谈文书档案电子化管理的现状及对策

张娜娜 华亭煤业大柳煤矿有限公司

在文书档案管理工作的开展中，必须要加强工作模式的优化，紧跟时代发展的潮流以及行业发展的主要趋势，来进行管理工作的优化，促使工作的开展变得更加便利。在文书档案管理工作当中，通过信息技术的融入，对文书档案管理实现电子化的管理模式，有效提高文档信息的共享性，更是能够便于工作人员在日常的工作中，可以准确、快速地找到相应的文档信息，提高工作的质量和效率。另外，对于重要的文档信息内容，传统的管理模式无法保障文档信息的安全性，而在文书档案电子化管理工作的开展中，可以实现重要文档的加密化管理，针对于文档的访问者，需要通过身份验证才能够允许访问文档内容，进一步提高了管理工作的安全性，避免了重要信息泄露的风险。

一、文书档案电子化管理的现状分析

(一)原稿管理不够严谨

在文书档案管理工作的开展中，工作人员首先需要针对实际的内容，进行信息整理，确保文档内容变得更加明确、清晰，然后将整理好的文档归纳到相应的档案管理当中，确保档案管理的规范性。在工作中，工作人员将档案内容重新整理之后，对于原稿的管理并不谨慎，认为原稿的价值不大，随意丢弃在一旁，导致许多重要档案的底稿丢失，降低了档案管理工作的质量。在当下的工作开展过程当中，由于信息量相对较为庞大，针对于原稿的管理，各部门人员并未产生相应的重视，管理层人员也并未针对原告管理提出具有建设性的管理意见，这使得大部分的原稿存在管理纰漏的问题，甚至有些原稿遭到了严重的破坏，无法应用到实际的工作当中，这对于文书档案管理工作的开展影响较大。原稿是文书档案的一手资料内容，在进行管理的过程中，需要将这些原稿文档进行统一化的管理，确保原稿不被丢失，这样能够方便后续工作中对于信息的核对以及相关资料的查询。在当下发展中，这样的管理模式不够严谨，无法满足当下文书档案管理工作开展的需求，虽然当下处于信息化时代，电子化的文书档案管理是当下管理工作发展的主流，原稿管理同样也应当得到相应的重视，将原稿进行科学化的管理，这样能够使得后续的信息比对变得更加高效化，同时也保障了数据信息的准确性。当下对于原稿管理并未产生相应的重视，使得工作开展过程中，存在有较多的问题没有得到解决。为此，需要对目前的原稿管理进行进一步的优化，提高原稿管理的质量，保障原稿管理中的内容完整性，便于工作人员进行日常的查找和审核。另外，在原稿管理工作的开展过程当中，管理层人员以及工作人员都需要对于原稿管理，引起相应的重视，通过建立严格化的原稿管理制度，来处理好当下的原稿稿件，按照规范性的管理要求来进行日常管理，进一步保障原告稿件的质量，这样能够使得文书档案电子管理工作能够变得更加规范化。

(二)工作人员的信息素养不高

从目前的文书档案管理工作的开展现状进行分析，发现工作人员的信息素养普遍不高，严重阻碍了工作的正常开展，电子化的工作模式贯彻不够彻底。例如，在基础的档案信息归类上，部分工作人员对于信息化的操作流程不够熟悉，在操作的过程中需要花费大量的时间，严重拖慢了日常的工作进度。另外，在一些基础化的信息问题上，许多工作人员没有任何的处理经验，不懂得如何进行基础问题的处理，这导致管理工作的质量下降，甚至容易出现错误的问题。信息素养是当下文书档案电子管理工作的基本工作要求，目前大部分的工作人员都存在有信息素养不高的情况，这使得工作的开展受到了各种各样的阻碍。在初步的管理工作开展过程当中，无法高效化地完成工作任务，使得工作的开展受到了一定的影响。面对难度较高的管理工作，信息素养较低的工作人员无法胜任，这使得整体的工作质量下降，这对于公司的发展也产生了一定的影响。信息素养的提升是每一位工作人员的工作职责，只有提高了自身的信息素养，才能够胜任自己所处的职位，高效化地完成各项工作任务，进一步保障工作的质量。所以在当下的发展中，应当提高工作人员在信息素养方面的培训，通过统一化的教育培训，进一步提高工作人员的能力水平，保障管理工作的顺利开展。

(三)重要文档信息的管理风险性较大

通过对目前文书档案管理工作的开展现状进行分析，发现针对于重要文档的管理，内部并未建立一套完善的信息管理机制，这使得重要文档的管理存在有较大的风险性。首先，在重要档案的归档过程中，工作人员直接将档案归纳至计算机进行存储管理，访问限制的设定并未建立，使得部分人员可以自由进行档案内容的访问。另外，在管理的过程中，并未考虑到突发事件发生的可能性，若直接将重要的档案归纳至计算机中，一旦计算机出现硬盘故障、软件损坏等问题，内部文档的丢失率会提升，文档备份不够及时，导致重要信息丢失的可能性增大。所以在当下的档案管理工作开展中，必须要提高重要档案管理的安全意识，通过建立完善、安全的档案管理体系，来强化管理工作中的安全性，降低重要文档丢失的几率。

(四)档案经常出现损坏、丢失等情况

在文书档案的管理过程中，经常会出现档案损坏、丢失等情况，一旦出现档案丢失或者损坏的情况，会导致内部工作的信息不够齐全，严重影响到了工作的正常开展。在日常的工作中，工作人员按照正规的文档管理方式，将文档归纳到指定的文件夹中，并做好相应的标记，明确文档的类型以及重要等级，这样能够使得后续的查找变得更加便利。但是在档案的管理上，备份工作以及安全管理工作并未受到相应的重视，一旦在工作中出现突发的情况，则会导致许多重要信息内容丢失。云备份是当下档案管理中的一种主流存储方式，通过云端存储的方式，既可以避免重要信息出现丢失的情况，同时还能够提高档案管理的安全性，保障了档案管理工作的顺利开展。所以在当下的工作发展中，应当提高对于备份管理以及安全管理的重要性，充分利用主流技术的优势，来进行档案管理体系的构建，保障各类信息的管理质量，避免再次出现丢失、损坏等问题。

二、文书档案电子化管理的优化对策研究

(一)提高原稿管理的质量

在文书档案管理工作的开展中，档案原稿的管理是重点的工作之一，为了提高档案信息的真实性和可靠性，在进行日常的归纳、整理中，需要将最初的原稿信息保存完整，通过规范化的管理模式，提高原稿管理的工作质量，避免出现原稿丢失的情况发生。在原稿管理工作的开展过程当中，首先管理人员需要队员搞管理工作提高相应的重视，明确规定工作人员应当按照对应的要求来进行了管理。针对于原稿管理不规范的人员，需要给予一定的提醒，并要求工作人员按照相应的标准来进行原稿管理，这样能够使得各部门的人员引起相应的重视，提高原稿管理工作的质量。在进行原稿管理的过程中，工作人员首先可以将原稿进行电子扫描，形成电子档案，将其放置在对应的文件夹中，实现加密处理，设置好相应的访问程序，确保对原稿的内容能够有效地管理和保护。针对于不同档案的原稿管理，可以根据实际的工作需求，来设置好相应的访问需求，只有对应的用户才能够对指定的原稿信息进行查看，其他用户均不能查看相应的原稿信息。在原稿管理工作中，工作人员还可以按照不同类型的原稿稿件进行区分管理，这样能够使得后续再查找相关稿件的过程当中，可以根据条目来进行快速的查找，这对于提高原稿管理工作起到了非常关键的作用。另外，在纸质原稿的管理上，工作人员需要将完整的纸质原稿收纳在对应的地方，标记好原稿的类型和相关信息，这样才能够提高原稿管理工作的标准性。

(二)加强工作人员的信息素养培训

在当下的工作发展中，信息化的改革已经成为了常态，工作信息化模式的应用也已经成为了常见的方式，在这样的大环境下，对于工作人员的信息素养有着十分明确的要求，尤其是在文档管理工作当中。目前的档案管理工作已经逐渐转型为全信息化管理，基础的信息技术应用是目前工作的核心流程，若工作人员在技术的应用上还存在不熟练、无法操作等情况，则会严重影响到日常工作的开展。为此，在当下的工作发展中，必须要加强工作人员信息素养培训力度，首先建立全面的工作人员培训计划，根据实际的工作需求、技术应用需求等，设计好相应的培训课程，要求每一位人员都需要经过对应的培训，才能够正式进入到工作岗位上，进一步保障了日常工作开展的质量和效率。文书档案电子化管理工作所涉及到的工作内容相对较多，在开展信息培训的过程当中，可以将实际的工作要求以及工作内容融入到培训工作当中，促使员工能够在培训的过程中掌握更多的职业知识，这对于自身能力的提升产生了直接的影响。对于难度系数较高的管理工作，同样也需要进行系统化的培训指导，促使员工能够对职业本身有更加深入的了解，从而提高自身的能力水平，快速融入到自己的职业当中，充分发挥出自我价值。另外，在培训的过程中，还需要及时检测工作人员的培训情况，确保工作人员已经全面掌握基础的工作流程、工作要求、技术应用等，才能够将人员安排在对应的岗位上，直接进行档案信息的处理。然后，在员工的招聘体系建立上，同样也需要明确岗位的基本要求，保障人员的基本素质，这样才能够提高工作的质量和效率。

(三)建立加密程序的重要档案管理体系

在文书档案管理工作的开展中，其中存在有许多重要的档案信息，若这些信息出现泄露、丢失、盗取等情况，这会直接影响到后续工作的开展，提高了工作的风险性。为此，在当下的重要档案管理工作开展中，可以充分利用当下流行的信息技术，来建立一套加密的程序，针对重要的档案信息，实施加密化处理，这样能够更好地避免重要信息出现泄露等问题。目前的互联网络十分发达，黑客入侵、病毒骚扰等问题频繁出现，在文书档案电子化管理工作的开展过程当中，需要依附到互联网的应用，面临黑客入侵、病毒骚扰的情况较为频繁，当下必须要针对实际的管理要求来进行加密程序的设计，这样能够有效规避互联网问题的出现，进一步保障了重要档案的安全。目前较为流行的加密程序设计，分别为数据加密技术、算法加密技术等，通过生物信息、账号密码信息等，实施加密验证，只有符合对应验证信息的用户，才能够对指定的档案信息进行访问，其余的用户均不能对任何的加密文档进行访问。用户验证可以针对重要档案来进行针对性的管理，用户在访问重要档案的过程当中，必须通过用户验证才能够获取到档案的内容，这对于重要档案的管理起到了非常关键的作用。在加密程序的设计中，还可以增加一道防火墙设计，避免后续出现黑客入侵的情况，提高重要档案管理的安全性，降低工作开展过程中的风险性。加密程序的设计是目前档案管理工作中的一道重要工作内容，网络安全环境十分严峻，在信息化时代下，非常容易出现信息泄露的情况，所以，通过加密程序的设计，能够更好地管理相关的重要档案信息，满足目前的工作需求。

(四)实现文书档案管理的云备份工作

在文书档案管理工作中，文件丢失和文件损坏都是较为的工作失误，文书档案管理工作所设计到的信息内容较多，若在工作的过程中，部分文档出现了损坏或者丢失的情况，这样会导致后续的工作出现较大的困难。目前文书档案管理工作所面临的信息量相对较大，如此庞大的信息进行日常管理，存在有较大的困难。其次，许多管理空间的储备面临不足的情况，这对于管理工作的开展起到了直接的影响。当下属于信息化时代，云端存储技术成为了当下发展的主流，通过云端存储的形式，能够解决海量信息的存储问题，不仅能够保障其内容的安全，更是能够提高管理工作的效率。为了能够提高文书档案管理工作的质量，在进行文书档案管理工作的过程中，可以充分利用云存储技术，来对相关的档案信息进行统一的备份工作，并且，工作人员在日常的工作开展中，还需要定期进行备份更新，这样能够降低突发事件所带来的损失。云备份是目前信息管理中的一种常见管理方式，云端存储信息具有海量信息存储、规范信息存储等优势，将文档档案信息转移到云端进行存储，不仅能够规避掉日常存储管理工作中的各种问题，同时还能够及时查找相应的信息内容，提高了工作开展的效率。云存储功能可以自动加密指定的数据信息，可以提供给重要档案一层安全防护，在访问重要档案数据时，必须要通过解密的程度，才能够进入到云端进行访问。云端存储并未占据一定的空间，可同时容纳海量的信息内容，十分满足目前文书档案管理工作的需求。

三、结语

在信息时代下，技术的应用已经成为了常态，许多工作都开始进行了信息化的改革，尤其是基础的信息管理和档案管理工作等，通过信息技术的融入，实现了管理工作的信息化转变，提高了工作开展的质量。在目前的文书档案管理工作中，存在有许多的问题需要进行进一步的优化，其中包括原稿管理不够严谨、工作人员的信息素养不高、重要文档信息的管理风险性较大等。为了能够有效解决上述所存在的问题，提高管理工作的质量，在进行优化管理工作的开展中，可以通过提高原稿管理的质量、加强工作人员的信息素养培训、建立加密程序的重要档案管理体系等方式，推进文书档案管理工作的发展。