程的记录，保证录音、录像设备稳定工作，不要出现中途中断或者缺少片段等低级错误。为了应对意外情况，还需要准备好若干类型的备用设备，如果确实出现了故障，立即更换，恢复会议的正常秩序。

第二，会议进行中的管理、维护措施。调试、确认好所有的设备、线路都可以正常使用之后，便可以等待会议开始。会议正式开始之后，首先需要注意的是要保证音响设备始终保持正常运行，应安排专门的工作人员进行音响设备的会中管理、维护工作，根据会议的实际情况，在管理和维护中，还需要适时插入背景音，一来能够填补会议中发言的空白时间，二来可以对部分特殊的发言起到屏蔽效果，满足会议的需求。在镜头的控制上，参会人员在进入会场到自己座位前的时候，需要播放整个会场的场景，给出一个全景式的呈现。在所有人都坐到座位上之后，再单独给主席台一个近景镜头，突出效果，之后就是谁发言给谁特写镜头，具体要由专业操作人员进行选择、调控，灵活地运用摄像头的控制键盘，很好地控制会议氛围。远程的信号转换和信息的掉线重连等高级操作应尤为注意，在主会场发言时，为了保证声音接听清晰，需要对其余的分会场进行静音处理，防止杂音打扰会议的进行。为了防止在会议中出现视频、音频卡顿的问题，应适当降低IP 的呼叫速率，或是重新进行IP 呼叫，尽量减少对镜头画面的切换，保持画面的流畅度。如果与会者人数较多，数据信息的传输和接收量较大，会议的视频和音频便都可能发生卡顿，为了避免这种情况，可以适当降低视频质量，以保持视频、音频的稳定。

2.3 网络远程会议结束后的管理、维护措施

在网络远程会议结束之后，对系统的管理、维护工作需要继续进行。应当规范、有序地将所有会议终端设备一一关闭，然后撤除所有的连接线，在这个过程当中需要尤为注意，避免在关闭和撤除连接线的过程当中，对设备造成损坏，所有的设备、连接线都需要进行规范的存储，最后再统一关闭总电源。而且对于所有使用过的设备，都需要再次进行功能和状态检查，看是否出现了老化、故障或是其他隐患，以便及时进行维修，这样在下一次使用时，才能迅速做好相关准备工作。如果会议中对会议视频进行了保存，应当按照保密要求和上级规定，对视频做好归档、备份等方面的工作。

3 结语

在当前的信息化时代，先进的技术和设备不断发展，网络远程会议系统是一种应用广泛发展迅速的多媒体通信系统，涉及软件工程、通信工程、安全防护工程等专业。网络远程会议系统具有突出的作用，为会议的开展提供了极大的便利。本文对会议系统在会议前、会议中、会议后的管理维护工作进行研究。网络远程会议系统的设备和技术组成复杂，在实际使用过程中还有一定的不足，我们还需不断地总结、优化、创新。若系统中任何一个环节出现了问题，都会影响网络远程会议的正常进行，所以必须全面改进、完善网络远程会议系统管理、维护措施，使其始终保持良好的运行状态，保障网络远程会议的正常进行。