浅谈新形势下如何提高医院行政档案管理工作

■卢玉娟

一、医院行政档案的性质特征

为保证高效落实各项档案管理工作，从业者首先需要明确行政档案的概念及其特征，从而了解工作需求，最大程度上提高管理工作效率。所谓行政档案是指在行政领导以及各类管理工作中直接形成的具有一定价值的历史记录，是提高单位工作效率与质量的基础条件，新形势下医院行政档案体现出下述三点特征：第一，具有社会性，档案是在丰富实践活动中逐渐形成的，是对活动内容、过程及总结的完整记录；第二，具有历史性，档案都是过去产生的信息，不是当前尚未成形的信息，它能够发挥出将过去、现在、未来三个空间维度紧密联系的作用；第三，具有原始记录性，档案的核心价值就是记录过去发生的事件，工作者能够将原始信息与全新信息结合，从而明确下一步工作计划，原始的记录起到保存与备查作用，是医院实现现代化建设的基础保障。

二、新形势下提高医院行政档案管理工作效率的策略

（一）健全管理工作制度，提高管理效率

完善档案管理工作制度是新形势下有关部门的核心工作任务，首先结合相关的法律法规建立与其配套的具体规章制度，真正做到将各项责任落实到个人，对内部档案信息严格保密，从根本上消除安全隐患，也能让各个环节人员在执行工作的过程中“有章可循”，提高档案资料利用效率。其次还应该完善档案资料质量标准规范，对文件装订、上架排序、立档编号都提出严格要求，既保证各类文件目录及内容的清晰规范，也能为后续的有序查询提供便利。质量标准的规范化使得文件档案集中管理，提高门类的全面性、内容的丰富性以及管理的科学性，最大程度上提高工作效率。除此之外档案管理部门还应该对责任监控体系进行针对性完善，实现目标化管理，期间详细划分奖惩机制，以此来转变档案管理工作者的工作态度，充分调动他们的积极性。部门领导还应该注重对员工日常工作态度及工作能力的考察，结合工作实绩来科学制定岗位目标，保证各个档案管理环节之间的配合默契度，最终还要实现责任到人、责任到岗，使得档案管理工作流程的规范性得到明显提升，保证行政档案管理效率的持续提高。

（二）创造良好工作环境，提供管理保障

档案室是医院保存档案资料的部门，为发挥档案室的服务功能、扎实推进各项工作，医院应该集中精力完成环境的建设，保证工作人员能够在舒适、健康的环境中展示自身价值、提高工作效率。首先完善人员网格体系，在内部设立组长、副组长，并明确各个职能部门负责人的主要工作任务，使领导团队能够在团结、互助的前提下落实档案管理工作，从根本上加强调研和指导，及时发现并解决管理工作中出现的问题，从而提高整体工作质量。与此同时医院的主要领导也要关心档案工作，为档案室提供充足的人力、物力和财力，促进各项工作有序且高效地落实。内部环境建设结束后还应注重对外部环境的打造，坚持“三分开”原则，明确划分办公区、查阅区与库房区，还应该建立完善的防水、防火、防盗系统，注重除湿、杀虫、防虫、防毒等工作，让工作人员能够在健康环境中做好档案管理工作。

（三）注重管理人员培训，深化服务意识

医院内部行政档案管理的核心目的是为医院的各项发展决策提供最真实有效的服务信息，以此来保证后续工作的高效落实。但是由于医院对档案工作重视程度存在不足之处，档案管理工作者未能认识到自身工作的重要性，同时也缺少为各个部门提供优质服务的意识，经常出现信息传递不及时、不全面的问题，医院应就此对管理人员展开针对性培训，保证他们能及时转换陈旧观念，并在了解医改新形势的前提下做好档案开发利用工作。同时医院还应组织档案工作宣传教育活动，要求各个部门针对中心工作及热点问题进行讨论，明确实际需求，为档案管理人员指明工作方向，从根本上深化服务意识，大大提高工作效率与质量。

（四）档案编研开发利用，保证数据可靠性

档案管理者对档案的开发编研利用主要体现在以下三方面：首先从业人员必须熟悉全部室存档案的类型及具体内容，并做好分类编制工作，以此来充分满足其他部门对档案查阅的需求，既做到热情主动服务，又提高服务数据的可靠性，同时落实档案查阅登记工作，便于后续工作的展开；其次需要借助档案资源完成对科研成果的研究，一方面为医院新项目、新技术的研发提供充足理论依据，另一方面也能促进档案管理的规范化发展，全面发挥档案的服务作用，最后积极利用现有档案资源发挥出决策咨询作用，为领导的决策提供有效参考，此间需要使用人事档案、病历档案及综合档案，有效解决疑难病诊断与治疗问题，提高医疗技术的同时也为患者减轻了病痛，提高整体医疗水平。

（五）加强档案信息化建设，实现信息共享

在新形势下医院应该将档案管理信息化建设工作视为改革的重点，为档案管理工作提供丰富的硬件、软件配置，包括智能计算机、刻录机、扫描仪等，以此来为工作提供便利，同时还应在办公内部配置能够保障网络安全的软件系统，包括数据加密、防火墙等技术，以此防止资源外泄，为各项工作的落实提供安全保障。使用网络电子信息化手段完成档案管理工作已经成为了趋势，在此过程中档案资料能够及时留存并实时更新，在最短的时间内对复杂信息进行自动筛选与分类，从根本上解决了传统工作模式中资料长期堆积的问题，防止重要资源遗失。此外工作人员在操作信息化系统的过程中也能快速发现原档案管理中存在的问题，及时对其进行修改，还能在系统界面高效创建新文件，大幅度提高档案管理效率，构建出包含海量信息的数据资源库，进而实现档案信息数字化及信息高度共享的目标，最终提高资料查询准确性、全面性及实效性，促进医院的科学发展。