新《政府会计制度》下高校财务报销工作探究

刘海苹 蒋欣然 王素容 北京信息科技大学财务处

引言

随着国家和社会对教育经费的不断投入以及科研经费来源渠道的不断扩宽，高校财务核算的工作量也在逐年增加。在高校发展过程中，会计核算是高校财务管理工作中非常重要的一个环节，做好财务报销等核算工作对经费的预算和决算工作都有着较为直接的影响。会计核算是高校财务工作的前沿窗口，直接反映高校财务工作的服务质量，随着社会经济环境和财经政策的不断发展变化，尤其是新《政府会计制度》实施以来，高校会计核算工作面临重大变革，给高校财务管理工作带来了新的发展机遇，同时也使得财务核算工作面临新的挑战。

一、新《政府会计制度》下高校报销工作的现状及困境

近年来，网络预约报销模式改革方兴未艾，新《政府会计制度》改革又接踵而至。自2019年实施新制度以来，各高校积极与财务软件公司沟通，通过重新设置项目大类、会计科目、经济分类科目及项目资金来源等信息，夯实会计核算基础。新制度的实施对财务核算软件、财务核算人员都提出了更高的要求，与此同时也对报销工作产生了诸多影响。

（一）新《政府会计制度》普及度不高，在一定程度上影响报销工作效率

为进一步提升政府财务管理水平、服务水平，提高会计信息的准确性，自2019年1月1日起正式实施新《政府会计制度》，各高校积极响应并落实新制度改革。虽然新制度已经实施两年有余，但仍有很多师生对新制度是一知半解的状态。高校内大部分教职工对新《政府会计制度》缺乏关注和了解，甚至很多人都没有听说过，自然也不会意识到新制度执行会对财务核算产生的影响。对财务工作而言，新制度对核算工作确实产生了较大的影响，尤其是对资产类核算和管理都提出了更加精细化的管理要求。资产核算是会计核算中一项非常重要的内容，而资产类在日常核算中受资产处、财务处甚至科技处等多部门监督管理，易造成来回跑路的情形，且部分报销人员对新制度下资产类核算的适应不足，从而使得报销效率大打折扣。

（二）报销经办人与财务核算人员信息不对称，导致报销过程延长

1.报销经办人视角

现阶段，教师们的工作重心集中在完成科研、教学任务，经办人一般为学生或者科研助理，学生流动性较大，科研助理也无法发挥财务助理作用，当前仅做到递交单据，而非真正的熟悉财务业务，但基于网络预约报销模式的报销工作在预约报销过程中本身具有一定的操作规则和财务要求，经办人如果不熟悉业务模块及项目预算就会导致预约单发生错误。常见的问题有经办人约错业务模块或者预约模块正确但是具体报销项选择有误。以北京市某高校为例，预约报销系统中的常见业务大类分为无发票借款业务、日常业务报销、国内旅费、培训费（主办）、会议费（主办）、市内交通费、酬金申报及固定（无形）资产等模块，不熟悉预约业务的经办人会将参加培训费预约到主办培训费模块，交通费预约到日常业务报销模块等造成预约模块错误；有些模块选择无误，但不熟悉预算项的经办人往往会将所有费用都预约至其他项。在报销过程中，财务人员发现此类问题需要逐项与经办人沟通，补齐资料或修改报销单后重新递交，将导致一张报销单重复往返多次才可入账。

2.报销核算人员视角

财务报销是一项重复、烦琐而又原则性较强的工作，高校经费种类多，各类经费规章制度、支出细则要求不同，财务人员要牢记每项业务类型报销要求，时刻关注相关部门出台的制度所导致报销要求的变化，大量的审核要点对财务报销一线人员也是一项考验。同时负责审核报销的老师还要每天面对大量的现场咨询和电话咨询，而咨询问题从如何预约报销到具体业务类型报销细则，大量的咨询工作会打断报销人员的业务处理思路，易使报销人员产生较强的心理压力和岗位疲惫感。

此外，近年来新生事物的涌现也给财务报销人员带来了挑战，各类云服务技术、区块链电子发票等新生事物层出不穷，常常让报销人员无章可循，且隔行如隔山，因受制于财务人员自身的知识结构及见解，对专业教师在专业领域开展的实验、试验等事项不够了解，无法判断材料等各类支出的项目相关性。这些事项都在无形之中增加了报销的难度。

（三）网约报销系统功能有待完善，缺乏财务信息管理综合性人才

1.新《政府会计制度》的实施受制于财务信息化发展

互联网在一定程度上提升了财务报销工作的智能化和信息化，使得财务人员得到了便利，但得益于信息化的同时也体现出对财务信息化人才的缺乏。新《政府会计制度》对原有的财务系统进行了升级，也使得财务人员经受了考验。新制度的“双分录”操作要求财务人员对纳入部门预算管理的收支业务在进行财务核算的同时还要进行预算会计核算。当前绝大部分高校采用的思路是通过财务系统对会计科目进行设置，根据财务会计科目自动触发生成预算会计，这种操作对财务信息化设置要求较高，大多数高校选择与软件公司协作完成。信息化内容增多使得财务系统方面的工作过分依赖于软件公司，很多棘手问题不能及时得到解决。此外，软件公司的开发工程师对财务软件较为熟悉但缺乏专业的财务知识，有时也会出现无法解决的特殊业务问题。

2.当前的网络报销系统应用不到位

实施网络预约报销是为了便于预算控制且减少教职工现场报销排队等待时间。当前的网上预约报销可做到通过填报报销信息自动导入生成会计凭证，减少了财务人员手工录入的工作量，但预约系统界面存在部分预算项模糊不清晰，报销经办人难以选择具体预算项内容，预约界面预算项与账务系统科目不一致，易造成财务核算人员二次选择会计科目等情形。且目前的预约报销系统功能仅应用于部分预算控制及智能凭证导入，对于业务流程尚未控制，如网上审批功能暂未开发，部分费用超标内容未实现控制等，导致网络预约报销系统并未发挥全部作用。

（四）项目预算支出与会计核算科目口径不一致，出现不同程度的脱节

新制度执行以来，要求构建“财务会计”与“预算会计”适度分离并相互衔接的会计核算模式。财务人员要明确所列分录是否应该触发预算会计，保证核算准确无误，还要明确发生的各类经济事项对应的预算项，保证其支出与预算具有较强的关联性。但在日常报销工作中发现部分预算执行部门缺乏对项目预算和核算关系的认知，认为只要项目有余额则都可以列支，对项目预算不清晰会导致部分项目未按预算计划执行。当前高校各类经费实施项目管理，财政资金按年度编制预算划分至各部门各项目，科研经费根据项目类别立项分别设置预算。但部分项目预算系统设置粗糙，仅实施总额控制，支出范围较广泛，资金来源不确定，未通过系统控制预算项，报销经办人随意选择预算项，会计核算明细科目预算设置也不够精细，核算人员只能根据职业判断进行科目选择，核算和预算各行其是，年底决算与年初预算易出现较大偏差，导致财务工作出现隐患。

二、新《政府会计制度》下优化财务网络预约报销工作建议

（一）继续推进新制度培训工作，增进部门间工作协调

1.加强新《政府会计制度》宣讲及培训交流

针对校内人员对新制度理解不透彻的情形，继续深化对新制度的学习，尤其加强对财务相关人员新制度理论及业务的培训，组建优质财务团队。前期针对新制度的大方向和基本原则，财务人员基本都已掌握，但是对细节性的知识，尤其是日常业务中遇到的实际情况，缺乏实质的培训和学习交流。应积极开展与各高校的交流互通，集中讨论互相学习。学校不可能对校内每一个人都进行新制度的普及宣讲工作，但是要执行好新制度，财务人员作为先锋队必须率先理解透彻。新制度对于财务人员的要求不仅仅局限于正确核算业务，更应该进一步培养管理会计思维，在日常各项财务工作环境之中，转变会计处理的思维，同时做好窗口的宣传工作。

2.增进部门联动，提高工作效率

财务工作是对业务实施的反馈，其属于业务流程末端，新制度改革要想成功仅仅依靠财务部门是不够的，还需要校内各部门协同完成，转变管理理念、业务流程，从内部控制角度出发，明确各单位职责，为落实新制度改革提供支持。尤其加强相关部门的联动性，如增进资产处、科技处等相关部门与财务处的协同工作。对资产类业务而言，应该积极主动与资产处对接，优化资产类报销流程，单独建立资产类业务预约报销模块，定期与资产处进行对账，避免出现账实不符的情形，保证资产与财务口径一致。

（二）利用多渠道做好财务政策宣传工作，大力优化报销服务

充分利用信息网络平台，消除信息障碍，宣传财务报销知识。利用微信公众号、校园网以及财务宣传栏等多种渠道对常见报销问题进行宣传。如将财务处及各项经费归口管理部门常见的经费管理办法及实施细则及时公布在财务公众号平台上，供大家随时查阅；将常见报销业务按不同预算项做成清单，发布“报销事项‘最多跑一次’清单”；制定财务报销指南对师生进行报销指引。常见的电话咨询是“一对一”辅导，不仅宣传面窄而且传授业务类型单一，而通过公众号或者报销清单、手册等途径普及报销知识则是“一对多”，易产生较好的宣传效果。如果人员条件允许，可设置财务“大堂经理”，“大堂经理”可实行轮岗制度，每位报销人员轮流在财务报销大厅内对前来报销的人员进行窗口指引和业务指导，既能夯实自身的业务水平还能对第一次来财务大厅办业务的人员答疑解惑。

定期联合相关部门（如资产处、科技处等）到学院开展面对面交流，进行财务专题培训及调研工作，尤其对新入职教职工以及科研助理等人员进行集中宣讲和培训，便于其了解财务报销流程及手续，让科研助理发挥真正的作用，而不是仅仅将报销单据递交至财务。还可开展财务人员学院负责制，对各学院建立专门的财务联络人，分时段解答报销过程中遇到的各类难题。总之，利用多种方式对财务政策进行宣传，以消除报销经办人的报销疑云。

定期开展财务内部研讨学习。对财务人员日常报销过程中遇到的问题定期汇总并集中学习研讨，对日常中发现的无章可循的报销事项和报销过程中出现的新事项及时汇总向领导汇报，以便根据实际情况集中讨论从而制定更合理的管理制度。此外，引入自助投递机，减少报销经办人及财务人员面对面接触，理性地看待财务报销问题，避免当面拒绝报销产生的负面情绪影响双方，从而更加客观公正地看待报销问题。

（三）完善财务岗位设置，优化人员配置，加强财务信息化建设

随着新制度的落地实施，核算工作的复杂性增加，高校财务部门逐渐意识到信息化人才的缺失。加强信息化建设已然成为提高财务工作效率、改善财务管理水平的重要手段。通过信息化手段来落实新制度实施的各项要求，学校及财务部门应重视财务信息化建设，设置单独的财务信息化科室及岗位，积极引进计算机软件及财务交叉学科专业人才，加强对信息化岗位人员的重点培养，确保快速提升财务信息化工作水平。加强对在职财务人员的信息化方面业务培训，提升财务人员专业素质，培养复合型人才，建设全员学习型财务部门。

根据当前的财务报销系统现状，充分落实当前的财务信息化工作。可根据预算项及报销要求来改造报销界面，提升报销效率，完善报销系统的设置工作；还可根据项目预算设置预约项，避免无关预算项出现误导预约人进行无预算预约。报销系统也可以根据业务类型设置报销标准限额，如差旅费中对应的不同城市的住宿标准，经办人填入出差达到地点和出发及往返日期，一旦输入住宿金额便可检测出是否超过标准或限额，并进行提示和控制。设置标准限额一是可以避免人工二次审核或审核出错，二是可以避免老师预约单据签字完毕超限额无法报销还需返回修改单据的情形。通过完善财务预约系统，整合业务流程，可以使得控制端前移，避免报销经办人到报销窗口后才被拒绝报销的情形。

（四）加强预算精细化管理，提升预算与核算关联性

当前大部分高校都采用通过设置项目大类的模版来控制各项目预算项开支。针对部分预算与核算脱节情形，财务应加强对项目预算项的精细化管理，减少通用模版的使用，明细各项目的预算内容，通过对不同的项目大类进行对应的预算模版设置，从预约界面开始阻断无预算项的开支，避免经办人在预约、签字等一系列流程完成后到报销窗口被拒绝报销的情形，减少报销经办人与财务人员正面情绪冲突。预算与核算的脱节一定程度上也反映了各部门对预算编制的认知不严谨，仅把预算作为拨款的手段，而财务对预算也缺乏细致管控。财务应加强预算管理，提高预算编制严谨性，对各部门上报的预算进行精细化管理，对预算的资金来源及各预算支出进行严格把控。

此外，还应加强财务内部学习与交流，预算人员与核算人员及时沟通，确保预算人员了解核算工作，核算人员了解预算工作，实现部门预算与会计核算保持协调一致，提高会计核算的准确性。

结语

财务工作贯穿于高校教、科、研、人等各项服务活动中，财务报销工作是高校财务工作中最基础的工作，报销工作的质量不仅关系到每一位师生的切身利益，还直接影响到会计信息质量。通过各项措施提升新制度下的财务报销管理工作，使高校师生不再谈“财务报销”色变。但新《政府会计制度》改革不是一蹴而就的，需要在日常工作中不断发现问题并修正，利用信息化手段不断推进财务工作高效发展，同时根据新制度要求修订并完善各项财务管理制度及内控制度，更有效的规范会计核算工作，使得高校财务工作更上一个新的台阶。