小微企业会计信息化实施中的问题及对策探讨

2022-11-14秦勇

中国管理信息化 2022年9期

秦勇

（许昌职业技术学院，河南许昌 461000）

0 引言

当前中国的小微企业规模在8 000 万家以上，小微企业在促进国民经济增长、增加财政税收、优化经济结构、创造就业岗位等诸多方面发挥着重要作用，是我国经济发展中的重要组成部分。小微企业经营规模小，业务单一，受制于盈利能力、成本等因素，目前不少小微企业财务管理主要通过简单会计电算化软件操作处理，从而出现工作不规范、业务数据混乱、报税系统功能不完善等情况。成本、效率和质量，依然是小微企业财务管理的关键点，部分小微企业管理制度不健全，财务管理分工不明确，并进一步影响企业经营发展。

早在2014 年我国就开始实行《会计信息化工作规范》。会计信息化能够有效地提升会计工作质量，加强会计工作与其他工作之间的联动，同时能够加强会计工作的管理力度。

1 会计信息化概述

1.1 会计信息化的定义

会计信息化是将计算机与网络通信技术应用在会计工作中，对会计相关内容进行加工处理，将一些简单的会计结果呈现出来，便于会计深入对数据进行处理。会计与信息技术结合，实现不同行业中会计信息化工作。

1.2 会计信息化的主要优点

（1）方便企业进行财务核算，在财务管理中能够随意调取数据。

（2）系统能够自动出具会计凭证，自动整理财务账簿和报表，自动生成简单数据。

（3）方便会计人员对数据进行二次计算和转换。

（4）能够降低人力成本，提升会计工作的效率与质量。

2 小微企业实施会计信息化建设的重要性

2.1 简化财会流程

许多小微企业统计方式不够科学，各部门系统之间不能全部实现对接，一些复杂环节不能及时向会计汇报财务信息，加重了会计的工作负担。通过使用会计信息化技术，会计能够减少与各部门的沟通，能够大大提升会计工作的效率。会计不必再主动向各部门索要财务信息，在系统中调取信息即可。过去会计工作相对机械化，一些企业和工作人员对会计行业不够重视，导致会计汇报工作不是冗长就是过于简单，不能及时让管理者掌握会计工作的重点，决策者不能根据财务报表对业务进行评价，不能根据财务信息对项目进行管理。

2.2 为各部门提供信息

当前计算机和网络技术应用已经十分普及，通过网络系统，企业能够实现会计流程与业务流程融合。通过交流，会计可以对各部门应用环节进行辅助管理，提出改进方法。会计也可以将不同的影响因素融合在一起，纳入财务评估范围内，系统能够自动生成简单数据模型，以便于财务系统掌握公司信息，对相关生产做出评估，有利于公司项目的进一步开展。

2.3 加大管理力度

小微企业会计工作直接影响企业资金周转。企业要加强会计监督。会计信息化工作的透明特性让企业能够对会计工作进行监管，防止财务风险的发生。

3 小微企业会计信息化中存在的问题

3.1 对会计工作创新认识不足

许多小微企业将会计工作边缘化，认识不到会计工作的重要性。许多企业没有自己的会计团队，在每月或每季度的固定日期聘请会计进行核对，目的只是应付财政、工商部门的检查，忽略了会计工作对公司工作效率、财务状况等问题的改进具有帮助作用。一些经营者认为实施会计信息化就是提高财务工作的效率，但团队都不是自己的，没有必要进行创新投入，这些企业面临的风险往往高于正常有会计团队的企业。

3.2 没有专业财会人才

一些企业的会计没有会计信息化经验，没有认识到会计信息化的重要性，有些人员不具备信息技术应用能力，只通过传统方式进行会计工作，不能适应信息化的会计工作。许多会计只具备简单的财务工作能力，不能将财务工作与业务工作相结合。一些企业就是因为没有高级财会人才，不能开展会计信息化工作。

3.3 信息利用率低

许多小微企业的信息利用率十分低下，在财会方面也没有管理系统，一些财务问题因为没有系统化管理，导致无人问津，最终将问题从有解拖成了无解。一些企业问题的实质就是财务问题，企业缺少对财务的系统化管理，就无法发现问题的本质。

4 小微企业实施会计信息化的对策

4.1 通过数据简化加深会计信息化应用

在小微企业中，许多企业管理者对会计工作没有基础的认识，因为看不懂财务报表对财务工作不够重视，对财会的投入也十分微薄。信息化时代，企业通过信息化系统对财会工作进行升级，不仅能让会计工作更加便利，同时能够了解不同数据之间的关系，让会计工作引入全新的工作方式。信息化的主体是建立先进的数据库系统，减少手动计算的过程，让管理者看到数据后能够明白数据的意义，从而进一步将数据反馈应用到其他工作中。例如，某企业两种产品销售额相近，通过会计信息化系统，销售部门能够直接了解两种产品的销售额的众数与期望值，直观地判断哪种商品更适合市场销售。通过简单的数据，销售部门可以直接让财会部门对有潜力的产品进行进一步分析，信息化的会计系统对产品的快速革新起到了辅助性的作用。财会部门同样能够通过会计信息化系统让工作变得更加完善。首先，信息化系统能够直接让各部门与财会部门进行对接，省去了定时交接财务信息的环节，提高了财务工作的效率。其次，其他部门的工作人员能够直接将数据录入系统，避免了复杂记录过程造成的数据不准，让财务人员能够尽快地对数据进行处理。最后，明确的操作规范，能够分清各环节的责任归属问题，避免了会计承担其他部门数据录错的责任。

4.2 数据共享

（1）监测重要数据。会计信息化能够将会计相关数据提供给相应权限的部门，减少数据分配环节的工作。定点的数据传输能够保证财务核对等工作的效率，同时能够提升信息化工作的质量，通过网络的实时性，让相关工作人员获取更多的便利。数据贡献有利于数据的收集，能够让数据实时地进行更新，对重要的数据进行实时监控，及时上报专门的数据的问题。例如，某公司需要大量的采购工作，公司会计要对采购工作进行追踪，要求采购人员随时在系统中汇报工作，以确保公司财产的安全。

（2）使用安全的软件。企业财务数据十分重要，在信息系统中财务信息对不同部门的开放权限是不同的。小微企业必须选择优秀的管理软件对财务数据进行保护，避免财务系统漏洞的出现。企业通过精确的数据管理让会计对不同部门开放不同的信息，要求各部门加强计算机管理，禁止私自安装指定办公软件以外的软件，防止病毒侵入带有财会数据的电脑，以确保数据的安全。

（3）提升各工作环节效率。许多小微企业的部门在过去的工作中很少对会计工作感兴趣，这些部门主要涉及人力、研发等非直接创造效益的环节。现在他们可以利用会计信息化系统判断财务资金使用的合理性，并能对公司管理结构调整给出改进建议，提高工作质量。例如，某企业工作以销售为主，通过信息化的财务处理，各销售部门能够对销售量和销售量变化的趋势进行了解，对销售方法进行改进。企业会计可以进一步对这些数据进行加工，分析哪些产品和员工在推销中更有优势，进一步帮助销售部门改进销售方法。

4.3 加快小微企业会计信息化迈入数字化、智能化财务新时代

（1）加快数字化转型。提高中小微企业信息化程度，在有效的成本控制下推动数字化、网络化、智能化转型，为其在财务管理、业务管理、库存管理等方面赋能，成为当前小微企业会计信息化转型的迫切要求。2020 年突如其来的疫情，再一次为中小微企业的数字化转型按下了加速键。由于经营规模和资源的限制，小微企业数字化能力普遍不足。数字化能够有效帮助中小微企业解决内部管理、营销方式、融资渠道等方面问题，借助大数据、云计算、物联网、5G 等信息化发展浪潮，实现从外到内驱动转变，深度挖掘数据价值，助力智能生产与产业链协调，为小微企业增效降本与长期发展赋能。

（2）加快智能化应用。记录、处理、报告企业核心数据的财务部门是企业数字化、智能化转型的首要驱动者，小微企业应加快会计信息化迈入数字化、智能化的步伐，抓住数字经济的发展机遇，特别要做好互联网、大数据、人工智能等新技术和财务管理变革的深度融合，积极创新小微企业会计信息化的智能化业务实现功能，例如通过手机移动端可以实现扫描发票、拍照智能记账、智能语音查询数据，使企业经营状况一目了然；通过电脑PC 端可以实现全面企业财务管理功能，多人同时记账，高效协同，数据共享；通过微信小程序可以实现随查随用、扫描发票、拍照智能记账；码上分享可以实现实时分享报表数据，便于内、外部协同。通过这些智能化应用技术，可以便捷实现小微企业的智能记账、高效协同、一键报税、手机拍票据、智能生成凭证、自动生成财务报表、随时随地记账查账、多人多终端高效协同、自动申报财税系统、直达保税系统，为小微企业提供全新的解决方案服务、云服务、业务及智能服务，满足小微企业财务管理信息化、智能化、专业化的全面诉求。

4.4 提升会计从业人员的专业水平

小微企业必须有自己的会计团队或会计，才能让会计工作有效地运行。为了适应会计信息化管理，企业需要对员工进行定期培训。

（1）提升老员工的专业水平。一些老员工使用传统的财会知识进行工作，消极接受新的会计软件，不喜欢技术进步，严重影响了会计信息化的推进过程，在新技术培训中应付了事。企业在培训中应当强调信息化系统的重要性，让老员工能够认识到新系统的高效率，同时企业要照顾老员工的计算机使用水准，让老员工能够熟练使用新系统。

（2）加强新员工的培训。新员工的理解能力强，可以快速熟悉信息化财务系统，但公司要加强新员工的会计基础知识，不能出现员工离了系统就做不了财务工作的现象发生。企业要加强对全体员工尤其是新员工的会计业务能力考核，能够自主完成系统和非系统中的会计工作，在系统出现问题时能够暂时使用传统手工方式进行会计工作。

企业可以制定一套完善的激励制度让会计人员工作的主动性提高。例如，企业可以鼓励初级从业人员考取中高级会计资格证，提高企业会计中高级职称持证率。企业对于取得中高级职称的会计人员进行学习费用补助，并提升基础工资。企业还可以鼓励会计考取计算机等级证书，提升会计人员计算机应用水平，培养适应信息化工作的会计团队或个人。

4.5 提升安全防护水平

信息系统时常存在漏洞，需要会计熟练掌握信息化系统的使用方法，对系统存在的漏洞能及时发现和上报，让软件公司及时进行维护，降低数据问题造成的损失。同时财务部门需要对企业不同部门设置不同访问权限，限制访问地点。企业还可以借助财务信息化系统，简化财务相关环节，间接提升财务安全防护。例如，企业可以选择自己搭建服务器，这样不仅能确保会计信息化的工作，同时能让其他部门使用自己的服务器。在工作中企业能够将财务数据与档案进行备份，确保企业数据信息不丢失，同时方便企业财务与业务深入融合，进一步简化财务流程，提升工作效率。