浅谈预算管理以及信息化

刘利

（贵州省遵义市凤冈县财政局，贵州 遵义 564200)

随着现代信息科学技术的快速发展，信息技术在各行各业中被广泛应用。行政事业单位的财务管理信息化对其内部管理有着重要影响，具体表现为协助实施全面预算的编制、进行年度预算的上报和批复、加强对预算的执行和控制、年度预算调节、对年度预算进行分析和评价几方面的作用。目前预算管理实施过程中存在一系列问题，如预算编制和分解的僵化、缺乏有效的信息化预算实施和执行管理控制机制、未建立完善的信息化分析和考核制度、缺乏集成的预算数据管理平台。将信息化系统作为行政事业单位全面预算管理的手段，有助于加快行政事业单位管理中先进的财务管理以及经营理念的落实。

一、预算管理的信息化需求

行政事业单位的预算管理如果未能使用信息化手段，财务人员的工作量大、预算存在一定的差异以及手工编制预算时间长、审计控制以及评价考核不足等问题都会导致预算管理难以得到有效的实施和控制。因此，只有在现代信息技术的支持下，通过预算管理的网络化和信息化的建设，才能够让我国行政事业单位真正实现全面的预算管理。为了清楚的规划行政事业单位的预算管理需要哪些信息系统，需要了解预算管理信息化的需求。

一是全面预算。全面预算分为业务、资金、财务、专项预算。其中业务预算主要包含销售、生产、管理、税务、收益、外部收支预算；资本预算主要包含融资、投资两个方面的预算；财务预算主要包含现金、效益、资产负债等预算；专项预算主要包含人力、物力预算、生产过程中的预算以及信息维护预算、环保预算等。

二是预算的提交和批准。主要环节包含对预算进行审核、对预算进行上报、对预算进行审批。

三是预算执行与控制。预算控制是指制定相应的预算控制原则，利用其原则对预算管理系统的信息进行反馈。首先是事业单位申请相关的费用、材料采购费用，控制各种款项支出。其次是对预算执行过程的控制，整理需要预算控制的业务，包含采购、收款、费用等方面，在预算执行的过程中利用预算执行管理系统、资金核算体系、业务管理系统等实现预算管控。

四是预算调整。主要包含整体、中期、专项调整。

五是预算分析和评估。利用预算评估工具对预算管理进行分析，主要是对预算审批的过程、预算执行的差异进行分析，同时对预算效果进行评价。

（一）全面预算编制

在行政事业单位中，全面的预算编制包括业务的预算、财务的预算、资本的预算以及专项预算。

业务的预算主要包含行政事业单位中研发人员的业务预算、采购人员的业务预算、生产产品的业务预算、管理费用的预算、工资税费的预算、投资总收入的预算、营业外收入以及其他费用预算等等。

财务的预算主要是包括现金的预算、业务的亏损盈利、业务人员利润分配预算、资产负债的预算等等。

资本的预算主要是筹融资预算与投资的预算。

专项预算主要包含行政事业单位人力资源招人的成本预算、宣传与产品促销的预算、研发人员要研发产品的预算以及信息化系统的维护费用预算、安全环保预算以及有些捐赠项目的预算等。

（二）预算执行与控制

预算执行的控制包括资金收入的管理、资金支出管理等一系列资金管理。资金收入管理包括项目的收入、项目的预交金、国家补助的收入、项目其他收入；资金支出管理包括内部借款管理、还款开支管理、项目开支管理、费用的报销管理、应付账款支付管理以及其他开支管理。

预算的执行控制过程中存在着一定的风险。一是预算的分析方法不正确，很有可能会导致预算管理流于形式。二是在预算执行偏差较大的情况下，如果未能充分、客观地分析产生的原因，提出相应的解决措施或建议，就很有可能导致行政部门无法完成年度预算目标。

对于行政事业单位预算管理控制，首先，需要了解各个预算岗位执行单位预算的情况，根据财务报告和其他相关岗位执行单位预算的相关数据，进行分析并整理总结相关数据。其次，预算管理人员应该第一时间分析各个部门执行预算的情况，并与实际需要完成的目标进行对比，如果数据与实际数据差距较小，那么就把执行预算的相关资料直接提供给财务部门，财务部门在经过审核后将其定稿并保管；若与实际数据差距较大，预算管理人员就需要进一步分析产生差异的具体原因，一般包括超预算的情况以及预算外支出的情况，并根据原因及时控制资金，保证预算管理按规划执行。

（三）预算调整

预算调整主要指的是经过审批后所有层级的预算执行情况，在行政单位实际使用资金的过程中，会出现一些需要增加支出或者是减少财政收入的情况，使得原本按照规定进行的预算执行总额超过预算，因此需要进行及时的调整。

按照财政预算的调整具体方式可以划分为全面调整和局部调整。而预算的局部调整则可以分为预算额全部超过以及预算未全部达到等情况。当预算规定额度时，不能再动用其他预备性经费，或者追加预算等其他的局部调整。

（四）预算分析与评价

预算考核管理工作、其他绩效评价考核工作都应该具有一定周期性，行政机关事业单位一般是按固定年度计划编制预算管理目标、制定预算考核办法管理体系，然后再按固定预算周期例如按一个月或按季开展预算管理和绩效评价考核工作。虽然一项工作的管理过程是按一个周期不断进行的，但是一个事业单位的工作运行周期是不间断的。因此，预算收入管理和单位绩效评价考核两项工作也同样应该保持连续性，不应该被周期截断而变成单一阶段连续的工作，而应该从长远经济发展目标出发，长期保持一定的工作连续性。

二、传统全面预算管理方式存在的问题

（一）预算编制和分解僵化

一是预算编制和预算的分解不合理。行政事业单位的预算编制与分解工作一般是根据财务历史数据和经验进行制定的。预算的编制和分解是将财务成本与总资产作为基础，并不是将具体的项目成本作为基础。二是预算分解工作比较复杂，工作量大，而行政事业单位之间缺少完善的信息交流平台，造成信息更新不及时，拉长了预算的实际周期。三是预算分解不够细致，因为预算分解的内容较多，整理起来较繁杂，工作易出现失误。

行政事业单位一方面要编制科学合理的预算，且预算不需要十分详细，过于详细到复杂的程度可能会降低预算的时间效率；另一方面需要保证预算管理方案的执行和制度的严格落实。当前事业单位在编制和执行上存在不足，导致全面预算管理的目标难以实现。

（二）缺乏有效的信息化预算执行控制机制

一是认识和重视不足。行政事业单位预算是对全年资本收支的详细规划，涉及各科室资金的分配。由于单位缺乏对基本预算的正确认识和高度重视，未将基本预算编制当作一项日常的行政财务管理工作，导致未能及时按照国家行政事业单位的经济发展战略规划要求编制行政部门财务预算，导致行政事业单位预算编制过于简单，不能全面地、系统地反映行政事业单位年度财务预算活动的实际开展情况，预算过于强调正规，而有效性和政策针对性不强。

二是人员业务素质不高。预算管理工作是一项复杂的、技术性很强的任务，涉及内容广泛，需要进行前瞻性的研究工作，要求行政事业单位拥有技术能力强的预算统计人员，一些行政事业单位的财务人员综合素质并不高，专业知识技术水平不够强，会直接导致事业单位缺乏准确、科学的预算统计数据。

（三）未建立信息化的分析考核体系

预算分析评价工作是根据行政事业单位的特点，利用相应的财务信息系统来获取真实的财务数据，并形成完善的财务成本分析报告。部分事业单位在信息化建设上存在不足，主要体现在两方面，一是出现次数较多的数据会造成部分资料重复被查，导致预算工作人员的工作量较大，无法及时解决出现的问题；二是数据核对时间长，考核时需要每月与单位的财务资料管理系统的数据核对各个单位所有者上报的真实金额，并且需要手工计算与预算考核目标值的差异，耗时相对较长，影响了考核的时效性和准确性。

信息化为全面预算的编制提供技术支持或辅助手段。在全面预算管理信息化的实施过程中，信息化手段与全面预算管理相结合，可以促使事业单位更高效地建立科学完善的预算管理体系。事业单位也要避免过于依赖信息化手段，而忽视了制度建设的重要性，若未能构建科学完善预算管理系统平台，将存在数据逻辑和信息不适用的问题。与此同时，为了加强事业单位预算管理的效果，可以把绩效考核看作预算管理的一个起点，制定相应的事业单位工作考核计划表，将预算执行计划完成度作为职工的有效考核指标，预算计划执行完毕后，预算管理人员应该对预算执行的结果进行综合的分析和评估，考核结果可以和岗位晋升、奖金评定等挂钩，进而提高工作人员的工作积极性。

（四）缺乏集成的预算数据管理平台

传统预算的编制基本都是基于历史数据分析得出的，如果单位下属机构众多、财务数据核算标准不一，就会加重预算编制工作的压力，缺少足够、有效的数据支持，且难以从整体角度制定统一的、有理有据的资源配置方案。行政事业单位在进行项目预算管理以及信息化项目建设时，需要对整个项目各环节进行信息梳理，将所有预算信息梳理清楚，形成完善的方案。只有这样才能避免在建设过程中出现管理失误，导致预算管理信息化建设失败和管理效果不佳。目前，我国各级行政事业单位的财政预算信息化系统建设已经进入新的发展阶段，但是一些行政事业单位对预算管理的基础信息化系统建设总是缺乏完善的规划，所以在实际实施过程中会出现各种各样的安全问题。一是没有有效地促进整个预算管理信息化系统开发和运行优化，二是模糊了预算管理信息化建设的基本目标，执行过程混乱，行政事业单位不能顺利执行预算管理规划，将导致单位资金损失。

全面预算管理信息化一方面可以提高预算数据比对的速度，对财务数据进行一定的整理、简化，另一方面可以实现预算的实时控制。事业单位根据资金使用情况调节预算管理，实现单位预期目标。在预算管理的执行过程中，事业单位需要不断地更新预算编制计划，记录预算调整的原因，通过信息化手段简化数据处理的过程，采用信息化手段分析财务数据，加强对财务数据的信息挖掘。预算管理信息化的预算调整过程可以通过计算机来完成，但却很容易忽略预算调整对存在勾稽关系的数据的影响。以滚动预算编制为例，行政事业单位在进行滚动预算编制时，可随时在信息化数据平台查询事业单位下属单位上一年度同期的预算执行数据、上一月份的预算执行数据以及预算评价结果，再通过大数据技术采集外部数据，并结合行政事业单位当月下发的财政审批等按月进行预算编制，使得预算编制在满足政府财政目标的同时更加符合事业单位发展现状。

（五）存在预算松弛的问题

在事业单位的日常财务预算编制中，预算管理人员往往故意夸大财务预算管理工作过程中的突出问题，在财务项目计划申报中大量增加财务预算。这种做法严重影响了事业单位年度预算编制管理的切实有效性。预算管理过于松弛将会直接影响整个事业单位预算的有效合理配置，事业单位各级领导无法充分了解造成预算管理差异的根本原因，甚至会影响事业单位的持续发展。

为了加强预算管理的有效性，要对预算管理进行相应的监督和限制，比如在编制预算时，预算的绝对值和相对值都要参考，可以各占50%，业务增长了或者降低了，就随着进行调增或者调减；但基于过去的发生额，每个月的绝对额要有参考依据，实行上限管理和下限管理，比如，预算增加，那么相对值就是上限，预算减少，绝对值就是上限；以此解决预算松弛的问题。

三、结束语

综上所述，预算管理与信息化系统对于行政事业单位的管理来说不可或缺，行政事业单位应该建立完善的预算管理制度，并严格执行。此外，行政事业单位应建立全面、系统的信息化预算管理体系，搭建预算数据管理平台，支撑预算管理的智能化发展，促进行政事业单位的可持续健康发展。