融媒体视角下高职院校办公室管理工作创新思考

2022-11-01山东畜牧兽医职业学院栾琦

办公室业务 2022年14期

文/山东畜牧兽医职业学院栾琦

高职院校办公室作为学校运行和管理的核心、轴心、中心、重心，必须要精准确立工作目标和重要决策。要实时关注社会热点和政治经济发展态势，对高职院校办公室管理机制和工作方法进行创新和改革。要对接外界环境变化，科学引进先进管理经验和理念，逐渐实现高职院校办公室管理的精细化和科学化。融媒体时代，高职院校办公室要科学引进最新技术优化过程，并真正发挥自身的职能功能和作用，做好学校管理和运营的后勤保障。管理人员要细化工作内容，夯实主体责任，有计划和规范性地部署工作任务，确保高职院校办公室管理工作扎实落地。高职院校办公室管理工作的创新被归纳到融媒体视角下进行审视的整个过程中，必须在技术和制度等层面进行创新。要将融媒体技术科学融入高职院校办公室管理工作中，并生成具有时代实用性和现实应用性的新工作制度、规则、规范、标准、流程。

一、高职院校办公室管理工作的核心作用

（一）后勤服务。高职院校办公室作为综合性管理部门，需为生产、运营、营销等各个部门做好后勤服务。要管理好职工的考勤，确保各个部门和岗位有序运转和运作。高职院校办公室需充分发挥后勤服务的作用，在内部协调方面发挥积极影响力，并能做好外部交流和沟通工作。以高职院校办公室为中心开展的管理活动，必须要与时俱进，不断提高工作人员的职业素养和能力，确保他们具备现代化作业技能。高职院校办公室运行和管理要立足于复杂和开放的社交生态中，要全面分析社会发展态势和网络生态，科学制定人员管理规范和规定，增强制度管理的实用性和普遍性。要根据人性制定规则，高职院校办公室管理要充分体现道德伦理，要构建和谐、健康的工作环境，进而才能充分保证各个岗位职能功能发挥。各个岗位是学校这个大机器的零部件，必须充分保证个体和局部关系的协调性，才能保证整个组织的有序运营和正常经营。

（二）学校形象建设。融媒体视角下，要对高职院校办公室管理的作用和职能建立新的认识，既要做好传统的档案管理和人员调配工作，还需全面履行学校形象建设的重要职责。要动态关注网络舆情，对学校在整个社会的形象和网络影响性质进行客观分析，继而生成具体的对策和方案，不断提升学校的社会形象。应将品牌文化宣传和学校形象建设作为新的工作内容，将其归纳到对外交流和沟通的基本工作内容中。要加强网络平台的舆情监测，根据用户和普通网友的反馈，科学地对高职院校办公室管理内容和方法进行优化，确保重要的网络信息直达高层，以保证及时对网络舆情给予有效应对，避免出现负面影响扩大化及严重化。从这个维度来看，当前高职院校办公室管理工作发挥了重要的宣传和推广作用，需将学校形象建设作为工作重点，生成新的工作流程和管理制度。

（三）监管作用。高职院校办公室工作内容较为繁杂，涉及的内容和部门较多。要对所有部门人员的考勤和薪资进行统一管理，并对职工的行为规范进行全程化的理性监督。必须充分发挥高职院校办公室的监管作用，确保职工全身心投入工作，为学校创造更大的经济效益和社会效益。尤其要加强发文、盖章、接待、办公费用支出等工作的监督和管理，利用科学的规范制度进行全程化的监管，确保各个人员各司其职，规范化操作，有序推进和完成各项工作任务。若监管不到位，导致公章乱用问题频发，会给学校经营和管理带来极大的风险和安全隐患。必须充分发挥高职院校办公室的监管作用，在工作细节中进行有效的质量把控。

（四）舆情应对。高职院校办公室工作的任何部分和环节，都会对整个学校的工作进程和项目完成效果产生十分重要的影响。高职院校办公室管理是学校正常运转的重要保障，需始终秉承“从严、从实、从细”的原则，构建系统和完善的制度体系。而融媒体视角下审视高职院校办公室管理工作的创新，能增设舆情应对工作模块，要扩大既定的管理范畴和工作空间。不局限于传统的实体空间，对内部人员行为规范进行管理，还要加强对外连接和交互。高职院校办公室管理人员要实时监测网络舆情，关注各个新媒体平台是否出现对学校形象有影响的言论，由此，根据具体情况，快速做出反应和反馈。融媒体背景下，高职院校办公室必须肩负舆情应对的重要职责，要遵循社会发展规律和网络运行方式，科学制定舆情监测和应对机制。

二、高职院校办公室管理工作的主要特征

（一）政策性。高职院校办公室不仅要根据各部门的需求提供相应的服务，还要执行上级下发的各种文件，保证各项制度和规范的有效执行。融媒体环境下，高职院校办公室管理必须具备较强的政治敏锐性，要对学校内部政策和外部行业新规进行深度解读，并将重要内容传达到各个部门和人员，要真正展现出鲜明的政策性。这是新时期高职院校办公室人员必须具备的职业素养，更是新时代中国特色社会主义对学校管理提出的新要求。高职院校办公室管理人员要形成良好的政治素养，并自觉提升自身的执行能力，确保各项政策制度和法律法规有效落实及严格执行。

（二）新闻性。高职院校办公室管理工作必须做好上传下达，加强各个部门和各层级职工之间的沟通。要根据学校发展的战略规划，将近期的重大活动和事件进行有效和全面宣讲。同时，要紧跟实事，将社会和行业发展的最新动态及时反馈给相关部门和管理人员。融媒体视角下，高职院校办公室管理人员要利用新媒体平台采集利于学校发展的各种信息，为组织目标和决策定位提供有利的参考依据。高职院校办公室管理工作展现出鲜明的新闻性，必须做好重要信息的传播和舆论导向，促进所有职工自我完善和反思，各部门人员形成强大合力，共同推动学校的创新和稳健发展。

（三）统筹性。高职院校办公室管理是学校运转的中心，必须统筹好所有后勤和行政服务工作。要最大程度体现高职院校办公室的协调统筹功能，有效应对各个部门间的矛盾和冲突。要围绕学校的生产和经营活动，有秩序地进行安排和协调，确保各个工种和部门顺畅推进相关工作。高职院校办公室作为学校管理的轴心，需在各个工作中展现鲜明的协调管理性能，科学统筹和部署各项高职院校办公室管理工作，为学校的健康和有序运营提供扎实的保障。

（四）技术性。社会现代化建设的新时期，学校若想获得创新和高质量发展，就必须及时引进现代管理技术。融媒体视角下，要注重利用现代社交工具进行对内和对外沟通。利用技术手段提高高职院校办公室管理质量和效能，并充分体现运行和监管的技术性。既要充分发挥现代管理技术的优越性，还能利用融媒体技术采集更加可靠的信息数据，用以支撑目标和决策定位的精准性和科学性。融媒体时代，高职院校办公室管理工作的创新，必须注重凸显技术属性，不仅要采购先进的办公设施设备，还要开发与设计最实用的高职院校办公室管理软件。构建现代化的高职院校办公室管理工作平台，在技术要素的驱动下，全面提高管理质量和效率。

三、高职院校办公室管理工作创新的要点

（一）尊重职工个体间的个性化差异。融媒体视角下，在高职院校办公室管理工作创新的整个过程中，既要注重软实力和硬实力的提升，还要尊重职工的个性化差异。制定和实施新的工作制度和规范过程中，要根据职工个体在职位和能力等方面的差异性，有层次和人性化地推进各项工作。高职院校办公室管理工作方法和模式的创新，要增强职工的工作获得感和幸福感，确保他们利用现代管理工具有效提高工作质量和效率。利用技术手段优化工作流程，将人员从机械化的工作中释放出来，鼓励他们积极和深度参与到技术集成创新中。要根据职工的职业规划和综合能力，科学制定岗位调整计划，既要在物质层面加强管理，还要为职工提供高质量的服务。充分尊重职工个体间的个性化差异，科学地对高职院校办公室管理工作进行创新和改革。

（二）重视推动学校和职工高质量发展。高职院校办公室作为学校管理的重要职能部门，必须根据整体发展框架和战略决策，科学地对工作内容和责任进行细化，要注重推动学校各项工作高质量发展。制定新的管理制度和章程时，既要考虑学校战略目标的实现，还要关注职工个体自我价值实现的资源需求。高职院校办公室管理必须做到刚柔并济，不仅要在制度方面进行深层次的创新，还要加强学校文化建设，创建一个健康和优质的竞争环境。高职院校办公室管理工作的创新，要为学校项目运作提供稳定的运转平台，更要为职工的能力提升和职位晋升提供更多便利条件。确保职工与学校协同发展，沿着正确目标和方向共同努力。高职院校办公室要充分发挥舆情应对作用，根据内部职工和外部反馈，科学地对管理制度和工作流程进行创新。

（三）关注现代信息技术发展的前沿动态。高职院校办公室管理工作的创新，必须要深度嵌入市场环境。根据整个社会的发展趋势，聚焦重点领域和行业进行舆情监测和信息管理。要动态关注现代信息技术发展的前沿动态，将利于高职院校办公室管理质量提升的先进技术科学介入相关工作中。要从融媒体视角全方位审视高职院校办公室管理的现实意义和各种问题，并采用技术手段进行有效应对。

四、高职院校办公室管理工作创新的策略

（一）精准定位管理目标，建立健全高职院校办公室管理机制。管理人员要发挥目标导向功能，通过精准的定位管理目标，科学地对高职院校办公室管理工作进行创新。高职院校办公室管理要充分体现政策性和统筹性特征，要在制度创新中做好质量把关，生成具有监管作用的新制度，并保证上层领导制定的政策扎实落地。高职院校办公室要借助融媒体技术采集可靠信息数据，理性分析工作问题和各岗位职工的个性化需求，构建科学和完善的高职院校办公室管理长效机制，要成为各个部门深度合作和有序运转的润滑剂。管理人员要制定科学的公章使用制度，安排专人进行管理和跟进，尽量杜绝公章乱用的问题。根据各个部门的工作性质，科学设计上下班时间，进行人性化考勤管理和绩效评价。要通过科学的制度创新，创建一个公平和公正的工作环境，为学校的稳定发展和正常运转奠定扎实基础。

（二）善用融媒体技术，构建智慧的高职院校办公室管理平台。高职院校办公室管理人员要将融媒体技术科学应用于高职院校办公室管理中，要构建现代化的工作场景和交互情景。设计与应用智慧的高职院校办公室管理平台，借助融媒体平台，实现跨越时空的交流和沟通。无论是对内的员工培训和政策落实，还是对外的交流和沟通，都可利用融媒体技术优化工作程序和流程，确保重要信息直接传送既定对象，避免出现信息不对称而产生无效沟通问题。从某种角度来说，高职院校办公室沟通机制的合理性和有效性，会对最终的管理质量和效果产生关键影响。在上传下达的整个过程中，若不能提高沟通质量和效率，不利于高职院校办公室管理效能的总体提升。因此，必须借助融媒体平台进行线上和线下多渠道的沟通，不受地域和时间的影响，将重要信息直接传达给相关人员，并能快速获得反馈，确保各项工作按照预期设定流程进行推进。要利用智慧的高职院校办公室管理平台，实现多模块和多模态的管理和服务。例如，借助政策宣讲模块，将内部和国家政策快速及时传导给职工，并保证他们正确解读和精准实施。利用意见反馈模块，鼓励职工积极表达观点，并对高职院校办公室管理工作的创新提出建设性的意见。高职院校办公室管理人员要广开言路，虚心吸纳各方意见和建议，并理性归纳和整理相关信息，进而更加具有针对性地对工作内容进行细化。

（三）开通舆情监测和管理模块，设计科学的信息管理制度。融媒体时代，高职院校办公室管理工作的创新，要真正发挥监管作用和舆情应对作用。要根据新时代发展特色和趋势，开通舆情监测和管理新模块，重点监测学校在社会和网络中的舆论，并通过制定科学的信息管理制度，专业化和科学化处理网络消极舆论影响。围绕学校产品和服务引发的负面舆论，管理人员要按照流程和标准，科学制定应对策略，由此有效管控舆情管理风险，并能快速处理各种网络舆论问题。

（四）瞄准学校宣传核心，扎实和深入强化“融媒体”。融媒体时代，学校宣传已不再是营销部门的职责，而是涉及学校运营、经营、产品销售等各个部门协同、多个人员构成的团队协作。从融媒体视角分析高职院校办公室管理工作，要真正认识到学校宣传的重要性。管理人员要瞄准学校宣传重点，联合其他部门，扎实和深入强化“融媒体”。以高职院校办公室为中心，协同各个部门共同制定学校宣传规章制度，并出台相应的管理办法，确保真正科学发挥融媒体的作用。高职院校办公室管理人员要对各岗位员工进行定量考核，并始终遵循“内外有别，内外兼顾”的原则，对学校宣传工作成效进行客观评价，继而全面提高学校宣传工作的质量。同时，高职院校办公室管理工作的推进，要围绕学校宣传的重点制定工作计划，要利用微信、微博、电视等新旧媒体平台，客观和理性阐述学校重大活动，并要求员工按照规则和标准深度参与和落实。