数字化转型背景下商业银行采购面临的挑战及对策研究

李思贤 贾 然 中国农业银行股份有限公司湖北省分行

随着新一轮科技革命和产业变革在全球范围的爆发，以及数字价值化的快速推进，我国已经进入数字经济时代。采购作为商业银行供应链生态网络的管理核心，对外连接供应商和合伙伙伴，对内连接业务需求、销售、财务等职能部门，必须更好地对供给和需求进行有效对接，并有效整合供应商资源，支持满足产品和服务需求。目前大多数商业银行已经构建了自己的电商平台，但在数字化采购过程中仍存在财务预算对接不紧密、履约环节实施不透明、流程数字化不彻底、供应商管理不高效等问题，本文将针对上述问题，提出相应的解决对策，使得采购人员、系统和供应商之间相互配合，为银行数字化采购转型升级提供一定的参考。

一、转型现状及成果

(一)采购申报电子化

目前商业银行的采购申报实现了电子化，采购需求部门可以直接利用系统，在线上填报采购需求并提交给采购管理部门，采购管理部门审查采购申请并编制采购方案，再将采购方案提交给集采会表决审批，整个采购申报流程均在采购管理系统内操作，电子化的系统流程替代了繁琐的人工申报，提高效率、降低风险。

(二)采购流程规范化

商业银行通过数字化转型对采购流程实现了规范化。将采购制度形成标准化程序，嵌入系统中， 各个采购环节都进行详细规范，例如，设定采购金额上限、采购标准范围等，通过系统的固化设定，形成一套完善的采购流程体系，使采购人员在对应的标准和范围人开展采购工作，增强了采购流程的规范化。

(三)岗位分离自动化

在电商采购过程中，涉及账户相对较多，包括下单、审批、管理等账户，因此，为了规范采购权限、明确对应账户管理人员的职责，实行岗位分离自动化，以对风险进行管控。在审批流程时，加强审批力度，所有账户落实到人，并建立对应的责任追究机制，通过这种方式提高操作人员的规范性、警惕性，避免风险发生。

(四)供应商管理网络化

主要是实施线上供应商寻源管理，供应商通过商业银行商城系统的外网进行注册并提交资质、业绩等重要资料信息，商业银行尽可能将全面的信息纳入系统内，构建绩效评价模型，对供应商进行全方位、多维度的评价管理，增强采购议价能力，提升供应商管理效率，避免被单一供应商绑架。

(五)采购结果电商化

所有的采购结果均已实现电商化，采购结果透明、公开。所有集中采购的结果均上架到专用商城，供全辖下单；所有的零星采购，如办公用品、电子耗材、宣传品等，通过引入电商的方式，供全辖下单，给采购人员在做决策时提供一定的参考。

二、转型过程中面临的新问题

(一)财务预算对接不紧密

当前的商业银行财务系统中没有生成电子采购预算的功能，因此，采购部门需要制定纸质立项文件，申请预算时还需要人工录入，繁琐的流程耗费了大量的人力物力。系统中的信息数据没有共享，财务部门对事前采购需求缺乏合理有效的预算和监督，很容易造成采购不匹配生产或者库存积压的情况。

(二)履约环节实施不透明

采购履约环节管理困难，容易滋生腐败。特别是在零星采购过程中，由于采购商品的数量多、种类杂、单价低，因此，通常采取员工自行申请采购再报账的方式，这就容易产生员工虚开发票，套取资金的行为，如果对这部分物资采购没有配套的系统和监管制度，那么在履约环节就无法追溯采购的货物及资金流向。

(三)流程数字化不彻底

无论是在事前、事中、事后，所有的采购信息要素都需要在线上进行手动录入，采购部门不仅要编制纸质文件，供财务部门签字、审批，还需在系统申请中重复填写相关内容，再次提交财务部门审查。目前在系统中还没有研发出可自动导入电子文件的功能，导致员工在制定采购计划时，容易出现填写失误等问题。

(四)供应商管理不高效

在采购组织进行供应商准入认证的前后，常常因为供应商数量众多，从而导致对供应商的相关信息更新不及时，管理不规范。商业银行阶段性地对现有的供应商库进行细分管理和风险评估，这将导致风险应对措施耗时、低效、片面，并且响应速度过慢，甚至错过一些重要的市场风险信号，引入一些有风险性的供应商，从而给银行造成极大的损失。

三、对策及路径

(一)探索与财务系统对接

这就需要商业银行搭建一个“采购-财务共享平台”，需求部门在平台内填报采购需求并提交审批，财务部门直接通过采购、财务的共享便可获取所需数据信息。另外搭建该平台可以实现商城与财务管理系统(FMIS)、实物管理系统的对接，对于通用商城下达的订单，可以通过商城直接发起报账流程，实现请购、下单、验收、报账全流程在线操作，实现商品流、资金流、信息流三流合一。

(二)新建货物验收及统计功能

为了避免履约环节滋生腐败，新建货物验收及统计功能，直连京东、苏宁、得力等标准化电商平台，实现采购方与供应商之间的直接对接，采购部门可以实时查看采购订单进度和发票情况，也可以在系统内实时追踪订单状态，直到真实的货物验收入库，实物与线上数据核对一致，方可完成货物统计，真正做到履约流程透明化管理。

(三)数字化理念实施采购标准化

利用数字化转型理念，依照商业银行采购制度，制成标准化的采购填制模版，将模版嵌入采购管理系统，使系统可直接识别模版中的标签要素，自动生成数据，精准导入，生成采购计划及预算，提交至财务部门审查。不仅简化了采购申请的流程，而且使采购相关的要素录入更加标准化、准确化，降低了人工反复填制过程中的失误率。

(四)大数据助力供应商管理

要有效连接多个风险种类的数据来源，比如，政府数据库、新闻网站等，与“信用中国”、“国家企业信用信息公示系统”等国家公开数据平台相结合，实时监控和评估已引入的供应商的资质信息、健康和风险状况，在银行采购系统中做到供应商信息跟国家平台、网络平台实时同步更新。并且与采购系统中的供应商达成协议，要求供应商必须定期进入银行采购系统审核更新自己的企业信息。

四、结语

在未来商业银行采购数字化转型过程中，应进一步促进财务与采购业务的融合，实现履约环节的透明公开，制定完善的数字化采购标准，利用大数据平台对供应商进行管理制约。只有这样不断优化采购模式和管理，才能在数字化转型的道路上实现可持续发展，为商业银行的业务发展提供更便捷、高效的后台保障。