医院人事档案的业务流程优化及信息化研究

卢春宇

摘 要：信息技术的发展推动着各行各业的发展，当医院管理与信息技术融合后，为整个医疗体系带来的收益是十分明显的。医院内部的人事档案管理通过信息化的手段，实现管理精细化的效果，从而大幅度的提升工作效率。信息化的发展是未来医疗行业发展的必然趋势。本文主要对医院开展人事档案中存在的问题进行分析，然后提出相应的信息化改进对策，旨在进一步优化档案管理的业务流程，帮助医院筛选出合格人才。

关键词：医院；人事档案；业务流程；信息化

为了进一步提高医院的服务质量，医院要对现有的管理制度进行改进。在各类管理中，人事档案管理是一项重要工作，不仅影响医院管理水平的提升，更关系到医院的未来发展。随着信息技术的不断发展，各大医院积极开展人事档案信息化建设，旨在进一步完善管理模式，提高管理质量和管理效率，保证各项医疗服务工作顺利开展。

一、医院开展人事档案管理信息化建设的意义

医院的人事档案具有一定的特殊性，需对人事档案材料进行单独存放，并由专人保管。在传统的人事档案管理模式中，医院并未采用先进的管理技术和手段，档案的管理效率和利用率较低，部分工作需要通过档案管理人员操作。若使用者需要查询某一档案，不仅会增加查找难度，还可能会面临最终查找的档案内容不完整，不仅无法满足使用者对档案的需求，还会进一步增加档案管理人员的工作量。医院引进信息技术开展人事档案管理，可充分发挥信息系统大容量存储空间的优势，保证大量的人事档案得到高效存储，还能确保信息在第一时间得到收集和整理。当使用者需要查询档案时，只需输入关键词，即可查询到与之相关的内容，并做出合理决策。同时，将人事档案管理与信息技术相结合，可以减轻工作人员的工作强度，提高工作效率，保证档案的准确性和完整性。

档案管理人员在录入档案信息时，只需发挥计算机的作用，即可保证档案得到全面录入与存储，还可减少对档案原件的使用，保证档案的安全。档案人员可将大量的人事档案资料存储到相应的数据库中，还能对档案进行备份。

若采用传统的管理方式，在進行档案保管时，要建设专门的库房，会增加资金投入。如果档案保管不当，可能会受到外界环境的影响而发生损坏。

二、医院人事档案信息化建设的主要特点

1.医院人事档案的特点

第一，现实性。人事档案是医院选人和用人的重要依据。要保证人事档案内容准确全面，才能使相关负责人在选人时能够值得借鉴，根据员工的具体表现和经历做出相应的决断。因此，医院的人事档案具有很强的现实性。第二，流动性。人事档案并非一成不变。当档案管理人员为某一员工建立档案后，会根据其具体的表现和工作内容的变化及时补充档案内容。比如，员工有晋升、调用等经历时，其经历均会在档案中得到补充。因此，人事档案具有一定的流动性。第三，保密性。由于人事档案中记录了员工的个人经历和家庭情况，这些内容属于个人隐私。若要查阅员工的档案，则需遵守保密制度，避免泄露员工的个人信息。

2.信息化人事档案的特点

第一，数字化。医院引进信息技术后，人事档案的存储形式将会发生变化。人事档案将会由原有的纸质形式转变为数字化形式，档案人员需将其录入专门的数据库之中。若需使用档案，即可查阅电子档案。第二，智能化。随着计算机技术的蓬勃发展，档案人员可利用信息技术对档案进行高效管理，从而有效降低其工作强度和压力。随着技术的不断完善，档案管理也将逐渐迈向智能化，从而更好地满足使用者的需求。第三，网络化。档案人员可应用信息技术对人事档案的相关数据进行高效采集和整理，并根据使用者的需求，为其传递相应信息。这样不仅可以对传统的业务流程进行优化，也使得档案管理工作突破时间和空间的限制。

三、医院人事档案管理中存在的问题

1.缺乏完善的管理机制

现阶段，与人事档案管理相关的法律法规还有待进一步完善。现有的法律制度无法结合人事档案管理的实际情况，其内容大多比较笼统，缺乏针对性，很难对人事档案管理工作起到有效的指导。医院在引进信息技术开展人事档案管理与建设时，由于缺乏与之相关的法律法规和制度，导致该项工作缺乏有效依据和统一标准。由于各个医院的自身情况不同，在实际管理过程中，很难保证信息化建设落到实处，一旦发生突发问题，则很难做出合理应对。

2.人事档案信息化建设缺乏强大的基础

大部分医院会将注意力放在如何提高自身医疗服务能力上，而忽视人事档案信息化建设。在具体操作过程中，由于领导不重视该项工作，导致信息化建设缺乏足够的资金支持。现有的软件和硬件设备功能比较落后，无法满足现代化档案信息建设的要求。部分档案管理人员缺乏信息化意识，在工作中缺乏创新意识，依然采用传统的方法开展工作，导致信息技术的利用率比较低，影响人事档案价值的提升。

3.存在一定的安全风险

由于人事档案具有高度的保密性，因此，在对其进行管理时，需将安全放在首位。目前，医院在应用信息技术和网络技术的过程中，虽然能够进一步发挥技术优势，有效提高档案管理的效率，但计算机网络系统还存在一定的安全隐患，很容易受到黑客和病毒的攻击。来自病毒的侵袭比较常见。病毒具有一定的隐蔽性，影响范围广泛，传播速度极快，一旦系统遭到病毒入侵，就可能发生瘫痪，造成信息泄露。此外，计算机系统对环境的要求比较高，若环境的温度和湿度不符合计算机的运行要求，就会导致设备无法正常运行，若未及时保存和备份资料，就可能会导致档案资料丢失。

4.档案管理人员的素质有待提升

在信息技术的影响下，医院要确保档案管理人员能够做到与时俱进，不断学习，进一步完善知识结构，掌握信息技术的使用方法。然而，在实际工作中，虽然大部分档案管理人员能够利用计算机开展档案的录入和存储，但却缺乏信息化意识，也没有充分意识到网络所带来的安全风险，使得档案面临被泄露的可能性。

四、医院人事档案信息化建设的优化对策

1.建立完善的监督机制

医院要将人事档案视作一项重要的工作，并对其予以高度关注，规范档案的管理行为。要制定与人事档案有关的制度，保证制度的内容具有一定的针对性和实效性。考虑医院的实际情况，结合医院对干部人事档案管理的要求，保证人事档案管理制度与时俱进。制度制定完毕后，要保证其得到有效的执行，并进一步加大监督力度，确保管理工作更加规范。第一，要重视对档案管理人员的考核，将考核与评优等工作相结合，提高其对工作的积极性和主动性。制定突发事件应急预案，要求广大档案人员熟练掌握预案内容，使其能够有效应对突发情况。第二，需针对不同阶段的工作制定相应制度，使档案人员能够规范自身行为，确保档案管理工作规范开展。

2.加快信息化建设

（1）构建档案数据库。信息化建设是一项复杂、庞大的工程，医院需根据人事档案管理要求，打造专门的数据库，确保人事档案得到统一存储。要将纸质档案转化成数字化档案，可利用扫描、拍照等方式对档案进行录入；采用云计算等技术对档案进行高效传输与存储，满足使用者的查阅需求，提高档案的利用率。通过构建档案数据库，可为医院的发展建立强大的人才储备库，保证档案内容的安全性和可靠性。

（2）将档案管理与智慧医院管理相结合。要打造专门的人事档案信息化管理平台，保证档案得到专门管理。此外，还要将这一平台与智慧医院平台相结合，促进资源共享，提高人事档案的价值，为医院的各项工作提供合理参考。

（3）信息检索平台。医院之所以要引进信息技术，开展档案信息化建设，主要是进一步提高人事档案的利用率，使其发挥出更大价值。除了要保证档案得到高效管理之外，还要重视档案检索，对检索功能予以完善。要进一步优化检索平台功能，比如，可从不同入口进行检索，也可利用关键词进行检索。总之，通过这一平台不仅能够及时找到所需档案，还能为人才的选拔和推荐提供合理建议。

3.保证信息安全

（1）采取有效的安全保障技术。医院需将人事档案的安全放在首位，避免员工的个人隐私被泄露。在信息技术的支持下，档案管理效率得到进一步提升，但与此同时，档案所面临的安全风险越来越高。为了提高其安全系数，就要采取有效的安全保障技术。通常要从两方面入手：第一，物理安全；第二，内容安全。首先，为保证档案得到准确识别，并实现对档案的处理，要发挥云计算等技术的作用，确保档案能够实现顺利转移。需确保新旧系统的兼容性，对文件接口安全进行把关，有效提高文件的安全性。其次，要进一步完善安全技术。要在平台明确用户权限，确定用户等级，需确保各项信息输入正确，方可允许用户登录和访问。比如，为了满足用户的查询需求，可采用PMI进行授权。若用户需要维护档案數据，则需向管理员申请，正式获得权限后，方可进入后台进行操作。为了进一步提高电子档案传输的安全，可采用数字签名技术，保证每个部门的云系统运行更加安全可靠。此外，要进一步优化设备的运行环境，保证环境的各项技术指标满足设备的运行要求。

（2）加强人事档案的更新和维护。随着信息技术的不断更新，档案信息管理平台的功能也会获得新的补充，这就意味着管理人员需运用发展的视角看待工作，定期对档案和平台进行更新，使其得到有效维护。一旦某一工作人员的信息发生变化，需及时对其档案内容进行补充与更新。为了有效提高档案的安全性和可靠性，要发挥杀毒软件的作用，定期对系统进行查杀，还要及时升级软件。同时，档案人员要具备完善的保密意识，需加强对档案内容的保护，对每一名档案查阅人员的行为进行规范。

4.提高档案人员的综合素质

随着医院对档案管理要求不断提升，各档案管理人员需不断提高自身技能与责任感，运用与时俱进的理念和方法开展人事档案管理。要具备安全意识和保密意识，避免档案信息被泄露。档案管理人员要善于创新，将档案管理与信息技术有机结合，有效提高工作效率。医院要重视对档案管理人员的培养，鼓励其参与各种培训活动，使其掌握行业最新知识和政策。培训完毕，要对其进行考核。档案人员要充分意识到自身工作的艰巨性，具有极高的思想觉悟，化被动工作为主动服务，能够站在使用者角度了解其需求，从而进一步完善档案管理工作，为使用人员提供个性化服务。

五、医院人事档案信息化技术具体应用

1.人事档案信息数据库

为了确保人事档案的信息化水平得到进一步提高，使其充分满足医院的需求，就要打造实用性较高的数据库，通过数据库搜集各种各样的人事档案，提高档案的利用价值。

（1）建立基本信息数据库。在构建数据库时，要保证各项基本信息齐全。基本信息主要包括工作人员的姓名、性别、出生日期、学历、工作经历等信息。需在数据库中体现出每一名工作人员的基本信息。

（2）建立医德医风考评档案。为了进一步提高医务人员的综合素质，需对其进行合理的评价。在评价过程中，要将医德医风放在重要位置，还要将与之相关的评价内容形成档案，并纳入数据库之中。在医德医风考核内容中，主要包括病人投诉、患者满意度等信息。通过建立这一类型的档案，并将其纳入评价考核之中，就可以了解医院医务工作人员的情况，并及时对医疗工作中存在的问题进行仔细分析和改进。

（3）建立专业技术数据库。为了进一步了解医务工作人员的专业技术情况，就要将其所具备的专业技术纳入个人档案之中。要对每一年医务工作人员所参与的技术创新项目、科研项目、培训项目、论文撰写等内容纳入档案之中，不断更新和完善档案的内容。通过这种方式，可以了解到该名医务人员的发展情况，使医院在进行选人和用人时有准确的参考依据。

2.建立人事网络档案馆

医院要紧跟时代潮流和技术发展的步伐，在人事档案管理中融入先进的办公自动化系统或医院信息系统。如果医院的规模比较大，也可引进医院资源规划系统，保证医院的各项资源得到科学有效的管理，提高资源配置的合理性。在开展人事档案管理时，医院要不断创新管理体制和管理技术，融入先进的网络信息化技术，构建专门的人事网络档案馆。

（1）建立网络管理系统。医院要充分发挥人事档案部门和网络信息部门的作用，使两大部门能够通过协作方式选择先进的硬件，为构建人事档案网络管理系统奠定坚实的基础。同时，要将这一系统与医院OA等系统相结合，设置专门的人事档案馆。若医院已经开通HRP，就要将网络档案馆与这一系统相结合，对人力资源的情况进行全面分析，预测医院对人员的需求。

（2）建立完善的机制。要使广大医院工作人员了解人事档案信息化建设不只是人事部门的工作，其他部门也要积极参与其中，这样才能确保档案得到及时有效的归档与处理。要建立统一的归档机制，对文件的归档类型进行统一，对文件的处理方式进行规范，制定科学合理的归档制度。可在相应的平台开辟人事档案利用窗口，方便使用人员随时对档案进行查询。要对使用人员进行授权，提高档案利用的便捷性。

六、结语

综上所述，由于各大医院面临的竞争压力越来越大，为了提高医院的综合实力，医院要选拔优秀人才，使其能够充分胜任各项工作。因此，医院要加强对人事档案管理的改革与创新，将信息技术与之相结合，使人事档案得到规范、科学的管理，保证信息的安全性和完整性，使其为医院的各项工作提供有效的参考依据。

参考文献：

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[2]李伟萍.医院人事档案信息化管理路径[J].财富时代，2021

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（作者单位：重庆市垫江县中医院）