高校照片档案管理问题与建议

摘 要：照片档案作为高校档案建设的重要组成部分，以形象生动的方式记录了学校办学过程中的重大事件，发挥着传承高校历史文化的特有价值。如何充分开发和利用好高校照片档案是档案人员的使命。本文通过分析高校照片档案管理中的不足，对新时期的照片档案管理给出新的建议。

关键词：照片档案；档案规范化；管理建议

一、照片档案的重要意义

照片档案是学校档案的重要组成部分，是学校全体师生员工在各项活动中直接形成的以影像为主要反映方式的历史记录。随着科学技术的不断发展，照片档案由传统的底片形式转变为运用数码影像技术与计算机技术形成的新型照片档案，而这两种类型的照片档案都是专门性的档案，都具有保存价值的历史凭证与依据，其社会价值不容忽视。它不仅保留了事物本身的状态，更生动形象、图文并茂地记录学校的每一个历史精彩瞬间，是修订校史、举办校展、档案宣传日的重要素材。

照片档案管理工作本身是有一定技术要求的，是学校档案管理部门发展到一定层面的客观需求。照片档案的形式、途径越来越丰富，随着数码照片的普及，照片数量在不断增多，人们对照片档案要求也越来越高，再加上照片档案载体特殊，对于收集、整理、保管与利用都有标准化的要求和管理办法。国家档案局早已出台了《照片档案管理规范》，并规定了照片档案收集要求、整理程序和保管条件。档案管理人员应按照规范采取各种措施，提升管理工作水平，制定针对性应对策略，利用照片信息资源，充分发挥照片档案服务社会的作用，提供更好、更系统的档案服务。

二、照片档案管理中存在的不足

1.照片档案制度制定问题

由于不少学校注重文书档案的归档而忽略了照片档案，致使尽管有的单位制定了照片档案的归档要求，但没有逐年修订其管理办法，有的仍然沿用之前的管理制度和管理模式，制度建设相对滞后。没有细化实施细则，甚至标准、范畴、时间等内容不统一，导致归档材料不齐全，形式五花八门，久而久之，造成照片档案收集管理成为一句空话，下降了照片档案管理的质量与效率。此外，有一些十分重要、非常有纪念意义的活动照片都是由不同人员拍摄，这些人员对照片档案的归档既没有意识，又没有相关制度制约，导致没有相关人员对这些照片进行收集、汇总、整理、归档，给照片档案带来遗失风险。可见，缺少严格的制度监督管理，会使档案人员对照片档案管理责任模糊，降低了工作热情，不利于照片档案的规范化管理。

2.收集问题

所有档案的最终价值在于利用，照片档案也不例外，如何，有效利用，首先在于收集的齐全，其次在于保管的完好，因此照片档案的收集要以有效利用为导向，不能盲目收集。目前在高校收集工作中普遍存在的是：第一，由于照片档案载体特殊，保管条件也比较严格，对于传统照片档案和数码照片档案保存方式也有所不同，所以，不少部门的档案管理员往往比较重视文字档案而忽略了照片档案的收集，使得他们在思想上认识不足，没有认识到收集照片檔案的重要意义，再加上档案管理员不太重视参与各种重要活动事件，收集环节也主要依托档案管理部门进行催收，有些重大活动、重要会议一般都会安排人员摄影，形成许多有价值的照片，其中一些照片还用于新闻简报等对外宣传，但由于缺乏自主收集移交的思想，收集工作始终处于相对被动状态，使一些原始照片无法收集齐全；第二，档案管理人员的流动性较为突出，尤其是民办高校，往往上一任档案管理人员没有将重要的照片档案材料移交清楚，使档案管理部门也很难维护照片档案的完整性与准确性；第三，不少部门档案管理员缺乏专业的鉴定能力。随着高校的事务活动不断增多，各类教学科研等大型活动的照片也不断增加，再加上数字化技术日新月异的发展，为照片档案的甄别工作提出了更高的要求，加大了鉴定的难度，使得照片材料虽多，但各部门档案员没能梳理出真正有价值的照片材料，甚至有大量重复的照片材料没有剔除，不仅降低了档案质量，还大大影响了照片档案的使用率。

3.照片档案的整理与存放问题

由于照片档案与其他归档文件有着关联性，使归档整理和保存条件与一般档案材料有所不同。

首先，在整理方面需要特殊管理，但是各部门对照片资料的整理缺乏专业知识，很多照片档案就随便放在办公室的某个角落里，有些传统老照片由于年代过久，又经过多年的不规范存放，照片载体已经老化，画面质量受到不同程度的影响，这样的档案材料几经周转再移交给档案管理部门时早已出现了腐蚀、霉变、褪色、画面模糊、褶皱等现象，难以长久保存，其价值也大大降低。再加上有些照片档案时间间隔长，中间几乎没有进行过整理，有的活动拍摄人员是临时委派，由于缺乏档案意识，也没有及时培训，往往没有对底片和照片进行相应的分类整理，有些照片档案没有编号、粘连严重，底片和照片放在同一个档案袋内，甚至有些重要的活动照片还保存在个人手中，后期因人员变动及设备更替而丢失、散落，这样不科学的整理与保管，大大缩短了照片档案的寿命，严重影响了照片档案的利用价值。

其次，照片档案占用存储空间大，如数码照片依赖计算机系统阅读、处理，因此，需要足够的硬盘和每年进行维护。传统照片由感光材料制成，在存储中不仅要求底片与照片相对应，而且对温度、湿度的环境要求也不同，需要独立库房。但有些高校由于档案库房空间和设备不足，将照片档案与文书档案同空间保存，这样不仅缩短了照片档案的寿命，也难以保持其真实性和完整性。

4.照片档案拍摄与归档问题

照片档案的拍摄与归档中都存在着各种各样的问题，影响了档案最终使用。其中较为突出的问题：第一，照片的质量不高。由于高校大型活动的拍摄人员不够专业，拍摄技术往往不过硬，导致拍摄出来的照片存在对焦不准、画面模糊、画面主体不突出等情况；第二，照片著录的信息不完整。照片档案的归档不同于文书档案，需要对其进行文字说明，这些说明成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。但照片拍摄者或兼职档案人员在归档时没有认真撰写照片记录，对日后档案的编研利用造成了阻碍；第三，归档工作不规范。部分拍摄者或档案工作人员不重视归档工作，由于高校各部门兼职档案人员有部分不属于档案专业人员，而且又身兼数职，他们对档案的认识往往只停留在文书档案，对于照片档案的拍摄和归档不太关注，甚至认为只要整理好纸质档案就行，致使照片档案很难规范入档。再加上大型活动的拍摄人员也非档案专业人员，他们只关心现场的拍摄情况，对活动结束后的事情就不在管了，没有严格按照照片档案归档标准认真填写归档条目，对档案安全性重视也不够，工作方式不科学，最终影响照片档案的原有价值。

三、照片档案的管理建议

1.建章立制，加强照片档案管理工作

首先，照片档案的管理工作离不开制度的保障，如果缺少制度保障，档案收集管理也将成为一句空话。因此，档案部门不但要建立一套规范的照片档案制度，还需要随着信息化技术的变化而不断修订完善归档制度。可根据《中华人民共和国档案法》《照片档案管理办法》《高等学校档案管理办法》等作为依据，结合本校实际情况，制定完善规范的照片档案整理归档制度，细化照片档案的收集管理制度、归档整理制度、安全保护制度等。其次，对于档案管理人员来说，规章制度要做到心中有数，让制度真正具有指导性与约束性，随时提醒和鼓励档案工作人员依法、依規努力工作，良好的管理制度对档案岗位责任的发挥和档案管理程序的规范有十分重要的作用。

2.加强收集，丰富资源

俗话说“巧妇难为无米之炊”。档案收集的质量直接影响了其后期的工作，因此，照片档案管理工作的关键环节，不仅仅是对照片档案的认识，还要看到照片档案形成过程中的特殊性，同时要了解收集中的困难环节。照片收集的特点之一是照片分散、容易遗漏，再加上照片拍摄人员未能及时移交归档而造成丢失，所以在照片收集时，应做到：

（1）明确照片档案收集范围

制定照片档案的收集范围是征集照片材料的关键，因此，在制定征集范围上应尽可能考虑得全面些，因为这是收集工作的依据，也是衡量照片档案齐全完整的标准。首先，档案部门要根据历年的工作情况，对照国家有关规定，分别列出业务部门照片档案的范围，便于采集人员对号入座，增强收集工作的可操作性。其次，重点征集反映学校在不同时期发展变化情况的照片。比如，早期的建校、办公室旧址、历届领导、学校开学典礼、教代会开幕式、各项专题活动的照片等。在征集时需要注重大事件，重要节点，收集有保存价值的照片档案资料，对今后的利用和宣传有重要作用。

（2）促进照片档案专题化收集

除了高校内部形成之外，还可以从老干部、老员工手中获得。一般来讲，学校工作多年的老同志都会了解一些与本单位有关的照片或者故事。首先，档案人员可以主动征集这些照片，还可以对他们进行专题访谈，为之后的编研收集资料。其次，档案管理人员可以直接参与各重要会议和活动的拍摄，随后进行分类、整理、归档，这是最为积极稳妥的一种方式。另外，还可以通过举办一些征集活动或拍摄专题活动，调动个人积极性，吸引广大师生员工参与到征集照片资料的活动中，从而促进照片档案的收集多元化。

3.增强一线收集人员档案意识，协调各部门关系

（1）档案管理人员要改变工作理念，转变坐等上门的思想，化被动为主动，及时掌握学校各活动、会议等情况，并及时与相关部门进行信息交流，事先对可能产生的档案材料进行规划，提前对拍摄人员明确拍摄标准。事后，应针对各部门提交的照片立即梳理归档并协调各部门关系。只有注重了照片档案的采集工作，才能保障照片资料的完整性，确保照片的质量及价值。

（2）为了更好地提高照片质量，档案管理人员可以到现场做好工作指导和质量监督，督促拍摄人员规范照片拍摄，并及时确认照片材料的完整性与准确性，使其自觉提高归档意识。照片从拍摄、加工到归档，经过的环节较多，每个环节都会影响到照片收集的齐全与准确。因此，档案部门需要落实好各个相关岗位的责任，为收集工作提供保障。

4.重视照片档案的整理工作

尽管照片档案在档案管理中门类小，但是它的价值却越来越凸显，想要发挥好照片档案的价值，其整理工作是重要的一环。由于照片档案的整理方式与其他档案有所不同，从某种角度讲，照片档案的整理更具专业性，不只是将照片档案保管下来，需要实现“收、管、用”并举，从而为日后的照片档案开发、利用、宣传、编辑等奠定坚实的基础。

（1）做好分类是照片档案整理的前提

照片档案与文字档案的不同在于其零散性较强，往往独立一张照片就可以形成一个单元，因此，合理的分类是揭示照片档案内容的手段，也是整理照片档案的前提。首先，分类要根据照片材料的性质和大小进行整理，把相同或相似的内容排放在一起。其次，为了今后检索的快速与准确，还要对照片档案进行文字说明，包括照片的题目、作者、时间、拍摄地点等，照片的文字说明需要在制作照片时同步进行，确保有图有文，最大限度地展示照片的各种信息，这些都可以作为信息搜索的依据。

（2）做好档案编号是照片档案准确利用的基础

档案材料都需要根据不同类别进行分类编号，在照片档案分类编号时需要实体与文字信息相互联系，而相互之间的联系主要依据档案号。因此，在编制照片载体时需要同时对多个相关联信息材料进行标记，确保各个载体之间的衔接。同时，在标记时要注意胶片载体在前，其他载体编制在后，这样可以达到相互间的联系，在今后的利用中只需要信息搜索便可以准确找到每件照片材料，保障照片档案查询的便捷与准确。

5.做好照片档案的保管工作

照片档案的保管和其他档案的保管一样，都是为了维护档案的完整与安全，但由于传统照片是光感材料制成，具有独特性，存在易燃、易腐蚀、易霉变、易划伤等问题。如果保管不当，就会造成照片档案资料的损失，而这些资料一旦损失就不可挽回，因此，保管的基本任务就是为了延长照片档案的寿命。

（1）建立独立的照片档案库房

考虑到照片档案的特殊要求，为了能更好地延长其寿命，独立的库房和专业的箱柜是必不可少的。因此，所购买的装具一定要用国家统一标准的照片档案册、底片活页本、防磁柜、磁带架等照片档案保管专用设备。此外，最好还能建立专用的照片档案库房，配备空调、抽湿机等控制设备，做好库房防火、防盗、防潮霉、防虫等工作。

（2）科学管理，定期检查

为了确保照片档案的安全耐用，除了选取合适的保管设备外，还要经常检查照片资料。定时开窗通风，留意温湿度的改变，采取科学的技术设施。对于使用较为普遍的照片，可以采用翻拍、扫描等方法复制样片，以此对原件进行保护。另外，定期抽查照片质量，对在检查中发现损坏的照片档案要及时修复。对磁带、光盘等定期翻录、异地备份等工作，也可以把以往确实具有保存价值的纸质照片用现代化手段扫描后转变为数码照片或刻录成光盘。努力确保照片档案的信息安全，减少后期因载体损耗或读取设备故障导致照片档案的信息丢失，保证信息安全。

总之，目前，照片档案管理还存在着诸多问题，档案管理原本就是一项长期、复杂的工作，所以需要档案管理人员和所有相关业务部门、二级单位相互配合，加强宣传教育，提高档案管理的认识，逐步完善照片档案管理体制，最大限度地实现其利用价值。这不仅需要投入更多的设施建设，更要提高管理人员的专业能力，加快照片档案管理的信息化建设，提高照片档案的管理水平，才能保证照片档案的完整收集及规范入档。每一个档案管理人员任重而道远，只有不断创新、学习，时刻把握时代机遇，有效利用照片档案信息资源，才能满足当下档案发展需求，为高校档案管理工作的不断发展贡献力量。

参考文献：

[1]张忠银.关于照片档案管理工作的几点思考[J]信息管理（上海），2010

[2]李 艳.档案馆藏老照片的功用之我见[J]黑龙江档案，2019

[3]董立霞.照片档案管理工作探讨[J]档案，2015

作者简介：祝家（1983—），女，汉族，上海人，本科，馆员，研究方向：档案管理。