报到证取消背景下毕业季档案转递数据获取方式的转变

■王 伟

毕业季档案转递是国内高校每年度的一项重大常规工作。毕业季档案转递工作包含毕业材料归档、档案转递数据获取与审核、档案检查与打包等内容。其中，档案转递数据往往是从高校就业部门获取，少数高校是从学院直接获取，而由档案馆独立自主、自力更生获取的高校则极少。长期以来，人们已经习以为常本校毕业季档案转递数据获取的传统方式，有时甚至对传统方式造成的问题熟视无睹。在档案事业信息化建设的浪潮中，非常有必要反思传统方式的特点和问题，发扬档案馆的主体责任，勇于担当，善于创新，将毕业季档案转递数据获取方式转变为档案馆自主获取。结合上海大学本科生档案管理的具体实践，本文拟探讨各种获取方式下数据怎么获取，数据的多与少，数据的准确与否，数据审核方便与否、自动与否、各部门角色是否适当等等细节，阐述获取方式转变为档案馆自主获取的必然性。

一、毕业季档案转递数据主要获取于就业部门

（一）以就业部门数据为主的方式

在2022年之前，上海大学毕业季档案转递数据主要来源于学校就业部门。在学校就业部门的要求下，毕业生自己或者辅导员在学校就业信息网上登记毕业去向，包括就业、未就业、出国留学、灵活就业、考研考博等各种去向，大部分毕业生的档案去向也会同时登记。这些数据会被学校就业部门和学校档案馆共享。每年毕业季档案大批量转递前夕，档案馆向就业部门索取一份包含应届生档案转递数据的表格，档案馆经过认真仔细的审核，将审核好的数据导入学生档案管理系统，进行档案转递操作。

各类调档函的数据获取则要依靠档案馆自身。以考研调档函来说，每年4月份，全国研究生招生录取工作结束后，学生们会陆陆续续收到录取高校的调档函（以下简称考研调档函）。2021年之前，调档函上交方式是，学生们自己或者委托同学到档案馆现场交调档函，现场在纸质登记本上留下登记信息。然后在以后的某个时间段，由档案馆工作人员集中在学生档案管理系统进行转递登记。工作调档函亦采取到档案馆现场上交登记的方式。

（二）就业部门数据的特点分析

毕业季档案转递数据来自于就业部门时，具有数据不够全面、数据较准、责任主体不清晰的特点。

数据不够全面。就业部门数据包括了应届毕业生的大部分，但有相当数量的少部分并没涵盖在内。就业部门数据主要包括打印了报到证的数据，报到证的抬头单位是工作单位，或者是原籍的人才服务机构。就业部门数据不包括开具回省调档函或者工作调档函的，也不包括一部分应该打印回省报到证的、一部分上海户籍毕业生。以上海大学为例，每年考研调档函的数量达到六、七百之多，也没有包括在就业部门数据之内。

数据较准。在就业部门数据里，大部分档案去向为政府、国企、事业单位，少部分为原籍人才服务机构。就业部门数据的绝大部分是准确的。同时很小一部分数据有问题，例如有的学生档案应该去工作单位，却显示回原籍；有的人才服务机构地址发生改变，却没有及时更新；有的地址过于简单，缺少县区或者某路某号信息，后期审核时需要去确认；有的是上海生源却不是上海户籍，却显示该生档案去上海某区。还有一小部分数据，存在不确定性，后期需要修改，“例如学生先填报档案暂缓寄送,等收到公务员、选调生录用通知后需要将档案寄送至报考地。部分毕业生存在就业单位改变的情况,随之要更改档案寄送地。还有部分学生的档案寄送地址不详或错误,需要补充或者更改。”有一些这种后期需要修改的数据在就业部门数据中没有及时反映出来。

责任主体不清晰。从就业部门的角度看，就业部门的工作重点在就业去向，不在档案去向。在实际工作中，就业部门将档案去向登记工作看成是一项附带的工作，无心也无力将该项工作大加优化。从档案馆的角度看，档案馆负责档案转递，数据却不是从自身而出，数据来自于别的部门。从学院的角度看，学院起到帮助毕业生填写档案去向的作用，却不知道如何处理有的毕业生没有登记档案去向的问题。表面上三个部门各负其责，都在共同运作同一件事。实质上档案转递数据获取的主管部门是缺位的。

二、毕业季档案转递数据获取于学院

（一）学院上报数据的方式

有的高校采取依靠学院的办法，由学院辅导员统计档案转递数据名单，名单上有每个应届生的签字，每个学院的名单上还有辅导员签字，甚至分管学生档案工作的学院领导签字，并盖学院公章。名单上清楚标明，该生的档案是转递还是暂时保留，档案转递到哪个档案接收单位。该名单的纸质版和电子版均上交档案馆一份，档案馆依据名单进行档案转递操作。

有的高校要求学院在学生档案管理系统里上报档案转递数据名单，将本学院的名单导入系统，经过辅导员自己检查、审核后最终提交系统。还有高校要求学生在学生档案管理系统中登记档案转递信息，由学院负责在系统中审核，审核通过后的数据由档案馆直接进行转递操作，也有由档案馆和学院一起进行转递操作的。

（二）学院数据的特点分析

毕业季档案转递数据来自于学院时，具有数据全面、数据较准、学院不便的特点。

数据全面。学生归属学院管理，学院在管理学生上有直接、强大执行力。辅导员有能力统计到每个应届生档案转递情况，不会漏掉哪一个同学。不管毕业生是以报到证、调档函、户口簿哪一种作为转递依据，都要在学院辅导员处全部进行登记。延长学籍的、延迟转递的也要本人签字确认并由辅导员审核。学院上报上来的名单十分全面，从全面性这个角度来说值得档案馆相信和采用。

数据较准。应届生档案去向不同，去向包括户籍所在地（地级市或县区）的人才服务机构、有档案接收资质的工作单位或工作单位所在地的人才管理机构、考研、考博、插班生、转学、高中复读的学校。在统计并向学校就业部门上报应届生就业数据的时候，学院辅导员对大部分应届生的档案去向已经有所掌握。对其他未在就业信息网上登记档案去向的应届生，辅导员做进一步统计即可获取这些应届生的档案去向。与就业部门数据存在的问题一样，学院数据也有一小部分存在档案接收单位或者地址不准确的问题。有的同学将地址格式如省市自治区-地级市-县区-详细地址等填写不规范、不完整，有的同学将档案接收单位的信息填写错误，有的同学搞错了自己档案是转出还是暂时保留。

学院不便。学院最后整理好名单后，要送一份签字盖章的纸质版上报档案馆，同时上报一份电子版表格。档案馆将表格导入学生档案管理系统中，进行档案转递的相关操作。档案转递数据出自学院，对学院和辅导员的压力很大，任务集中在学院辅导员身上，这就要求辅导员充分了解、足够掌握档案转递的相关知识。由于辅导员毕竟不是档案专业人员，在指导学生填报档案去向时在一些细节上会存在认识不到位、判断不准确的问题，更谈不上能够针对存在的一些问题提出全面的解决方案。“只有二级学院就业辅导员能准确交接毕业生档案、规范地审核毕业生档案转递信息,才能最大程度减轻档案管理员的工作负担, 整体提升全校档案转递的准确性。”

调档函由学院辅导员负责收取和保存，不用交到档案馆。“考取研究生、公务员、事业单位的学生需将调档函及时上交辅导员,由于档案意识的欠缺,部分学生往往不能及时上报信息”，导致了这部分学生档案转递不及时。辅导员事务杂多，如何安全长期保存这些纸质调档函，这个问题会占用他们较多的注意力。户口簿复印件塞在学生档案袋里一起转出，不需要辅导员保留。

三、毕业季档案转递数据应转变为档案馆自主获取

档案转递数据无论是来自于就业部门还是学院，导入学生档案管理系统后均无法实行地址和归档材料自动比对。就业部门数据和学院数据还存在一些明显的问题，这都有其内在的逻辑。就业部门和学院毕竟不是专业档案机构，就业部门和学院对学生档案转递知识掌握得不如档案馆熟悉。对一些更专业的知识，例如对档案转递依据进行分类、设计延迟转递（保留二年）功能、开发地址和毕业材料自动比对功能，就业部门和学院更无心无力开发。为了更好地完成档案转递数据获取的任务，高校档案馆应该责无旁贷、勇于担当，承担起自主获取数据的重任。

（一）档案转递数据来源于档案馆自主获取

具体的做法是，所有应届毕业生在学生档案转递登记系统进行登记，选择办理事项，选择转递依据，填写档案接收单位信息，上传转递依据影像，提交登记信息。办理事项分为“现在转递”、“延迟转递（保留二年）”二类，转递依据分为回省报到证、工作报到证、回省调档函、工作调档函、考学调档函、沪籍户口簿、外地户口簿等。登记信息经系统自动比对和人工审核通过后，进入待转递状态。登记状态为“待审核”和“审核通过”的，则在学生离校系统显示档案馆环节“已完成”。保留二年的档案到期后，由系统自动归入“保留到期”一栏，然后由档案馆工作人员按照毕业生登记的信息寄回原籍。

（二）档案馆数据的特点分析

数据来自于档案馆自主获取时，具有数据全面、数据准确、数据处理方便、档案馆、学院、就业部门角色定位清晰的特点。

数据全面。由于采用了学生档案转递登记系统，对接了学生离校系统，在辅导员的配合督促下，可以实现应登尽登，不漏一人。无论是上海户籍还是外地户籍，无论是打印报到证的还是开具调档函的，无论是现在转递的还是保留二年的，所有毕业生都需要登记。所有毕业生的档案转递数据都保存在系统中。这体现了档案馆自主获取方式具有数据全面的特点。

数据准确。学生提交登记信息后，学生档案转递系统会立刻进行地址和毕业材料的自动比对。各地人才服务机构的地址等信息是学生自己最近联系的，属于最新最准。如学生填写的档案接收单位地址和户籍地址或者工作单位地址不相匹配，系统会自动提示学生修改错误。如毕业材料尚未归档，系统会自动将这条登记信息标红。只有地址正确同时毕业材料已归档，系统才会自动将这条登记信息标绿。标绿的登记信息即可被档案馆工作人员一目了然地审核通过。所以，档案馆这样自主获取的数据具有数据准确的特点。

数据处理方便。系统不仅有转递依据和地址的自动比对功能，而且地址比较规范，不需要后期再去向学生确认地址。系统有归档材料自动比对功能。这都大大减少了档案馆工作人员费尽心思去审核的状况。调档函和户口簿实现了在线上传，不用交来或寄来纸质版。报到证蓝联的照片也可以上传，方便工作人员审核时对照登记的信息。“对于志愿者、退伍士兵、升学转学以及工作所在城市有特殊档案政策等情况产生的遗留档案”，系统通过设计“延迟转递（保留二年）”的功能加以解决。在档案馆审核之前，学生随时可以登录系统修改登记信息，修改的结果直接用于档案转递数据审核。

档案馆、学院、就业部门角色定位清晰。毕业季档案转递数据由档案馆自主获取，使档案转递数据获取回归了档案本质，体现了档案转递工作“以我为主”的责任感。学院辅导员应该加强对档案转递知识的掌握。档案馆应该制定准确、详细的通知告知辅导员，召开培训会议加强对辅导员的指导和帮助。档案馆还应该建立毕业归档微信群方便辅导员随时咨询求教。就业部门像以前一样，继续附带完成档案去向的登记工作，但就业部门的数据仅作为备用数据和参考数据。由于已经不是获取档案转递数据的主要承担者，就业部门的压力感大为减少。总之，档案馆起到主要承担者的作用，学院和就业部门起到辅助的作用，三者的角色定位更加清晰，档案转递工作的开展会更加顺畅。

四、可能遇到的问题

毕业季档案转递数据来源于就业部门或学院是国内很多高校的习惯性做法，现在要转变为档案馆自主获取，可能会碰到一些担心和不理解。这些担心和不理解都是有办法解决的。

（一）学生应拥有档案去向知情权

可能会有意见认为，发动全部应届毕业生，让学生自己去核实档案接收信息并在线登记，会兴师动众增添很多麻烦。其实相反，学生应该拥有档案去向知情权，应对档案去向有清楚的了解和知情。由于就业部门每年的就业去向登记依然持续，毕业生在确认本人档案接收单位时可参考就业信息网的数据。对于那些明确固定的档案接收单位，比如上海各区的就业促进中心，学生档案转递登记系统在学生登记时做到了自动匹配，不需要学生另行查找这些单位的信息。同时，将毕业生办理档案转递手续作为毕业季离校手续中的一个环节，与其他部门的离校手续一起操作，不会增加毕业生的填报负担。相反，对毕业生来说，对档案去向的掌握可以从模糊变得清楚。

（二）申请延迟转递（保留二年）时应秉持慎重诚信原则

按照国家对毕业未就业学生档案可以保留二年的政策，学生档案转递登记系统开放“延迟转递（保留二年）”的申请通道。按照高校毕业生的实际状况，系统允许毕业未就业的、参军入伍的、支教支边的、需要办理上海户籍落户的、预备党员需要在校转正的同学可以选择“延迟转递（保留二年）”。

或许有人会提出，会不会有很多不该申请“延迟转递（保留二年）”的学生也去申请，造成机制的漏洞。这一点可不用担心，要相信当代大学生的基本素质和诚信观念。学校应该明确说明，学生在申请“延迟转递（保留二年）”时须保持慎重和诚信原则。毕业已就业的同学不得申请，若申请“延迟转递（保留二年）”造成档案没有及时转出和以后利用档案不便的，须自行承担责任。

随着学生档案转递登记系统的发展壮大，将来可以考虑建立限制钻空子的机制。比如凡是打印过报到证的，都不得申请“延迟转递（保留二年）”。如申请“延迟转递（保留二年）”，经核对有报到证白联归档记录的，则此申请无效。档案馆的学生档案接待登记系统里有报到证的归档记录，必要时可以启动自动比对甄别。

（三）取消报到证的问题

2020年11月，《国务院办公厅关于印发全国深化“放管服”改革优化营商环境电视电话会议重点任务分工方案的通知》提出，“推动取消应届高校毕业生报到证。”这反映了在国家层面上已经明确，未来将取消报到证。2022年5月，《国务院办公厅关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》指出要稳妥有序推动取消就业报到证，“从2023年起，不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》（以下统称就业报到证），取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。”国家取消报到证目的在于简化毕业生报到手续，并不是取消毕业生档案转递。对于上海大学学生档案转递登记系统来说，取消报到证意味着转递依据选项需要调整，报到证的选项亦随之要取消。回省报到证、工作报到证这二类转递依据可以取消，系统关掉转递依据下拉框中的“回省报到证”和“工作报到证”二个选项即可。

取消报到证后，毕业生档案转递应以调档函和户口簿作为转递依据。学生档案袋里不用再放入报到证白联，大幅度减轻了学院辅导员和档案馆工作人员的劳动强度。届时以回省调档函、工作调档函、考学调档函、沪籍户口簿、外地户口簿作为五类转递依据，更好地体现了学生档案转递登记系统的设计初衷，学生档案转递登记系统发挥的作用将更加强大。

五、结论

对比毕业季档案转递数据的三种来源，可以看到数据来自于就业部门时，具有数据不够全面、数据较准、责任主体不清晰的特点。数据来自于学院时，具有数据全面、数据较准、学院不便、档案馆省力的特点。数据来自于档案馆自主获取时，具有数据全面、数据准确、数据处理方便、档案馆、学院、就业部门角色定位清晰的特点。

档案馆自主获取转递数据时，要制定周到完善的应届生办理档案转递手续的通知，撰写好学生档案转递登记系统的《登记须知》，使二者相得益彰，给学院辅导员和应届生告知清楚档案转递登记的相关事项。要在辅导员的配合督促下，做到该登记的学生要全部登记。档案馆还要加入本校毕业生离校系统，以确保每个毕业生应登尽登，不漏一人。有足够的理由相信，推行档案馆自主获取档案转递数据，必定能够在毕业季转递出去更多的应届毕业生档案，从而减少档案滞留在校的现象。

档案馆自主获取转递数据时，要求毕业生在学生档案转递登记系统在线登记。该系统应该具备地址和毕业材料的自动比对功能，以及时提醒学生更正错误的登记信息，同时可大大减少数据审核时的工作量。

有的高校可能出现数据来源不同组合、多样并存的局面。比如打印报到证学生的档案转递数据来源于就业部门，调档函数据来源于学院。又比如报到证数据来源于学院，调档函数据来源于档案馆自主获取。在一些地方，户口簿也可以作为档案转递的依据，这就更增加了数据来源的多样性。期待在不远的将来，有条件的高校都可实现毕业季档案转递数据由档案馆自主获取。