浅谈基层干部人事档案信息化建设之路径

文/随州市组织工作综合信息中心 林雯雯

《干部人事档案工作条例》（简称《条例》）颁布后，干部人事档案信息化建设在全国全面展开，相对而言，地级市和经济发达的县市区速度快些、步子扎实些。基层尤其是条件差一些的地方，步子要慢些、质量也不容乐观，本文将其归纳为四个“不相适应”，并在认真分析的基础上，提出四项应对措施。

一、档案信息化建设中四个“不相适应”

（一）思想认识与信息化建设的要求“不相适应”。信息化能以很小的容积收储下海量的干部人事档案资料；能以最快的速度为使用者提供最全面、最真实的情况，是做好干部工作的有力保障。全体人员尤其是领导干部和干部人事档案工作者，必须高度重视干部人事档案信息化工作，将其作为抓好党的建设的重要环节来抓。从认识上来看，在基层存在着较大差距：一些领导干部认为，具体干部我们天天见面，有的还是我们看着长大的，要提拔哪个干部我们闭着眼睛就说得清，哪还用得上搞什么信息化呀？有些干部人事档案工作者认为，干部档案就是那么几张纸，每年的材料往里面一装就行了，根本用不上搞什么网络。有些管人管钱的部门则认为，现在编制本来就不够用、经费那么紧张，哪还顾得上给管档案的增编制、拨经费、派干部？这些观念严重影响着干部人事档案信息化建设。

（二）基础设施与信息化建设的要求“不相适应”。干部人事档案信息化建设对基础设施的基本要求是：必须有一套完整的、布局合理的库房；必须有一套与档案管理要求相适应的、配置齐全的设施。如：除湿、保持恒温的设备等；必须有一套完善的网络系统。基层的现状则是：有的单位由于管理的人事档案相对少一点儿，就在几个人合用的办公室里增加了几个柜子作为干部人事档案专用。有的虽有一间库房，但其他什么设备都没有，甚至连空调也没有配备。有的有库房、有一定的设施和微机，但却没有网络系统。

（三）队伍建设与信息化建设的要求“不相适应”。干部人事档案信息化建设对从事干部人事档案人员的基本要求可以归纳为“三高”：一是政治素质高，具有高度的政治敏锐性和耐得住寂寞的黄牛精神；二是道德素质高，具有全心全意为每一位干部服务的理念；三是知识素养高，不仅要有专门的档案工作知识，还有较强的综合分析和全方位沟通的能力，更要有熟练的网络知识和操作技能。从基层的实际情况看，差之甚远：1.编制参差不齐。有的是行政性质，有的是参公性质，有的是事业性质，有的根本没有机构。2.人员配备参差不齐。有的有专人但不专职，有的有兼职但不固定，经常换人，有的兼职人员还是临时工。3.人员素质参差不齐。从身份上看，有的是公务员，有的是参公人员，有的是事业性质，有的是临时工。从文化程度上看，极少是本科生，多数是专科生，还有的只有高中或中专文化程度。从实际工作能力看，有的接触过档案工作，了解一点儿档案工作知识；有的只会微机的基本操作方法，打打字查查资料还可以，其余就无从谈起；有的则是只能收发档案，装装资料、看看门。

（四）管理情况与信息化建设要求不相适应。干部人事档案信息化对档案管理有较高要求：一是建得准。根据《条例》规定：“组织人事部门及其干部人事档案工作机构在干部人事档案数字化过程中，应当严格规范档案目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理等基本环节，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致。”二是转得稳。《条例》规定：“转递干部人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，转递单位和接收单位应当严格履行转递手续。”三是补得全。《条例》规定：“干部人事档案工作机构及其工作人员应当按照相关标准和要求，及时收集材料，鉴别材料内容是否真实，检查材料填写是否规范、手续是否完备等；对于应当归档的材料准确分类，逐份编写材料目录，整理合格后，一般应当2个月内归档。”一部分基层单位的实际情况则是：从信息化的基础性工作——电子档案录入来看，不少单位采取的办法是对现有档案直接录入，根本没有完善现有纸质档案。从干部档案转递工作来看，对本县市区以外的单位来说，基本能按《条例》要求来做，但在本县市区内却是另一番景象了，一个电话，档案就能运行起来，有的由于看后不及时归还，又无转递手续，导致要用这个干部的档案时，怎么也找不到地方了，有的甚至丢失了！从完善干部档案资料看，有的是各单位报什么资料就往档案袋里装什么，根本不去审查和鉴别。有的是各单位资料送来后，就随手一放，不再理睬了，对现有的档案资料也不去审核。导致组织要使用哪个干部时，档案里不是缺这就是少那，有的甚至缺关键性资料，硬生生影响了干部的正常使用。

二、做好档案信息化建设的四项措施

（一）提高认识是前提。首先，领导干部尤其是一把手的认识要上去，领导重视了，问题就迎刃而解了。现在，干部人事档案工作信息化的步子慢，关键就卡在领导干部那里。其次，干部人事档案工作者的认识要上去，他们的认识上不去，再好的信息化设施都会成为摆设。再次，全体人员的认识要上去。只有干部人事档案信息化工作变成了全体人员的自觉行动，干部人事档案信息化才能处处是春天，路路都畅通。提高认识要抓好三点：1.大张旗鼓地宣传《档案法》《条例》，我们要充分利用报纸、电台、电视台等宣传工具，把《档案法》《条例》宣传得家喻户晓、人人皆知。2.将《档案法》和《条例》及干部人事档案信息化的主要内容、重大意义制成小册子，通过组织全体人员学习、开展知识竞赛等活动，使《条例》、信息化内容入脑入心。3.将各单位学习《档案法》《条例》情况作为年底工作检查的一项内容，并形成制度，确保学习时间、效果得以落实和保证。

（二）打牢基础是关键。各级领导干部要站在抓好干部人事档案信息化建设就是抓好党的建设的高度来抓干部人事档案信息化工作。全力支持本地区本单位干部人事档案信息化建设。1.应按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。档案数量较少的单位，也应当设置专用房间保管档案；2.配齐配套设施，如除湿机、空调、报警器等设备，确保档案存放质量和安全；3.《条例》要求，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案管理体系。要建设一套具有现代化管理功能的网络系统，并且根据科学发展情况给予及时更新。

（三）建好队伍是根本。各级党委（党组）一定要根据《条例》要求：“组织人事部门应当选配政治素质好、专业能力强、作风正派的党员干部从事干部人事档案工作。”“强化党性教育和业务培训，从严管理，加强激励保障。”选拔、培养、教育出一支过硬的干部人事档案工作队伍。1.一是在机构编制上给予保证。管理档案达到1000卷的应当定编1名专职人员；管理档案达到1500卷以上的要设立干部人事档案管理机构，机构性质和档案管理机构所在单位性质相同，单位级别应和所在单位科室等同。2.建立科学的选拔标准。这个标准就是政治上可靠，对党一定要忠诚；道德品质好，把高速优质为干部服务作为自己的工作目标；业务素质高，熟悉干部人事档案工作业务，熟练掌握信息化操作技能。3.建立一套科学的奖惩、福利待遇机制。一是按照《条例》规定，制定一套既严格又切实可行的奖惩规定，并有效运行；二是按照人员流动规定，对在干部人事档案岗位工作年限、进出条件等作出明确规定，使大家进得来出得去；三是按照福利待遇规定，对在岗人员的提拔任用、职称评定、福利等给予具体规定，使大家有干头、有盼头。4.建立学习培训规定。对干部人事档案工作者每年参加培训时间作出具体规定，使之不断更新知识。对在岗学习研究提出具体要求和激励办法，促使大家在岗成才。

（四）科学管理是保证。科学管理是干部人事档案信息化的一个重要环节，必须抓好抓实。1.精准采集。在建立电子档案之前，一定要先对纸质档案进行严格认真的筛选，做到精和准，然后建立电子档案工作。2.及时完善。干部人事档案管理是一个动态过程，一名干部的档案，基本每年都会有材料进入，一定要及时审核、及时归档，并及时对电子档案进行调整。3.安全转递。对调出调入干部的档案，一定要认真审核，问题必须弄清、材料必须补齐，并建好电子档案。对确实需要借阅调阅档案的，必须严格审批程序，必须按时归还。对归还的档案必须认真核对，确保档案完整无缺。4.健全制度。一是制度要全面。要有建立档案的要求；要有管理档案各个环节的要求；要有对档案工作者的要求；要有安全、保密、法律法规等方面的要求；使干部人事档案信息化工作的每一个环节都处于制度的规范之中；二是制度要细化、具体，用字用词都要准确无误；三是便于操作。5.严明纪律。一是经常组织干部人事档案工作者学习《条例》相关规定和本单位的规章制度，使之内化于心；二是每半年对本单位执行纪律和规章制度情况进行自查和讲评，兑现奖惩规定，并将详细情况记录在案，使之外化于行。

综上所述，基层干部人事档案信息化建设工作中虽有些不足，只要我们认识上去了，措施力度大，工作劲头实，人力物力足，咬定青山不放松，基层干部人事档案信息化一定能早日实现！