新时代机关文书档案管理存在的问题及对策

2022-11-06曹熠炜

兰台内外 2022年32期

曹熠炜

摘要：新时代，机关文书档案需要紧跟时代的步伐而发展，现就机关文书档案管理工作中出现的基础薄弱、工作衔接、思想认识、信息化建设、档案利用等方面的问题进行分析，并提出针对性的对策，从增强领导重视、加大政府投入、加强工作衔接、推进信息化建设、积极利用档案等方面来提升机关文书档案管理水平，充分发挥文书档案的价值与作用。

关键词：文书档案；档案管理；问题；对策

新时代，机关文书档案工作不再按照传统模式进行，而是随着时代的变化和发展，进行大刀阔斧地改革与创新。只有从根本上解决文书档案管理工作中存在的问题，才能使档案工作发挥更大的价值和社会效益。文书档案管理工作初期，需要正确认识文书档案管理工作的影响因素，树立科学的文书档案管理理念，特别是对动态影响因素的控制与应对，提高工作的灵活性，保证文书档案管理工作取得理想的效果。同时，需要进一步优化文书档案管理体系，建立健全文书档案管理制度，推进文书档案管理信息化进程，做好文书档案开发与利用，保证文书档案管理工作的最终效果。基于此，文章围绕文书档案管理中的问题展开探讨。

一、机关文书档案管理工作中存在的问题

1.单位领导的思想认识不足

（1）领导对机关文书档案管理重视不够。在机关工作中，由于文书档案管理不能产生直观的经济效益，同时，也不能取得显而易见的社会效益。一般来说，单位领导比较注重机关专业业务，不会特别重视文书档案工作。觉得文书档案工作只要做好能应付上级部门检查即可，对文书档案管理要求也比较低，忽视档案管理的软硬件投入，忽略档案管理制度的建设，更不会对档案管理的改进和创新进行长远发展和思考，这就阻碍了文书档案管理事业的发展。

（2）领导对机关文书档案管理者重视不够。同理，领导觉得文书档案管理工作只要有人做、有人收发文、有人归档、有人整理就行，不过问档案管理者的职业素养如何、工作水平如何、职业能力如何。在日常工作中，单位领导对档案管理者属于无事不问、有事才问，对档案管理者的工作生活缺乏关心，单位年终优秀嘉奖也不会考虑倾斜档案管理者。

2.文书档案管理的基础不强

（1）缺乏文书档案管理人才。机关文书档案工作处于相对封闭的管理状态，开展档案管理工作的目的在于妥善保存文书档案。单位领导对档案工作重视程度低，档案管理者业务水平参差不齐，大部分从业者秉持着“文书档案不丢失”的工作心态，存在工作懈怠的情况，特别是新时代信息化的到来，给档案管理者提出更高的要求，部分档案管理者跟不上新的要求、新的标准。

（2）文书档案管理的经费不足。在机关单位工作中，文书档案管理没有有专项经费，档案管理者和档案专业设备设施得不到保证，档案信息化进程推进较缓，加之领导的重视程度不高，没有专项的经费来源，档案管理者的工作积极性、主动性不强，极大地制约文书档案管理工作的发展。

（3）文书档案管理的实物基础不强。档案库房设置有特殊要求，有些单位因为用房紧张，仍将文书档案库房设置在地下。也有些单位缺少必要设备设施，未能满足温湿度要求、场所安保要求等，还有些单位文件、档案质量不合格，文书档案管理者缺乏对档案管理的基本认识，没有认真做好档案整理工作，未能满足档案规范的基本要求，导致档案数字资源安全存在潜在威胁，包括未对计算机存储进行加密处理，未有计算机病毒查杀软件或未实时更新优化，未有网络攻击的防范措施，远远达不到对档案全面保护的要求。

（4）文书档案管理的制度不完善。档案管理者依靠过往的文书管理制度进行人员工作内容和注意事项的规定，导致某些工作资源浪费、人浮于事，档案管理者没有明确的岗位职责，做到各司其事、各谋其事。文书档案管理制度没有紧跟时代要求完善更新，文书档案管理工作依靠科室提供的文件进行档案收集，科室提供就收集，科室不提供也不催要，仅简单按照时间为分界线进行档案管理，分类太过笼统，不利于查档利用，缺少与时俱进的文书檔案收集制度、文书档案保管制度、文书档案保密制度、文书档案查阅制度等规章制度。

3.文书工作与档案管理衔接机制不良

从机关实际运行来看，文书工作和档案管理大部分是采取的分块管理，存在文书人员仅负责文书工作，档案管理者后续负责档案工作，容易出现文书工作与档案管理沟通不畅、衔接不良的问题。部分文书人员缺乏档案意识，容易产生文件收集范围不清、收集内容不完整、收集时间不及时等一系列问题，前期的文书工作质量低下，容易导致档案管理工作出现质量、效率、利用等后续问题。

4.文书档案的信息化推进不快

文书档案管理信息化能够实现纸质文件归档这种手工化操作，向电子档案归档操作的转变，将文书人员和文书档案管理者从纸质文件归档立卷的牢笼里解脱出来。电子档案具有操作便利、存储空间小、快速查找的优点，但在实际工作中，档案管理信息化进程较慢，档案管理者电子档案保存安全意识薄弱，未对电子文件备份与实时杀毒，对软件与硬件设备要求与依赖性较强，一旦出现数据丢失与病毒侵害，将会带来难以弥补的损失。

5.文书档案的利用不理想

部分机关单位的文书档案管理还停留在传统的纸质档案模式中，未及时对文书档案工作进行信息化管理，纸质档案存放需要的空间较大，造成文书档案查阅的不方便以及文书档案借阅效率偏低的问题，另外，纸质档案在查阅过程中，还易发生档案篡改、丢失等不安全现象。另一方面，由于部分档案管理者专业能力不足，导致档案信息化的误差率偏高，工作效率偏低，这在一定程度上这给文书档案的利用产生一定阻碍。

二、机关文书档案管理问题的成因分析

1.文书档案管理者能力相对不足

（1）政治思想不高。机关文书档案涉及个人信息、国家信息、保密信息较多，具有较高的涉密性，如若档案管理者的政治思想觉悟不高、政治素质低下、保密意识较差，就有可能会出现档案管理误操作，从而出现严重的泄密、窃密等事件，危害文书档案管理和国家安全。

（2）职业道德不高。某些档案管理者由于工作薪酬待遇偏低，在单位的地位低下，发展前景不明朗，导致他们工作积极性较低、工作主动性较弱。同时，档案工作枯燥乏味，部分档案人员存在满足现状，不求上进的现象，对工作持有得过且过、“当一天和尚撞一天钟”的消极思想。

（3）业务能力不高。某些文书档案管理者的第一学历相对较低，或者档案非相关专业毕业，档案管理工作能力偏低，对档案知识了解甚少。由于档案管理工作除需要具备基本的档案知识理论，还要掌握一定的业务工作知识以及信息化能力，这部分档案管理者自身能力偏弱，无法胜任专业性、学术性日益突出的档案工作需要。另外，机关在岗人员因为编制紧张，档案新人很多临时借调，培养档案新人的方式大部分是口授，采用边工作边学习的方式，没有进行正规的档案继续教育培训，导致档案管理工作并不能够顺利进行。

2.文书档案管理技术水平相对比较低

（1）资金投入不足。政府投入较少，也是由于单位领导对文书档案管理工作的重视度不够，领导只愿意将有限的资金投入单位主业，文书档案管理工作无暇顾及。文书档案管理事业发展需要新资金、新技术，资金不到位，造成文书档案管理的软硬件投入不足。新技术不到位，造成文书档案管理工作技术相对落后，这都不利于文书档案管理事业的长远发展。

（2）局限于传统操作。部分档案管理者思想观念陈旧，禁锢于传统思维，或者是由于档案管理者年纪较大，业务能力较弱，电脑操作不熟练，仍把机关文书档案管理局限于纸质存档，这样的方式方法比较占用存储空间，同时也不利于文书档案的查阅利用。新时代信息化背景下，文书档案管理的工作形式和方法发生巨大变化，拘泥于传统手工操作，缺乏有效的信息化管理手段，导致文书档案管理水平整体偏低，工作效率也不高。

三、提高机关文书档案管理水平的有效对策

1.增强领导重视，是提升文书档案管理的思想基础

（1）让领导认识到文书档案管理的重要性。只有单位领导足够重视，才能确保档案管理工作得到健康发展。文书档案不是仅仅在上级单位来检查的时候才有用处，在平时的工作中，查找过往文件、查阅历史记录，都是有着重要的工作意义。

（2）让领导认识到档案管理者的重要性。认识到文书档案管理工作需要配備具有专业水平的高素质人才，切实提高档案管理者的地位，强化科室人员对档案管理的认知程度，激发档案管理者的工作热情，使档案管理者更好地为机关档案工作服务。

2.夯实档案基础，是提升文书档案管理业务的基石

（1）加强人才队伍建设。档案管理者要提高政治站位，增强思想自觉，始终牢记“档案工作姓党”，要树立良好的职业道德，强化岗位担当，做到爱岗敬业、勇于奉献，要具备专业的职业技能、熟悉单位业务、精通档案知识、掌握基本的工作方法和基本技能，学习掌握基本信息技术，能够做好文书档案信息化工作，实现档案人才队伍提升。

（2）加大资金投入。“巧妇难为无米之炊”。没有资金保障，档案管理工作是难以创新发展的。机关单位要积极向上，争取资金支持，助力机关文书档案管理建设。要落实机关文书档案管理资金分配，给予机关文书档案管理资金倾斜，确保文书档案管理工作的资金来源。

（3）改善基础条件。积极改善档案保管条件和利用条件，基本消除无馆库、危房馆库、面积不达标现象，实现库房、查阅室、整理室、办公室“四分开”。配备档案柜架、温湿度计、除湿机、防虫防霉药物，保证档案管理工作条件，配备计算机、复印机、扫描仪等设备，确保档案工作现代化管理的顺利开展。积极做好档案管理软件设备设施建设，确保档案的安全性、保密性，强化档案信息化。

（4）建立健全制度建设。制定或者优化文书档案管理各项制度，严格按照制度法规，做好文书档案的收集、归档工作。严格按照程序，做好文书档案鉴定、销毁、归档工作。严格按照工作要求，正确处理文书档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密，还充分发挥档案利用服务。

3.加强工作衔接，是提升文书档案管理的协调机制

（1）加强文书人员的档案意识。文书工作和文书档案管理工作分工不同，但又有着密不可分的联系，做好文书工作是文书档案管理工作的前提，文书工作质量直接影响文书档案管理工作。因此，文书人员需要具备较强的档案意识，发扬“前人栽树后人乘凉”的精神，为文书档案管理工作做好前置工作。

（2）加强文书人员和文书档案管理者的衔接。文书档案管理者需要和文书人员进行沟通与协调，定期对相关人员进行培训，做好业务科室的档案收集工作指导与监督，确保档案收集渠道的畅通性。

（3）加强文书档案管理全流程管控。通过完善制度体系，加强档案收集鉴定，确保档案文件的完整、真实、有效；做好档案立卷归档，保证档案文件保存的完整性。科学档案分类与组合，保持档案文件的有机关联。严格遵循档案查阅审批流程，确保档案文件的使用和保护。促进文书档案信息化进程，实现文书和文书档案管理的和谐统一。

4.实现信息化，是提升文书档案管理的能力建设

（1）推进文书档案信息化制度建设。强化文书档案信息化制度保障，建立健全档案信息安全制度，采用多方面安全措施以及安全技术等，确保最大程度地规避文书档案信息泄露与被破坏的风险。

（2）推进文书档案信息化进程。在新时代信息技术快速发展背景下，文书档案信息化建设与发展是必然趋势。利用先进的信息技术，将文书档案真实、完整地录入信息系统中，提高工作效率和查阅效率。

加快建设文书档案基础平台，包括档案网络建设和管理系统软件的开发，建立文书档案信息资源共享技术支撑平台，实现文书档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

5.积极主动利用，是提升文书档案管理的服务方式

（1）积极做好服务工作。文书档案利用是文书档案工作存在意义。不能局限于被动地关门埋头内部基础工作，需要积极主动地开展档案利用工作，推动利用工作发展。要有较强的事业心和责任感，熟悉馆藏档案信息，具备灵巧的查阅技巧，做好档案查阅利用工作，提高档案查阅业务水平。

（2）主动做好宣传工作。积极主动地将档案利用推广出去，不仅满足利用者的当前需要，也要着眼于未来。加强档案编研，主动提供档案编研成果，服务于社会各项事业。通过制作档案纪录片、微视频，举办专题展览等多种形式加大档案宣传，普及档案知识，扩大档案的受众面。

四、结束语

综上所述，目前机关文书档案管理工作中仍存在一些问题，新时代文书档案工作的发展，离不开单位领导的重视，需要切实做好文书工作和文书档案管理工作、加大资金投入、加强工作全流程管控、推动档案管理信息化建设、积极主动开展利用工作，从而充分发挥文书档案的价值。

参考文献：

[1]赵峰.信息化背景下文书档案管理工作探讨[J].商品与质量，2019

[2]魏恭权.对档案管理的几点思考[J].神州，2018