跨国企业财务共享服务中心存在的问题及对策——以中海油为例

张向羲

新疆财经大学，新疆 乌鲁木齐 830000

1 财务共享服务中心的概念

财务共享服务中心（finance shared service center，FSSC）由Bryan Bergeron于2004年在《共享服务精要》中提出。“共享服务是一种将一部分现有的经营职能集中到一个新的半自主业务单元的合作战略，这个业务单元就像在公开市场展开竞争的企业一样，设有专门的管理结构，目的是提高效率、创造价值、节约成本以及提高对内部客户的服务质量”。将集团在不同地区的统一、重复的业务集中到一个财务共享服务中心，利用高效的信息系统进行标准化的记账和报告，从而提升会计工作效率，降低公司成本，使会计人员脱离重复的、低附加值的基础核算工作，在预测经济前景、参与经济决策、评价经营业绩中能够发挥更大作用，推动企业战略性发展。自2005年我国首个财务共享服务中心建立后，越来越多的企业建立财务共享服务中心。财务共享服务中心作为一种新兴的管理模式在许多跨国公司中推广使用。

2 跨国企业财务共享服务中心存在的问题—以中海油为例

2.1 业务流程非标准化

中国海洋石油集团有限公司（简称“中海油”）海外业务广泛，各国税收法律政策不尽相同，在不同国家的分公司所需要的报表不能使用一个模板，不同国家使用的语言、会计法律制度和政策也不相同，所以在制定统一标准化的程序时需要考虑多重因素。基于中海油业务特性，其在一个位置勘探石油时，若未勘探到石油，将转移到另一位置继续勘探，这种不确定性给财务带来一定困难。企业在制定统一的标准时会欠缺对所在地特性的考虑，易与所在地脱离，这对当地业务发展不利。在应收款、应付款及报销等一些环节，流程的复杂多样会占用使用者大量时间。例如，中海油在出差报销时要先后经历财务云线上申请、出差完毕后再次完善申请、携带报销单到所属公司财务处扫描申报，以及扫描的报销单到达财务共享服务中心先进行审批，再返回到所属单位线上审批等流程，若审批时发现问题，将会交由申请人重新申请。沟通不当、要求不明确、细节不清晰等，会造成非财务人员使用困难，对于财务报销、核算、报告等后续流程造成严重干扰。且报销流程较多，报销时效及效率无法保证。张庆龙指出，财务共享服务的品质与效率取决于标准化的程度。各分公司业务流程不同也会造成信息汇总和集中处理时困难，因此要对重复、简单、公认的业务流程进行统一，保证财务共享服务中心的业务集中处理。对特殊业务，如石油勘探等此类高投入、收益未知的业务所形成的企业成本，向财务共享服务中心汇总时的流程要统一。对财务预算等财务工作统一流程，制定完善的预算要求，综合考虑多个方面，对各项成本审核复批，再由财务共享服务中心下达财务预算分配，合理稳步降低企业成本，控制预算。由于企业不同的币种和汇率以及汇率的变动性，使财务核算较为困难，在统计时也难以清晰明了。

2.2 信息系统滞后

中海油产业遍布40多个国家，在不发达地区的基础设施较差，无法支持使用ERP系统，部分有勘探业务的地区甚至基本用电都无法满足，信号基站更无法覆盖。在这种情况下，让这些地区使用财务共享服务中心较为困难，而建设基础设施耗费较大。例如，在尚未勘探出石油时，无法决定对当地的投资金额，企业以免亏损，会选择降低资金投入，而资金短缺和基础设施的缺少对建立全面的财务共享服务中心造成一定的困难。同时，有些企业盲目选用ERP系统，不顾系统功能是否适用业务需要。企业应选取适合公司业务方向的适用系统。此外，在信息更迭的时代，系统的更新换代显得尤为重要，需要及时更新系统跟上时代步伐，而系统更新带来的高成本常常使企业望而却步，尚不完善的信息系统会有诸多弊端，系统使用往往需要人为的干预来确定数据。例如，一些报销费用超出标准，若系统不能自主判定所申报数值与标准数值的大小，则需要人工输入确定，另外，标准数值也需要人工输入，一些并未完全明示的项目也需要人工输入确定。这加大了员工的业务量，使系统的使用流于表面，失去了系统的价值，并未对企业管理起到实质性的帮助。系统的不完善也会造成信息安全隐患。

2.3 人员素质参差不齐

建立与完善财务共享服务中心的重要问题就是人员素质问题，在财务共享服务中心工作的财务人员需要一定的财务知识，才能更好地进行业务处理、参与企业决策和财务管理。中海油经常将申请有误的报销单打回重申，可以看出，因为员工素质不同，对各项说明理解不同，对财务工作的认知也不同，导致所填申请单不符合规定，后续审批不合格，需要重新申请，操作流程错误与不熟练等对财务工作后续造成阻碍，严重影响工作效率。财务共享服务中心人员对各地区不同业务政策应充分了解。公司制定的规则与当地政策相冲突时，应及时处理。海外地区一些入行较早的员工未接受过专业的系统学习，对一些信息系统的使用较为困难，对于一些新的会计法律制度、税收政策等，仍需加强学习。

3 跨国企业财务共享服务中心问题的解决措施

3.1 流程统一简约化

企业建立财务共享服务中心的主要目的是降本增效，各分公司应进行资源整合，化繁为简。简约的流程使业务处理更加便捷快速。尽可能简化流程及要求，避免复杂无效的工作。

统一业务标准，基于企业的业务形式，制定统一的业务标准，同时要考虑到不同地区的政策及法律，避免与所在地脱节。基于业务流程再造（BPR）理论对先前流程进行升级改造，优化业务流程。财务共享服务中心要不断变革，打造更便捷的服务平台。

统一业务流程，规范业务，使企业财务高效透明。对财务报告使用者高度透明，可以使其更好地了解企业内部财务状况；对外界透明可以使企业努力提高自身实力，杜绝虚假宣传，吸引投资。同时有效避免领导贪污腐败、费用报销的胡报乱报等问题，规避风险，更好地实现企业战略目标。

对使用不同币种的跨国公司统一核算流程，规范制度。统一核算流程，便于员工使用报销等业务平台，也解放大量的会计人员。财务信息集中到财务共享服务中心后进行统一业务处理、统计、数据分析及后续报告。统一的业务流程使财务工作更加高效。

中海油财务共享服务中心在建立初期颁布了《中国海洋石油集团有限公司海外财务管理制度手册》，该手册涵盖海外并购、人员管理、人员分配、会计工作、审计工作等多方面。以此强化财务共享服务中心，集中管理，对资源、信息、资金进行整合，实现更好的配置。

3.2 信息系统更新完善

财务共享要建立在信息技术完备的基础上。企业较多使用ERP系统作为财务共享的主要平台，在使用中应及时更新，掌握该平台的主要功能，发挥其最大效用，对于发现的一些漏洞进行及时修复。例如，对于报销账单的金额区间设置，可以划分层级，在员工登录平台进行报销申请时，根据公司相关规定、当地消费水平、员工层级、报销项目进行报销金额设定，确保共性与个性共存，既求同又存异。ERP系统能对企业信息资源进行整合和有效利用，利用ERP系统的集成性对财务信息进行整合分析，使企业合理分配资源，提高经营效率和资金利用率。企业要及时更新ERP系统来保证企业高速运作，同时注意人员对系统的使用学习。

ERP系统带来信息便捷的同时也带来一些风险，如信息泄露，企业一些信息可能会被盗取，严重影响企业利益及声誉，对企业运转造成极大影响。企业应及时更新系统，修复系统漏洞，同时加强员工保密意识。在系统平台设置员工权限，对不同层级、不同职责的员工设置不同权限。例如，设置财务主管拥有所有权限，会计人员不包括审核、出具报告、签字等权限，出纳仅有出纳签字及出纳的所有权限，达到相互制约、相互监督的目的，对反腐反贪起到良好的抑制作用。

ERP信息管理系统为了更好地服务各行业，会进行不同方向的升级改造。企业应密切关注系统的升级改造，及时进行系统更新，完善系统配置。系统的更新完善是企业实现财务共享服务最大效用的基石。

3.3 基于BSC全面考核绩效

企业的员工实力是一个企业的核心竞争力，财务人员不仅需要扎实的理论基础，同时需要能够熟练地操作系统及与各部门同事有效沟通。员工素质的提高会大大提升企业在市场上的竞争力。平衡记分卡（BSC）是最常见的绩效考核方式之一，将组织战略落实到各项可衡量的指标上，并依据该指标进行绩效考核。

BSC从财务、客户、内部运营、学习与成长4个维度进行绩效考核。财务上,尽可能缩减公司成本，降费增效。财务共享服务中心的建设降低了财务成本，为公司创造最大利益。客户上，主要是面对会计报告的使用者，包括投资者、债权人、经理人员、政府、雇员、工会和中介机构等，保证会计报告真实可靠、全面完整、前后一致、相关可比、易于理解，满足使用者对会计报告的需要。内部运营上，集中管理，奖惩分明，制定明确的奖惩政策。例如，业绩提成，将销售部门员工的销售金额按一定比例作为奖励薪金，鼓励员工销售，或者现有许多银行要求新入职员工吸引客户在本行开户存款，以存款金额为限来评估员工业绩。学习与成长上，公司安排新老员工进行培训，针对ERP进行系统培训，做好员工职业生涯规划，激励员工长远发展，促进企业成长。

财务共享服务中心应用前期可以安排专业人员对员工的一些疑惑进行解答，避免操作失误，节约时间成本。招聘高质量财务人员，提升公司核心竞争力。高质量人才为企业带来优质的资源和活力。更好地进行财务管理，约束和激励并行，制定KPI促进员工工作积极性。发展企业文化，增强员工企业文化自信，从而实现企业的战略目标。