高校行政管理工作信息化建设研究

林 斌

福州职业技术学院，福建 福州 350000

0 引言

高校行政管理工作程序复杂，并涉及高校多个部门。各部门工作重点不同，且职能之间存在部分重叠，无形中加大了行政管理工作的复杂性，提升了管理实施的难度。在“互联网+”时代背景下，大部分高校实现了网络全覆盖，为行政管理信息化建设提供优质的条件。为提升工作水平和管理工作实施的效率，借助信息技术建立现代化管理系统，使各部门工作在系统中完成操作，不但可解决上下级部门信息传递的问题，保障信息流动的准确性，还能够促进各部门工作的协调，减少资源浪费，提升高校内部运行和管理的水平，为高校在新环境下实现高质量的发展提供保障。

1 高校行政管理工作信息化建设的重要价值

加强对高校行政管理工作信息化建设的深入分析，可加快信息流转速度，实现行政规范化和智能化管理，并且助推各部门之间的协同运行，有利于高校高质量发展。了解其价值意蕴有利于高校加强对行政管理工作信息化发展的重视，可助推行政力量进一步加强。

1.1 加快信息流转速度，实现行政规范化和智能化管理

在新一轮的教育改革下，高校行政管理工作的重要价值日益凸显。在教育部下发的教育发展纲要中对于高校建立有效的内部管理结构，有着很高的关注度，也对高校提出强化内部管理自主权的要求。在这一背景下，高校需要开展内部的现代化建设，并实行智能化和规范化的管理，为其运行提供稳定的内部环境。借助现代信息管理系统对校园网络进行重新建设，优化信息和数据收集、处理、整合的方式，保障信息准确性和全面性的同时，加快信息传递和共享的速度。通过各部门管理系统的优化，对部门出现的变动进行及时的修改，提升行政管理的规范性。另外，行政部门可建立自动化的办公程序，利用网络落实各项工作，将行政要求自动下发至各部门管理平台中，使发布的工作任务能够第一时间落实到具体的岗位中，不仅降低了工作的复杂性，还有利于提高办公自动化的水平，实现智能化的管理。

1.2 各部门之间的协同运行，有利于高校高质量发展

高校行政管理工作最基本的职能是为教学、后勤、科研等活动提供协调和管理的服务。它既有行政的组织作用，又有管理服务的作用。现阶段，各大高校行政管理机构呈现垂直化的分布，高校办学规模的不断扩大，使各部门和各层次之间的协调工作难度增大。大多数管理部署和决策流程都需要多个环节的流通，才能够落实到实处，一定程度上为高校行政管理工作带来不便，也消耗大量的时间和工作资源。面对这种问题，建立方便各部门沟通协作的信息化管理系统，可对科研、教学、管理工作产生的信息数据进行及时总结，利用高流转速度的信息传递方式，为各项工作提供有力的参考依据。在参与决策过程中，行政人员需要对高校各部门工作有清晰的认知，对财务和人事上的变化有全面的了解。在信息系统上可通过部门的沟通以及数据的变化，来更加精准和及时地掌握具体情况，这不但可提升行政管理的效率，还能节约工作的时间成本和人力资源，促进高校高质量的发展。

2 信息化视角下高校行政管理工作面临的发展困境

2.1 行政管理程序复杂，不同职能部门工作难以重叠

受到高校传统管理体制影响，大多数高校行政管理工作的职能为连接上下级部门，完成信息的传递和处理。高校各类决策由上级部门拟订，并在上级部门的讨论下做出批示，向下传递给各个部门，各部门针对任务做出工作计划和解决方案，再上传给学校的总负责人。这套工作程序较为复杂，行政管理承担着信息传递和提供决策的重要工作。在复杂的流程中一旦出现信息传递不及时和不准确的问题，就会影响整个系统的运行。同时，高校所设立的部门和工作级别较多，各部门之间存在一定的职能交叉，工作责任主体不清，还没有形成清晰有序的运行网络。在这样的工作流程和级别体系下，进行管理创新还存在一定的难度。一旦工作职能分配不合理、人员的调度不灵活，就会造成分工不明确，所出现的问题难以找到责任承担者。各部门之间相互推诿，不但会使正常工作的运转效率降低，还会使部门对行政管理工作产生不满，不利于发挥行政管理的协调部署职能，对高校后续工作的开展造成不利的影响。

2.2 缺乏配套的信息化设备设施，致使行政管理信息水平较为落后

高校行政管理工作是维护校内秩序，保证高校正常运转的重要支撑，对于推进高校可持续发展，提升高校办学管理成效以及人才培养质量，有着不可忽视的作用。因此，需要高校管理者提高对行政管理工作的认识与重视，明确认识到行政管理工作的价值优势，应采取多种手段，充分调动行政管理人员在工作中的主动性与积极性，以此来推进行政管理工作，加速转型升级。但是，由于个别高校在办学过程中，忽略了行政管理的重要性，将重心放在人才培养方案制定和办学模式选择上，致使个别高校严重缺乏配套的行政管理工作信息化设备设施，使行政管理人员只能单一地依靠计算机设备查阅相关资料，无法发挥其真正功效。即便部分高校认识到行政管理工作信息化建设的重要性，并积极引入一批配套的信息化设备设施供行政管理工作使用。但我国高校行政管理工作信息化建设起步较晚，缺乏此方面的经验和配套技术人才，在推进行政管理信息化建设进程中，严重忽略了信息软件功能的升级和完善，很少会及时更新计算机硬件与软件设备。导致行政管理信息水平逐渐呈落后状态，严重降低行政管理工作效率。

3 高校行政管理工作信息化建设的有效对策研究

高校行政管理工作信息化建设的有效对策包括：完善行政管理信息化规章制度体系，简化行政管理工作流程；建设完善的行政管理信息化设备设施，提升行政管理信息水平；加强行政管理工作人员职业技能培训力度，打造复合型管理团队。

3.1 完善行政管理信息化规章制度体系，简化行政管理工作流程

首先，高校管理者应提高对行政管理工作信息化建设的重视，充分发挥信息技术在行政管理工作中的作用与价值。然后再结合信息化建设需求与特性，积极转变现有行政管理工作模式与管理观念，并提高高校内部各个管理部门对信息技术应用于行政管理工作中的重视与认识，以此来保障高校行政管理工作信息化建设能够获得多方认可与支持。在此基础上，协同校内多个管理部门与行政管理人员积极商讨协商，围绕行政管理工作内容、工作特性、工作目标以及发展需求等，积极建立完善的行政管理信息化规章制度体系以及信息化建设方案规划，以此来保证行政管理工作信息化建设有制度可依、有章程可循。例如，可通过适当调整行政管理工作人员薪资待遇等标准，在人员待遇问题上建立灵活、人性化的标准体系，满足行政管理人员基本物质和精神需求；积极建立完善的工作考评与激励制度，针对行政管理人员工作态度、工作落实程度、工作水平、信息技术应用水平和职业素养等制定考核评价标准，并设置相对应的评职评优、设备购置加薪等激励措施，以此来有效激发行政管理人员参与信息化建设的积极性与主动性，促使其能够配合高校信息化建设进程。其次，还应在校内管理部门之间协调发展、相互支持、相互配合的基础上，建立健全岗位责任制度，采取任期制度，并通过岗位轮换全面支撑各部分分工，保障高校行政管理工作信息化建设的协调统一。

3.2 建设完善的行政管理信息化设备设施，提升行政管理信息水平

信息化设备设施是推进高校行政管理工作信息化建设的关键因素，设备设施的缺乏，不仅会降低信息化建设水平，阻碍建设进程，还会导致行政管理信息化建设实效性不高，出现表面化现象。因此，必须要建立完善的高校行政管理信息化设备设施，加强此方面的资金投入力度，积极引入先进的设备设施、人工智能技术、虚拟现实技术、大数据分析处理技术以及互联网技术。并积极开发配套的软件系统，借助各种各样的先进技术、系统功能与设备设施来推进行政管理信息化建设，进而有效提高行政管理信息水平，保证行政管理信息化建设有序进行。

首先，相关高校应加强对云计算技术的应用，发挥云计算自身优势，提高行政管理工作效率。在此过程中，行政管理人员通过应用云计算技术实现信息之间的共享和传递，利用云计算将行政管理内部信息传递到网络平台的同时，传达给各部门管理人员，便于管理部门第一时间接收到信息，并采取行动。其次，还可通过建设云计算服务平台，将高校行政管理部门在运行过程中产生的各种信息数据传输到该平台上，由管理人员从云端上下载观看。同时，还需要组建校内技术管理团队，定期对行政管理信息化建设进程中使用的软件设备进行维护、完善、升级和更新，保证行政管理工作信息化建设中使用的软件系统都是最新、最高效的。此外，还可引入新媒体这一有效工具，利用微信公众号、微博官方账号、抖音短视频官方账号等新媒体平台，定期传播高校行政管理工作最新信息与动态，实现行政工作的公开透明，给予校内师生知情权与选择权。

3.3 加强行政管理工作人员职业技能培训力度，打造复合型管理团队

首先，进一步完善选人用人机制，加强行政管理人员筛选、考核力度，科学严谨地选聘行政管理工作人员，有效提升行政管理团队水平。在此过程中，相关高校不仅要注重考核行政管理人员的学历等学习背景，还需要注重考核行政管理人员的工作能力、职业素养以及思想道德水平，注重选拔德才兼备的行政管理工作者。其次，还需要加强现有行政管理人员的培训力度，定期引进一批由信息技术开发人员、行政管理专家学者、信息化建设优秀人才、德育教育专家教授等组建的培训队伍，到校内为行政管理工作者给予专业的、与时俱进的、先进的、全面的培训与指导，为打造复合型行政管理团队，奠定良好基础。

4 结语

总而言之，经济与社会的增速发展，使现代信息技术成为各大产业转型升级的重要因素。高校在全新的发展环境中，要想保障内部各部门和各工作规范高效的运行，必须全面开展信息化的建设。其中行政管理部门作为各项工作的协调部门，以强化行政服务水平为根本目标，结合高校的发展需求以及现代化发展的要求，建立行政管理系统。可促进管理信息的快速流动与共享，为各部门工作提供准确的数据依据，还能使部门之间形成协调发展的关系，在系统中完成各项操作，实现管理工作规范化建设，为高校高质量的发展提供基础的保障。