医疗单位行政管理人员工作中的问题与改进建议探讨

刘玮璐

（哈尔滨医科大学附属肿瘤医院，黑龙江 哈尔滨 150000）

在医疗单位的经营发展过程中，行政管理工作占据着重要地位，在协调各部门的工作展开、形成科学合理决策等方面发挥着较大的作用。经过长时间的发展，虽然医疗机构的行政管理工作已然取得一定成效，但是依旧存在一些问题，有着极高的提升空间，需要落实针对性应对处理，以此达到推动医疗机构更好发展的效果。

一、医疗单位行政管理人员的主要工作职责分析

医疗单位行政管理人员的日常工作职责主要可以从以下几方面入手完成解读：第一，辅助决策。行政管理人员需要在大量数据中迅速查询有效信息，抓住问题关键，并结合对各部门的调查研究结果进行综合分析，向上级落实结果反馈，确保上级形成决策的正确性。第二，协调工作。从全局角度思考与问题处理，严格遵循医疗机构的各项规章制度展开各项工作与实践，协调各职能部门之间、领导之间的关系，提升行政服务整体效能。第三，传达与落实。医疗单位的各项管理决策与制度均需要依托行政管理人员传递至各个职能部门，并由行政管理人员完成各项决策与制度实际落实情况的追踪调查，综合各部门意见并向上级反馈，形成问题处理方案。第四，督查职能。行政管理人员承担着医院各项医疗单位各项工作展开情况的督促检查职能，确保各项工作得到高质量展开，提升医疗单位的竞争力。第五，服务患者的职能。行政管理人员需要履行信访制度，并能够熟练掌握、使用接待流程，依托热情的服务态度与良好的沟通技巧，在医疗单位内搭建起和谐的互动平台。

二、医疗单位行政管理人员工作中的常见问题分析

（一）行政管理工作效率有待提升

1.行政管理工作机制方面的问题

若是行政管理工作机制较为烦琐，那么，行政管理具体工作所的展开周期会显著延长。基于这样的情况，行政管理工作效率势必会呈现出下降趋势，因此，对于医疗单位行政管理工作机制进行精简以及精细化设定极为必要。具体而言，要求在医疗单位行政管理工作的所有环节均需要保证落实到位。然而，在实际情况下，受到多种因素的影响，存在着医疗单位行政管理中间环节有岗位无人的情况，导致医疗单位行政管理工作处理周期被延长，整体工作效率水平难以维持在理想状态。

2.行政管理工作方法方面的问题

工作方法的滞后性也是导致医疗单位行政管理工作效率难以维持在理想水平的重要因素。现阶段，互联网得到普及性应用，而行政管理实践中存在着大量工作内容，包括交流沟通等均可以利用互联网实现。在医疗单位行政管理工作实践过程中，对于互联网的应用虽然取得一定成效，但是整体应用水平依然有着较高的提升空间，导致最终呈现出的工作实效并不显著。从现实的角度来看，在行政管理工作中，网络管理方式能够实现大量数据的共享，从而对部分行政管理工作环节内的问题进行规避，此时，即便在岗位无人的情况下，数据信息依然能够得到迅速获取，有效规避由人为因素导致的行政管理工作周期延误问题发生，切实提升医疗单位行政管理工作的效率水平。就目前医疗单位行政管理工作的展开情况来看，对于互联网的应用程度有待进一步提升，相关信息化工作平台也需要落实进一步的完善构建与推广应用。

3.行政管理权责分配方面的问题

层级化制度并未在医疗单位行政管理工作中得到充分并落实，领导集中现象依然存在，部分领导并未对下级进行充分的权利授予，促使下级缺乏必要的自主权，增大其工作压力的同时，也不利于下级行政管理工作责任感、使命感的培养，最终促使医疗单位行政管理工作整体效率难以达到理想水平。

（二）行政管理工作质量水平较低

1.行政管理工作队伍待优化

管理人员的素质对医疗机构行政管理工作的最终效果有着较为明显的影响，因此需要着力提升管理相关管理人员的专业能力与综合素养。就当前的情况来看，受到医疗单位行政管理工作烦琐、复杂程度偏高的影响，对于行政管理工作人员的专业能力水平提出了更多要求，也给行政管理工作的展开提出了较大挑战。但是，存在部分医疗机构内的行政管理工作人员综合素养水平维持在偏低状态，相关管理工作经验较为缺乏，这并不利于医疗单位行政管理工作的高质量展开以及顺利推行，情况严重时，甚至会对其他部门的正常工作造成阻碍。

2.协调管理的展开力度较低

在我国医疗卫生事业加速发展的大背景下，医疗单位的规模也呈现出逐步扩展的发展趋势，其中所包含的各个科室也持续性向着更为专业化的方向发展，行政管理人员的综合素养水平逐步提升，能够为患者提供更为优质的医疗服务，但是受到患者实际情况的存在较明显差异的影响，普遍会涉及多个科室，想要完成对患者的优化治疗，就必须要多个部门及时落实深入性交流沟通，这就需要行政管理人员的支持。然而，就当前医疗单位各个部门的联动情况来看，总体联系性并不紧密，行政管理工作人员的协调管理作用未得到充分性发挥，并不利于医疗单位各项工作与服务的高质量提供，行政管理工作质量水平也有待进一步提升。

3.内部监察工作展开水平差

内部检查工作是对医疗单位行政管理工作质量进行审核的重要环节，在整个行政管理工作中占据着核心地位，但是受到部分医疗单位内部行政管理监察人员的工作技能不强、综合素养偏低等原因的限制，内部监察工作展开情况整体呈现出成效差、效率低的状态，导致无法对医疗单位行政管理工作质量进行有效维护，成为引发医疗单位行政管理问题的重要原因。

（三）职业倦怠问题

医疗单位行政管理人员的工作复杂、繁多，除了医疗卫生服务之外，还涉及科研、教学、党政、运营等多方面的工作内容，责任重、压力大。与此同时，行政管理人员需要与多个部门、个人进行协作配合、沟通交流，处理各类矛盾问题。长期、持续的工作过程中，医疗单位行政管理人员在遇到困难、阻碍时，容易产生挫败感，加上疲劳的积累，往往会产生职业倦怠。巨大的工作压力、封闭的工作环境、职级晋升和薪资待遇未达到预期、成就感降低，均是导致医疗单位行政管理人员产生职业倦怠的原因。职业倦怠问题的产生，会影响医疗单位行政管理人员的身心状态，导致其工作效率、工作质量的降低，对于医院单位的运营、发展产生不良影响。医疗单位行政管理人员出现职业倦怠问题后，多表现为情绪低落、工作积极性差，难以全身心投入到工作。职业倦怠的形成，经历了长期的积累、发展与演变，不仅会影响医疗单位行政管理工作质量，同时还会对工作人员的身心健康形成危害。针对医疗单位行政管理人员的职业倦怠问题，需要考虑到影响职业倦怠形成的相关因素，进而提出有效处理办法。

三、医疗单位行政管理人员工作的优化改进策略探究

（一）多维度提升行政管理工作效率

1.建立健全医疗单位行政管理工作机制

全面梳理医疗单位现行行政管理工作机制内包含着的所有环节，并针对烦琐流程进行剔除，合并相似岗位职责，促使行政管理工作机制进一步简化，维护医疗单位行政管理工作的展开效率。在此基础上，还要引入精细化管理理念，以此促使医疗单位行政管理工作的所有环节均保证落实到位。对医疗单位行政工作流程落实整合优化，具体明确各方职责，以此提升工作效率。在此过程中，需要着重把握以下几方面工作内容：第一，利用“网状”或“扁平化”结构模式替代传统工作流程，促使各项业务的传递效率进一步提升。第二，控制第三方涉足，针对所有科室部门均设置直接沟通交流渠道，保证各部门的真实想法与意见得到及时性采纳。第三，加速推动办公设备现代化建设，并在此基础上优化利用网络信息资源，为各种文件管理工作的高效展开提供支持。第四，对行政管理工作流程落实细化，确定医疗单位行政管理所有工作人员的岗位职责，具体工作职责需要划分至办公室主任、副主任、秘书、文书等等，并依托岗位职责设立考核标准、年终绩效考核标准及配套的奖惩制度。一旦发现责任交叉现象，则需要参考实际情况，划分主要责任与次要责任，在推行多方服务的同时，着重规避行政管理职责交叉重叠，从而体现出对医疗单位行政管理工作实际展开效能的有效维护。

2.创新设定医疗单位行政管理工作方法

在当前“互联网+”的大背景下，利用信息化技术更新医疗单位行政管理工作方法是必然选择。在此过程中，可以在医疗单位内引进钉钉移动办公系统，先后开发使用通知公告、行政管理、人事管理、医务管理、内外勤管理、后勤物资管理、办公通信等功能。现在，各类审批、会议管理、工资单通知、故障报修等都在钉钉上实现，促使改变医疗单位行政管理的模式，极大地提高管理效能，信息化建设让医护人员把更多的时间用在医疗服务上。目前，医院移动排班管理利用率低，大部分科室仍停留在传统纸质或excel排班上，复杂的班次和频繁调班换班，浪费科主任护士长大量的时间和脑力。针对这一情况，应当进一步加大对排班管理功能的利用重视程度以及利用率，实现组排、区域复制、轮转以及班次统计、费用计算等功能，明显节省时间，且利用移动终端即可随时随地查看并提交个人需求，并实现各种报表的一键生成。

3.维护权责相对等并落实分层管理模式

在设定岗位职责的基础上，划分与岗位职责相对应的权利，保证权责一致，以此实现对院领导工作压力的减轻，同时也能够激发下级干部对医疗单位行政管理工作的责任感与使命感。在此过程中，要切实遵循适度性原则，将适当的权力给予合适的岗位人员；相对应的，相关工作人员也要坚守岗位职责，用好手中的权力。在授权的同时，要建立并在医疗单位内推行责任机制，以此加大对权力的监督与管理，确保权力能够被合理有效地利用。在此基础上，也要进一步强化授权责任意识，一旦出现授权不当或授权后放任不管，从而造成不同程度的不良影响的现象，必须要及时追究授权者的责任。

（二）着力强化行政管理工作的质量

1.优化组建医院行政管理人才队伍

为确保医疗单位行政管理工作质量达到预期，必须要着力组建起专业能力更强的行政管理工作队伍，在此过程中，除了要合理吸纳新的高质量行政管理人才之外，还要重视对现有行政管理人才的持续性培训，强化其工作能力，为医疗单位行政管理工作高质量展开提供充足的人才支持与保障。在针对医疗单位行政管理人员展开专业培训的过程中，可以引入跟岗学习的模式，做到理论与实际相结合。学习的主要内容以医院财务运营管理、医院感染管理，设备耗材采购管理、医保物价信息管理，医务病案质量管理、院务制度管理等行政职能科室的管理内容为主，理论学习新时期背景下的医院运营管理模式，深入对应科室跟岗学习。依托这样的方式，能够将更优质的行政管理工作手段与方法带入本院行政管理工作实践中，提升医疗单位行政管理工作人员的专业素养，实现医疗单位行政管理工作的升级。

2.健全完善医院行政管理工作流程

为提高医疗单位行政管理效能，加强行政职能部门横向联系，建立联动整改机制，及时有效解决临床科室发展过程中遇到的问题，提高医疗单位行政管理工作现实成效与质量水平，可以在医疗单位内建立并深入推行总值班早交班制度，并以此为基础更新调整医疗单位的行政管理工作流程。在此过程中，每天早8点，院领导班子组织行政职能科室负责人和总值班人员召开早交班会议。会上，由前一天总值班人员汇报24小时值班工作情况，并对值班过程中出现的特殊事件进行汇报，各职能部门通报相关工作情况和遇到的问题。院长就需要协调解决问题立即安排落实，并部署下一步工作任务。相应值班交接会议简短精练，有助于医疗单位领导及时了解、掌握医疗单位的整体动态，并及时协调解决，体现出鲜明的务实高效作风。实行总值班早交班制度是加强医院管理的有效形式，有助于解决行政职能部门之间缺乏沟通、跨部门工作推动困难等问题，提高职能科室的执行力，使各项工作通过早交班工作机制得到有效落实。

3.建立健全行政管理人员评价机制

在当前，需要进一步强化医疗单位行政内部检查工作展开力度，加速推行医疗单位行政效益监察，对医院行政管理工作绩效落实全面性核算，支持有计划、有步骤地推行行政管理工作。在此基础上，应当落实经济负责监察，依托明察暗访等多种方式，对行政管理工作人员实际工作中是否存在无权限交易等违规违法行为进行探查。一旦发现违法违规人员，要及时落实惩罚并追究其责任。在此基础上，还应针对行政管理人员搭建起评价机制，对于行政管理人员的评价机制可以进一步细化为两部分，其一为内部考核，主要由行政管理部门的负责人对相关工作人员实际工作展开情况进行评价，整个过程不需要进行公示，但是内部人员要及时、全面了解考核信息；其二为外部评价机制，主要由外部人员对行政管理工作人员落实工作评价，其结果要与内部考核结果展开对比，一旦发现两者出入过大的现象，则要求重新落实内部考核以及外部评价。

（三）解决职业倦怠问题的有效措施

为了减少职业倦怠问题对于医疗单位行政管理人员工作质量、工作效率的影响，同时维护工作人员的身心健康，提出解决职业倦怠问题的有效措施。该过程中，首先应该针对医疗单位行政管理人员的职业倦怠情况进行评估，在此基础上，分别在医院层面、个人层面，采取相应的对策。

1.职业倦怠情况的评估

针对医疗单位行政管理人员的职业倦怠情况进行评估，应用职业倦怠量表，在情绪衰竭、去个性化、低个人成就感等不同维度进行调查。根据计分水平，判断行政管理人员的职业倦怠程度。在此基础上，考虑到工作压力对于行政管理人员职业倦怠的影响，需要对工作压力源进行调查。行政管理人员的工作压力源主要包括工作本身、工作环境、人际关系、组织支持以及自身素质等多个方面。根据工作压力源的调查与评估，对于行政管理人员的工作压力程度进行判断。行政管理人员的工作压力程度越高，越容易产生职业倦怠问题。通过对医疗单位行政管理人员职业倦怠程度、工作压力程度的调查、评估，能够为如何预防、减轻或消除职业倦怠提供有价值的参考依据。

2.医院层面的改进措施

在医院单位的行政管理中，不仅要关注各项工作的执行与落实情况，也要重视工作人员的职业倦怠问题。通过健全行政管理工作机制、制定完善的工作规范，进而加强对行政管理的支持。在医院单位的运营管理工作中，应该兼顾临床医疗服务和行政管理，有助于增加行政管理人员在工作中的精神动力，并从中获得成就感。考虑到行政管理各岗位的工作量与技术难度，同时需要调查了解相关工作人员在薪资待遇方面的需求，为其提供合适水平的薪酬，令工作人员感到满意，有助于提升其工作积极性，进而减少职业倦怠问题的发生。积极推动行政管理工作的创新，改变固化、单一的工作模式，创造更为轻松的工作环境与氛围，对于缓解行政管理人员的工作压力有着良好的帮助。关注行政管理人员的个人成长、发展情况，重视对于行政管理人员的培养，为其提供一个更好的发展环境。定期组织培训活动，让行政管理人员不断学习、持续进步，进而锻炼和提升其工作能力，对于增加其工作动力有着积极的影响。

3.个人层面的改进措施

关注行政管理人员的个人成长、发展情况，结合其专业能力、工作经验以及家庭情况，指导其进行职业规划。该过程中，行政管理人员能够对于自身有着客观、具体的认识，围绕着提升技能、晋升职称，确定今后发展的相关目标。行政管理人员在逐渐接近、达成目标的过程中，可以有效促进其成长、进步，并从中获得成就感，增加其自信，避免产生职业倦怠问题。在业务的培训的过程中，需要加强对行政管理人员心理层面的训练，增强其心理调节能力。面对工作中的压力、困难，行政管理人员能够学会自我调节，可以始终保持积极的心态，全身心投入到工作中，对于提高工作效率和工作质量有着积极的影响，预防职业倦怠问题的发生。

四、结束语

综上所述，行政管理工作在医疗机构经营发展过程中发挥着重要作用，需要切实参考当前工作中面对着的常见问题，落实针对性应对处理，以此推动行政管理工作展开效率以及实际质量水平的持续性提升，支持医疗机构的可持续发展。在医疗单位行政管理人员工作中，行政管理工作机制、行政管理工作方法、行政管理权责分配等方面的缺陷，会导致工作效率的降低。工作队伍的专业水平低、内部监察不到位等问题的出现，加上工作人员的职业倦怠问题，均会导致工作质量的下降。结合上述问题，多维度做出改进，全面提升行政管理工作效率与工作质量。