新时期乡镇档案管理中存在的问题及相关建议

林英銮 福建省安溪县城厢镇人民政府

新时期下，人事档案管理工作的重要性日益提升。乡镇档案管理工作在乡镇经济发展建设中具有不可替代的作用。乡镇档案管理工作通常按照《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》等文件开展。档案管理工作具有记录乡镇发展历程，为机关单位开展工作提供参考等意义，但是，受到各种因素的影响，乡镇档案管理工作出现了很多问题。随着乡镇建设工作不断推进，乡镇得到了快速发展。档案承载着乡镇发展的记忆与历史，要想发挥档案管理部门的作用，就要通过制定科学的制度、加强监督等措施实现档案管理工作的革新。

新时期下，档案管理部门通过资料管理、经济规划等工作为乡镇发展提供了重要依据。档案所记录的文字、影像，是记录乡镇党政机关工作的重要载体，也是乡镇发展的知识宝库。在乡镇建设中，档案资料可以为乡镇规划建设提供参考，提升各乡镇部门的工作水平。通过档案管理工作收集整理的各项资料，可以帮助各单位分析发展要素，并明确影响发展的因素，从而为各单位开展工作提供参考。随着乡镇建设速度加快，乡镇人口流动量逐渐增大，档案资料内容更加多样化，给乡镇档案管理工作带来了巨大挑战。通过研究乡镇档案管理工作中存在的问题，可以明确优化档案管理工作的关键，并提出相应建议，推动乡镇档案管理工作进一步改革。

新时期乡镇档案管理工作的意义

记录乡镇发展历程

新时期下，档案在乡镇发展中起着越来越重要的作用。档案记录着乡镇各单位、各部门发展的历程，是乡镇经济发展的重要见证。完善的现代化档案管理系统，可以明确乡镇发展的具体内容与影响因素，有助于在发展中总结经验教训，继承发展成果，促进乡镇稳定发展。

促进部门工作开展

近年来，我国城镇化与工业化进程不断加快，政府各部门的信息量逐渐加大，如果缺少档案管理工作，就会使很多事项无据可查，无法保证各部门工作开展的连续性与完整性。例如，有些部门人事变动频繁，而新职员对工作不熟悉，就需要借助档案资料里的信息。可见，档案管理工作是促进各部门工作顺利开展的前提，能够满足工作开展的内在需要。所以，无论是否为职能要求，档案管理人员都要明确自身职责，通过积极的改革优化，提高工作效率，为部门工作开展的连续性与完整性提供保障。

便于市民进行资料查阅

乡镇档案管理工作的内容较为丰富，包括社会保险、土地资源、劳动权益等的管理，不仅要为政府部门开展工作提供重要参考，还要满足市民查阅的需求。所以，各部门应当拥有完善的档案管理系统，便于市民进行资料查阅。在新形势下，群众对“阳光行政”的要求逐渐提高。档案管理作为政务公开的重要途径之一，党委要提高对档案管理工作的重视度，以档案为依托，为居民提供可公开部分，以便市民进行资料查阅，在为民提供便利服务的同时，提高档案管理部门的政务工作水平。

推动项目运营

档案记录着乡镇发展的历程。在乡镇项目开展过程中，各环节内容都会记录在档案中，例如项目品质管理、项目是否达标、是否创优等。通过查阅档案，可以有效总结项目经验，分析问题，而项目实施是建立在档案资料整理以及分析的基础上的，对以往项目资料进行分析，可以提升项目的管理水平及运营效果。可见，乡镇档案能够为乡镇项目运营的稳定发展提供重要基础。

新时期乡镇档案管理过程中存在的问题

新形势下，乡镇档案管理工作在开展过程中受到了内部和外部因素的影响，出现很大的问题，影响了档案管理工作的改革优化，导致档案资料无法充分发挥效能，推动乡镇建设稳定进行。结合实际情况，档案管理工作中存在的主要问题有工作不规范、系统性不足，人员职能意识较低，档案服务功能受限等。如果乡镇档案管理一直沿用传统管理观念与方法，就无法实现乡镇档案管理工作的改革优化，所以要充分结合实际情况明确当前问题，从而找到优化改革的方向。

档案管理工作不规范

乡镇档案包含文书档案、声像档案、实物档案等档案种类。为了保证档案管理工作有效开展，管理人员要明确档案种类，并根据档案种类开展档案管理工作。但结合当前情况来看，许多管理人员过于注重文书档案，而忽视了声像及实物档案的重要性，导致档案管理工作不规范、不科学，无法建立合理便捷的档案搜集与查找系统。同时，档案收集不全面，存在残缺等问题，也是导致档案管理不规范的因素。

档案管理工作的开展，需要管理人员进行规范的交接。如果没有按照标准程序进行交接，对之前的档案没有进行针对性的检查与整理，就会导致管理混乱，最终影响档案管理服务，无法及时为乡镇工作的开展提供参考，不能为市民资料查找提供便利。而造成这些问题的主要原因在于管理人员缺乏对档案管理工作的重视，工作中缺少对工作效率及质量的评定制度，工作人员积极性较低，主动性较差。

档案管理现代化建设不足

结合实际情况来看，很多乡镇在发展过程中受到了极大的经济制约，这影响了档案管理的人员队伍建设及硬件设备配置，导致档案管理工作迟迟无法实现现代化，通过现代化手段来实现档案信息的调用与查询，实现信息共享。但是，目前乡镇档案管理现代化建设不足，导致其档案信息不能满足信息共享与异地查询等需求。同时，档案管理人员观念落后，也不利于档案管理的现代化与规范化建设，无法充分发挥档案管理工作服务功能。

档案服务功能受限

结合当前档案管理工作来看，许多工作人员因为未认识到档案管理的最终目的，所以在工作过程中出现重保管、轻利用的现象，严重影响了档案服务功能的发挥。同时，在工作过程中，档案管理人员缺乏对工作的规划，缺少相关部门的指导与监督，还有部分部门档案管理工作信息化程度不足，这些都导致档案管理部门无法为居民提供资料查阅服务，为开展乡镇项目提供参考，降低了档案管理工作的地位。

人员管理意识较低

新时期下，乡镇发展所产生的信息资料逐渐增多，档案管理工作的内容也更加丰富，档案管理人员不仅要有较高的管理水平，还要有较强的宏观及微观意识。档案管理工作人员管理意识不足，不仅导致许多档案管理工作无法顺利开展，降低了档案管理部门的地位，还影响了档案管理服务职能的落实。虽然部分单位制定了考核制度，但依旧难以提高档案管理人员对工作的重视，存在工作开展混乱等现象。

同时，还有部分工作人员在档案资料收集整理方面缺乏经验，导致很多档案资料不能发挥作用，甚至出现文件资料种类混乱、归档效率低、档案管理工作无法有序进行等问题，从而无法为资料的审阅查找提供高效服务，档案管理工作也沦为形式。可见，档案管理工作人员的专业素质较低，部分乡镇机关缺乏专业人才队伍、缺少专项管理人的问题依然存在。在档案管理部门中，还会因为管理人员调动过于频繁，导致档案管理工作失去连续性，很多人员未接受过专业的档案管理培训就进入岗位，降低了工作质量与工作效率。

新时期乡镇档案管理优化改革建议

制定科学制度，提供工作参考

在开展乡镇档案管理工作的过程中，管理人员要充分明确管理的主体以及工作任务等基本要素，并依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规开展管理工作，通过建立规范严谨的档案管理制度，严格落实备案及报送过程，确保档案管理工作的质量符合标准。在管理过程中，工作人员还要明确档案管理的相关规定，加强自身学习，提高工作素养，从而提升管理工作水平。在制定和完善相关制度时，首先要明确工作程序，从而建立良好的工作系统，提高档案管理质量与效率。

乡镇档案管理工作较为复杂，且新时期下档案逐渐增多，单一依靠人员管理效果不佳，所以相关单位要提供必要的监督措施，避免档案管理中出现重大失误。为了有效提高档案管理水平，提高人员自身专业素养，管理人员要充分结合当前管理工作现状，明确自身职责，确保资料的收集与整理程序完善规范，与党政机关工作工作步调一致，并为党政工作提供参考依据，从而创造规范科学的乡镇档案管理工作系统。

联系乡镇发展，提高监督效果

在实际工作中，无论是开展档案管理工作，还是协助乡镇发展建设，档案管理人员都要明确自身职责，结合具体情况按照有关规定进行资料的收集整理。对乡镇项目开展要做好原始记录的搜集与跟踪，确保资料内容的连贯性。在资料收集后，要开展科学的档案管理和管理工作，保证资料的安全性与完整性，避免出现资料的缺失和泄露。在具体工作中，档案管理人员要明确资料内容，并根据资料种类及性质进行搜集和归档。为了保证资料管理的有效性，全面提高档案管理的安全性与完整性，相关部门要加强监督管理，明确档案管理过程中容易出现的漏项与错误，及时查阅档案资料内容，并通过与档案管理人员交流沟通，补充和纠正档案，为乡镇项目开展、活动进行提供高质量的档案信息。

提供教育培训，进行信息化建设

新时期下，随着乡镇经济水平提升，乡镇档案管理工作的范围也逐渐扩大。要想真正发挥乡镇档案管理工作的作用，为乡镇发展、居民查阅、推动部门工作开展提供便利，档案管理人员就要明确乡镇发展的新形势与新变化，通过转变自身档案管理工作观念来提升自身工作意识，保证工作的质量。

同时，在开展档案管理工作的过程中，工作人员要意识到档案管理工作对乡镇发展的重要性，为各部门提供及时有效的档案信息。工作人员要引进现代化管理方法与手段，采用科学的技术与系统化管理，满足各部门进行异地档案信息调查阅览的需要。相关部门要通过加强对档案管理人员的培训，为工作人员提供思想与业务水平提高的途径，让工作人员掌握相关法规，提高责任意识，从而促进乡镇档案管理工作的信息化建设。在具体工作中，档案管理人员要加强信息资料管理模式的建设，根据档案的种类、时间与地点等因素进行分类，提高工作的条理性，为档案的调用与分析提供高效的服务。这样一来，不仅能够有效减少档案管理工作在人力及财力方面的浪费，还能有效保障工作人员的工作进度，建立标准化与现代化的档案管理模式。同时，通过信息化档案管理，还能加强档案管理部门与党政各部门的工作协调度，促进交流沟通，有助于提高工作人员档案管理工作的效率。在具体工作中，档案管理人员应当参照相关标准，结合档案资料的性质进行系统化的分类与编号，并做好材料的传递和变更记录。如果在档案管理中信息分类不科学，或材料频繁变更，就会导致资料内容混乱，影响资料的完整性，无法为档案资料的收集与调用提供服务，所以要加强档案的规范化与系统化建设，充分发挥档案管理的功能。

提升管理意识，强化服务意识

1.管理意识

档案管理工作人员在实际工作中，要有较强的管理意识，明确自身工作职责，提升责任感。要想有效保障档案信息的安全性与完整性，发挥档案资料的作用，就需要工作人员具备较高的管理意识。因此工作人员在具体工作中要提高自我要求，通过学习与拓展，增强专业技能，夯实理论基础。乡镇相关部门要充分提高对人员教育培训重要性的认识，结合实际情况创造教育培训条件，实现人才思想水平与工作水平的不断提高。同时，档案管理部门要合理进行资金配置，通过加强硬件设施，来创造信息化管理模式，提升档案管理的效率与安全性。在具体工作中，档案管理部门要设立专库，通过合理布置库房和建立科学完善的管理制度，创造完善的管理工作模式。

2.服务意识

乡镇档案管理工作的目标在于保障资料的完整性与安全性，科学规范地进行资料收集与管理，从而为乡镇项目规划建设提供参考。所以，档案管理人员要具备较强的服务意识，发挥档案的价值与功能，为乡镇党政机关开展工作提供基础。为了保证管理工作的质量，档案管理人员要转变传统的档案管理思想，从根本上革新自身观念，积极提高工作水平和服务意识，从而为乡镇各机关单位工作提供有效的资料参考。

3.爱岗意识

档案管理工作内容较为单调，所以容易造成人员重视度不足。长期处于这种工作环境下，会影响档案管理人员的岗位意识，所以要加强管理人员的爱岗意识，要认真制订合理的工作规划，通过完善相关工作标准，来发挥岗位职责。相关单位还要通过加强激励考核制度建设，提升人员工作积极性，充分发挥人员专业能力。同时，管理人员还要加强对档案管理法律的相关宣传工作，做好对乡镇档案的收集、开发及利用，建立科学有效的档案管理工作模式。

综上所述，科学有效的乡镇档案管理工作，记录了真实的乡镇发展历程，能够协助党政机关工作的开展，还能便于市民查阅资料，是推动乡镇项目运营、行政管理的关键。但是乡镇档案管理工作开展受到多种因素影响，当前存在流程不规范、现代化建设不足以及服务功能受限等问题，不能助力乡镇稳定发展。本文结合当前乡镇档案管理存在的问题，从制度、工作流程、管理、培训等多个方面提出建议，希望能为乡镇档案管理工作的开展提供参考，促进档案管理工作改革优化，为乡镇稳定发展创造条件。