新时代下档案数据的管理分析

孙 晖 烟台市莱山区黄海路街道办事处

全国人民代表大会第十九次会议指出：“加强社会治理制度建设，完善党委领导、政府负责、社会协同、公众参与、法治保障的社会治理体制，提高社会治理社会化、法治化、智能化、专业化水平。”在这样的社会背景下，国家进行数字化全面深化管理改革是首要之道，必须加强管理制度体系。伴随着数字化信息技术与经济社会的相互影响，全球大数据分析现象愈来愈强，随着时间的推移数据的占据力及价值能力日益提升，大数据已经成为国际交流的重要资源，加强数据管理已然是全球性的社会行为。

档案数据的管理制度体系是组成国家管理体系的主要部分之一，档案管理体系的建设固然影响到整个国家管理体系的进度。2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：“加快完善档案管理体系、提升档案管理能力，为夺取全面建成小康社会决胜阶段的伟大胜利作出积极贡献。”足以体现档案数据的管理在国家管理体系建设中起到至关重要的角色。

现代信息化前提下，档案的数据值日益渐增，但档案数据的管理水平低、数据保存时效性与载体单薄、大量的资源共享价值实现能力薄弱等问题未得到改善，“重创造轻管理、重数量轻质量、重保存轻利用”的情况显著，其中数据的安全性、数据的异构性、数据的时效性等已经造成了对档案数据管理一定的负面影响，进而影响到档案数据资源管理制度建设的创新性、安全性、共享性等。总而言之，在新时代不断进步的前提下，强化档案数据的管理刻不容缓。

一、档案数据管理的内涵

日前，档案数据的管理存在广泛意义上的概念，并未形成统一。有机构认为“档案数据管理不但可以充当一系列用工具组合的产品级解决方案，更是一个团体体系中从上之下的管理、从制度到实施中的奠基石。”

强化对档案数据的管理工作，第一步就要对档案数据进行等级分类，进而针对不同等级的档案数据实施相对应合理的管理手段，制定安全措施，利用各种安全手段工具，对贯穿整个生命周期的流动数据实行多种管理手段。北京安华金和是国内致力于数据管理的权威机构之一，他们指出了档案数据管理的内涵和组织结构，认为“数据安全管理不单纯只是一个产品或者平台，更是涵盖所有数据场景安全管理体系的建立”。由此可以推断，档案数据管理的本质上是要经过科学有效的判断、正规合理的流程，依靠信息安全技术来达到档案数据的安全性和时效性。

档案数据是指广大档案单位留存收藏记载的档案性质的数据，其中就涵括了各种各样的数据资源，及档案管理使用中产生的各种数据。档案的数据管理是中国社会主义发展和国家社会经济进步必不可少的战略性信息来源支撑，其具有不可估量的价值能力，档案数据为中国社会主义发展、全民实现小康生活提供了强大的信息支撑。档案数据的管理是相关负责组织机构经过科学有效的方式来保护档案数据的安全性以确保各组织机构内的档案数据正常安全的运行，使得档案数据实现自身的价值。数据的安全得到保护就是档案数据管理的根本，档案数据管理为确保档案数据的真实性、完整性、可控性、保密性、安全性。档案数据的管理致力于档案数据的收藏、保存、运行等全部环节。“需要坚持自主可控、合法便民、分级分类、全程监控、风险防范等原则”，强化档案数据管理的风险预估和管理精准等。

二、档案数据治理体系

信息化时代，档案数据的质量把控要作为档案数据管理的前提，建设档案数据管理标准制度；围绕档案数据收集为中心，创造档案数据管理新方式；依靠档案数据共享性，探索档案数据社会共享的新模式；档案数据的安全性为前提，建立建设档案数据安全保护管理系统，建立健全一套合理有效的档案管理体系，正确指引档案数据管理的实施，成功改善档案数据管理。

(一)档案数据的质量管控

档案数据的质量是“数据的一组固有属性满足数据消费者要求的程度，可以通过数据的完整性、及时性、有效性等一系列特征属性的集合来描述”。档案数据管理的主要组成就是数据质量的把控，为打造档案数据管理更加科学合理和规范提供有效的前提条件。档案数据的质量涵括了档案数据自有的真实性、完整性、准确性等；再者就是档案管理过程中的质量管控，其中包含档案数据收集过程中、保存过程中、使用过程中、共享过程中的质量管控。

在分析档案数据质量过程中，主要是以完整性、准确性、规范性、一致性、关联性等几个方面来分析评估。完整性是指档案数据从始至终未被破坏、未被拆分、一直保持着完整状态；准确性是指档案数据的登记情况与真实情况是否贴切一致，呈现出档案数据管理的真实情况；一致性是指档案数据是否随着时间的推移而发生质的变化；关联性是指档案数据不会是以一个单独个体而存在着，其数据必然都存在着各种联系。信息、技术、流程、管理等因素的变化都是导致档案数据管理发生质变的原因，信息因素是指档案数据在收集过程中的描述有误、工作人员的校准能力不足导致最终数据合成不符等；技术因素是指工作人员或使用工具在处理档案数据过程中出现的各种技术问题导致数据不符；流程因素是指整体档案数据管理环节中由于环节业务不熟练或者处理不当造成数据不符；管理因素是指组织机构管理制度体系不够完善而造成的数据不符。目前，档案数据信息存在着多样性、复杂性、标准差异等，导致了档案数据的质量不一致，所以基于目前档案数据管理所呈现的问题，强化档案数据管理中的质量管控是必然现象。

档案数据的质量管控是一个有组织性的，是对整个档案数据流程过程中所有数据质量环节而进行的一系列监测、监督、分析、预警、实施、反馈等行为，为档案数据的质量管控提供有利的保障。相关组织机构应贯彻并实施国家质量管理体系，强化档案数据管理制度的建设，依法实施对档案数据的管理；合理分配档案数据质量管理体系中各组织机构扮演的职位和责任，健全并实施档案数据质量管理制度，开发并创新档案数据管理过程中质量技术；深度剖析档案数据在管理过程中每个环节中的角色职责，分析整个过程中所有流程中的问题，找出档案数据管理质量体系中关键影响因素，开创新思路新办法来管控档案数据质量管理，建设健全档案数据质量管理体系。

(二)档案数据整合集成

大数据时代下档案数据资源管理的矛盾日益严峻，直接影响到了中国社会主义经济的发展，所以务必要处理好档案数据管理并建立相关的资源管理方式方法，有效地将档案数据进行合理整合组织避免数据资源的分化、孤立等。

首要任务就是要强化各组织机构之间的档案数据的融合处理。档案行业目前处于独立个体经营的状态，具有自有的管理制度，故造成了档案行业各部门之间的数据融合问题难以实现。档案机构合理划分数据管理的职责和任务，将各个档案数据平台进行统一管理方式、信息互通共享、合理融合信息的原则进行管理规划，利用现在的大数据信息时代，突破之前的组织之间的隔阂和固化封闭管理模式，将来自四面八方的档案数据按照管理制度进行合理统一划分，采取固定数据格式，实施档案数据标准化，确定档案数据标识完善档案数据管理；采集并整理汇总档案数据信息，强化档案馆内或馆之间的数据信息互通融合，补足各组织间、业务之间的数据交叉错误问题，构成档案数据云管理统一的平台，改变原有的档案数据独一性。

例如，某档案部门在执行档案数据管理制度下以“最多跑一次”为基础上，特意开发了一套适用于档案数据集成的软件平台——电子业务数据归档系统。通过运行这个归档系统将档案数据信息进行融合分类，为每个类别的业务数据提供了长期有效的储存、管理和运行，适当减少了各类组织机构部门之间的档案数据信息的挤压压力，扩大了各档案单位的信息存储种类和数量，更是提高了各部门的组织管理能力。

再者，要强化各档案组织机构与其他数据部门、政府信息部门等之间的档案数据的互通融合。目前，大数据管理中心等大型数据信息管理组织不断呈现立足于市场，例如，北京市数据资源管理中心、烟台市大数据资源管理局等都承担了政府部门的档案数据的采集、分类及管理并应用到工作日常中。根据现在档案数据环境的复杂性、多样性等，档案数据的收集归纳无法实现全面具体化，档案信息的归纳整理给各大档案数据管理机构造成了不容小觑的压力。

档案机构更要有主动性，主动发起与政府信息机构、大数据资源管理局等的强强合作，一起打造统一、数据整合的资源共享的平台帝国。

最后，强化各档案组织机构与大市场环境之间的数据信息融合，构建一个档案数据资源共享的架构。这就需要档案组织机构利用现有的信息集成、互换、采集、储存等大数据手段，将各私营企业、事业单位、社会组织以及人民群众的数据信息、公众的健康信息等进行大融合分析管理，融合归纳来自于各行各业、各种渠道的公共性档案数据资源，确保这类数据能够安全有效地融合到档案数据管理数据库内；构建充裕具有集成性的收藏档案数据库，鼓励群众为数据库提供有效的资源，加快社会档案数据的管理，建立共享性档案数据资源的舞台，为满足群众及社会的所需。

(三)档案数据共享利用

正处于大数据信息时代的档案用户对档案数据信息的需求更是多种多样，故需建立于社会公共信息资源的互通共享性，强化开创档案数据信息的共享转变，更加合理有效地将档案数据信息资源全面发挥使用，建立档案数据信息资源的公共管理制度，使得档案数据资源管理更精准化、共享化、智能化。

首先，其中关键就是档案数据管理制度的制定和实施，制定并实施民生档案数据管理制度是基础，为呈现档案数据信息资源的普遍性；其次，合理合规建立健全国家性质的档案数据管理机构，规范性整合来自各地的档案数据信息资源，共同搭建一个具有统一性、共享性的档案数据信息资源共享舞台，为档案数据资源管理提供方便服务；再次，充分将数据的关联性、智能化等新时代信息技术进行剖析，针对档案数据的使用者身份、查阅浏览的记录等信息进行整合分析，可分析出其因果性，将无序的数据转向有序关联性数据信息资源、无规则广泛的数据信息慢慢转化为有规则且智能化的信息资源、不明显不显著的信息资源转向明显、显著的信息资源；最后，在不断剖析挖掘档案数据信息的价值性基础上，慢慢更新更优的档案数据管理的方式，为档案数据管理提供有利影响，方便了档案数据用户的需求，为档案数据信息服务呈现出一种社会化、普遍性、关联性、人性化、智能性的美好服务理念，服务质量更上一层楼。在此方面，中国联通公司的档案数据的挖掘和智能化的经验可供以学之。目前企业的档案数据信息资源量不断增多扩大，以往陈旧的档案数据管理模式已过时，并不适用于现状。在此中国联通公司就采用了电子档案数据管理信息融合归纳、档案智能库的方式，搭建了一个档案数据信息采集软件、多维度呈现、知识智能化体系，方便了企业对档案数据信息资源的有效管理。

三、结语

大数据时代发展以来，档案数据资源管理从国际性方面已经开始从普通传统的文件档案的归集管理向文件与电子信息化资源管理，最终直接面对信息数据化的档案数据管理。国际文件管理协会及时跟随时代的步伐，将协会的主旨从传统文件归档转向一个全新的大数据信息技术化管理的专业性协会，由作为大数据信息管理的关键部门的相关工作人员专门成立了一个“信息管理专业执业人员”的考核认证。在中国档案数据信息资源的管理从传统的文件归纳直接跳转到大数据信息时代，海量的数据信息一下子涌现出来，其中就包括企业、事业单位、学校、社会等各方面的数据，如此庞大的数据量对于整个社会环境来说是一种很大的冲击压力。数据信息管理的内涵理念已经在慢慢面向广大群众，加强档案数据信息资源的管理已经迫在眉睫。数据信息管理机构的普通性的成长，档案数据管理部门适当的加入其中并承担起相对的管理责任，这样才能促进档案行业的进步和发展，适用于社会主义经济发展。各档案行业更加应该重视起档案数据信息资源的归纳和管理整合，加强提升相关人员的工作能力，为国家档案数据信息资源管理的时代奉献一份力量。