探讨如何做好社保档案的开发及利用

2022-11-13松原市社会保险档案管理中心

现代经济信息 2022年16期

刘威松原市社会保险档案管理中心

在社保档案工作开展的过程中，应该将社保档案的开发和利用作为开展社保工作的重要依据。我国现阶段社保档案会根据社会保险参保人员工作单位的变化而发生一定转变，具有动态性、真实性等一系列特点，能够全面维护参保人的个人利益。所以参保单位工作人员应该严格按照国家相关规定和要求，对社保档案进行科学性、规范性的管理，为社保档案的开发利用营造更好的环境。

一、社保档案的内涵、特点及价值

(一)内涵

社保档案最主要的任务就是详细记录社会保险参与人员的基本资料和身体状况，可以直接反映社保保险参与人员是否如期履行保费缴纳义务、是否享受了社会保险为其带来的便利条件和待遇，并采取纸质文书、电子文件、音像以及实物等进行有效记录。可以说，社保档案是相关工作人员开展社保工作的前提条件，能够切实维护社会保险参与人员的合法权益，加强对社保单位的科学有效管理，可以全面增强社保单位的工作效率和质量。并且，社保档案能够参考各类型工作实践的不同，划分为六个主要类别，这六个类别主要包括纸质文书档案、电子会计档案、详细业务档案、涉及实物档案、声像档案以及基建档案等，对于不同类型的社保档案应该使用不同的归档方式。需要注意的是，社保单位工作人员在进行社保档案归档的过程中，应该坚持以安全管理和方便利用的基本原则，采取不同类型的社保档案归档方式。

(二)特点

1.数量庞大

随着经济的发展和社会的进步，社保工作也迎来了一系列的改革措施，参与社会保障的人口已经从以城市为主的环境逐渐转变成城乡兼具的环境，并有望在接下来的几年实现全民参保的现象，由此可以看出，社保档案的数量也随着参保人数的不断增多而持续增加。

2.动态变化

社保档案的内容并不是一成不变的，每一个参保人员的社保档案会随着工作单位的变化而变化，且参保人社保的具体缴费情况也会随着工资的涨幅而产生一定变化，这些现象直接造成了社保档案具有动态变化这一特征。

3.规范性强

社保档案管理工作具有非常强的规范性，在社保办理过程中，其缴费流程、缴费标准以及办理程序都有严格的规定。与此同时，不同类型的社保档案也有明确的记录卡和等级清单，确保社保单位中各类社保档案相关材料的真实性和一致性。

(三)价值

第一，社保档案应该对参与社会保障人员和参与社会保障的单位进行详细记录，使其能够作为享受相应权力并履行相应义务的载体。并且，社会保障权力和义务间还存在对应关系，参与社会保障的工作人员在享受社会保障权力之前，应该履行自身的社会保障义务。需要注意的是，参与社会保障的人员是否能够享受社会保险待遇，与自身的缴费金额和缴费时间存在密不可分的关系。此外，对于参与社会保障人员医疗保险的使用而言，具有跨生命周期的特征，且参保人员的工伤保险也存在终身给付的状况。

第二，社保档案作为科学完善的社会保险管理制度以及社会保险决策优化整合的前提条件，要想保证社会保险参与人员可以享受社会发展成果，社保单位就应该对社会保险的待遇进行不断调整，推动社保档案管理、开发以及利用的健康稳定发展。

第三，社保档案具有重要社会意义，社保档案可以精准有效的记录社会保险参与人员的退休年龄、参保时间、缴费年限、死亡年龄等因素，并使这些数据通过大数据技术进行有效分析，从而得出一个人群里的预期寿命，社保单位就可以将通过数据分析得出的预期寿命与社会平均寿命进行对比，使社保档案最大化发挥自身作用和优势。

二、社保档案的开发和利用

(一)加强社保档案利用的日常监督

1.加强涉密社保档案的日常管理

涉及社保档案信息数据的调取、查阅、移出以及销毁等一系列流程，都应该严格按照规定流程办理，并需要专门的社保档案管理人员对涉密社保档案进行审批、登记以及签字，根据不同人的调阅权利严格执行相关流程和规定。并且，在工作人员使用完涉密社保档案之后，涉密社保档案管理人员应该及时清理、核对、检查和记录等各项工作，确保涉密类型的社保档案没有泄露重要信息和数据。

2.优化社保档案的日常核查工作

对于不同类型的社保档案，社保档案管理人员应该进行更加科学、准确和严格的划分，并根据社保档案的不同对象和不同目的，做好社保档案的开发和利用工作。根据不同对象和不同位置，应该设置不同的社保档案信息内容，并通过专业的自动查询系统，例如，相关工作人员采取电话查询模式或者是网上查询模式，都无法对社保档案信息数据进行详细查询，要想查询全面的社保档案信息，就需要参与社会保险人员直接持证并当面查询，才能够更加详细准确的查询到所有社保档案信息。在社会保险机构内部也应该设置不同的工作岗位和工作职能，并针对社保档案的可查询内容，设置不同级别的查询权限。与此同时，社保机构还应该详细区分开放的信息和不开放的信息，对于必须要开放的信息应该准确把握信息公开的具体要求和重点公开内容，严格按照相关规章制度进行公开公示，不根据某一个人的意愿强行规定公开内容，真正做到公开信息的不扩大、不缩小。尤其是对于退休人员的个人信息，只能对退休人员的开放年龄以及缴费年限等基本性信息数据进行公开，但因为养老金金额受到多种因素的直接影响，对于准确的养老金金额等信息数据就不能进行公示。

3.社保机构和联网机构的差别

根据不同类型的社保机构和互联网机构，还应该严格控制社保档案的适用范围。对于地税系统的联网来说，只能提供社保档案征缴人员的基本信息，而无法提供社保征收过程中的详细信息和数据。只有这样才能确保社保档案的安全性和真实性。

(二)确保社保档案的安全性和完整性

社保档案管理具备复杂性、繁琐性的特点，这一类型的社保档案内容比较多，且工作量比较大，对于各类参与社会保险人员的社会保险信息数据具有比较全面的记录，相关工作人员为了确保社保档案信息数据开发和利用的效果，最重要的是要确保社保档案信息数据的安全性、真实性以及完整性。从最初建立社保档案开始，社保档案管理人员就应该确保社保档案信息数据的完整性和真实性，主要包括社会保险参与人员保险费用的缴纳、账户的划拨以及利息的计算等各个方面，这些因素在社保档案开发和利用过程和参与社会保险人员自身利益有密切关系。相关工作人员应该确保社保档案的安全性以及完整性，并将社保档案给想信息作为进行开发利用工作的重要参考。因此，社保单位应该建立健全社保档案管理体系，才能够确保每一个工作岗位的具体职责，加强社保单位相关工作人员的专业水平和职业素养，逐渐优化和完善社保档案管理流程，提升社保档案的利用质量和效率。

(三)开展社保档案的在线服务

随着我国现阶段信息技术和大数据技术的不断发展，传统社保档案利用方式也发生较大变化。这就要求社保档案具有更高的时效性和真实性，社保档案的开发利用也应该通过现有的互联网络和社保档案信息系统，更加及时、有效、准确的获取社保档案信息数据。只有这样，社保单位才能从被动服务逐渐转变成主动性服务以及现代化服务。与此同时，社保档案管理部门还需要有效利用互联网和信息技术，并利用信息技术进行专题资料汇编、数据信息查询以及电子邮件信箱服务，为社保档案管理人员和使用人员提供极大的便利，加强了社保档案管理人员和社保档案使用人员之间的快速有效沟通以及信息交流，为社保档案的利用人员提供更加精准的查询服务和咨询服务。除此之外，使社保档案在开展在线服务的前提下，为用户提供现行文件阅览服务，维护人民群众的根本利益，加强社保档案的利用效率和使用频率，最大程度发挥出社保档案自身的作用和价值。

(四)加强对社保档案理论的研究，为有效社保档案提供参考

在社保档案开发和利用的过程中，社保档案管理人员应该加强对社保档案信息数据资金的优化和整合，并在优化整合中及时发现问题、解决问题，进一步丰富和完善社保档案管理人员的理论知识及专业技能。并且，还应该加强对社保档案管理工作的全面探索，通过先进的信息技术和大数据技术，真正实现对社保档案的规范有效管理。与此同时，社保档案管理工作在全面开发和利用过程中，还应该重点关注并总结社保档案的开发利用要点，从而为社保档案各类信息数据的管理提供参考和指导，为人们提供快速、高效、便捷的社保档案服务，加强社保档案的利用效率。

(五)建设科学完善的社保档案开发利用制度

第一，社保档案管理人员应该在实际工作中逐步完善社保档案信息开发利用制度的建设，随着信息时代的不断进步，社保档案纸质化储存形式已经逐渐转变成电子形式的社保档案，这就使得电子社保档案信息数据的开发利用制度以及动态社保档案的开发利用制度都需要进一步加强及完善。对于不同层次的社保档案管理工作来说，相关工作人员还需要设置不同的利用范围，强化社会保险档案提供、利用以及开发信息制度，保障社保档案在开发和利用的同时，还能够做好社保档案的保密工作。

第二，加强社保档案开发利用制度的可操作性，确保社保档案管理人员能够在实际工作中严格遵循执行力强且简明严密的制度，确保制度能够最大程度发挥自身的作用和价值。

第三，社保档案管理人员应该从实际工作中不断总结社保档案开发利用的经验，使相关工作人员能够迅速发展社保档案的开发及利用事业，不断完善相关制度的建设。

(六)合理利用社保档案储存资源，加强社保档案使用效率

随着互联网和信息技术在社保档案开发利用中的运用，社保档案管理部门不仅承担着为社保参与人提供原始档案信息数据，还需要针对社会发展的更高需求和使用者的更高要求，将社保档案的具体内容加工成不同层次、不同类别的信息和数据，并采取电子社保档案的形式将这些内容提供给社保档案的使用者进行充分利用。此外，社保单位还应该建立并完善的社保档案检索体系，为社保档案的开发利用奠定坚实基础，降低社保档案资料的检索查询时间。

(七)利用先进信息技术，拓展电子社保档案应用范围

随着当前社会的不断发展，人们对社保档案的利用率以及使用需求也产生了较大转变，这就需要社保档案要加快对社保档案的开发利用，通过互联网和信息技术，提高社保档案开发利用工作的科学性及规范性，使所有参与社会保险人员能够在任何时间和地点，利用身份证信息就可以在相关平台或者网页上登录社保信息，以此实现对社保档案资料的全面查询。此外，社保档案管理单位还需要在实际工作中安装合适的自助查询设备，使这些自助查询设备能够有效连接社保档案信息数据系统，为社会保险参与人员提供快速便捷的信息自主查询服务。

(八)做好社保档案的管理工作

第一，社保档案管理人员应该对涉密的社保档案和非涉密的社保档案进行分类分级别的管理。对于不同保密等级的社保档案应该进行分类别的管理，不能将其归为一类进行保存。如果社保机构内部社保档案的处理存在大量混淆的情况，就需要社保档案管理人员对卷内的社保档案进行再归类处理。尤其是对于涉密社保档案的处理，社保档案管理人员更应该采取单份盒装的特别保存方式对其进行处理，最大程度解决涉密社保档案文件材料与非涉密社保档案文件材料的混卷保存、分散保管的问题。

第二，社保档案工作人员要注意对涉密的社保档案进行保密程度的分级管理方式，严格按照保密等级编制目录或者顺序卡片，并建立好社保档案的索引。

(九)对社保档案检索系统管理进行优化和改进

社保档案管理人员应该充分利用大数据技术和信息技术的优势，详细分析和研究用户需求，并对社保档案进行更加全面的划分，方便相关工作人员以及参保用户对社保档案信息数据进行有效检阅。良好的社保档案信息数据检索系统，不仅能够有效提升社保档案的查询全面性和查准效率，还能够有效提高社保档案的利用价值和作用。

(十)建立一体化的电子社保档案管理系统

社保单位应该设立专门的社保档案管理部门，并通过多种途径筹集社保档案开发利用工作的资金支持，紧跟现代化社会保险发展的脚步，利用信息技术和大数据技术建立一体化的电子社保档案管理系统，并派遣信息技术等专业技术比较强的工作人员，通过一体化电子社保档案管理系统对社保档案中的各项信息数据进行统一储存、处理和检索。在这样的背景下，才能打造统一性、开放性比较强的社保档案信息资源共享平台，在社保单位的范围内真正实现社保单位内部对所有社保档案信息数据资源的全面共享。