基于采购视角推动企业资金平衡的措施探析

徐丽雅 金卡智能集团股份有限公司

引言

资金是保证企业各项经济活动顺利进行的重要因素，但是从目前情况来看，大部分企业比较注重经营管理，忽略资金管理，没有注重资金平衡问题，导致企业资源随意消耗，损害企业自身利益。为了改变这种状况，企业可以从采购角度入手，合理控制采购支出，维护企业整体效益，实现企业经济利润最大化，为企业稳定经营提供资金支持。

一、企业资金管理现状

A企业是一家在深圳证券交易所上市的物联网公司，通过向全球公用事业企业提供行业领先的物联网解决方案，A企业的营收规模快速增长，并且拥有行业内最好的盈利能力和最高的盈利水平。但通过查阅A企业财务报告发现，该公司近几年的经营活动现金流量净额与净利润的差距开始扩大，进一步分析A企业所处的市场环境以及与同行业进行横向比较，可知导致经营活动现金净流量萎缩的主要原因是下游行业经营景气度不佳，同时加上自身行业竞争加剧，使得销售回款情况较往年恶化。

在不利的外部环境因素下，我们对A企业的内部采购管理进行了深入的审查，发现A企业采购管理仍有很多有待改进的地方，例如采购数量不合理、采购价格偏高、库存管理信息缺失或滞后、付款管理存在较大主观性，这些不合理之处都直接或间接地影响采购付款的金额和时间，从而造成财务资源的浪费。

二、企业资金管理存在的问题

通过调查得知，A企业在经营生产中，广泛采用的是订单式生产经营模式，以保证零库存的稳定运行。具体操作上，在接收到订单过程中，由生产和物料管理人员根据订单情况划分物料清单，如常规物料与特殊物料。常规物料一般由库存管理人员提交采购申请，特殊物料则是由生产及物料管理人员提交采购申请，采购部门在获得采购申请以后向供应商传递采购订单，保证采购的物料及时入库。经过A企业采购管理流程调查与分析，在企业资金管理中存在以下问题：

（一）采购数量不合理，与存货管理脱节

通过调查得知，A企业在确定采购数量和业务流程时，一般由库存管理人员、生产及物料管理人员、采购部门等配合完成，三方职责如果划分不合理，分工不明确，缺少完善的管理体系，必然会给采购数量的真实性和完整性带来影响。仓库管理人员工作职责在于仓库管理，控制物料出入量、入手记录及反馈物料实际情况，保证库存稳定，协助生产与物料管理人员制定采购计划，提交常规物料采购申请。但是在现实中，物料管理人员将大量时间放在常规物料采购申请上，再加上由于ERP系统中单据比较落后，不能精准获取实际库存情况，仓库管理人员只能根据以往工作经验来确定采购数量，使得常规物料采购缺乏合理性，并且物料管理人员不能精准获得仓库管理信息，给后续采购申请方案制定带来影响。

物料管理人员结合订单产品物料清单对其分解，划分为常规物料和特殊物料，根据库存实际情况及获取的采购信息，制定采购方案，保证物料采购工作顺利完成。其中，订单一般根据销售订单分解生产订单获得，但是因为销售部门主要是按照订单数据和历史信息预测，并不是按照各个销售地区总审核以后的汇报结果来确定，使销售订单在短时间内比较准确，时间延长以后数据准确率逐渐下降，从而给订单准确性带来影响，相关体系和工作流程也没有具体确定订单制定标准和风险管理职责。在确定采购申请数量过程中，物料管理人员不能及时了解库存具体情况，更不会根据采购周期确定输入方案，只是根据以往工作经验来编制采购计划。采购部门没有参与到采购数量决策活动中，只是由物料管理人员和库存管理人员按照采购清单进行采购，没有及时反映出供应商交货时间，从而导致物料管理人员提交的采购申请没有展现出采购周期情况，容易面临生产延误风险，或者导致物料大量积压，造成企业资金被占用，增加储备成本。

采购业务流中比较凸显的问题在于缺少完善的安全库存管理机制，没有结合物料供应或者实际需求如市场紧急订单、交货质量问题等设有对应物料安全库存，只是根据采购人员以往工作经验实现对部分物料的短期准备，对应需要建立安全库存的物料范畴和数量缺少明确要求。其中，仓库管理部门在ERP系统和出入库操作管理上将会面临一些问题，采购部门没有及时反映出供应商交货周期，物料管理人员也只是根据以往工作经验来制定采购申请方案，为了不给生产带来影响，必然会大量采购，采购量比较多，库存量大，不满足库存安全管理要求。同时物料长时间存放，容易出现损坏或者变质状况，影响其使用价值，容易造成资源浪费。

（二）没有比较采购价格，缺少动态跟踪

受到行业特殊性影响，对供应商提出较高要求，并且采购部门在研发过程中参与性低，所需物料不具备通用性，使得可以选择的供应商数量少。虽然前期阶段企业也安排相关人员实地考察，但是整体效果不理想。在这种情况下，应该适当扩充调查范畴，在市场竞争体系作用下，采用询比价、招投标等方式，扩大供应商选择范畴，以达到优化采购价格的效果。

针对已经使用物料的采购价格，没有形成制度化管理格局，其中涉及了前期市场价格调查，供应商比价，后续价格管理等，动态监管不严。例如，大宗商品与市场发展有着一定关联性，波动变化频繁，但是实际业务中部分贵金属支付价格长时间没有改变，由此可知前期采购过程中调查不充分，下单条款中没有明确具体要求，后续价格管理不到位，没有及时找到问题并处理。针对常用物料或者长时间合作的供应商，缺少实际采购价格动态追踪与监管，当前只是根据供应商提供的报价或者协商价格实施月度比较，没有把供应商或者市场价格比较结果融入其中，价格动态管理方式过于单一，没有根据发展趋势来评估价格合理性。在具体业务流程中，价格谈判没有建立相应的审核机制，如价格审批过程中，直接将价格结果反馈给财务总监，但是单据上没有具体标注价格调整的原因，询问经办人后得到的答复为单据提交错误，之后赊销申请，由此可以得知审批人员设置缺乏合理性，或者审批人员没有对审核内容具体调查，导致内控失效。

（三）存货信息化管控不到位，缺少存货库龄管理

存货信息化管理不到位，ERP系统功能没有做到全面开发，不满足实际存货管理要求。例如，销售订单变更以后，ERP系统没有自动匹配相关物料，只是反映出指定的材料缺失，仓库管理人员直接下达采购需求申请，使得替代料没有实现充分应用又采购新的物料，存货量升高。实际到货数量和采购需求数量不一致，远远大于采购实际需求，并且进入库存以后没有及时处理。由于和供应商在交流过程中，对单次采购数量提出明确要求，或者不同数量影响单价差距比较明显，部分物料实际采购和到货数量远远超出计划要求，采购部门和库存管理人员、物料管理人员、财务人员等交流不深入，针对入库以后的周转和呆滞后的转让缺少综合考量。由于缺少对存货库龄的动态管理，没有科学设定库存周转率、呆滞品考核指标，或者即便设有考核指标但是执行不到位，指标异常对呆滞品后续使用或者转让没有具体要求。

（四）供应商付款过于主观性，付款方式有待优化

供应商在支付款项过程中缺少有效管理，A企业定期按照回款数额确定供应商付款额度，采购部门缺少对生产需求、到货时间等内容的思考，主要是根据市场稀缺程度等确定支付等级，按照主观判断分配支付数额，大部分情况下根据供应商催款情况进行，缺少完善的管理体系，容易产生腐败问题。由于企业缺少年度统筹规划，没有按照年度销售情况编制采购方案，对供应商合作交流中缺少主动权。战略备货的产品付款方式不科学，当前主要以一次性付款为主，占用大量资金与仓库空间，还要面临物料价格下调或者销售订单变化等风险。

三、基于采购视角推动企业资金平衡的相关措施

（一）采购量管理措施

首先，科学构建库存管理体系，对出入库不及时或者没有按照要求录入系统的行为进行处罚，保证库存管理的专业性和规范性。其次，明确库存管理人员、物料管理人员及采购部门的工作职责，合理分工，库存管理人员应保证入库数据的真实性和完整性，采购部门需要第一时间反映供应商供货时间和相关信息，销售部门提供或者预估订单，协助物料管理人员一同开展管理工作，提高采购需求方案的可行性。再次，优化安全库存。对现有安全库存管理体系进行优化，避免企业因为不确定因素而调整生产计划，在实施紧急采购过程中应做到规范合理。最后，建立寄售库，延长资金占用时间，不占用大量库存。企业应引导采购部门与供应商积极交流，通过价格、逾期、结算等优化政策，替换寄售模式。

（二）采购价格管理措施

首先，加强新供应商开发，营造公平竞争的格局。在新冠肺炎疫情全面爆发的环境下，主要材料供应商比较单一，将会给持续生产带来不良影响，采购部门应积极交流和调查，通过使用市场竞争体系，采用询比价、招投标等方法，适当扩充供应商宣传范畴，形成公平竞争的局面，优化采购价格。其次，供应商需要科学划分战略供应商与可替代供应商，对长期合作综合思考。结合当前供应商体系，强化供应商管理，建立供应商档案，实施多维度评估，找到当前供应商结构体系中的问题，之后根据现实情况和内部优化需求，确定供应商开发方向，制定开发方案。根据供应商评估划分标准，划分战略供应商与可替代供应商，便于提高供应商引入率，给供应商合作提供引导。如果是战略供应商，需要综合思考对接专业的管理人员和研发人员，规范供应商流程，节约供应商成本，保证产品质量。再次，在产品设计过程中，研发部门需要综合思考采购标准化可能给采购成本带来的影响，并且鼓励采购部门主动参与到产品研发过程中，协助研发人员积极使用标准件，减少定制件采购数量，以帮助企业节约采购成本，扩充采购渠道。此外，企业可以结合实际情况，加强材料信息管理，建立重要材料清单，及时更新报价，通过市场材料价格调查分析，选择价格更低的材料。每次材料替换或者询比价都要如实记录，保证数据的完整性和真实性。最后，加强审计管理，完善员工轮岗机制。通过员工岗位定期更换，可以避免采购人员与供应商徇私舞弊，给企业培养专业型人才，提高业务水平，给员工提供更多专业的采购人员。

（三）库存信息化管理措施

一方面，加强ERP系统功能开发，及时更新信息化系统，对于库存管理中出现的问题，如出入库数据不真实、不能自动匹配替代料等，实现专题功能开发，保证基础数据和功能的全面性。另一方面，开发系统管理分析功能，如安全库存预警，结合库存和采购情况确定采购需求，分析存货库龄，对低周转率或者呆滞品提供系统提醒。

（四）优化付款方式

企业应完善内部供应商支付管理体系，分析产品生产需求、到货时间和市场需求，确定支付ABC优先级，加强内部控制管理。通过提高采购人员职责意识，主动对市场发展情况调查分析，秉持廉洁自律的原则，制定考核激励制度，在合作交流过程中，在物料价格和付款方式上保持优势，掌握主动权。企业可以重新讨论战略备货付款方式，实施分阶段付款和到货，减少库存成本。企业实施供应链金融模式，优化结算方法，提高供应商融资效率，促进企业更好发展。

（五）优化资金保障措施

首先，规范业务操作流程，让业务操作制度化，明确物料管理、库存管理与采购部门工作职责，加强各部门协助与配合，利用ERP系统把业务流程优化处理，提高决策审批效果。其次，根据岗位职责把采购成本管理融入绩效考核中，采购管理体系建设完成以后，应将其落实到位，只有每个人员都严格按照流程要求工作，才能将其效能充分发挥，所以应该把采购成本管理细化处理，分配到各个部门，与个人绩效考核相结合，保证制度顺利实施。最后，加强预算管理，完善预算管理体系，进而由财务部门对采购预算执行过程追踪考察，找到预算执行差异，与相关部门交流提出解决方案，向上级部门如实汇报。

结语

总而言之，A企业资金管理秉持的原则在于以收定支，在当前市场竞争不断加剧的环境下，企业为了拓展市场，将会采取扩大赊销的方式，使应收账款数量增多。为了实现资金平衡，企业将会向上级供应商施加压力，在某种程度上可以缓解企业资金短缺的矛盾，帮助企业节约资本，但是随着应付账款数量的增多，必然会影响企业与供应商之间的合作关系，使得企业供应链堵塞，影响企业形象，不利于企业长远发展。而通过采用采购管理方式，企业更注重采购业务本质，科学匹配采购与生产，提高采购管理水平，减少资金占用，在不给企业经营生产带来影响的情况下，改善企业现金流量，避免资金赤字。通过规范采购管理，合理安排付款，改善企业外在形象，与供应商建立良好合作关系，以促进企业更好发展。