高校办公室信息化管理运行机制与管理对策研究

文/哈尔滨工业大学 李哲 陈蕊 李勇

互联网、物联网、自动化办公系统的快速发展与应用范围的不断延伸，在一定程度上推动了行政办公方式的改革。以高等教育的发展为例，信息化技术被广泛应用到各个方面，包括学生管理系统、后勤管理系统等，而其中办公室信息化管理的实现及完善是近年来受到关注的重点问题之一。除此之外，大数据技术的应用促进了信息化的变化，这对于高校办公室管理的信息化建设与管理工作势必提出更高要求。为此，加深对高校办公室信息化管理运行机制与持续优化措施的研究具有一定现实意义。

一、大数据与信息化建设的关联性

（一）大数据理论简述。量化作为数据背景下一种重要的特征体现，代表着数据资源在逐渐趋向于大规模的方向发展。尤其在各类先进且具有一定智能化特征的有效支撑下，所表现出的数据类型日渐复杂，且多样性特征比较显著。海量数据的出现给具体的处理工作提出新的要求。基于此情况，大数据的价值密度较低，但在整体上具有高度信息化与形式多样化的特征。对大数据务必要从宏观视角出发，分析其内部环境以及管理要求，科学选择合适的载体与处理方法，强化数据的应用价值。除此之外，在大数据理论中，较为关键的一点是大数据安全问题。对于大数据技术的应用，有必要将大数据安全意识纳为主要研究内容。保证最终所获得的处理效果更符合需求，也能够切实做好数据安全相关保障工作。

（二）大数据与信息化建设的关联性。大数据具有海量化与多样性以及快速化等特征。高校信息化具体为计算机信息网络系统，针对学校教育与管理活动相关信息给予数字化处理，同时进一步加工形成信息资源。高校办公室进行信息化建设期间，大数据的广泛应用为其提供了全新方向，但也存在一定挑战。另外，高校办公室信息化建设借助于现代信息网络技术以及其他技术整合提升办公程序，最终实现单元式连接的快速整合，其核心目的在于持续强化办公室工作效率与质量。对于现代化信息处理技术的应用进行教学活动或管理活动相关信息的整合与分析，提取有价值的信息。只有如此，才能够为教学决策提供信息支持。

二、高校办公室信息化建设的重要性

近年来，各高等教育的改革均将信息化建设作为主要方向，而对于高校办公室信息化的建设，是迎合时代发展的必然趋势。高等教育中所应用的数据信息来源广泛且需求量较大，大数据技术能够为海量信息存储与处理提供技术支持。当前，国内各教育机构均越来越重视信息化技术应用的价值。为此，迎合信息化时代发展的需求、改变信息处理模式、持续强化信息化建设是现代高等教育发展的必然方向。同时，高校办公室信息化建设也是满足自身发展需求的必要条件。借助于现代化技术的支持，高等院校教育工作所面对的是全新环境，在工作实践中可能出现更多全新问题。进行相关方针的制定时，作为高校管理者，需要充分认识到实际情况，以便于作出具有科学性以及可行性的决策。高校办公室是高校内部关键机构，其职责在于进行信息的采集与传达，基于此项工作的重要性，必须要提升信息化建设速度。只有如此，才可确保对于信息处理与传达的工作效率及质量。另外，高校办公室的信息化建设是强化职能的有效手段。在信息化时代，立足于已有管理水平进一步强化科学化管理并提供信息化服务，是现代高校办公室发展的主要任务。信息化建设的价值有助于强化高校办公室协调性、服务性以及管理水平。

三、高校办公室信息化管理内容

（一）文件管理。在高校办公室相关工作内容中，文件管理属于基础工作。文件管理涉及上级教育部门下发的文件，以及对学校类似于公文等各项信息进行规划处理，包括签收与其他的整理。在现代管理体系中，处理文件的主要渠道包括邮箱和校园网两种媒介。官邮的功能比较突出，能够将重要文件进行规范输送，让不同校园主体对文件加以掌握，方便围绕文件内容进行有效探讨。校内所设置的邮箱通常能够为优化教学和办学提供一定的载体作用，在促使师生、教师之间更好地围绕校内的相关教学安排进行互动。能够在该载体支撑下优化对文档的管理，有助于确保信息的安全性及隐私性。校园网功能体现在促进师生互动支撑科研落实，逐渐成为各高校在信息化建设中的主要内容。校园网除进行校内相关信息发布之外，也可对外进行校内风貌与相关信息的发布。利用校园网可开展师资队伍建设与在线招生工作。

（二）档案管理。在高校办公室管理工作中，其中一点重要内容是对于档案的管理，档案管理是基础保障，促进相关教学与教研工作深化推进。在信息化发展目标导向下，需正确利用载体作用，依托大数据进行模型构建、信息整合，并做好系统归纳，同时提供相关信息化档案服务。在数字化环境下，高校内部原有档案管理模式显然无法满足信息化管理的实际要求。在传统档案管理模式中，比较常见的问题是档案损坏或丢失以及查询困难等。通过信息化建设，可将纸质版档案转化为电子文档，可进一步强化档案信息的安全性。同时，便于在海量档案中快速调取所需信息。

（三）教学资源与后勤。在教学资源分配方面，信息化的教务资源分配，预先将教师资历与学生情况等收录数据平台。依赖智能载体对校内具体的育人环境进行优化，发挥先进载体和智慧教室的助力作用。高校内部教育资源的分配，除教学任务安排之外，还涉及考试计划与学生培养计划等调整。科学合理地进行教学资源分配是落实学生教育培养计划，实现高校教育目标的有效手段。在办公室管理事务中，科研与后勤服务同样作为主要内容存在。对于后勤管理的信息化建设，主要涉及科研有关信息的全面整合、渗透，支撑学校教研创新事业深入推进。

四、高校办公室信息化管理现状

（一）电子邮件相关管理现状。各高校的办公室多存在针对复杂电子信箱管理的专业人员，属于信息化管理下常见现象。此类电子邮件作业的内容较为丰富且复杂，可针对特定人员发送文献，也可发送工具软件制作的档案。多功能邮件发送促使不同部门之间实现相关资源的快速共享与沟通。高效办公室管理员对于各类文件的处理，不必全部签字，可利用此种方式直接发送。也有部分高校在人事任命与任务下达中，借助于电子邮件进行。但针对需要签字与审核的文件，则不适合采用此种信息化手段，依然以纸质文档为主。

（二）管理职责权限相关现状。高校办公室管理内容繁多，日常任务涵盖范围广泛，为简化流程、降低任务复杂化、提升办公效率，需要形成一定流程，并明确相关人员职责，确保各项工作有序进行。办公室首要任务是掌握不同部门之间的工作情况，并确定各部门权责层次，设计细致且科学的权责表，并由校长审核。通过后可在网络平台公布，相关部门负责人签字，并充分认识自身职责权限。同时还需要将下发的内容传递到部门所有人手中，确保所有工作人员清楚个人职责。此种操作流程可减少不必要的责任沟通环节，提升所有人员工作效率。而立足于高校办公室视角分析，各部门或基层工作者均能够依据流程与职责完成各自任务，也有助于强化办公室日常任务处理效率及质量。

五、高校办公室信息化管理运行机制

（一）信息化管理系统的作用机制。首先，信息化机制对管理事务的应用。高校办公室信息化管理工作需要将大量信息转换为数据，发挥其在采集、存储等方面的有效功能，借助多种手段对重要信息进行规划设置。规范设置权限，以保证运行环境更符合安全标准。推动共享服务在良好机制保障下有效执行，有助于预防决策性冲突。其次，信息化的协调性功能价值比较突出。遵循协调发展原则就相关工作机制进行规范设置，促使办公室各个岗位之间保持良好的沟通与协作关系，以协调为先导，改善整体的应用环境。将各个部门所产生的数据进行衔接与整合，然后规划设置具体的管理系统，保证最终所获得的管理目标更精准，落实不同办公室部门的职责与权限。

（二）办公室对信息化管理系统的监督机制。首先，高校办公室管理机制对于信息化机制的反馈。在高校办公室管理工作中引入信息化系统，而管理机制针对信息化机制，也将具有反馈调节作用。信息反馈具体指向的是为处理信息化建设期间信息不通畅等问题，基于信息化平台实现信息自主交流。基于信息化所落实的管理决策方法在实效性方面所彰显的特点与优势是比较突出的。通过有效的评估能够精准识别和判断在运行中表现的风险，然后做出有效调整，真正维护整个系统内部的环境安全。也能够经过有效的决策分析出具体的效益，了解真实存在的隐患，然后定位接下来的调整目标。这一机制对于促进数据任务有效执行具有积极影响。同时对管理资源的分配进行优化，有助于预防缺乏可行性决策的执行以及相关资源的浪费。

六、高校办公室信息化管理优化建议

（一）整合信息化子系统形成协调机制。现阶段国内普通高校信息化校园建设初见雏形，但对于多种子系统的应用及整合存在一定缺陷。信息化校园建设中相关子系统，包括教务系统与科研信息系统以及办公自动化系统等，基于无法实现完全信息整合，则不利于不同子系统之间的资源互通。为了实现此方面的有效优化，高校务必要从信息化改革角度出发，对相关管理机制做出改进。以协调发展为纲领，做好统一协调工作。健全管理机制的同时，要从各部门工作机制和类型出发，对职能进行规划设置，便于信息化管理活动的顺利进行。规范化设置与管理有关的战略目标，结合办公要求，对信息化实操流程以及注意要点进行完善并做好相关的补充工作。充分整合信息化管理网络相关资源，以便于强化管理数据的集成与共享。

（二）创建并完善元数据管理策略。近年来，高校规模不断扩大，为相关管理工作带来一定挑战，例如在学生相关事务管理工作中涉及的信息量快速增长。同时，不同类型事务信息之间的关联性不高，而文件中存在大量冗余信息，信息的处理与资源整合难度较大。应对此情况，在信息采集期间，应围绕基础信息就平台本身应该彰显的检索功能模块进行规范设置。凸显智能化、自动化特征，然后在多种技术依托下对具体的管理模式进行创新。在形成自主检索体系之后，解放管理人员的工作负荷，促进相关检索工作高效落实。也可以在大数据多项功能辅助下对管理系统的内部组件以及软硬件设施进行不断完善。

（三）基于动态信息管理系统实现数字化校园。正确看待办公信息化发展需要，遵循动态原则对管理的系统与运行模式进行多元创新。明确动态管理对于预防不良风险、促进管理进度高效落实的积极影响，真正解决资源冲突等各类问题。也可以在该体系支撑下对校内所包含的资源进行智能分类、优化配置、高效利用，降低在此方面的管理成本，促进学校各项办学工作在良好资源条件下有序进行，也能够为学校规范落实相关的教研工作提供一定的数据与信息参考，切实保证科研资金配置切合实际，也能够促使各部门以及各负责人深入沟通，在数据信息有效对接和共享前提下高效完成协作。

（四）维持充足的信息共享与风险防控。在信息化时代，信息安全尤为关键，高校办公室信息化建设及信息化管理需要充分重视信息安全问题，就职责范围以及所属内容进行规划。做好任务分工，对部门职责进行精准定位，保障与信息处理有关的采集活动顺利进行。同时需要强化对质量与安全的优化管理，从人员队伍配置与专业建设出发进行干预，做好信息规划处理。在信息共享与风险控制体系下，能够确保办公室人员安全高效进行资源交互与共享。同时，有助于保障成员隐私信息的安全性。

七、结语

高校办公室信息化建设的核心目的在于，进一步强化工作效率及质量，满足高等教育现代化发展的实际要求。在办公室信息化管理中，大数据技术为信息采集与处理提供了重要支持。为保障办公室信息化管理活动的顺利进行，可从强化子系统关联性、建设数字化校园等方向入手。