企业创新商务采办管理的影响探究

杨素华

(中海石油(中国)有限公司天津分公司,天津 300459)

1 商务采办总体工作要求

全球经济下行、中美关系恶化及贸易保护主义加剧加大了外部政治、经济等不确定性，对中国能源供应安全和公司海外投资经营提出了新挑战。后疫情时代全球经济增长乏力，叠加OPEC+与美国页岩油的博弈，油价的不确定性仍较大。全球能源转型趋势加速，传统油气行业发展面临的挑战日益凸显等。

习近平总书记在主持召开起草组第一次全体会议上专门指出，国有企业在保障我国产业链、供应链安全上具有十分重大的意义，在历次应对重大突发事件中，国有企业都发挥了不可替代的作用，必须继续把国有企业做强做优做大，任何时候都不能动摇。

接下来公司提高政治站位、增强大局意识，深刻认识当前面临的三个形势，做好三项任务：一是面对当前疫情形势，全面做好项目建设及生产经营等服务、物资保障的任务；二是面对今年工作量大的形势，实现提高采办效率的任务；三是面对低油价形势，做好采办价格管控、降低采办成本的任务，抓住当前影响采办效率和成本的主要问题，探讨措施，实干见效。

2 以品类采购入手，探索采购策略差异化

面对全球疫情的不断蔓延和发展，全球供应链体系受到严重冲击，商务采办领域要采取有效手段，确保公司各项工作有序开展。 近年来，油气行业仍处于困境之中，国内外石油与天然气产业的供需关系仍然是供过于求。石油企业过去传统的粗放式发展模式难以继续维持，被迫从“市场与销售端”的企业竞争转变到“创新与采购端”的供应链竞争。

运用成熟的经济及商务理论工具，结合目前采办体制改革的大趋势，以品类采购入手，探索采购策略差异化，精准施策，可以提高企业采购管理方面的核心竞争力，从而使企业应对当前世界经济环境的迅速变化，实现企业的经济目标和社会目标。

解决方案：一是夯实品类管理基础，持续结合业务需求单元采办工作习惯，编制采办业务品类划分规则，优化品类管理，为业务需求单元创建便捷的商务采办品类划分查询路径，更好地提高采办质量和效率服务；二是以品类化采办为导向，也能提升对品类的历史价格、市场价格分析能力，开展成本构成回归分析，研判价格未来走势，为价格谈判提供坚实基础。

3 以需求为驱动，将采办前置化

目前招投标中存在采办人员接到采办需求后才开始开展正常的采办工作，存在需求内容不了解、需求单位是否着急采办、提报的技术资料不全等情况导致采办周期变长的现状，对于采办前馈控制输入各个环节没有有效进行事先控制。

解决方案:一是建立沟通协调机制及机构，充分发挥沟通机制的作用，以及发挥采办联络协调人作用，加强与需求单位的沟通协调，加强信息共享，及时协调解决相关问题;二是协同需求单位做好年度生产经营采办策略、项目采办策略;三是通过对历史合同的归纳、分析和总结，结合当年生产计划和市场情况，形成对采办需求的合理预测，尽量安排提前采办，变被动采办为主动采办;四是有效建立商务技术、相对方的沟通渠道，固定联系人，定期交流和统计，对合同价格进行动态管理，对于不符合市场行情和不满足使用频率的费率价格定期调整。

4 以多赢互惠为目标，降低采购成本

招投标中普遍存在采办时效低，采办人员主动性不够，尤其是采办风险意识不强，未做好各种采办风险的辨识等。解决方案:一是针对各类服务、物资识别供应风险，提前预判，加强动态跟踪，做好应对预案；二是采办各个节点过程要进行全面梳理，建立采办时效跟踪表，排查受疫情影响情况，发扬“跑、盯、追”精神，与设备的生产商、贸易商或代理商密切联系、及时跟踪，掌握动态信息，建立动态跟踪表；三是加强与业务单位沟通和反馈，做好应对预案，将疫情产生的影响降到最低，加强与供应商合作，建立策略供应商能够持续获得利益，而采购人能够达到总体采购成本最低，通过与供应链中的上下游企业之间建立战略伙伴关系，使每个企业都发挥各自的优势，在价值增值链上达到多赢互惠的效果。

5 建立快速响应机制，以赢得竞争

招投标中普遍存在信息沟通不畅，采办人员无法了解项目的急迫性，需求单位也无法了解采办项目进展情况。解决方案：一是建立多效沟通反馈机制，根据公司周、月报制度，及时向公司反馈疫情防控期间采办保供工作进展；二是对于着急的采办事项及时寻求集团公司帮助解决；三是迅速回应公司督办事项和各专业协调工作组提出的采办相关问题，并及时上报处理结果；四是指定项目联系人与公司采办人员进行对接，定期上报采办保供工作周报。

6 加强采办需求标准化，建立标准采办

招投标中普遍存在技术标准多样化，因需求单位技术人员能力问题无法准确编制相关技术要求，增加了采办的难度，导致采办技术要求偏离国家或者行业相关标准等。解决方案：一是加强采办需求管理标准化,实现采办业务全生命周期管理，促进需求和供给相匹配，使需求计划得到有效执行，提升采办项目计划覆盖率；二是加强采办需求管理精细化，从顶层设计、计划分析、计划提报、后评估等方面，结合数据化与决策一体化，多维度进行分析，优化提升管理水平，大力优化招标文件质量；三是推动招标文件标准化，建立物资品类标准化采购的技术要求等，从而实现多方面标准化采购。

7 优化采办方式，创新商务模式

目前海洋石油供应商库中，供应商资源仍然存在不足，常规投标的少于5家，需继续丰富供应商资源，加大外部竞争力度，倒逼供应商技术和管理能力的提升。一方面引导强化质量主体意识，进一步发挥供应商主体作用，严格落实企业质量首负责任制和质量终身负责制；另一方面不断强化质量意识，在产品质量、工程质量、环境质量和服务质量等领域提高标准，加强全面质量管理，提升竞争质量能力。督促供应商弘扬质量精神和工匠精神，加强品牌建设，保障质量安全，导入先进质量管理体系，自觉保证产品质量。

供应商提高服务水平，在正确的时间、正确的地点、正确的数量、正确的状态，用正确的商品来响应海上工建和生产需求，并使总成本最小；快速服务和响应，能够降低供应链的总成本，增加供应商的销售和获利能力，同时构建品牌竞争力，实现信息共享、风险共担、利益共存，建立长期合作伙伴关系，实现对客户需求的快速反应。

一是推动单一来源采办转竞争性采办，进一步降低外部单一来源采购比例；二是推动邀请招标采取“公开资格预审+竞谈”方式，充分发掘潜在供应商，增加采办竞争性；三是选择合适的关联交易合同进行市场化招标尝试，寻求更加科学合理的服务价格；四是尽可能采用最低评标价法。科学合理利用综合评标法，提高评标价格在评标策略中的权重；五是积极支持国内具备国产化条件的设备材料在采办中落地，在制定采办策略时应当考虑国产优先战略，积极为国内先进技术和具备条件的产品提供应用的机会，推动“三新三化”项目采购政策落地；六是开展商务模式创新，全面推广“工期+日费”合同模式，设立相应激励条款，对部分采办项目推动“大包”“切块”等合同模式，充分调动作业服务队伍提质提效积极性。

创新采购模式激发商务采办活力。实施“两化融合”“采办标准化”“三新三化”，是在保障供应链顺畅运行的前提下的一种新生态。“精、细、深、严”，释放公司商务改革带来的红利。

8 发挥集中采办优势，转变为“长协+订单”采办

“按需采办”导致合同数量增加，内容重复，时效性低，与同一供应商的不同合同中相同工作内容的费率不一致容易导致审计风险，被动采办导致采办工程师缺乏采办分析、专业提升的时间精力，不利于职业发展，结合存在的现状发挥集中采办优势，具体对策如下：一是要认真分析采办品类的类别和性质，在相同品类跨单位、长周期整合捆绑采办方面多做工作，寻找潜在成本降低机会，把“一单一采”转变为“长协+订单”采办，并加快这一模式的推广应用，加大集采覆盖率，大力推广五项费率协议落地，五项费率包括人员、常用工具、专属设备及机具、主要材料和辅助材料等，通过分类更精细、条例更清晰、涵盖范围更广泛，使用范围广，减少单独采办，发挥集采优势，降低商务采办风险，提升合同利用率；二是针对品类采购策略进行创新性研究，寻求降低成本的可行性，提升专业品来采购价格分析能力；三是全面梳理年度协议，充分发挥集采优势，寻求进一步降低成本的可能性；四是对于物资，设备进行自动订单加手动订单的优化流程的推进，从而大大缩短采办周期，提高采办时效，订单采办具有多种结算类型，价格执行具有灵活性，在与供应商谈判达成降价意向之后，采用订单采办，通过订单结算类型的选择高效地实现了合同降价的目的，避免了对大量长协的变更，真正实现降本增效。

9 进行采办全流程的管理，优化采办流程

在经济全球化迅速发展的今天，企业仅靠原有的管理模式和有限的资源已经不能满足快速变化的市场对企业所提出的要求。企业必须转变经营管理模式，对招投标中引入采办全流程的管理，尤其是在市场经济竞争激烈的环境中，在总结历史经验，预测未来的基础上，为公司长远性、全局性作出谋划，为企业未来发展勾勒出整体的蓝图，因此需要进一步梳理公司采办全生命周期管理流程，将优化采购需求端管理作为提高采办效率的重点，要进一步思考如何优化采办审批流程节点，如何明确采办流程各节点权责清单，如何实现权限清晰、权责统一。

其一，以公司供应链管理制度体系建设为契机，总结商务改革实际情况，进一步完善商务管理制度体系，使其与公司之间供应链管理工作有效衔接，切实提升制度体系的可操作性，持续地保持企业的整体效能。其二，深入开展无动态物资全面技术清查，加大无动态库存再利用力度，降低专属配件安全库存量；持续优化ERP系统平库利库流程，做到充分平库；利用公司物资管理平台，实现公司库存的信息共享，促进库存更大范围流转，提升常规储备物资库存周转率；充分发挥统一仓储管理的职能，全面提升仓储管理水平，做到强体系、强内控，助力库存优化，降低库存总额；积极应用虚拟库、供应商管理库存等先进理念，降低无动态物资总额百分比。其三，深耕供应商管理。在公司实现以品类划分为基础的供应商资源基础上，梳理公司供应商类型、数量和质量。通过供应商产品类别细分结合品类化管理，完成库内供应商与现有采办品类的对应。通过注册制拓宽资源通道，多角度、全方位对供应商进行绩效考核，实现供应商的优选，助力提高集团公司资源配置效率，加大供应保障能力和竞争性。其四，要围绕公司的发展方向实时进行动态重构，对于合作伙伴、资源集成、业务流程和相关制度重组以及敏捷性要实时进行动态重构，满足用户多样化需求，定制“个性化流程”，以适应未来变化多端的经济环境。

10 加强采办监督管理，开展主动监督

目前招投标中存在招标人与采购人的常规沟通渠道不畅、投标人的常规诉求不能及时得到有效沟通或回应，导致异议变投诉、投诉变举报、一般问题扩大化。一是为加强落实招投标中采办主体监督责任，通过采办监督人员，开展主动监督，完善监督机制，做到合规监督和有效监督，关注采办效率和采办结果的合理性；二是推动信息公开，引导供应商合理合法表达诉求，随着采办信息公开的实施，供应商能够从计划、招标、开标和定标等各个环节，合法得到包括招标文件、唱标情况、评分和评价情况；三是建立供应商评价机制，对于合同执行完毕按照供应商制度进行评价，以协同商务、需求单位模式多方位进行评价，最终实现双赢。

11 建立一支高素质采办队伍，加大培训力度

目前招投标存在对采办人员要求不统一、对工作保密程序重视不够、对市场价格研判能力不够、学习新的招投标相关制度不够及时、采办人员工作积极性不够等问题。具体应从以下三点改进：一是建立一支高素质采办队伍，加强政治理论学习，提升党性修养，加大采办人员培训专业技能力度；二是辨识防范采办风险，依法合规运营，加强采办人员的“底线”“红线”意识，增强拒腐防变的自觉性、坚定性、增强使命感和责任感；三是不断学习新的招投标知识，提高采办人员市场价格分析能力，通过对人的思想、心理和行为进行有效管理，充分发挥人的主观能动性，从而达到人力资源价值的充分发挥，以实现组织的目标和个人的需求。