高职院校行政管理类公文写作教育与实践探索

2022-11-02余小慧

公关世界 2022年19期

文/余小慧

目前，关于高职院校行政管理类公文写作的教育和实践的研究，事实上尚未进入真正的研究阶段，还有深入探讨的空间。虽然关于公文写作的文献较多，但是专门针对高校开展行政管理类公文写作的教育、研究和实践不多。大部分高校的行政管理类公文写作教育，仅停留于教的层面。高校公文写作教师未必有从事公文写作的教育经验，乃至丰富的行政经验，教育过程中只是依书直说，并不能把工作过程中真正有用的、有趣的东西教给学生。而另一方面，大量的高校行政人员在踏入工作岗位前并未受过严格、专业的公文写作训练，经常会出现写作上的不规范和缺陷，严重者导致呈报文件出现严重错误。

有鉴于此，为贯彻落实教育部《国家职业教育改革实施方案》等文件精神，进一步推动高校行政类公文写作规范性，积极探索和不断推动教育教学改革，笔者将在下文中分享本人从事高校行政管理和公文写作教育的经验。

一、高职院校行政管理类公文写作教育探索

公文写作教育的本质并非仅仅是教会学生如何写公文，公文写作教育的本质应该是教学生如何思考，在接受上级布置的任务后应该如何完成任务。过去的行政管理类公文写作教育往往仅仅停留于如何将公文写作课本上的知识传授给学生，将固有的不同文种的写作套路教授学生，比如写通知、请示、函、会议纪要、计划、总结、领导讲话稿、调查报告等各种文种的套路。过去采取这样的教育方式是因为大部分学生的知识不如高校教师的知识丰富，获取知识的来源和手段有限，但时代发展至今天，学生们随时可以通过互联网，通过百度等各种搜索引擎搜索得到自己希望获取的知识，不需要教师教授如何写作，直接复制、黏贴互联网的写作模板是一件非常容易的事情。但是，这并不能帮助学生适应纷繁复杂的社会，许多学生学习了公文写作以后并不真正明白公文应该如何写，公务应该如何处理。因此，作为高校行政工作者，同时又是教师的我们应该做到“育人先育心，教人先教理”。

1.用行政工作中的例子教育学生

（1）通知的写作。高校行政管理工作中，经常需要发通知，尤其是学校办公室、教务处、人事处、学生处等处室经常需要发紧急通知。通知一旦耽误，后果是会影响全校正常运转的大事，因此要通过教授通知的写作让学生明白通知的时效性特点，一刻也不能拖延。写作通知前先要搞清楚写通知的目的，通知的对象和通知发出后的效果。我们经常会在通知中出现时间错误、地点错误的尴尬情况，往往在通知发出被别人发现后，我们还要进行多次反复修改。通知在反复修改后造成的不良和不利影响是我们可以和学生讲解的反面例子，我们可以与学生开诚布公，坦言工作中出现的种种失误，让学生感受到通知虽然是最简单，使用频率最高，应用范围最广泛的文种，但是通知确实是最需要学生用严谨和专注面对的文种。

（2）请示的写作。高校行政管理工作中，经常需要向上级递交请示。请示的作用无外乎请示上级是否批准某个教育事项，是否能资助资金，是否允许增加编制或聘用人员，是否能建设某个项目。但是写请示的关键不在于写请示，而在于与上级有效沟通，务必要让学生明白，在未来的工作中，要请示任何事，都必须与上级有深入的沟通，某个项目能否做，某项资金能否申请，某些人员能否聘用都需要与上级教育行政部门电话沟通甚至面谈，应在行文前请示，否则自己的请示就算写得再好再感人，领导不批准，也是白白浪费功夫。

（3）函的写作。高校行政管理工作中，经常需要和校内其他部门和其他高校相互沟通，或与校内其他部门相互协作完成校内某项大型活动，或商量前往其他高校调研、考察或学习事宜。要使行政工作达到目的，完成工作任务，关键不仅在于沟通，更在于与人协作，请求帮助的诚恳态度。这种态度不仅体现于行文写作中，更体现于与其他部门和其他高校交流的过程中，因此要让学生明白，把函写好，写作水平不是关键，诚恳才是。

2.用行政工作中的例子感动学生

（1）计划的写作。高校行政管理工作中，经常要完成诸如学校十四五发展规划、专业建设发展规划、师资队伍建设规划等各式各类规划。规划的写作任务通常非常考验负责执笔的行政人员，首先执笔者需要对学校有全面的了解，对学校的办学理念、发展思路要有长远的眼光，规划、计划要有可操作性，既能催人奋进，又能保证目标的实现。计划或规划初稿拟定后，还要面向全校教师征求意见，根据全体教师的意见和校领导意见进行反复多次的修改。教师可以通过向学生讲授计划或规划的写作过程，让学生明白，要完成一个计划或规划首先需要熟悉学校现状，不断学习领会上级文件精神，更要广纳谏言，反复修改，才能完成好计划或规划的写作。

（2）报告、总结的写作。高校行政管理工作中，经常要递交各种报告、总结，比如高校教育质量年度报告、就业质量报告、创新强校工程实施报告、人才培养质量分析报告、实训基地建设报告、师资队伍建设报告等，比如在某项大型活动结束后完成该项活动的总结等。

大型报告的写作过程以及大型活动的举办过程往往需要综合运用好几种文种类型，比如在接到任务后需立即拟定通知明确工作任务分工，拟定阶段完成计划落实工作进度，拟定请示解决需要上级协助解决的问题，拟定函协调帮助部门与部门之间的沟通。在各部门完成部门总结后，还要进行材料的检查，材料的补充搜集和材料的整合。写作是非常需要安静的，教师在日间嘈杂的行政办公环境中无法完成工作，只能在夜间通宵加班完成，这似乎是所有负责文字工作的高校行政管理人员的工作常态。

通过教师本人的行政经验和工作经历的讲述，会让学生理解从事行政管理工作的种种难处，写作过程的种种难处，学生经常会被教师所讲述的经历和故事打动，对自己所学的专业有更深切的感受和更深刻的认识。曾有学生反馈：“如果看着自己写的文章会如老师一样，有像看着自己孩子的感觉，我想便算是成功了吧！”如果教师的公文写作教育能让学生产生这样的想法，我认为也应该是成功的。

二、高职院校行政管理类公文写作实践探索

从事高校行政管理工作的行政人员与其他机关单位相比，也有着较多的特殊性。他们许多是兼职行政人员，或者是外聘合同制人员。前者由于专业特点，并不擅长行政管理，只是由于学校管理需要，才负责上述职务；后者由于是外聘员工，福利待遇往往不高，流动性较大，岗位工作变动过于频繁，影响行政管理工作效率和公文的写作质量。

1.提高劳动报酬，加强工作责任意识

因此，对于兼职行政人员，希望上级能制定更多的规范政策和激励机制，保证其对于参与学校行政工作的积极性。对于外聘合同制人员，希望国家、教育部和各省教育厅能出台更多的资金资助政策和帮扶政策，帮助上述外聘合同制员工提高劳动报酬和福利待遇，让上述合同制人员无后顾之忧，才能安心工作、放心工作。此外，作为高校的行政管理人员自身也需要不断学习、领会党和国家的各级各类文件精神，尤其是要加强工作的责任意识，认真校对，反复检查，对自己撰写和上报的公文或各类文件切实负起自己的责任。

2.组织定期管理能力培训和公文写作培训

对于上述两类高校行政管理人员，学校必须组织定期培训。（1）组织管理能力培训。邀请相关专家，或通过网络继续教育方式，对上述人员开展管理能力培训，让上述人员明确高校行政管理办事流程，积极协调部门与部门之间的关系，灵活处理各项行政事务，善于解决突发性的各类问题。（2）公文写作能力培训。可聘请本校公文写作教师对上述人员开展公文写作能力培训。让上述人员熟悉不同种类公文，如通知、请示、函、会议纪要、计划、总结、领导讲话稿、调查报告等各种常用公文文种的写作特点、写作套路和常用语言。让上述人员熟悉公文的字体、格式、行距、排版要求，规范公文的版面。

3.组织行政管理类专业学生到学校各部门进行志愿服务、勤工助学或实习

对学习行政管理类专业的学生来说，能到学校各部门进行志愿服务、勤工助学或实习是最便捷，也是最有效的提高自己行政管理专业水平的方式。到学校各部门服务，不仅能减轻相关行政管理部门的工作负担，弥补人员不足的缺陷，还能有效锻炼学生，在真实的工作环境中学习各种行政管理技能和公文写作技巧。这是学生们非常乐于参与的，但由于学校各部门工作岗位有限，如果是通过应聘，无法满足全体行政管理类专业学生的需求，这就需要负责公文写作的老师、所属系部与各部门协调，定期安排流动岗位或固定工作时间段，满足全体学生的需要，增加未来就业的砝码。