浅谈荣誉档案的创新管理

文/上海中国航海博物馆 赖娜

随着互联网技术的发展，荣誉档案特别是荣誉信息的利用价值越来越高，但是，荣誉档案管理方面的国家标准缺乏，各单位对集体荣誉和个人荣誉管理方式相对落后，不能满足于当前荣誉信息利用的需求。因此，如何做好单位的荣誉档案管理工作，具有重要的研究价值。

一、荣誉档案概述

（一）荣誉档案的定义。荣誉档案的定义可以概括为单位各项工作中个人或集体所取得的优异成绩，得到上级、同级领导或部门的称赞、表彰或奖励所获得的奖章、奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书等各种形式的文件及实物。荣誉档案记载每个历史时期、阶段单位各个领域所取得的成绩，再现全体工作者奋力拼搏的风采，是单位档案的重要组成部分，真实反映单位的历史足迹。荣誉档案是单位档案的重要组成部分，也是单位在各项管理工作中已经办理完毕的具有重要保存价值的一手材料。

（二）荣誉档案的特点。1.荣誉实物分类丰富，保存方式繁杂。按照载体形式不同，荣誉实物可以分为奖杯、奖状、奖牌、锦旗、证书等形式；按照奖励内容不同，荣誉又可分为竞赛等级排名、授予荣誉称号或特色称号、荣誉基地等多种类型；按照奖励对象可以分为集体荣誉和个人荣誉；按照奖励级别，可以分为国家级、省市级、区县级及区县级以下。2.荣誉档案分类复杂，保管难度较大。根据荣誉档案的形成过程分析，荣誉档案归档范围包括收到荣誉申报通知、组织和提交荣誉申报材料、荣誉评审、结果公示以及荣誉奖励实物、荣誉证书、新闻宣传等7个阶段，其过程中收集的通知、申报表、公示文件等档案纳入文书档案，荣誉奖杯、奖牌、证书等属于实物档案，如有电子照片、光盘则需纳入电子照片和特种载体管理。为方便查询，各种类型的档案载体之间需建立关联互见，而个人荣誉原件一般归个人保管，其复印件和相关材料纳入人事档案管理。

二、荣誉档案的价值

荣誉档案作为档案的一种类型，是本单位在各项管理工作中已经办理完毕的具有重要保存价值的一手材料。

（一）档案价值。荣誉档案作为单位档案的一部分，记录和反映了单位自创建起的每个历史阶段在各个领域所取得的成绩，再现当时全体工作者的奋力拼搏精神，是单位档案的重要组成部分，真实反映单位的历史足迹。荣誉档案具有档案的原始性价值。

（二）信息价值。被授予荣誉是上级部门对集体或个人在某一阶段或某一领域所做出成就的总结和成绩的肯定，单位在拟写年度报告、工作总结及数据汇报等工作时，都会将荣誉数据作为重要的素材。比如，《上海中国航海博物馆2020年工作总结》中描述上海中国航海博物馆2020年“获得中央、部（市）、区级等集体荣誉17项、个人奖励23项，成功创建‘国家一级博物馆’、第六届‘全国文明单位’”。同时，个人荣誉也是个人年度总结、再申报个人荣誉、人事档案的重要信息素材。

（三）宣传价值。荣誉展示是本单位宣传工作的一部分，用以展示本单位的精神风貌。一般单位在正门或者大厅醒目位置设置荣誉墙，用以展示本单位近年来荣获的重要的荣誉和称谓。此外，对于一些荣誉评定后需宣传以告知广大群众知晓并接受广大群众监督，相关荣誉管理办法会列出悬挂展示要求。比如，上海市民政局2020年12月9日印发修订后的《上海市公益基地创建与管理办法》中规定“第八条（标识管理）公益基地实行统一标识，被命名的公益基地应当在显著位置放置公益基地标识，标识由市民政局统一规定”。

（四）激励价值。个人荣誉不仅是对个人在某项工作中的肯定评价，而且这些个人荣誉也将作为员工考评、职称评定、职务晋升的参考凭据，对个人具有双重激励价值。团队荣誉一般存放在相关部门，比如上海中国航海博物馆“牛庄灯船”抢救性保护修复工作小组荣获“2020年度上海市交通委青年突击队”，牌匾在单位藏品修复部展示。一方面，是对该部门在“牛庄灯船”修复工作中奋斗拼搏的总结性反馈；另一方面，是激励本部门在后续工作中继续发扬艰苦奋斗、克难攻坚的精神。

三、荣誉档案管理存在的问题

（一）荣誉档案管理规范缺失。截至目前，国家相关部门没有出台荣誉档案及相关实物类档案的管理办法。随着各单位业务的不断发展进步，获得的荣誉类型和数量都不断增多，在缺乏荣誉档案相关管理规范的指导下，单位荣誉档案管理思路存在各种问题，造成荣誉档案的归档范围界定不清，甚至管理失控。目前，将荣誉档案纳入管理的单位大多保存集体荣誉实物本体，但荣誉实物本体所能反映的荣誉信息是很少的，缺少荣誉评定文件支撑的荣誉信息无从查看。

（二）荣誉档案管理方式落后。对于集体荣誉，部分单位根据实际工作情况制订荣誉管理相关制度，比较常见的是将荣誉和印章、纪念品等合并作为实物档案管理，其具体操作停留在著录题名、来源单位、地点、时间、保管期限、互见号、存放地点等基本信息，没有考虑到荣誉档案的利用价值和信息价值。另有部分单位因缺少荣誉档案管理制度，造成荣誉档案管理失控。一般情况下，个人荣誉的奖励证书原件由个人管理，重要个人荣誉证书复印件由单位人事管理部门归入人事档案管理。但是，个人荣誉的获得也是依托单位的工作内容，个人荣誉是反映本单位工作成绩的重要依据，但荣誉证书复印件不能反映荣誉评定的全过程。随着人事的变动，在缺乏管理的前提下造成重要的个人荣誉信息缺失，也失去了后续相关工作的参考价值。

（三）荣誉档案信息收集困难。按照实物档案管理规范，荣誉档案著录信息包括题名、来源单位、地点、时间、保管期限、互见号、存放地点等。一方面，荣誉档案的利用是荣誉实物图片的呈现；另一方面，是荣誉的信息利用。比如“上海市博物馆运营数据”要求统计市级以上荣誉的数量及名称，“上海市文明单位评定”要求提供已经获得市级文明单位的次数，中国航海博物馆以PPT形式向上级汇报工作时会展示单位重要荣誉照片，等等。这些信息显然超过荣誉档案著录信息内容。荣誉档案管理的目的之一是利用，荣誉档案管理要充分考虑荣誉档案信息收集的全面性，以便于实际利用。

四、加强荣誉档案管理的具体措施

（一）加强荣誉档案收集意识。对于一个单位来说，其团队的每一位成员或组成的小团体都可能获得不同的荣誉，做好荣誉档案收集具有一定的困难。因此，单位一定要加强荣誉档案归档意识，让每一位工作人员都了解荣誉档案归档的内容、重要性，做好荣誉评定前通知和申报材料的收集，以及荣誉评定后公示材料的收集。通过增强个人档案意识，实现荣誉档案应归尽归。

（二）完善荣誉档案管理制度。一方面，完善荣誉档案管理制度需要依托国家相关部门出台指导意见；另一方面，各单位需要制定符合本单位实际情况的相关管理制度。制度的内容包括明确档案归档范围，档案信息著录字段属性，相应实物和图片信息要求以及荣誉档案整理、保管、利用等方面，避免管用分离。

（三）丰富荣誉档案信息资源。荣誉档案管理的目的是利用，在荣誉数据统计中，比较常见的是区分等级，比如统计国家级荣誉、省市级荣誉数量。所以在荣誉档案归档时，其档案信息数据要登记齐全完整准确，以便于统计利用。此外，单位在向上级汇报工作或向社会公众宣传时，一般会通过文图结合的方式，所以荣誉档案管理不仅包括实物管理，还应满足现代化信息管理，对实物档案进行数字化。因此，荣誉档案信息管理可以通过单位引入档案信息系统，设定荣誉档案管理模块，登记著录信息数据字段，并链接荣誉档案数字化资源。在“互联网+”时代，荣誉信息共享十分便捷，做好荣誉档案信息收集有以下优势：一方面，可以避免荣誉档案管理和荣誉档案统计的重复劳动；另一方面，可以确保在荣誉信息利用时图文并茂、信息准确。

（四）创新荣誉档案管理方式。我国档案“集中统一”的管理原则，基于荣誉实体载体形式丰富，荣誉档案载体不同，在互联网时代，各单位要创新荣誉档案管理方式。第一，荣誉信息要集中统一。各部门在工作中获得荣誉后，要及时将荣誉信息汇总到档案员，评定荣誉的档案材料和荣誉结果要及时移交档案管理部门。第二，荣誉实体集中。单位可以通过荣誉室、荣誉墙等方式展示荣誉，部门可以通过在荣誉室举办各种活动以增强团队凝聚力，促进团队的向心力。第三，对于重要的个人荣誉，可以通过协商等方式将其收入单位档案室保管和展示，以保存重要信息。

（五）搭建荣誉信息管理板块。互联网时代，档案信息系统是博物馆智能化发展的必然要求。在档案信息系统中搭建荣誉信息管理板块，不仅可以实现荣誉信息及时登记，荣誉照片及时上传，与荣誉申报过程中的相关文件建立关联。同时，在荣誉信息利用时，通过档案信息系统更方便获取。甚至有些单位的档案信息系统与OA系统直接嵌入，可以建立网上荣誉墙以展示本单位重要的集体或个人荣誉。