科技计划项目全流程管理体系构建

黄家健 杨伟聪

（广东省科技基础条件平台中心,广东 广州 510030）

科学技术是第一生产力，是经济社会高质量发展的重要引擎。随着国家创新驱动发展战略的深入实施，中央与地方政府持续加大科技投入。积极实施科技规划工作已成为科技投资主体完成国家科学技术规划任务的重要抓手，对其实施的质量控制和评价也直接关系到国家科学技术规划工作的顺利与否。如何科学、高效、正确地对项目的计划工作实施监督考核，保证项目得以顺利开展，取得理想效益，已成为科技工作者的一个重要课题。

1 科技计划项目管理中的问题

1.1 项目立项科学性有待加强

目前，科技计划项目的项目指南编制、评审、审批等在科研管理信息化方面取得了较大的进步，信息系统在研究人员的科研活动管理中发挥了重要作用。但是仍存在一些问题，如指南编制的可利用性问题，科研人员利用平台获取指南编制的资源信息检索不准确，由于信息的格式多种多样，科研人员很难全部通过搜索引擎进行分析[1]。

1.2 项目执行管理体系有待完善

在管理制度与规范的制订中存在许多困难，比如计划管理体系的不健全，项目会出现计划意外的事情发生，因为不管花多少精力去制订项目实施计划，总会因为市场环境变化而出现计划实施情况与预算报告存在一定差距。目前在监管科技项目资金的基本流程上对科技项目经费的使用还没有全面的控制措施，从而导致部分项目严重超过预算范围，科技项目管理者也只能进行微调[2]。

1.3 项目监督管理机制有待健全

项目监督管理机制有待健全，具体体现在以下三个方面。

第一，部门监管机构与专职监管机构利益的不统一影响了机构间的合作，监管机构主要负责对某一项或许多环节的监督管理，监督的出发点也从企业管理的角度考虑，所采用的监管手法常常有所不同，甚至南辕北辙。审计、监察部门因为并不介入项目的管理，监察项目进行得比较生硬，而且有些情况是基于历史问题或是一些客观原因而产生的，审计、监察部门往往只是提出问题，而没有对问题成因加以深入分析，易引起其他监察机构的不认同。

第二，科技计划项目普遍存在经费不足、管理缺位的现象，而且由于许多人员都没有掌握科技计划项目监督评价方面的专业知识和技能，监管评价手段往往单一固化，缺乏切实有效的监督方法、完整的流程监督和管理体系，从而造成了监管评价力量缺失。专业机构的监管评估目前还处在起步阶段，高素质的专家机构缺失，监管评估手段研究不够完善，缺乏合理性，管理水平亟待提高，且缺乏既懂项目监管又掌握信息技术的复合型监管评估人才，人才队伍难以充分适应科技计划项目的监管评估需求[3]。

第三，在现阶段存档机关的规章制度系统中，还有关于保证存档信息安全的有关条款。但经过仔细阅读后发现，上述管理制度、条款主要是指纸质档案，而极少包括电子档案。这就说明，目前对于科技计划项目电子档案的安全管理制度缺位，易导致安全漏洞。而实际上，在信息时代下科技计划项目的立项申请、材料验收等所有管理工作已经基本做到了无纸化办理，这使得近年来电子档案占比不断提高。由于部分存档机关工作人员未能适时转换工作思路，而未能及时对现行的管理体系做出必要调整。

2 构建科技计划项目全流程管理体系

2.1 科技计划项目的立项管理

2.1.1 强化整合资源

面对在项目立项和启动支持阶段，政府机构对项目的整合资源指导能力不强、项目在产业界的引导能力薄弱、放贷困难等问题，应整合社会各方力量介入项目管理服务，主动有效处理项目需求。通过定期与市级产业投资基金和市属金融机构集团举行专项对接会，向金融机构推荐优秀项目以解决项目投资需要。在项目评估中，及时聘请金融机构投资界的专家介入全程旁听评估项目，在评估指标体系设定上对已获得风投或股权融资的项目进行额外加分项，促进了金融界对专项评估结果的互认，使专家建议成为项目投资及放贷建议的关键依据。引导本地商业银行进一步提升对已获市级重大项目立项的中小企业授信额度，并实施低息贷款，以提高各项拨贷的联动审核工作效率并简化申请程序[4]。

2.1.2 优化指南编制检索

在项目立项阶段，必须做好指南编制的科学数据规范化处理，才能支撑全周期的元数据支持检索。第一，信息系统中引入数字对象概念，对指南编制进行连续观测，而不是粗略地分成原始资料、中间资料等。第二，完善数据筛选机制，保障指南编制录入质量，以及后续的可利用性。第三，完善检索算法，优化实体、属性和关系科学组织数据，还可以引入知识图谱技术完善检索，提高指南编制的可利用性。

传统的搜索习惯和检索行为仍然是以关键词或字符串的形式进行搜索的，但该方法往往难以被计算机认知，从而在检索结果准确性方面会出现一些问题，而通过在检索系统中融入知识图谱技术，则能够彻底改变现有的信息检索模型，从而建立以用户为核心的智能信息检索技术。另外，针对目前在科技计划项目管理过程中所面临的科技计划数据关联性不足、信息资源开发利用程度较低的问题，通过建立专门面向科技计划管理工作的知识图谱关系数据库，进行与语义资源相关的科技计划数据管理研发。

2.2 科技计划项目的执行管理

2.2.1 风险管理标准化

在科技规划项目的运行过程中进行风险监测，能够有效地减少面临危险的机会，设定风险管理目标，并对目标进行安全性评价时，应选择以下的风险应对策略（见图1）。项目负责人必须严密跟踪调查重大问题的成因，并开展前期的科技计划工作经费风险分析，对评审流程和结果信息加以搜集、研究，特别注意对高风险计划实施机构及其申报的项目，并严密监测计划执行阶段的实施和经费支出状况。根据目前的科技计划各项支出控制制度，综合运用风险管理手段对科技计划支出实施风险管控具备必要的依据，但也有一定缺陷，必须继续完善优化计划支出风险预警体系，采取相应措施。

图1 科技计划项目风险应对策略

2.2.2 财务管理规范化

科技项目财务专项管理工作组可以通过充分发挥组员中各级管理人员的专长，把科技财务项目管理体系划分为若干部分。例如，将科技财务项目管理制度中的财务制度交给财务部人员来负责而其他部门人员配合，把项目审核过程交给技术管理部承担而其他部门人员配合等，在建立科技项目财务管理机制过程中充分发挥各岗位的职能，就会形成比较完善的科技项目财务管理机制。可按照全面计划管理制度、内部制度管理的管理方式对科学计划项目资金实行规范管理。第一，科学计划项目财务管理制度中要明确计划事项和数据过程的管理制度。第二，对专案管理过程要建立纸质档案加以存储，保证计划数据采集的真实性和可靠性。第三，执行时要全面搜集项目的有关数据信息并针对项目财务数据及时做出分析报告。第四，承担研究计划数据管理与分析报告的工作时，必须准确地把成果反映给项目主管与各部门主管。第五，应当完善员工的绩效评估机制，认可科研人员的工作成绩，充分调动工作积极性。第六，科技管理部门应当针对科技项目情况进行定期检查，及时发现问题并采取改进措施。第七，与科技担保公司配合，在做好风险控制的情况下积极开展贷款服务，为高新技术企业提供有效保障。第八，与多家商业银行开展战略合作，全力支持科技支行为金融企业服务，推进创投和技术担保制度，为科技公司提供更多服务。

加强在项目验收工作中的自我检查。在科技项目验收之前的自主检查工作大致包括两个方面，一方面为确定企业科技项目经费使用率状况，另一方面则是所采用的科技项目经费支出标准能否满足经费需要。技术管理部门要在科技项目结题后六个月以内，对科技项目质量进行检测分析。首先通过与负责人和成员进行沟通，确认科技项目的研究进展，然后在财政机构的配合下对科技项目的资金使用状况进行审核，重点针对科技项目剩余的资金和资金使用率。对于在项目中研究目的已基本实现，且资助余额较多的情形下，必须让科技项目负责人提交该事项情况的说明，内容应包含科技项目的应收未付明细、科技项目的经费使用情况。关于科技项目的经费使用情况由研发管理部进行合理性评估，而关于应收未收支出则由财务部对其进行审计，首先应对项目进行审核确定是否已履行、约定截止日期等有关信息，在未有其他情况的前提下，财务部需要进行对其提交的应收未收票据进行审核。当科技项目主管、研发管理部领导与财务处共同对科技项目后期费用和应收未付的数额进行确定且无误之后，财务部应将相应的科目预算控制数加以调整限定，防止项目继续进行产生预算外的后期费用。

2.3 科技计划项目的监督管理

2.3.1 推进监管审查创新化

首先构建的内部监管审查部门，可以在科技管理部门内自行设立或是与第三方的会计单位进行长期合作。

在财务类的科技项目申请时，就必须对项目立项和财务性研究项目预算编制工作加以审查，从而促使项目在最初就走向合理的经营。项目中参加项目管理的技术行政管理部门人员、财务专家，以及第三方会计部门根据科技项目人员所撰写的立项管理申请书进行项目评审，科技项目人员还通过修改意见对批准时间和总预算编制加以调整，力争做到课题初次申请时就基本符合要求，以防止造成的时间、资金上的浪费。

科技项目的各个流程必须得到控制和监督。由美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A.Shewhart）首先提出的PDCA循环可知，所谓管理，是指利用拥有的资源，建立过程控制。因此，必须要把监督审计纳入科技项目的全过程之中。所有工作人员都应做到权限清晰、职责分离、互相监督，同时对负责科技项目的有关工作人员开展日常教育，以增强有关人员的科学意识和业务素质，以提高科技项目资金运用的合规性，减少审计检查的时间。

注重制度完善，为安全工作提供制度保证。在科技计划项目中需要严格保证安全，禁止非项目有关人员旁听，即使有参加旁听的工作人员，也应禁止录像，进而使安全管控能力得到显著的提高。在科研发展计划项目管理的电子档案管理中，应着力补充和加强有关电子文档的安全管理体系。要建立电子文档接收的统一标准。通过系统的收集、保存规范，一来能确保格式一致，便于后期的检索；二来能够让文件信息清晰可见，避免乱码，以保证文档的完整性。

2.3.2 完善绩效评价机制

一是应配备专门的监管评价队伍，提高科学技术管理监测评价的能力水平，应建立健全管理专业培训体系，采取专题学习、鼓励学习和交流学习等形式，提高技术人员进行监测评估所具备的专业知识和能力，有效地满足监管评价事业发展的需要。二是积极引导专业服务机构在人员招聘、培训等方面，积极建设高素质的专业服务人才队伍，进一步增强专业组织的履职尽责能力，更好地服务于监测评价与决策管理等工作。针对新时代科学规划项目过程的安全管理要求，除较高的学科素质之外，对计算机技术的应用，特别是对各种安全保护技能的应用，也成为新时代工作人员的必备技能。数字水印技术是目前维护档案安全、避免档案流失的主要技术之一。要想有效运用该方法维护科研工程项目资料的安全性和完整性，工作人员就一定要熟悉数字水印的嵌入技术、数字水印的真假识别技术等。为此，还必须根据新时代安全与防范的要求，制订具体的培训方案，以确保科技计划项目安全管理能够得以安全进行。

绩效评价是科技项目管理中的重要部分，主要是检查项目实施质量，考核科学资金能否合理分配的关键手段。在整个项目执行过程中，会面临很多技术难题，同时还可能出现项目计划中的变动情况。因此，必须做好节点管理，将项目风险控制在一定范围之内，以避免影响到项目总体目标。实现时间节点管理的基础就是长期持续的反馈管理，这就要把目标产出与绩效评价管理贯彻于项目管理的整个生命周期，逐步形成目标业绩反馈管理机制，并将之融入信息一体化系统之中，以季度、半年为单元设立时间检查点，对项目实施组织有规律的、经常性的时间检验，以接收长期有效的回报。各机构在项目执行过程中，以及验收结束时均应按照标准反映绩效状况，进行业绩调查，这样有利于技术监督单位及时采取措施修正项目执行过程中存在的错误，避免严重失败造成工程彻底失效。在工作结束后，由专业或委托专业第三方绩效评价人员基于员工信息进行综合业绩评价。这种模式，不仅能提高项目沟通的实时性，还能提升企业管理水平。

在进行绩效统计中，资料的填写必须全面、真实，确保评价数据的科学化和准确度。同时必须确定指标，改革以往工作指标作为业绩考核的方法。

3 结语

综上所述，科技项目负责人和项目实施机构更应该关注科技项目中的全流程管理问题，根据项目的不同阶段，应用科学的管理方法，构建全流程管理体系。提高各类科技项目监督管理的水平，强化资金监控和控制，增强风险防范意识，能够合理进行计划和资金控制，防止违规违纪情况的出现，进一步提高资金的利用价值，为促进国家科技事业的高质量发展做出努力。